近年では、社内情報をデジタル化して「データ」として管理している企業が増えています。また、データを上手く活用すれば企業の利益アップにもつながります。
とはいえ、「アナログな方法に慣れており、データ活用の明確なイメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、データを活用する手順やメリット、事例を中心に解説します。
- アナログな業務に慣れているので、データで情報を扱うのに躊躇している
- データを活用して業務を効率化したいが、具体的な方法が分からない
- データを有効活用している企業の事例をもとに、自社で活かせる点を見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、企業におけるデータ活用の方法が分かり、自社の業務を効率化できるようになります。
目次
企業のデータ活用とは
企業のデータ活用とは、事業活動によって得たさまざまなデータをもとに、業務の効率化や新たな経営戦略へ活かすことです。
今日では多くの企業でデジタル化が進み、あらゆる社内情報がデータ化されています。また、「データ」は音声や画像だけではなく、顧客の面談記録や市場調査の内容、ノウハウやナレッジも含まれます。
このように営業活動で得たデータを蓄積・活用すれば、アナログな手法よりも効率的に競合分析や社員教育ができ、結果として自社の利益アップにもつながるのです。
企業がデータ活用をする3つのメリット
ここでは、企業がデータ活用をする3つのメリットを解説します。これまで、アナログな方法で情報を扱っていた企業の担当者は必見です。
（1）現状を正確に把握できる
まずは、データ活用のメリットとして、現状を正確に把握できることがあります。
紙や口頭でやりとりをしていると、情報が属人化されるので企業の現状が分からなくなってしまいます。しかし、データとして管理すれば定量的な視点を持てるため、現状を正確に把握できるのです。
また、現状を分析できれば「新規顧客を獲得するにはどうすべきか」なども議論しやすくなるので、企業の売り上げアップにも大きく貢献します。
（2）コストを削減できる
次に、コストを削減できるメリットがあります。
たとえば、過去のデータから経費の推移などを算出すれば、無駄な業務や出費が一目で分かります。また、仕入れや人件費など、将来的なコストへの対策もしやすくなるのです。
以上のことから、データを活用すればコストの大幅な削減につながると言えます。
（3）仕事のスピードが上がる
最後に、仕事のスピードが上がるのもデータ活用のメリットです。
企業の現状がデータとして分かれば、定量的な分析ができるので意思決定のスピードが上がります。さらに、社員の勘や経験といった定性的な情報も、データ化すれば逐一本人に聞く必要がありません。
ただし、蓄積したデータをすぐに探し出せなければ、次第に活用されなくなる恐れがあるため注意です。したがって、「ノート」へあらゆる情報を確実に残せる「Stock」を使うのがベストなのです。
データを活用する手順
企業でデータを活用するときは、以下の手順を踏みます。
- 目標の設定
- 分析課題の設定
- データ収集
- 可視化
- データ分析
- 解決モデルの作成と効果検証
「売上の向上」や「新規事業の立案」など、明確な目標を設定します。
問題点を抽出するのはもちろん、原因を特定して解決策まで導きましょう。
目標と分析課題をもとに必要なデータを収集します。すでに自社へ格納している情報だけでなく、新しい情報も過不足なく集めましょう。
収集したデータをグラフや表で可視化します。視覚的に分かりやすくすれば複雑なデータでも分析がスムーズになります。
可視化したデータをもとに、規則性や異常値を見つけます。規則性が分かれば将来的な予測ができ、異常値が見つかれば分析のヒントにもつなげられます。
データ分析の結果をもとに、実際に解決モデルを作成します。また、予実差をなくすために、作成後は定期的に効果検証をしましょう。
上記の手順を踏めば、誰でも有効なデータを蓄積・活用できます。また、データはいつでもアクセスできるように分かりやすく管理しておくのが大切です。
【業界別】データを有効活用している企業事例5選
以下では、データを有効活用している企業事例を5つご紹介します。自社でどのようにデータを活用すべきか悩む方は、具体的なイメージを持てるので必見です。
事例1｜城崎温泉
城崎温泉は、きのさき温泉観光協会が運営する観光施設です。
当社では、紙の外湯券がない観光客は外湯に入浴できず、送客の機会を失っている課題がありました。そこで、スマートフォンのICカード機能を使った外湯券を発行したのです。
その結果、複数枚の外湯券を持ち運ぶ手間が省けて客数が増えただけでなく、ICカードの利用履歴をもとに定量的な分析もできるようになりました。
事例2｜ダイドードリンコ株式会社
ダイドードリンコ株式会社は、自動販売機を軸にサービスを展開する飲料メーカーです。
当社では自動販売機でドリンクを買うときに、顧客はどこに視線を向けるのかを調べるため「アイトラッキング」という装置を活用しました。その結果、下段を見る傾向が強いというデータを得られたのです。
また、パッケージに関しても、顧客は左上を見てから右下を見ることがデータから分かりました。そのため、商品パッケージや陳列の仕方を変えたところ、売り上げの2割アップに成功したのです。
事例3｜株式会社カイエンシステム開発
株式会社カイエンシステム開発は、ポケットタクシー営業とシステム請負開発事業を展開する企業です。
当社では、乗務員不足と配車センターの負担を軽減して、コストを抑えるために「ポケットタクシー」というアプリを開発しました。その結果、GPSデータが蓄積されて「どの時間帯にどの場所が混んでいるのか」が簡単に分かるようになったのです。
また、データから”一番近くを走っている乗務員”を割り出せるようになったので、配車センターのコスト削減も実現しました。
事例4｜岡山大学
岡山大学は、岡山県にキャンパスを持つ国立大学です。
当大学では、eラーニングシステムで学生にアンケートをさせて、自主学習態度と成績の相関関係を可視化しました。また、アンケートの結果で学習が不十分だと分かった学生には、個別でフィードバックを実施したのです。
その結果、フィードバックの回数が自主学習態度と成績に比例することが分かり、より良いアプローチへのきっかけにもなりました。
事例5｜株式会社TGK
株式会社TGKは、オムライス専門店「神田たまごけん」を運営する企業です。
当社ではグループチャットの「LINE」でデータを扱っていましたが、チャット形式ゆえに情報が次々に流れてしまい、データを活用できない課題がありました。そこで、あらゆる情報を「ノート」で確実に蓄積できる「Stock」を導入したのです。
その結果、営業日報やシフト情報といったデータへすぐにアクセスできるようになり、情報管理のストレスが解消されました。また、カテゴリに応じて「フォルダ」で振り分けているので、情報が入り乱れることもなくなっています。
担当者必見！あらゆる企業のデータ活用に最適なツール
以下では、あらゆる企業のデータ活用に最適なツールをご紹介します。
営業活動で得たデータを活用すれば、スムーズな意思決定やコストの削減につながります。しかし、アナログな方法で情報管理されていたり、各メンバーが属人的にデータを管理したりしていては、データの蓄積がされているだけで正しく活用できません。
そのため、データは「あらゆる情報を一元管理できるツール」へ蓄積して、必要なデータをすぐに探し出せるようにしましょう。ただし、多機能なツールでは社員が適切に使いこなせません。
したがって、企業のデータ活用には、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳のメンバーでも簡単に利用できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはあらゆるデータを簡単に残せるほか、リアルタイムで共有できます。また、ノートを業務ごとに「フォルダ」で振り分けられるので、WordやExcelと異なりデータの管理場所が分からなくなる心配もありません。
チームのデータを最も簡単に管理・活用できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
企業におけるデータ活用のメリット・手順・事例まとめ
これまで、企業がデータ活用するメリットや手順、事例を中心にご紹介しました。
企業がデータを活用すれば、現状を正確に把握できるだけでなく、無駄な出費も分かるのでコストの削減にもつながります。また、実際にデータを活用している企業では「ツールを使って業務効率化を図っている共通点」があるのです。
しかし、データを蓄積してもほかの情報に埋もれてしまえば、スムーズに活用できず非効率です。そのため、「あらゆるデータを分かりやすく管理できるツール」を使わなければなりません。
結論、選定すべきツールは、「ノート」に蓄積したデータを、業務ごとに「フォルダ」で振り分けられる『Stock』一択です。さらに、Stockは必要な機能に過不足がなくシンプルなので、非IT企業の方でも直感的に使いこなせます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で企業のデータを蓄積して、ストレスなく活用できる仕組みを整えましょう。
