多くの場面で、書類や商品を送る際には送付状（送り状）が一緒に同封されます。送付状は郵送物の確認が簡単にできたり、送り忘れにもすぐに気付けたりするため、作成しておくと便利です。
一方で、「送付状の作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、送付状で記入すべき内容やおすすめのテンプレートを中心にご紹介します。
- 送付状の概要や記入すべき項目を知りたい
- テンプレートを用いて即座に送付状を作成したい
- 送付状の作成時間を短縮できるITツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、送付状の概要から効率的な作り方までわかります。
目次
【例文つき】送付状（送り状）とは
ここでは、送付状の意味や送付状の作成時に入れるべき項目を例文を用いてご説明します。まず、送付状とはどういうものなのかを理解しましょう。
送付状の目的
送付状は、書類や商品を送るときの送り忘れ等のミスを防止し、受け取った側が中身の確認をしやすいようにすることを目的としています。
そもそも送付状とは、書類や商品を郵送する際に同封する書類であり、「いつ」「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかが記載してあります。そのため、送付状を見ると送る側も受け取る側も郵送物の中身が正しいかを瞬時に判断できるのです。
送付状は必ずしも必要なものではありませんが、とくに就活や仕事の場面で送付状が同封されていると採用担当者や取引先に好印象を与えることにもつながるのです。したがって、送付状はできるだけ同封するようにしましょう。
送付状で記入すべき項目
ここでは、商品郵送時に同封される送付状を具体例にとり、記入すべき6つの項目をご説明します。
- 日付
- 宛先
- 差出人情報
- 件名
- 挨拶＋送付内容＋結びの言葉
- 記書き
送付状を作成した日付を書きます。
宛先の企業名、部署名、担当者名を記載します。担当者名には忘れずに敬称をつけましょう。
自身の氏名または会社名、役職、電話番号やメールアドレスなどの連絡先が必要です。郵便番号や住所を含める場合もあります。
件名は簡潔にまとめましょう。
「拝啓」などの頭語から始まり、簡単な挨拶をします。次に送付内容を説明し、結びの言葉や「敬具」などの結語で終わらせます。
送付した商品の内容や個数を記入します。
送付状を作成する場合は上記の項目を漏らすことなく書きましょう。一方で、商品や書類を送るたびに項目を全て記入すると手間がかかるため、最初から形式が定まっているテンプレートを利用して作成するのも一つの手です。
無料で使えるおすすめの送付状（送り状）テンプレート4選
ここでは無料で使えるおすすめの送付状テンプレート4選をご紹介します。送付状の書き方に自信がない方や送付状の作成時間を短縮したい方は以下のテンプレートを参考にしましょう。
【Word】ビジネスや就活で使える送付状サンプル
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeのサイトが提供する送付状です。
就活用とビジネス用の2パターンの送付状が用意されています。文章や書類の形式はほとんど完成しているため、空欄に必要事項を書き込んだり、微調整したりするだけでしっかりとした送付状が作成できます。
【Word】商品や製品の送付状フォーマット
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードのサイトが提供するビジネス文書形式の商品・製品の送付状です。
文章構成や表現が全体的に丁寧で、購入のお礼状としての役割も果たしています。そのため、基本的なビジネス文書形式の構成を取りながらも、相手に良い印象を与える送付状を作成したい方におすすめです。
【Excel】FAX送り状の雛形
こちらは、業務用テンプレートのサイトが提供するFAX送り状です。
FAXで文書や書類を送る際に添えるのがFAX送り状です。このFAX送り状は、送信先や送信元、要件以外にも「至急」「ご参考まで」「ご連絡ください」などのチェックボックス欄があるのが特徴です。
【Word】対個人向けの書類送付状テンプレート
こちらは、ビズ研のサイトが提供する対個人向けの書類送付状です。
シンプルでかつ基本的な形式のテンプレートであるため、さまざまな場面で利用できます。対法人向けの送付状と宛先の書き方が少し異なるので、個人に送付状を同封する場合にこのテンプレートを利用するのが最適です。
送付状（送り状）作成・封入の注意点
送付状を作成・封入するときはマナーに注意しましょう。
まず、送付状は必ず一枚に収めましょう。送付状は、相手に郵送物の中身を知らせる役割があり、一目見て内容を把握できなければ意味がないためです。
次に、送付状はパソコンで作成する場合は横書き、手書きの場合は縦書きが一般的です。特に決まりはないものの、縦書きか横書きにするかは意識するようにすべきです。
最後に、封入する時は書類の一番上に送付状が来るようにします。これらのマナーに気をつけながら送付状を作成・封入していきましょう。
【必見】最も効率的な送付状の作成方法
以下では、最も効率的な送付状の作成方法をご紹介します。
送付状はビジネスにおいて頻繁に作成されるものであるため、必要に応じて毎度一から作成するのは非効率です。また、文書形式とFAX形式の送付状では項目が異なるため、状況に応じて作り分けるのは大変です。
そこで、事前に記入すべき項目が全て揃っているテンプレートを作成し保存しておけば、内容を多少変更するだけで瞬時に送付状を作成できます。また、FAXと文書の場合のテンプレートを用意しておくと、記入項目を混同してしまう心配もありません。
結論、自社が導入すべきは、様々な種類の送付状も即座に作成できるツール「Stock」一択です。
Stockは、自作したテンプレートを保存しいつでも呼び起こせるため、送付状を短時間で作れます。また、種類ごとに送付状をフォルダ分けして整理すれば、即座に求めている形式の送付状が見つかります。
様々な種類の送付状も即座に作成できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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送付状（送り状）の概要やテンプレートまとめ
これまで、送付状（送り状）の概要やおすすめのテンプレート、注意点を中心にご紹介しました。
送付状は作成においていくつかのマナーや記入すべき項目があります。そのため、送付状を作成するたびに漏れなく項目を記載しているかやマナー違反でないかを確認していると手間がかかります。
そこで、事前に入れるべき項目と守るべきマナーを満たしているテンプレートを自作して保存し、必要な時に呼び起こせるツールを導入すれば、作成にかかる負担を減らせます。また、送付状の作成だけでなくフォルダ機能で管理もできるものが望ましいです。
結論、自社が導入すべきはテンプレートでサクッと送付状が作れて管理もできるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、送付状を効率良く作成していきましょう。
