提案書は社内外を問わず、ビジネスにおけるさまざまな場面で作成されます。提案書の完成度は、採用可否を左右するため、ポイントを押さえながら作成する必要があるのです。
 
また、「社内の課題解決を目的とした提案書」では、社外向けの提案書と記載すべき内容やポイントとなる箇所も異なります。そのため、書き分けに悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内・社外向け提案書の違いや書き方、作成に役立つテンプレートをご紹介します。
 
  • 社内・社外向け提案書を書き分けられるようになりたい
  • 提案書の作成をテンプレートで効率化したい
  • 提案書の作成から管理、共有までできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、要点を押さえた分かりやすい社内向け提案書を簡単に作成できるうえ、提案書をストレスなく管理する方法も分かります。


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提案書における社内・社外向けの違いとは

提案書は、提出先によって用途や書き方が異なります。
 
たとえば、社内向け提案書では、業務改善など社内で抱える問題に対して解決策を立案するケースが多いです。一方で、社外向けの提案書では「自社製品やサービスが顧客の抱える問題に対して、どのようにアプローチできるか」などを提案するときに使われます。
 
このように、提出先によって提案書を作る目的が異なるので、作成するときには必要な情報を過不足なく記載するように注意しましょう。


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社内向け提案書に記載すべき項目

以下は、社内向け提案書に記載すべき項目の一覧です。提案書を作成する際には、以下の項目が含まれているかを確認しましょう。
 
  • タイトル
  • 1つ目は「タイトル」です。タイトルは、提案書の顔とも言える項目なので、提案内容が一目で分かるように記載しましょう。
     
  • 課題
  • 2つ目は「課題」です。社内でかかえる問題の背景や原因を明確に記載しましょう。
     
  • 提案内容
  • 3つ目は「提案内容」です。提案書の核とも言える項目なので、「概要→詳細」といった相手に伝わりやすい順番で記載しましょう。
     
  • メリット
  • 4つ目は「メリット」です。定量的な指標を用いて、具体性を持たせることを心がけましょう。
     
  • 費用
  • 5つ目は「費用」です。完遂までに複数のフェーズがある場合は、総額だけではなくその内訳も記載するようにしましょう。
     
  • スケジュール
  • 6つ目は「スケジュール」です。現実的な提案だと感じてもらえるよう、無理のない完遂日の設定を心がけましょう。
以上6つの項目を含めることで、相手に採用されやすい提案書を作成できるのです。


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【4ステップ】社内向け提案書の書き方

ここからは、社内向け提案書の書き方を解説します。以下の手順に沿って作成すれば、情報に抜け漏れのない提案書をすぐに作成できます。

(1)現状の説明と課題分析をする

はじめに、業務の現状説明と発生している課題や問題点を分析します。
 
社内向け提案書であっても内容は客観的に記載するのがポイントです。そこで、業務の現状を詳細に説明するだけでなく、分析結果を記載するときは、定量的に表しましょう。
 
このように、課題解決の必要性を理解してもらうためにも、業務の現状説明と課題分析は必ず記載しなければなりません。

(2)解決策を立案する

次に、課題に対しての具体的な解決策を記載します。
 
書き方として、解決策の全体像を明記し、次に具体的なプランを時系列で記載すると流れが容易にイメージできます。また、問題点の「原因」に対しての解決策であることを明示するのも、相手が文章を読みやすくなるのでおすすめです。
 
一方、優れた提案でも現実的に実現が難しいと判断されては採用には至らないので、解決策が自社の予算やスケジュールの面からみて現実的であるかも検討しましょう。

(3)得られるメリットを伝える

メリットの内容は、提案書の採択を決断するうえで最も重要な項目になるため、正確に記載しなければなりません。
 
とくに、メリットを説明するときも、定量的なデータは重要になるので必ず意識しましょう。たとえば、「業務効率の○%の向上が見込まれる」「一人当たりの業務コストが○%削減される」のように、相手が一目で分かるように提案書に落とし込む必要があります。
 
ほかにも、グラフや写真などを使って、視覚的に得られるメリットを分かりやすくするのも効果的です。

(4)予算・リソース・期間を明記する

最後に予算や必要なリソース、期間について明記します。
 
提案を実施する場合どれだけの予算が必要なのか検討し記載します。物品の購入などにかかる予算(金銭的コスト)に加え、人件費も必ず記載します。
 
また、期間の記載では、グラフやガントチャートなどを使って提案の全体像を明確にしましょう。このような定量的な要素は、提案の実現性をイメージさせやすいので、積極的に使うのがおすすめです。
 
提案書の内容に抜け漏れがあると、情報が不十分となり適切な提案が進められません。したがって、提案書に記載すべき内容はフォーマット化していつでも提案書に反映できる体制を整えておく必要があるのです。


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【記入例あり】社内向け提案書のおすすめテンプレート3選

ここからは、社内向けの提案書におすすめのテンプレートとその記入例をご紹介します。テンプレートを活用すれば効率よく体裁の整った提案書を作成できるので、レイアウトから作成するのに不安がある方は必見です。

業務改善に向けた提案書テンプレート

こちらは、[文書]テンプレートが公開しているWord向けのテンプレートです。
 
業務改善に向けた提案書
 
使いやすいシンプルなデザインで、業務改善提案書の作成に役立ちます。また、「現状→問題点→解決策→得られる効果」の流れに沿った構成なので、スムーズに内容が書けるのもポイントです。
 
また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。
業務改善に向けた提案書の記入例

用途を問わず使える提案書テンプレート

用途を問わず使える提案書テンプレート
 
こちらは、経費削減委員会が公開している提案書のテンプレートです。
 
シンプルで用途を問わず使えるため、自社のテンプレートとして任意の項目を設けて運用する方法もおすすめです。ただし、ダウンロードには会員登録が必要となります。
 

提案書の作成に役立つPowerPointテンプレート

こちらは、Microsoftの提案書の作成に役立つPowerPointテンプレートです。
 
提案書の作成に役立つPowerPointテンプレート
 
企画書ベースで作られていますが、社内向け提案書に必要な「概要・背景・内容・効果」などのスライドが備わっており、情報の整理に便利です。また、スライド内に分かりやすく記載するコツが載っているので、資料作成が苦手な方でも使いやすくなっています。
 
こちらは、実際の利用を想定した記入例です。
 
提案書の作成に役立つPowerPointテンプレートの記入例
 


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提案書の作成・共有を効率化できるおすすめのツール

以下では、提案書の作成・共有を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
 
社内向けの提案書は、業務改善や新規事業などに予算を回してもらうために作成されます。問題解決に向けた意思決定のスピードを上げるには、提案書をスピーディに作成・共有する必要があります。
 
しかし、テンプレートで作成時間を短くできても、共有するために別のツールを使うと工数がかかるうえに、情報が分散する可能性があります。そのため、作成と共有をひとつのツールで完結するようにすべきなのです。
 
とくに、誰でも使いこなせるツールであれば、社員が抵抗感を持つこともありません。結論、社内向け提案書の作成、共有を効率化するには、メールを使える方ならば、すぐに使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」に書き込んだ資料を添付したりして作成した提案書は、任意のメンバーにすぐに共有され、作成後は「フォルダ」で管理できます。また、同じフォルダ内に「質問」を投稿できるので、提案書に関する質疑応答もひとつのツール上で完結します。

最も簡単に提案書の作成から共有までを一元化できる「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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社内向け提案書の書き方やテンプレートまとめ

ここまで、社内・社外向け提案書の違いや書き方、提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。
 
社内・社外向け提案書ではそれぞれ用途や書き方が異なるため、書き分けが必要です。また、提案にあたり課題に対する解決策の記載はもちろん、自社へのメリットやどのようなスケジュールで進行するのかも定量的に記載しなくてはなりません。
 
このように、社内向け提案書はさまざまなポイントを押さえなければなりませんが、テンプレートを使うと効率的に作成できます。しかし、WordやPowerPointのテンプレートを使って作成した提案書は、ほかのファイルと混ざって管理が煩雑になりがちです。
 
そこで、ITリテラシーに関わらず直感的に使える「ナレカン」を使いましょう。ナレカンには「テンプレート」が備わっているうえ、多階層のフォルダ機能もあるので、提案書の作成・管理・共有時のストレスが発生しません。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、提案書の作成から運用までを効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。