多くの企業で重要とされているファイル管理ですが、経理職においても同様に徹底した管理が求められています。
しかし、経理のファイル管理が適切にできておらず、社員ごとにファイリングが異なるので管理が煩雑な状態に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理書類を正しく管理すべき理由とファイリングのポイントを解説します。
- 経理書類のファイリングが煩雑なっている状況を改善したい
- 書類のファイリングを行う際に注意すべきポイントを自社で生かしたい
- ファイル管理をペーパーレス化させるおすすめのツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、経理書類におけるファイリングのポイントが理解しながら、効率的なファイル管理を実現できます。
目次
経理書類をファイル管理すべき理由
経理書類のファイル管理が重要な理由は、正確な損益の管理を実現するためです。
経理部門は会社におけるあらゆる金銭の流れを管理します。予定通り滞りなく資金が運用されているかの確認には、過去の取引履歴を洗いなおしたり、正しい金額が振り込まれているかの確認をしたりしなければなりません。
しかし、正しく書類の管理が行われていなければ、確認作業を行う度に書類の捜索を行う必要があります。作業を行うごとに書類探しを行うとなれば、資料探しで作業が大幅に中断する恐れもあるのです。
したがって、必要なタイミングで必要な情報を即座に確認できるように、ファイル管理を徹底し、業務を効率的に進められる環境づくりが欠かせません。
ファイリングを行う際のポイント
以下では、資料のファイリングを行う際のポイントを解説します。
闇雲に資料をファイルに収めていくだけでは、効果的なファイリングができているとはいえません。ファイリングによって業務効率化を実現させるためにも、以下のポイントに注意して処理を進めましょう。
管理書類の総量を減らす
ファイリングに取り掛かる前に、まずは管理書類の総量を減らしましょう。
書類の整理を行わずにファイリングを進めれば、保存期間が過ぎている書類や、保存の必要性のない書類までが一緒に管理されてしまいます。
ファイリングの目的は、あくまでも必要な資料に最速でアクセスできるように管理することです。しかし、不要な書類まで一緒に保管されていては、書類の捜索に時間がかかり円滑な業務への妨げにもなってしまうのです。
したがって、まずは資料の整理を行い、管理の必要のある書類以外を分ける必要があります。取り扱う資料は日々増えていくため、週ごとや月ごと・年ごとといった単位で定期的な整理を行えば、不要な書類が紛れ込む自体が防げます。
利用頻度で仕分ける
書類の整理が済んだら、次は分類に取り掛かります。
経理の行う業務は多岐に渡り、実施頻度や必要な書類もそれぞれ異なります。したがって、単に書類の種類だけで分けるのではなく、利用頻度にも注意し、一目でわかりやすいように管理を行いましょう。
また、キャビネットなどに保管する際も、利用頻度の高い書類ほど取り出しやすい場所に保管しておけば、よりスムーズに業務が進められるようになります。
インデックス（目次）を活用する
ファイリングにはインデックス（目次）を活用し、検索性を高めましょう。
コクヨ株式会社の発表によると、ビジネスパーソンが資料探しにかける時間は1日平均約20分であり、年間で約80時間にものぼるといいます。日々消耗する時間は短いとはいえ、通年で考えればより多くの時間がかかっていることがわかります。
このように、業務内の無駄な時間をなくすためにも、ファイルにはインデックスを活用し、一目で内容が判断できるように整理しましょう。
しかし、インデックスを利用する際は分類の粒度に注意しなくてはなりません。あまりに細かすぎればかえって該当カテゴリを探すのに時間がかかり、逆に漠然とした分類では一目で判断がつかないからです。
したがって、誰が見てもわかりやすくなるような分類を心がけましょう。項目数や並び順、色分けなどを工夫すれば、より視認性が高まります。
ファイルを増やしすぎない
ファイリングを行う際は、紙・データを問わずファイルを増やしすぎないように注意しましょう。
事業拡大などに伴い、取り扱う資料の単位が増えてくると、整理のために取引先単位や担当者ごとにファイルを分けようとするケースが出てきます。しかし、細かくファイルを分ければ保管スペースが圧迫されるうえ、資料の横断した利用が難しくなります。
したがって、必要以上にファイルを増やす事態は避け、最小限の分類で管理しましょう。
経理書類の代表的な整理方法2選
ここでは、経理書類の整理方法を解説します。分類した書類をより活用しやすいように、以下のポイントを押さえて整理しましょう。
時間軸で分ける
ひとつめの方法は、時間軸で分けるというものです。
この方法では、書類が発生した時間軸に沿って分類されていくため、特定の日時に何が起こったかが判断しやすくなります。前年度と比較し、状況を把握したいというケースにも役立ちます。納品書や振込伝票などの資料は対応する請求書とまとめておくと、対応漏れや確認漏れが防げます。
細かい区分を考慮せずに日付で仕分けていくので、比較的簡単に処理できる分類法です。
種類で分ける
ふたつめの方法は、種類で分けるというものです。
時間軸に沿ったファイリングでは、日ごとの内容判断には貢献するものの、書類を破棄すべきタイミングが掴みにくくなります。万が一破棄漏れがあれば資料が増えてしまい、煩雑になりかねません。
一方で、種類ごとに整理しておけば、各資料ごとの決められた保管期限を元に適切な処理ができるようになります。
支払い形態や取引先ごとなど分け方は多岐に渡るために、自社ではどの方法が最適化を検討したうえで導入しましょう。
ペーパーレス化を実現して経理書類のファイル管理の手間を減らせるツール
以下では、ペーパーレス化を実現し、経理書類のファイル管理の手間を削減できるツールをご紹介します。
経理書類の管理に欠かせないファイリング作業ですが、手間のかかる仕分け作業を効率化するには、そもそもの書類数を減らし最小限の負担とする運用に切り替える必要があります。そこで、ITツールを用いたペーパーレス化を進めることが求められるのです。
とはいえ、経理職では領収書や請求書など紙媒体での業務進行が多く、ITツールに対して抵抗感を持つ社員も数多くいます。そのため、社員誰もが利用可能なツールでなくてはペーパーレス化はもちろん、ファイル管理の効率化は実現しません。
したがって、必ず「社員の負担がかからないほど簡単、かつ機能に過不足がないITツール」を使いましょう。たとえば、「Stock」のように、経理書類・ファイルを最も簡単に管理できる情報管理ツールが必須です。
Stockの「ノート」にテキストやファイルを残せるので、業務に関連する資料の管理に大きく貢献します。紙媒体で残さなければならない書類のみをファイル管理するだけ済むので、少ない保管スペースで従来よりも多くの情報管理が可能です。
経理書類を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
経理の書類をファイル管理すべき理由とファイリングのポイントまとめ
ここまで、経理の書類をファイル管理すべき理由と、ファイリングのポイントを解説しました。
経理書類のファイル管理は、正確な損益管理に欠かせない重要な業務です。また、ファイリングは資料の総量を減らし、利用者の目線に立った管理を心がけましょう。しかし、すべての業務が紙媒体で進めば、書類管理にも多くの時間を費やさなければなりません。
手間を省き最小限の工数でファイル管理を実現させるには、ITツールによるペーパーレス化によって社内に存在する紙の総量を削減させるべきです。さらに、資料の管理だけでなく、共有にも特化したツールを選択すれば、すべてのやりとりがツール内に集約され、より効率的に業務を進められるのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、ファイルをはじめとした情報の蓄積から共有・管理までを一元化できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に120,000社以上に導入され、社内情報の一元化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で経理書類をはじめとした社内資料の管理を効率化しましょう。
