異動や退職のとき、引継ぎ書を残しておけば、後任のメンバーへスムーズに業務を引き継げます。しかし、一から引継ぎ書を作成するのは工数がかかるため、テンプレートを活用して負担を削減する企業も多いです。
一方で、どの引継ぎ書のテンプレートを使うか迷ううえに、見やすい引継ぎ書の構成も分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを中心にご紹介します。
- 引継ぎ書の書き方のポイントを把握して、引き継ぎをスムーズに終わらせたい
- テンプレートを活用して時間をかけずに引継ぎ書を作成したい
- 引継ぎの作成だけでなく、管理や共有まで効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、短時間で簡単に引継ぎ書を作れるようになり、スピーディに情報共有できる方法も分かります。
目次
引継ぎ書とマニュアルの違い
引継ぎ書とマニュアルの違いは、網羅している情報の範囲です。
引継ぎ書には、業務の具体的な手順のほか、進行中のプロジェクト内容などの「引継ぎが必要な案件」も掲載します。したがって、ひとつの業務だけでなく、さまざまな情報が載っているのが引継ぎ書です。
一方、マニュアルには業務全体の流れや手順が載っています。業務フローを理解するには有効なものの、マニュアルだけでは前任のメンバーの進捗を把握できません。
以上のことから、引継ぎ書はマニュアルを補完する役割があるのです。そのため、後任のメンバーにはマニュアルだけでなく引継ぎ書も必ず共有しましょう。
引継ぎ書に記載すべき6つの項目
ここでは、引継ぎ書に必要な6つの項目について解説します。誰にでもわかりやすい引継ぎ書にするために、以下のポイントをおさえましょう。
- 業務の概要
- スケジュール
- 業務内容と流れ
- 進捗状況
- トラブル発生時の対処法
- 関係者の連絡先
はじめに全体像を明記すると、後任者の業務への理解度が深まります。また、業務の位置づけを明確にするために、関係部署や取引先なども記載しましょう。
年間・月間・週間といったスケジュールごとにタスクを洗い出します。スケジュール単位ごとに分けることで、情報が整理され、伝達ミスを防げるのです。
業務内容や作業手順を具体的に記載していきます。前任者だから知っている「コツ」や「ノウハウ」も追記しておくと、引継ぎ後も、品質の維持や作業効率の向上が期待できるのです。
前任者が完了できなかった仕事がある場合は、進捗や注意点とともに必ず記載します。基本情報のほかに関係者や議事録などの詳細も共有しておくと、業務をスムーズに引き継げます。
過去のトラブルやその対処法、イレギュラー対応の具体例や解決策を記載し、後任者が対応できるようにしておきましょう。
関連部署や担当者、取引先などの連絡先は一覧にしてまとめておきます。
前任者と後任者で認識のずれがでないよう、必要な情報を詳細に記載することが大切です。また、以上のように情報量が多い場合には、”ノート形式”で過不足なく情報を書き込める「ナレカン」のようなツールを活用するのも一つの手です。
わかりやすい引継ぎ書を作成する3つのポイント
ここでは、引継ぎ書における3つの作成ポイントを解説します。以下のポイントを押さえれば、業務をスムーズに引き継げます。
（1）頻度別にまとめる
作成ポイント1つ目は、引継ぎ書に載せる内容を頻度別にまとめることです。
引継ぎ書に「日報」や「週次ミーティング」などを混在させて載せると、後任のメンバーが「優先すべき作業」を判断しづらくなり、作業の抜け漏れが起こってしまいます。
こうしたトラブルを防ぐためにも、引継ぎ書には日次・月次・年次の頻度ごとに作業をまとめて、”取り組むべき業務”を分かりやすくしましょう。
（2）要点を押さえる
作成ポイント2つ目は、要点を押さえて引き継ぎ書の内容を簡潔にすることです。
引継ぎ書で業務を詳しく説明すれば、後任のメンバーがすぐに仕事を進められます。一方、引継ぎ書の情報量が多ければ、資料が読みづらくなるため注意が必要です。
そこで、要点を押さえて業務を簡潔に説明すると「分かりやすい引継ぎ書」になるのです。ただし、WordやExcelは機能が細かいので、慣れていないメンバーが作ると見づらい資料になってしまいます。
したがって、誰でもすぐに使えるほどシンプルな「ナレカン」などのITツールを活用して、誰でも分かりやすい引継ぎ書を作れる仕組みを整えましょう。
（3）該当業務の関係者を記載する
作成ポイント3つ目は、引継ぐ業務に関係するメンバーを記載することです。
業務には、社内外の担当者と連携して進めるものもあります。そのため、業務の手順や目的に加えて、関係者情報も載せなければなりません。
関係者情報の例としては、名前や所属先、連絡先などが挙げられます。また、業務の担当が変わるときには事前に関係者に伝えて、トラブルを未然に防ぐべきです。
【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・サイト5選
引継ぎ書は、日常業務の合間を縫いながら作るため、短時間で完成させることが求められます。そこで、以下でご紹介する5つのテンプレートを活用して、簡単に引継ぎ書を完成させましょう。
【Word】楽しもう Office
楽しもう Officeは、Wordで使える引継ぎ書テンプレートを提供しています。
フォーマットに沿って入力するだけで引継ぎ書が完成します。また、画像を貼る欄があり、視覚的に伝えられる点もメリットです。
【Word】SILAND.JP
SILAND.JPは引継ぎ書づくりで使えるWordテンプレートを配布しています。
見出し機能を使えば目次も簡単につくれます。ただし、設定できる項目が多い分、ITに不慣れな方は使いこなせない恐れもあるので注意が必要です。
【Excel】経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は「業務引継書」のExcelテンプレートを配っています。
表があらかじめつくられているので、項目を埋めるだけで引継ぎ書が完成します。しかし、”業務の詳細な手順を載せる欄”がないため、マニュアルとの併用が必須です。
【Excel】テンプレートの無料ダウンロード
テンプレートの無料ダウンロードは、Excelで使える業務引き継ぎ書のテンプレートを提供しています。
主な記入項目は、前任者名・後任者名・引継内容・チェック欄であり、シンプルに資料をまとめることができます。一方で、画像を入れる場所がなく、テキストのみで読みづらくなる恐れがあります。
【Word・Excel】テンプレルン
テンプレルンはA4サイズの業務引継ぎ書を提供しています。
ExcelとWordのほか、PDFバージョンも配布されているので、さまざまな場面で活用できます。しかし、画像を入れる欄がなく、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。
【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール
以下では、引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツールをご紹介します。
テンプレートを使えば、引継ぎ書づくりの時間を大幅に減らせます。しかし、WordやExcelの引継ぎ書では、管理が煩雑になってしまい、求めているファイルを探し出すのに時間がかかるのです。
そこで、「引継ぎ書をまとめて管理できるツール」を導入すると、大量の書類を管理する必要のある大企業でも、必要な資料をすぐに見つけられます。なかでも、ノート形式で情報を残せるツールを使えば、確認をするたびにファイルを開く手間もなくせるのです。
ただし、多機能なツールでは、ITが苦手な従業員は使いこなせないので注意しましょう。したがって、メールを使える方ならば、すぐに使えるほどシンプルな「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「ノート（記事）」には文字や画像、ファイルを残せるほか、「テンプレート」も呼び出せるため、見やすい引継ぎ書を短時間でつくれます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ（コメント）」機能を使えば、前任者・後任者間のやりとりもスムーズです。
非IT企業の従業員でも使えるほどシンプルな「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例
ここでは、ナレカンを使った引継ぎ書の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい引継ぎ書を簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、引き継ぎ書のテンプレートを作成します。
- 画面右下の [＋テンプレートから作成] をクリックし、引継ぎ書のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、引継ぎ書の完成です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすい引継ぎ書を簡単に作れます。
また、複雑な記法は必要ないうえ、上記の画像のようにシンプルなUI（デザイン）なので、誰にとっても使いやすいです。
引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ
ここまで、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを解説しました。
引継ぎ書はテンプレートを使えば短時間で作れるものの、WordやExcelで作るとファイルが増えて管理に手間がかかります。一方、ノート単位で引継ぎ書をストックできる”ITツール”であれば、作成・共有・管理すべてを効率化できるのです。
ただし、多機能なITツールではメンバーが使いこなせず、引継ぎ書が活用されなくなってしまいます。そのため、「必要な機能に過不足のないシンプルなツール」を選ばなければなりません。
結論、自社で導入すべきITツールは、非IT企業の方でも、導入したその日から使いこなせるほど簡単な「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、テンプレートを使いながら効率よく引継ぎ書を作成しましょう。
