テレワークが浸透する今日では、時間や場所を問わずに情報共有できるように「社内ツール」を導入する企業が増えています。また、社内ツールは情報を一か所に集められるので、管理の属人化を防げるメリットもあります。
しかし、なかには「想定よりも社内ツールが複雑で使いにくい」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説します。
- 社内ツールを導入したが、使いにくいためチームに定着していない
- 使いにくい社内ツールの原因を知って適切に対処したい
- ITが苦手でも使いこなせるシンプルなツールに乗り換えたい
という方はこの記事を参考にすると、使いにくい社内ツールの原因と対処法が分かるほか、自社に最適な代替ツールも見つけられます。
目次
社内ツールが使いにくい4つの原因
ここでは、社内ツールが使いにくい4つの原因を解説します。以下のケースに当てはまっているチームは早急に改善すべきです。
（1）導入の意図が不明確になっている
はじめに、ツールの導入意図が不明確になっている原因が挙げられます。
ツールを導入しても「なぜ必要なのか」が不明確であれば、最終的には誰も使わなくなる恐れがあります。その結果、無駄な利用料金もかかってしまうのです。
このように利用者の認識が統一されていなければ、コストの面で大きなマイナスとなる点に注意が必要です。
（2）社員へのレクチャーが足りていない
次に、社員へのレクチャーが足りていないのも原因です。
「なんとなく便利そうだから」などの定性的な理由でツールを導入し、社員へ十分なレクチャーをしていなければ、ITが苦手な人は使いこなせない恐れがあります。その結果、仕事の進捗も滞りかねません。
ツールは実務で使えなければ意味がないため、使い方のレクチャーは忘れずに実施しましょう。
（3）社内ツールが多すぎる
次に、社内ツールが多すぎるのも使いにくい原因です。
社内ツールが大量にあれば、情報が属人化して「目的の資料がどこに管理されているか分からない」となりがちです。また、運用コストも圧迫されてしまいます。
しかし、「情報管理とコミュニケーションが一か所で完結するツール」を導入すれば、社内ツールの多さによるストレスから脱却できます。したがって、無駄な運用コストをかけないためにも、社内ツールは少なく絞るべきなのです。
（4）多機能で使いづらい
最後に、ツールが多機能で使いづらい原因もあります。
多機能なツールは操作が難しいものが多く、とくに非IT企業で導入すると使い方を教えるのに無駄な時間がかかります。このように非効率な状態になれば、次第に誰にも活用されなくなってしまうのです。
そのため、「必要な機能に過不足がなくシンプルなツール」を使うべきだと言えます。たとえば、非IT企業の65歳の方でもすぐに操作できる「Stock」を導入すると、情報の蓄積・共有・管理に一切のストレスがかかりません。
即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは
ここでは、社内ツールを全員が使いこなすための3つの対処法を解説します。ツールを社内へ浸透させるためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。
（1）ツールの導入目的を明確にする
まずは、ツールの導入目的を明確にしましょう。
「なぜこのツールを使用するのか」「どの業務で使用するのか」をチームに伝えれば、社内におけるツールの意義が確立され、使う場面が分かりやすくなります。また、社員ごとにツールの理解度がばらつく心配もありません。
加えて、「業務効率化ができる」のように抽象的ではなく「残業時間が○％削減できる」など、具体的なメリットを伝えるのもポイントです。
（2）ツールの機能を個人単位で理解させる
次に、ツールの機能を個人単位で理解させるのも大切です。
社内にはITが苦手な社員もいるので、ツールの機能や具体的な操作方法を個別にレクチャーすれば、誤った使い方をされる心配がありません。
また、レクチャーのあとに不明点が出る場合もあるため、カスタマーサポートが充実したツールを選びましょう。
（3）必要な機能に過不足のないツールを導入する
最後に、必要な機能に過不足のないツールを導入するのもポイントです。
機能に過不足がなくシンプルなツールであれば、操作を教える時間が減ってスムーズに運用をはじめられます。また、無駄な機能にコストを払い続けることもなくなるのです。
とくに、非IT企業の65歳以上の方でも即日で使えるほどシンプルな「Stock」であれば、情報の蓄積から管理が一カ所でできるので、別のツールを使う必要もありません。
【これで解決】社内の誰もが使える情報共有ツール
以下では、社内の誰もが使える情報共有ツールをご紹介します。
単に「便利そうだから」と担当者の一存で多機能なツールを導入してしまうと、ITが苦手な従業員は使いづらさを感じます。その結果、最終的に誰も使わなくなる恐れもあるため「必要な機能に過不足がないか」を判断しましょう。
また、報告書やマニュアルを蓄積でき、メンバー同士でのコミュニケーションも同時に完結するツールであれば、わざわざ別のツールを使う必要もありません。
結論、「ノート」で簡単に情報を残しながら「メッセージ」でやりとりできる「Stock」が最適なのです。さらに、Stockは非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるほどシンプルなので、操作を教える手間も省けます。
Stockの「ノート」には情報を流さずに蓄積できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」によって話題が入り乱れません。そのため、情報の蓄積・コミュニケーション・タスク管理がすべて円滑になり、”使いにくいツール”のストレスが解消されます。
必要な機能に過不足がなくシンプルなツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ
ここまで、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説しました。
社内ツールが使いにくいのは、導入意図が不明確だったり多機能で複雑だったりするのが原因です。とくに、多機能なツールはレクチャーにも時間がかかるため、使い勝手の悪さから最終的に誰も利用しなくなってしまうのです。
したがって、ツールに無駄なコストをかけないためには「誰でも使いこなせるシンプルなツール」が必須です。なかでも、情報の蓄積から管理が一か所でできるものであれば、わざわざ複数のツールを併用する必要もありません。
結論、社内ツールに導入すべきなのは、「ノート」「メッセージ」「タスク」が過不足なく揃っており、ITが苦手な65歳の方でもすぐに使いこなせる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、使いにくい社内ツールのストレスから脱却しましょう。
