近年では、メールにファイルや画像を添付して共有するシーンは減りつつあり、オンラインストレージを使う人が増えています。そのなかでも、多くの利用者を抱えているのが、Apple社が提供する「iCloud Drive(アイクラウド ドライブ)」です。
しかし、「自社のデータ共有に、iCloud Driveが適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iCloud Driveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説します。
- iCloud Driveの概要や、iCloudとの違いを確認したい
- iCloud Driveの具体的な使い方を知りたい
- 自社で使えるデータ共有ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、iCloud Driveの使い方や注意点などが分かるので、自社のデータ共有に適したツールなのかを見極められます。
目次
iCloud Driveとは?
以下では、iCloud Driveの特徴や「iCloud」との違いを解説します。使い方を確認する前に、まずは概要をおさえましょう。
「iCloud Drive」と「他のオンラインストレージ」の違い
iCloud Driveは、Appleが提供するオンラインストレージです。
他のオンラインストレージと比べて、iCloud Driveは、さまざまなAppleデバイスと同期できる点に大きな特徴があります。
iCloud DriveのアプリをダウンロードしたAppleデバイス間であれば、写真や書類に加えて、ブックマークまで自動的に同期できるのです。
そのため、iCloud Driveの同期機能を利用すれば、複数デバイス間でのデータの保存や編集のために、いちいちメールやチャットを介する手間がなくなります。
「iCloud Drive」と「iCloud」の違い
iCloud Driveに保存したデータは、同時にiCloudにも保存されます。データ容量についても「iCloudの容量」を共有するので、両者は完全に別のツールではありません。
iCloudとiCloud Driveの違いは、ストレージとしての役割だと言えます。iCloudは「Appleデバイスのデータをバックアップするため」、iCloud Driveは「複数のデバイスでファイルを同期して、保管や共有をしやすくするため」のストレージなのです。
iCloudには写真やアプリ、メモも保存されているのに対して、iCloud Driveはほかのクラウドストレージと似たUI(デザイン)で、書類ファイルを中心に保存されています。
結論、iCloudに保存した書類ファイルを、複数デバイスで編集・保管・共有するためにあるのがiCloud Driveだと言えます。
iCloud Driveの使い方
以下では、iCloud Driveの使い方を解説します。PCとiPhoneで操作方法は一部異なるので、自社に導入したあとに、スムーズに運用できるように事前に確認しておきましょう。
Macで操作する方法
ログイン
1. iCloud.comにアクセスします。
2. Apple IDを利用してログインします。
※IDを持っていない方は、画面下部に表示される[Apple IDの作成]から作成します。
3. 認証コード入力画面が表示されるので、別のデバイスに届いたコードを入力します。
認証コードが届いていない場合は、下図の[確認コードを受信していませんか?]から対応しましょう。
4. コードを入力すると、ログインが完了します。
5. 表示されている項目から[iCloud Drive]をクリックします。
アップロード
画面上部に表示される[アップロードボタン]をクリックすると、アップロードが開始されます。※ドラッグ&ドロップでも可能です。
その他の操作
1. データを削除したい場合は、ファイルを選択してから、画面上部にあるメニュー内の[ごみ箱ボタン]をクリックします。
2. ファイルを共有したい場合は、ファイルを選択してから画面上部にある[共有ボタン]をクリックします。
「メール」と「リンク」のどちらで共有するかを選択して、[共有]をクリックします。
[共有オプション]をクリックすると、アクセス権の付与などができます。
Windowsで操作する方法
iCloud Driveは、Appleが提供するオンラインストレージですが、Apple IDがあれば、MacだけでなくWindowsでも利用することが可能です。
1. Windowsで利用したい場合は、まず、iCloud Driveのトップページにアクセスします。[サインイン]をクリックすると、下図のような画面に遷移します。
2. Apple IDとパスワードを入力して、ログインしましょう。
3. ファイルのアップロードは、Macと同じく画面上部の[アップロードボタン]からおこないます。
その他の操作もMacと共通しています。このような方法で、WindowsのPCからiCloud Driveにアクセスできるのです。
iPhoneで操作する方法
1. ファイルAppをApp Storeからインストールします。
2. たとえば、カメラロール内の写真をiCloud Driveに保管したい場合、共有したい写真の左下に表示されるマークをタップします。
3. [“ファイル”に保存]をタップします。
4. 画面上部で保存先が「iCloud Drive」になっていることを確認して、格納したいフォルダをタップします。
5. 右上の[保存]を押します。
以上の操作で、iPhoneからiCloud Driveに画像や書類をアップロードできます。
Androidで操作する方法
AndroidからiCloud Driveを開くための専用アプリはありません。AndroidからiCloud Driveを使うには、ブラウザからこちらのページにアクセスする必要があります。
ただし、Androidのブラウザからは閲覧のみが可能で、共有や編集の操作はできません。
iCloud Driveのオン/オフの切り替え
ここでは、iCloud Driveのオン/オフの切り替え方についてご紹介します。切り替えるとどうなるのか知りたい方は必見です。
iCloud Driveをオフにするとどうなる?
各デバイスで「iCloud Driveをオフにする」操作をすると、ドライブ上に保存された書類や写真をそのデバイスからは閲覧できなくなります。
iCloud Drive及びiCloudからデータ自体が消えてしまうわけではないので、他のデバイスからは問題なく閲覧できます。
iCloud Driveをオンにする方法
一度オフにしたiCloud Driveは、以下の手順でオンにできます。
まず、iPhoneやMacの[設定]アプリからApple IDを選択します
次に、[iCloud Drive]を選びます。
最後に、iPhone/Macの同期を有効にすればiCloud Driveをオンにできます。
以上の操作で、データやファイルを各デバイスで共有できるようになります。
iCloud Driveを利用するときの3つの注意点
以下では、iCloud Driveを利用するときの注意点を3つ解説します。自社にiCloud Driveの導入を検討している方は必見です。
(1)データに関するやりとりが不便
1つ目の注意点は、チームでのやりとりに手間がかかることです。
iCloud Driveではデータの共有もできますが、メッセージ機能は備えていないため、複数人でデータに関するやり取りをするには、他の連絡手段を併用する必要があります。
また、データ共有に「メールやチャット」を使うと、大切な情報がほかのメッセージに埋もれてしまうので不便です。
そのため、情報の共有が必須なビジネス利用においては、あらゆる情報を共有できるうえに、チャットのように流れていかない「ナレカン」のようなツールが最適だと言えます。
(2)データがすぐに見つからない
2つ目の注意点は、データがすぐに見つからない点です。
iCloud Driveではフォルダを際限なく増やせるので、最終的に「あのファイルをどこに保存したのか分からない」となりかねません。また、そもそもExcelなどのファイルは確認のために都度開くのが面倒です。
そのため、「欲しい情報をすぐに見つけ出したい」という場合には、高度な検索機能を備えた情報管理アプリなど、情報へのアクセス性に優れたツールを導入しましょう。
(3)空き領域が不足しやすい
3つ目の注意点は、容量が不足しやすい点です。
iCloud Driveの容量が不足する原因に、画像や動画、ファイル情報を大量にアップロードしていることが挙げられます。そのため、こまめに不要なデータの削除が必要です。
また、不足しそうなタイミングで容量を追加購入することでも解決しますが、そのぶん料金がかかり続ける点に注意しましょう。
【必見】iCloud Driveのデメリットをカバーするおすすめのツール
ここでは、iCloud Driveのデメリットをカバーするおすすめのツールを紹介します。
iCloud Driveは簡単な操作でファイル共有できるので便利です。一方で、「データに関するやりとりに、別の連絡手段が必要」「欲しい情報がすぐに見つからない」といったビジネスに不向きな要素も挙げられます。
とくに、100人規模の人数が多い企業では、チャットでファイルを共有すると話題が錯綜しやすく、情報が流れてしまい後から見返せません。そのため、「データを簡単に共有・蓄積できて、コメント機能も備えたツール」が求められます。
結論、自社が導入するべきなのは、あらゆる画像やファイルを添付できる「記事」があり、記事ごとに「コメント」で内容に関するやりとりができる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」に残した情報をタイトル添付ファイルのファイル名でキーワード検索できるので、欲しい情報がすぐに見つかります。また、管理者が各ユーザーの編集・閲覧権限を柔軟にコントロールできるので、大企業での情報管理に向いています。
PC・スマホ問わず最も簡単に情報管理できる「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
iCloud Driveの空き容量を増やす方法
以下では、iCloud Driveの空き容量を増やす方法をご紹介します。適切な対処法を試して、空き容量を確保しましょう。
- 不要な書類を完全に削除する
- 追加容量を購入する
通常、iCloud Driveでは、データを削除しても、「最近削除した項目」に30日間保管されます。
そこで、30日を待たずに完全削除して空き容量を増やしたい場合は、「最近削除した項目」から削除するデータを選択して、「すべて削除」を押すとすぐに空き容量を増やせます。
iCloud Driveの容量を増やすには、iCloud+にアップグレードする方法もあります。増やす容量は、「50GB、200GB、2TB、6TB、12TB」から選択できます。金額の詳細については以下の料金プランで紹介しています。
以上の方法でiCloud Driveの空き容量を増やせますが、削除に手間がかかったり、データが増えるごとに追加料金がかかったりするので、ビジネスでは「ナレカン」のように大容量のデータを蓄積できるツールの利用がおすすめです。
iCloud Driveの料金プラン
iCloud Driveはプランごとに、料金や容量などが変わります。以下は、クラウドサブスクリプションのiCloud+の料金プランです。
iCloud(5GB) | iCloud+ 50GBストレージ付き | iCloud+ 200GBストレージ付き | iCloud+ 2TBストレージ付き | iCloud+ 6TBストレージ付き | iCloud+ 12TBストレージ付き | |
---|---|---|---|---|---|---|
ストレージ容量 |
5GB |
50GB |
200GB |
2TB |
6TB |
12TB |
月額料金 |
無料 |
130円/月 |
400円/月 |
1,300円/月 |
3,900円/月 |
7,900円/月 |
以上のことから、iCloud Driveはプランを変更しても比較的安価だと言えます。
ただし、「データの共有が煩雑」などの注意点があるため、ビジネスに活用するよりも、家族や友だちと思い出の写真を共有したいという方におすすめです。
iCloud Driveの口コミ・評判
以下では、実際にiCloud Driveを利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。実際の利用者の声を参考にして、自社での導入を検討するのも重要です。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はCapterraより引用しております。
iCloud Driveの良い口コミ・評判
まずは、iCloud Driveに対する良い口コミや評判をご紹介します。
利用しているユーザーからは「デバイス同士での共有が便利」「セキュリティが優れている」といった声が挙がっています。
Fabrizio、投稿日:2024年1月私が iCloud を本当に気に入ったのは、写真や重要なバックアップなどのファイルを挿入しても完全に安全であり、他の多くのストレージサービスと比較しても安全であるため、明らかに安全にすべてをアーカイブできるという単純な事実からです。
Michelle、投稿日:2024年1月正直に言うと、これなしではどうやって生きていけるのかわかりません。私のデバイスがすべての音楽、アプリなどと同期し、どのデバイスからでもアクセスできるのが気に入っています。
Juliana、投稿日:2024年1月ICloud はどこからでもアクセスでき、非常に安全なので気に入っています。
iCloud Driveの改善点に関する口コミ・評判
良い口コミ・評判がある一方で、改善点に関する口コミや評判も存在します。
利用しているユーザーからは「ビジネス用途の機能が不足している」「無料で利用できる容量が少ない」といった不満の声が寄せられており、改善が期待されます。
Liz、投稿日:2024年1月クラウドストレージプランは他のベンダーに比べて高価です。
Maria、投稿日:2024年1月iCloud でさらに多くの無料ストレージが提供され、追加のストレージに料金を支払わなくて済むようになればいいのにと思います。
Nick、投稿日:2023年8月個人および家族での使用を考慮して設計されており、その点で優れています。ビジネス用途には、必要な機能の多くが欠けています。
iCloud Drive(アイクラウドドライブ)の使い方や料金プラン・評判まとめ
ここまで、iCloud Driveの使い方や料金プラン、情報共有におすすめのツールを紹介しました。
iCloud Driveは、異なる端末からでもデータの共有ができて便利です。一方で、「メッセージのやりとりには他のツールが必要」「保存したデータを後から見つけにくい」など、ビジネスには不向きな点もあるのです。
したがって、ビジネスにおけるデータ共有には「データ共有とメッセージでのやりとり」が可能なツールが必要なのです。また、欲しい情報を見つけやすいように「検索機能」が備わったツールであることが求められます。
したがって、自社で導入するべきなのは、情報を残せる「記事」機能と「コメント」機能があり、情報をすぐに見つけ出すための「検索」機能も備わった「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社での情報共有を効率化しましょう。