支払い管理や帳簿付け、決算処理などを担う経理部では、会社の意思決定をスムーズにするためにも、業務改善が欠かせません。
しかし、経理の業務改善をどのように進めるべきか、具体的なイメージを持てない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理で業務改善を進める手順やアイデア、事例を中心に解説します。
- 経理の業務改善をしたいが、適切な進め方が分からない
- 経理の業務改善に効果的なアイデアを知りたい
- 他社の事例をもとに、自社の業務改善へ活かせる点を見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、経理の業務改善における正しい方法やアイデアが分かり、自社の経理業務を効率化できるようになります。
目次
なぜ経理の業務改善が必要なのか
経理の業務改善が必要なのは、業務内容が多岐に渡るうえに、スピーディで正確な処理が求められるためです。
主に、経理では以下のような業務をします。毎日の対応が必要な作業と、年に数回のみの対応をする作業に分かれていることが一般的です。
| 日次 | 月次 | 年次 |
|---|---|---|
|
・現金の出納管理
・小口現金の管理
・伝票管理
・立替経費精算
・売上集計 |
・給与計算/支払い
・社会保険料の納付
・試算表の作成
・在庫管理
・未回収金の回収 |
・残高と帳簿の照合作業
・決算処理
・在庫計算
・税金納付
・年末調整 |
上記から分かるように、経理業務では直接の顧客対応をする機会はないものの、会社の経営判断につながる業務がほとんどです。したがって、業務は常に正確・迅速でなければならず、万が一非効率な場合は、早急に改善すべきなのです。
簡単3ステップ！経理で業務改善を進める手順
以下では、経理で業務改善を進める手順を3ステップで解説します。以下の手順で業務改善をしなければ、効果が得られない恐れもあるので注意しましょう。
ステップ1｜業務の洗い出しをする
はじめに、経理業務をすべて洗い出しましょう。
業務を洗い出しておけば、属人化していたり時間がかかっていたりする作業がすぐに分かります。その結果、「どのように改善していくか」も検討しやすくなるのです。
このように、作業を漏れなく抽出して事前に課題を見つけることで、経理業務をスムーズに改善できます。
ステップ2｜ECRSの原則で業務を見直す
次に、業務を洗い出したら「ECRS（イクルス）の原則」で見直しをします。具体的には、以下の4点に着目しましょう。
- 排除（Eliminate）：作業をなくせないか
- 結合（Combine）：作業をまとめられないか
- 再配置（Rearrange）： 作業の順序を変えられないか
- 単純化（Simplify）：作業をシンプルにできないか
上記の点に着目して見直しをすれば、改善策を実行するときに、無駄なプロセスを踏む心配がありません。
ステップ3｜改善策を実行する
最後に、具体的な業務改善策を実行します。
たとえば、「手作業がメインの業務はデジタル化する」「複雑な処理をする業務は外部に委託する」などを実践するだけで、社員の負担は大幅に解消されます。
しかし、改善方法によっては想定以上にコストがかかったり、メンバーの混乱を招いたりするケースも無視できません。したがって、改善策を実施するときには、予算内に収まることはもちろん、チームから十分な理解を得る必要があるのです。
経理の業務改善アイデア5選
ここでは、経理の業務改善アイデアを5つご紹介します。自社に最適な改善方法を見つけて、すぐに実践しましょう。
（1）業務フローを可視化する
まずは、経理の業務改善アイデアとして、業務フローの可視化が挙げられます。
業務フローを可視化すれば「誰が、いつ、どの業務をしているか」が分かります。その結果、作業負荷の偏りを防いだり、スムーズなサポートをしたりできるのです。
とくに、経理は専門知識が必要な業務が多く、ベテラン社員に属人化しがちです。このような状況を防ぐうえでも、業務フローを可視化して課題を見つけやすくしましょう。
（2）アウトソーシングを利用する
次に、面倒な定型業務には、アウトソーシング（外注）の利用もおすすめです。
たとえば、給与計算や記帳、年末調整などの面倒な作業を外注すると、ミスを防げることはもちろん、ほかの重要業務に割く時間も大幅に増えます。
ただし、アウトソーシングを継続利用する予算がない場合は「年度末や決算月などの繁忙期にまとめて依頼する」などの工夫をしましょう。
（3）キャッシュレス化を進める
次に、キャッシュレス化を進めることも、経理の業務改善に役立ちます。
経理で小口現金を扱っている場合、現金の補充や両替、現金出納帳の管理といった細かな作業が発生します。また、残高と出納帳の記載を照合する必要もあるため、労働時間が長引く原因にもなりかねません。
しかし、キャッシュレス化によって小口現金を廃止すれば、煩雑な金銭管理が不要になり、担当者の負担も大きく省けるのです。
（4）会計ソフトを導入する
次に、経理業務を改善するには、会計ソフトを導入することも効果的です。
予算管理や給与計算などを手作業でしていれば、計算ミスのリスクが伴ううえに、そもそも記帳に無駄な時間がかかってしまいます。そこで、会計ソフトがあれば、入金や帳票出力が自動化されたり、計算の工数を省いたりできるのです。
その結果、経験の浅い社員でもスムーズに作業を進められるようになります。ただし、会計ソフトは多機能なケースが多いので、ITが苦手な場合は注意しましょう。
（5）ITツールを活用する
最後に、経理の業務改善に最適な方法として、ITツールが挙げられます。
紙やExcelで経理業務をしていると、目的の資料が埋もれたり、共有に時間がかかったりする課題があります。しかし、あらゆる情報を一元化する「ITツール」を使えば、”検索機能”や”メッセージ機能”も備わっているため、業務をスムーズに進められるのです。
とはいえ、安易に多機能なITツールを選定してしまうと、社員によっては使いこなせない可能性が高いです。一方、非IT企業の65歳の方でも即日で使える「Stock」のようなツールであれば、シンプルなので操作をレクチャーする手間がかかりません。
経理で業務改善に成功した事例2選
ここでは、経理で業務改善に成功した2つの事例をご紹介します。これまで、経理の業務改善イメージが明確でなかった方は必見です。
事例1｜長田整形外科
長田整形外科は、東京都の田園調布にある整形外科です。
同院では、財務会計や経営に関する知識が不足している課題があったため、コンサルティングサービスの「TOMA」にサポートを依頼しました。その結果、業務の負担が大きく減っただけでなく、クリニックの経営も安定したのです。
また、国からの補助金に関する申請書類も、作成をTOMAに委託したことで、無事に採択されて新規事業にも取り組みやすくなっています。
事例2｜クオーレ労務経営
クオーレ労務経営では、社会保険労務士事務所を運営しています。
同事務所では”ファイルサーバー”で情報共有をしていたものの、逐一ファイルを探し出して開く手間が課題でした。そこで、情報を簡単に残せる「ノート」があり、ノートを「フォルダ」別で管理できるツール「Stock」を導入したのです。
その結果、給与や助成金に関するデータへ瞬時にたどり着けるようになり、チームの情報共有が一気にスムーズになりました。さらに、Stockは誰でも説明なしで使えるほどシンプルなので、使い方を覚える時間もかかっていません。
【これで解決】経理の業務改善を最も促進するITツール
以下では、経理の業務改善を最も促進するITツールをご紹介します。
経理業務を効率化するにあたっては、情報の共有・管理が一か所でできる「ITツール」を使うことがベストです。ITツールであれば、紙やExcelと異なり目的の資料が埋もれず、メンバー同士のやりとりも円滑にできます。
しかし、多機能なITツールは操作が複雑なケースが多く、デジタルが苦手な人は使いこなせない恐れがあります。したがって、ITツールを選ぶときは「必要な機能に過不足がなくシンプルか」で判断しましょう。
結論、経理の業務改善を促進するには、ITに詳しくない65歳の方でも、説明なしで利用できるほど簡単な「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテキストや画像、ファイルを添付できるので、経費や給与などの情報も簡単に残せます。さらに、ノートはテーマに応じて「フォルダ」で振り分けられるため、話題が入り乱れる心配もありません。
必要な機能に過不足のないシンプルなツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
経理で業務改善を進める手順・アイデア・事例まとめ
ここまで、経理で業務改善を進める手順やアイデア、事例を中心に解説しました。
経理で業務改善するときは、作業を洗い出してから「ECRSの原則」に沿って見直しをしましょう。一方、業務改善のアイデアにはアウトソージングの利用や、会計ソフトが挙げられますが、事例にもあったように、あらゆる情報を一元化する”ITツール”が最適です。
ITツールを使えば、目的の資料をすぐに探し出せるだけでなく、情報共有も一か所で完結します。ただし、多機能なITツールでは、社員が使いづらいと感じる恐れもあるため「誰でも簡単に操作できるか」で判断すべきなのです。
つまり、自社の業務改善を促すには、必要な機能に過不足ななく、デジタルが苦手な65歳以上の方でも即日で使える「Stock」一択になります。
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