生産性向上を目的に業務改善に取り組む企業は数多くありますが、経理部門においても業務改善は欠かせない取り組みです。
しかし、経理職の業務改善に対しどのように進めればいいのか、時間がないなか業務改善を進める方法に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理に業務改善が必要な理由と業務改善の手順・役立つアイデアを解説します。
- 経理に業務改善が必要な理由を社内に浸透させ、改善に取り組みたい
- 経理の業務改善を実現する手順を把握し成功に導きたい
- 業務改善に役立つアイデアを元に自社での取り組み方を決めたい
という方は今回の記事を参考にすると、経理に業務改善が必要な理由や改善手順が理解でき、アイデアを参考に自社経理の業務改善を成功に導けます。
目次
なぜ経理の業務改善が必要なのか
経理の業務改善が必要とされるのは、経理の業務環境が要因となっています。
経理は、他部署と比較しても作業量の多い部署になります。毎日の取引の仕訳から給与計算・決算書の作成など日々行うべき業務は多岐に渡ります。
その一方で、営業職のように企業の直接の利益に結び付かず、新規リソースが割り振られるケースは少ないため、社員ひとりにかかる業務負荷は非常に重くなります。仮に新規人材が入ったとしても、経理部に優先的に回すことはほとんどないと言えます。
したがって、限られた労働力のなかで社員の抱える業務負荷を軽減するためにも、効率化による業務改善が必要なのです。
経理の業務改善の手順
以下では、経理の業務改善を実現するための手順を解説します。正しい手順で業務改善を行わなければ、効果が得られるまでに長期化してしまう可能性もあるので注意しましょう。
現状調査と分析
まずは、現状調査と分析に取り組みましょう。
業務状況が正しく把握できていなければ、何をどのように改善すればいいのか担当者もわかりません。改善方法がわからないままに取り組みを進めたところで、十分な成果が出せないのです。正しい施策を立てるためにも、現状調査と分析に取り組みましょう。
部署内にある業務をすべて可視化しながら、各業務を誰がどのタイミングで実施し、どの程度時間がかかっているかの把握に努めます。業務をすべてリストとすることで、作業時間のかかり度合いが一目でわかります。
問題点の洗い出し
全体像の把握ができたら、次はリストを元に改善すべき業務を選択します。作業時間がより多くかかっているものや頻度が高い物から業務改善を進めることで、効果を感じやすくなります。
業務選定が終わったら、該当業務のどこに問題があって非効率な作業時間となっているのかを確認します。一概に業務が非効率的であるといっても「手作業が多い」「処理に複雑なツールを利用している」など、潜んでいる問題は違います。
したがって、経理のタスクを一つひとつ細分化し、問題点がどこにあるのかを徹底的に洗い出していきましょう。
改善策の実行
問題点の洗い出しが終わったら、改善策の実行に移ります。
問題点に対してどのようなアプローチを行えば、より効率的に業務を進められるかを検討して実行に移しましょう。たとえば、「手作業がメインとなっている業務はデジタルに移行する」「複雑な処理が必要な業務はアウトソーシングする」など改善の手段は多岐に渡ります。
しかし、改善方法によっては想定以上にコストがかかったり、他部署にも影響が出たりする可能性があります。したがって、改善策の再現性があるのを正しく検討し、関連部署に協力を得ておく必要があります。
経理が業務改善できる5つのアイデア
以下では、経理が業務改善するのに役立つ5つのアイデアをご紹介します。自社ではどの方法が適しているかを検討し、改善に取り組みましょう。
業務フローの可視化
経理が業務改善を行う一番簡単な方法として、業務フローの可視化があります。
業務において最も避けるべき状況は、業務が属人化することです。属人化が進めば、部署内ではどのような業務があり、誰が業務を行っているのかが分からなくなります。これでは、業務が効率的に進んでいるのか、もしくは非効率な手段で進んでいるのかが判断できません。
したがって、まずは業務フローを可視化し、担当者以外も部署内の業務の現状が把握できる環境作りに取り組みましょう。
ルーティン作業のアウトソーシング
人による判断の必要性がないルーティン作業は、アウトソーシング（外注）しましょう。
たとえば、請求書発送などの作業は、頻出するものの人による判断は不要な業務です。このような業務をアウトソーシングすれば、経理担当者はより重要な業務にリソースを割けるようになります。
アウトソーシングを継続して取り入れる予算がない場合は、年度末や決算月など繁忙期に合わせて外注すれば、経理担当者の負担軽減に役立ちます。
管理するものをまとめる
経理の業務改善を考えるならば、管理するものをまとめるのも手です。
たとえば、経理で管理する銀行口座が複数あれば、その分だけ管理の手間が増えます。つまり、経理部門では、管理すべきものが多くなるほど、付随して行うべき業務が増えていくのです。
したがって、管理すべき対象は最小限にして確認の手間を減らしましょう。たとえば、入出金に使う口座をひとつに絞る・メインバンク以外の口座は解約するなど管理対象を減らせば、最小限のコストで作業が終わります。
業務をまとめる
業務をまとめて、処理頻度を下げるのも効率化に役立ます。
経費精算などの頻出する業務を都度処理していては、それだけ多くの時間が必要になります。したがって、早急な対応が必要とされない業務については、処理頻度を下げまとめて処理するのがおすすめです。
伝票作成や振込作業などの業務が一度で処理できるため、業務負荷を一気に軽減させられます。
ITシステムの活用
経理の業務改善には、ITシステムの活用も効果的です。
経理部門では、請求書や領収書など紙ベースの資料を用いて業務処理を行う性質上、ほかの業務も紙ベースで処理するケースが相次いでいます。しかし、紙ベースでの業務処理は、手間がかかるうえ紛失や破損のリスクも高いのです。
一方、業務処理にITシステムを取り入れて運用すると、データを紛失する恐れもなく、効率的に作業が進められます。さらに、「Stock」のような情報共有ツールを用いると、オンライン上でデータ共有や報告も行えるので、従来のように電話やメールで連絡する必要もなくなり作業時間の短縮に貢献します。
経理の業務改善に貢献するおすすめのITツール
以下では、経理の業務改善に貢献するおすすめのITツールをご紹介します。
今なおアナログな紙ベースで経理業務を進める企業も多いですが、手作業での業務処理は手間がかかるうえに紛失リスクも高まります。したがって、ITツールを用いてデジタル化し、紙ベースから脱却するのが業務改善で一番費用対効果が高いです。
しかし、数多くのベンダーがツールをリリースしているうえ、同じ性質のツールでも機能性に違いがあるなか、担当者は適切に選定を進めなければなりません。そこで、情報共有・管理に特化しているかを軸に選定しましょう。情報が確実に振り返れる環境を構築できれば、蓄積した情報を効果的に活用できます。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルな構成で、経理の業務情報を簡単に蓄積ツールできるです。
Stockの「ノート」にはテキストや画像・ファイルも添付でき、経理で用いる各種帳票データの保存・スケジュールまで簡単に残せます。さらに、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられ、報告や確認のやりとりはもちろん、作業指示までがツール内で完結します。
経理の業務情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
経理に業務改善が必要な理由と手順・アイデアのまとめ
ここまで、経理に業務改善が必要な理由と手順・アイデアについて解説しました。
業務量が多く、かつ人材不足が続く経理職では、現状の人材で十分な成果を挙げるには、業務改善への取り組みが欠かせません。業務改善のアイデア事例は多数ありますが、これまで業務改善に取り組んだことがない場合は、業務のデジタル化から進め、手間のかかる手作業を効率化するのがおすすめです。
しかし、導入したツールが業務に馴染まなければ、効果を得られないどころかツールが放置されてしまうのです。ツールを取り入れたものの使われないという事態を防ぐためにも、必ず自社のITリテラシーに沿ったツールを使いましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に利用でき、煩雑な経理業務の効率化に貢献する報共有ツールです。非IT企業を中心に120,000社以上の企業に導入され、情報共有の側面から業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社経理の業務改善を図りましょう。
