企業が生産性高く業務を進めていくには業務効率化への取り組みは欠かせませんが、社内の金銭を取り扱う経理部門においても、業務効率への意識を強く持つ必要があります。
しかし、経理での業務効率化は具体的なイメージが湧きにくく、なかなか取り組みが進められないというチームも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理が業務効率化を行うべき理由と効率化のアイデアを解説します。
- 経理が業務効率化を行うべき理由を自社へ浸透させたい
- 経理部門の業務効率化における具体的なアイデアを参考に自社へも反映させたい
- 経理の業務効率化に貢献するおすすめのITツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、経理が業務効率化を必要な理由が把握でき、アイデアを元に自社での業務効率化を進められるようになります。
目次
経理が業務効率化を行うべき理由
まずは、経理が業務効率化を行うべき理由を解説します。内勤が中心の経理部門であっても、以下のような背景から業務効率化が必要なことがわかります。
人材不足に対応するため
経理が業務効率化に取り組むべき一番の理由は人材不足への対応です。
経理では金銭に関わる社内のあらゆる業務を処理する必要があります。そして、企業が規模が大きくなったり、顧客数が増えたりすればさらに仕事内容は増えるなかで問題になってくるのが、人手不足による労働力の低下です。
とくに、経理職は営業職などのように利益へと直結する業務を行っていないゆえに、人員の追加が難しい傾向にあります。新規人材を獲得しても、直接的な利益を生まない経理部に優先して人員を割くケースは少ないです。
したがって、現状の労働力で増加する業務をさばくには、業務効率化を実現し人手不足への対応が欠かせません。
正確かつスムーズな処理が求められるため
経理では、正確かつスムーズな処理が求められるのも、業務効率化が必要な理由です。
経理では金銭を扱う以上、1円単位での正確な処理が欠かせません。一方、社内の金銭の動きは経営判断にも直結する以上、業務スピードはより速くあるべきとされています。
スピードと正確性両方が常に求められる環境は、社員にとってプレッシャーを強く与える環境となります。とくに、月初や月末などの請求処理が集中する時期になれば、その影響が強く出てしまいます。
しかし、人の手で処理する以上、処理スピードの向上には限界があります。したがって、業務効率化により処理をデジタル化できるものはデジタルに置き換え、より正確な操作を迅速に処理する必要があるのです。
経理の役割が変わったため
経理の業務効率化が重要視されているのは、経理の役割が変わったのも原因です。
従来、経理の業務は伝票処理や月次決算、税務申告書などの書類作成がメインでした。しかし、経営環境が変化している昨今では、経営判断に必要な情報がリアルタイムで共有されることや、経理部門の情報を経営に関連付けた説明をすることが求められています。
つまり、経理部門においても、これまで以上に付加価値の高い業務へと取り組む必要があるのです。そのためには、効率化を実現し、対応可能な状況を構築しておかなければなりません。
リスク軽減のため
経理の業務効率化は、リスク軽減にも繋がります。
経理は、会社の会計を担う重要部門である一方で、非常にリスクの高い部門ともいわれています。単純な計算間違いなどのミスはもちろんですが、金銭を扱う以上横領などの不正が起こる可能性もゼロにはできないからです。
いずれのリスクについても、会社としてのチェック機能や不正を検知する機能の欠如が原因になります。したがって、業務効率化によって業務を可視化し、相互監視を徹底づけることでミスの削減や不正を起こさない環境構築が欠かせません。
経理の業務効率化によって得られる効果とは
以下では、経理の業務効率化によって得られる効果を解説します。経理の業務効率化に成功しているチームは、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。
人的ミスの削減
経理の業務効率化は人的ミスの削減に繋がります。
数字の入力や集計などの業務を手作業で行う場合、人が行う以上人的ミスの発生は防げません。しかし、こうした集計作業などをすべてツールに移行すれば、単純な人的ミスの発生を抑えられるのです。
さらに、空いたリソースをより重要な業務へと割り振れるようになるので、労働力を最適に利用可能になります。
業務負荷の軽減
経理業務を効率化すると、社員の抱える業務負荷が軽減します。
業務の無駄を省きながら、最小限の工数で完了するように整備すれば、必然的に業務処理にかかる時間が短縮されます。
結果として、残業や休日出勤などの時間外労働が削減され、社員は最適な業務負荷で働けるようになります。
あらゆるコスト削減
経理業務が効率化すると、あらゆるコスト削減が実現します。
たとえば、効率化を目的にITツールを用いてデータ管理を行えば、従来のように紙媒体で書類を管理する必要がないため、印刷代やコピー用紙代などのコストがカットできます。
さらに、紙媒体での情報管理に不可欠だったキャビネットなどの管理スペースも不要になるので、物理的スペースのコスト削減も見込めます。
経理の業務を効率化するアイデア
以下では、経理の業務を効率化する6つのアイデアを解説します。いずれのアイデアもコストが発生するため、費用対効果を十分検討したうえで、導入に踏み切りましょう。
IT化の推進
最も簡単に業務効率化を実現する方法として、IT化の促進があります。
経理業務といえば、従来エクセルの利用が一般的でした。しかし、昨今は経理の役割の変化や作業内容の複雑化などにより、エクセルの持つ事務処理能力では足りないケースが増えてきています。無理にエクセルで処理しようとすれば、複数システムやソフトの利用は避けられないのが現状です。
したがって、経理処理をエクセルからITツールに切り替える必要があります。ツールを用いると手作業を減らし、作業時間の短縮化を実現させられるのです。
会計ソフトの導入
経理では会社の金銭を取り扱う以上、会計ソフトの導入も業務効率化におすすめです。
会計ソフトには、クレジットカードの明細などから自動で記帳が行える機能などがあり、従来のようにすべての項目を手打ちで入力せずに自動で集計可能です。さらに、領収書のスキャン機能などを利用すれば、オフィスに領収書を持ち帰らずとも、社員が外出先で領収書の登録を行えます。
従来必要だった入力作業が大幅に短縮されるので、ほかの業務へとリソースを割けるようにもなります。
ペーパーレス化の推進
ペーパーレス化の推進も、経理の業務効率化に貢献します。
今まで紙ベースで行っていた作業をデジタルデータへと移行することで、印刷や保存の手間が減り、迅速に情報共有や修正が可能になります。また、あとから情報が必要になった場合でも、検索をかけるだけですぐにアクセスできるため、従来のように資料探しに時間がかかる恐れもありません。
さらに、情報がすべてデータ化して管理されるので、紛失・破損のリスクもなくしながら安定した管理を実現します。
キャッシュレス化の推進
キャッシュレス化を推進すると、経理業務の効率化が実現できます。
会社での経費精算などに用いる小口現金ですが、両替や補充、出納帳の記入や金庫の管理といった管理業務が頻発します。さらに、小口現金の残高と出納帳の残高が合わない場合は調査が必要となり、解決までに膨大な時間を費やすことも少なくはありません。
したがって、社内の小口現金は廃止し、キャッシュレス化を推し進めましょう。
キャッシュレス化によって小口現金をなくせれば、管理作業がなくなり業務効率が改善します。とくに、社員数が多い企業の場合、キャッシュレス化による負担軽減の効果を得やすいので、積極的な取り組みをおすすめします。
アウトソーシングの活用
業務効率化を考えるならば、アウトソーシングの活用も欠かせません。
たとえば伝票処理や税務申告・報告書作成といった煩雑になりがちな経理業務は専門業者や税理士事務所へとアウトソーシングすることで、ミスを減らしたスピーディーな作業を実現できます。
そして、より重要性の高い業務やアウトソーシングができないような業務へと自社経理のリソースを割り振れるようになり、労働力の有効活用が見込めます。
とくに、創業間もないスタートアップなどでは経理業務以外にも処理すべき業務が山積みなので、積極的な導入を行い業務負荷の軽減に努めましょう。
フォーマットの統一
処理スピードの向上により業務効率化を推進するために、業務処理のフォーマットを統一するのもおすすめです。
部署ごとに異なるフォーマットを用いて業務処理を行うと、情報の抜け漏れが発生しやすくなります。一方で、社内で活用するフォーマットを統一しておけば、処理に必要な情報を一度で回収できるため、従来のように不足点を確認する手間がなくなります。
さらに、フォーマットが統一されると、複数フォーマットの違いや不足点などを覚えて処理する必要がなくなります。そのため、業務が属人化するリスクを下げながら、経験の浅い社員でも適切に処理可能となります。
経理の業務効率化に貢献するおすすめのツール
以下では、経理の業務効率化に貢献するおすすめのツールをご紹介します。
経理業務を効率化させるために、まずは紙媒体からの脱却を図るために「ITツール」を用いて、ペーパーレス化とIT化による業務効率化に取り組みましょう。しかし、ITツールの「導入のみ」では業務効率化は実現せず、その後の運用が重要です。
とくに、経理業務はミスが許されないうえ業務負荷が高いので、教育コストが必要以上にかかるような複雑なツールでは、導入しても浸透せずに放置されてしまうのです。
そのため、「Stock」のように、非IT企業でも即日で活用できる、かつ情報共有の側面から経理のDXを促進させるツールを使いましょう。
Stockの「ノート」にはテキストをはじめとしたあらゆる情報が蓄積でき、業務上で得た情報をペーパーレス化して管理します。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」が紐づいているので、情報を混在させずに共有できる点や、誰でも簡単にタスク管理ができる点がほかのツールとの大きな違いです。
ペーパーレス化を実現し情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
経理が業務効率化を行うべき理由と効率化のアイデアまとめ
ここまで、経理が業務効率化を行うべき理由と効率化のアイデアを解説しました。
経理では正確かつスピーディーな業務が求められる一方で、限られた人数では効率的に業務が進まない状況に陥っています。そのため、業務効率化によって作業効率を上げることが欠かせません。業務効率化を実現する手段は多々ありますが、最も効果が出しやすいのが、ツール利用による手作業・紙媒体からの脱却です。
しかし、選定時には、そのツールが自社社員の持つITリテラシーに沿っているかの検討が必要です。社員が使いこなせないツールでは、かえって業務効率が低下するため、ツールの持つ操作性は必ずチェックしましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITに不慣れなユーザーでも直感的に使いこなせる操作性であり、経理DXの促進に貢献する情報共有ツールです。非IT企業を中心に120,000社以上の企業に導入され、情報共有の側面から業務効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、経理部の業務効率化を実現しましょう。
