自社で培ってきたノウハウやナレッジ、技術は社内資産として扱うべきですが、業務を通して個人に蓄積されていくために、意識しなければ共有される機会が創出できません。
 
なかには、自社でのノウハウ共有を促進したいと考えるものの思うように浸透が進まず、成果が出ないことにお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、ノウハウ共有や蓄積が必要な理由や、蓄積・共有に関する課題を解決できる方法についてご紹介します。
 
  • 「見て覚える」現場が非効率なので、効率的にノウハウ共有をしたい
  • ノウハウや技術の伝達方法が口頭やメモベースなので、いつでも新入社員が確認できる体制を作りたい
  • チームや部署の力を総合的に向上させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、効率的に社内のノウハウや技術を社員に落とし込めるようになります。


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ノウハウや技術の共有・継承不足による問題とは

ノウハウや技術は社員に浸透していなければ、個人としての能力はもちろん、チーム力も向上できません。以下では、ノウハウや技術の共有・継承不足が引き起こす問題を3つご紹介します。

社内にノウハウを蓄積できない

ノウハウ管理が個人ありきになっていると、会社としてノウハウや技術力が蓄積されないので、結果として会社の成長に結びつきません。
 
そのため、仮にノウハウを持ったメンバーが異動や退職をした場合にノウハウが継承されず、本来であれば社内に残るはずであった資産がなくなってしまいます。
 
とくに、その後の業務に知見のない担当者がアサインされると、効率的な業務フローが実現できなかったり、再度ノウハウや技術を持つ人材を採用したりする必要性が生じます。
 
ノウハウや技術のストックには、管理体制の整備が必要です。

業務効率化に繋がらない

社員同士でノウハウや技術が共有されない環境では、業務効率化の実現ができません。
 
既にノウハウを持った人が技術の共有を他の社員に共有しないと、同じ業務をする人が同じミスを繰り返してしまい、ミスのリカバリーなど余計な業務に時間を割く事態に陥りかねません。
 
また業務に関するノウハウが無いと、本来時間を使う必要のない部分でロスが発生します。こうしたロスが続けば効率的な業務遂行が行われず、徐々にスピード感が失われていくでしょう。
 
業務効率を上げるためにも、ノウハウや技術を共有しやすい環境の構築が大切です。

スキルアップに繋がらない

ノウハウが共有されないと、ノウハウを持つ社員と持たない社員の間に格差が生じてしまい、個人のスキルアップに繋がりません。
 
社員間での格差は、業務の属人化を引き起こす原因となります。ノウハウを持つ社員に業務の偏りが生じるほか、ノウハウを持たない社員が育ちにくくなり、会社の利益への貢献が難しくなりかねません。
 
ノウハウを持つ社員が情報共有すると、社員が持つノウハウの言語化や、他の社員に伝えることにより情報整理ができるので、社員自身も業務についての知識を深められます。一方、ノウハウを持たない社員は、情報共有によって個人のスキルや業務クオリティの向上ができます。
 
個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、社員同士の情報共有に対する理解が必要です。


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ノウハウの共有や継承における課題の解決策

以下では、ノウハウの共有や継承における課題とその解決策について解説します。課題を学んでから取り組むことで、ノウハウ共有や継承を成功させやすくなります。確実に押さえていきましょう。

社員のリテラシー向上

社内の意識として、企業にとっていかにノウハウや技術が重要かという、リテラシー(知識や理解)を向上させることが重要です。
 
各企業にはさまざまな社員がいます。たとえば、ノウハウや技術を持っているがなかなか情報共有してくれない社員や、共有や継承の重要性を把握しておらず、日々の業務に追われている社員などです。
 
こうした社員をそのままにしておけば、ノウハウの属人化は防げません。
 
ノウハウ共有は一部の社員だけが取り組めばいいのではなく、社員一丸となって取り組むべきものです。組織力向上を実現するためにも「長期的に考えてノウハウや技術を持つ社員が増えると業務負担が分散される」など、実際に社員にも還元されるメリットを周知しましょう。
 
ノウハウ共有が損ではなく得になるものだという認識が社員に根付けば、おのずと共有が促進されます。

ノウハウ共有ツールの利用ができる体制づくり

ノウハウ共有や技術継承における体制を整備すると、社内の情報共有が円滑に進むようになります。
 
共有したいノウハウや技術を展開しようとしても、メールを用いるような煩雑な情報共有のプロセスでは、社員は共有を面倒に感じかねません。また、体制が整備されていても、ルールが厳しく制約が多いと、社員は積極的な情報共有に踏み込むことができません。
 
こうしたノウハウや技術の共有におけるストレスは、ノウハウ共有ツールで解消しましょう。
 
ノウハウ共有ツールは、ノウハウの共有、技術の継承に特化したツールです。チャット機能などが付属しているツールが多いため、メールよりも簡単に1度で大人数へ共有ができます。
 
たとえば、非IT企業でも不自由なく使え、導入社数80,000社以上を超える実績を誇る「Stock」は、情報共有に特化しているので導入後すぐにノウハウや技術のストック、および共有が行えます。
 
関連記事: 社内ノウハウや営業秘密を社員に正しく共有・管理する方法とは?


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ノウハウ共有ツールの種類

一言にノウハウ共有と言っても、その種類は多岐に渡ります。以下では、ノウハウ共有に役立つ代表的なツールをご紹介します。

社内wiki

社内wikiは社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典のようなものです。
 
インターネット上で辞典を作る感覚で情報が蓄積できるので、慣れていないひとでも使い方が理解しやすいのが特徴です。
 
多くの社内wikiツールでは権限設定があり、権限が付与されたユーザーは誰でも情報の更新が行えます。検索性も高いため、比較的導入しやすいノウハウ共有ツールになります。

社内SNS

社内SNSはコミュニケーションツールでありますが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても活用できます。
 
ノウハウの気軽な蓄積ができるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合など社内SNSを通じてノウハウを持つ社員から回答を得られるのがメリットです。

ビジネスチャット

業務上での連絡ツールであるビジネスチャットもノウハウ共有に役立ちます。
 
ビジネスチャットを利用してノウハウ共有を行う際は「ノウハウ蓄積用のグループの作成」を行いましょう。また、特定の部署にのみ関わるノウハウであれば、部署単位でグループを作るのもおすすめです。
 
ノウハウをまとめたファイルをチャット上で共有しておけば、後から振り返るのも容易になります。

文書管理システム

文書管理システムは電子文書の保存から廃棄までのフローを管理するシステムですが、使い方によってはノウハウ共有ツールとしても利用できます。
 
社員それぞれがノウハウをデータとして作成し、それをシステム上に登録して共有するという方法です。
 
文書管理システムではファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録が取れるので、情報漏洩や不要なアクセスの対策が立てられます。セキュリティ対策を万全にしたい場合にはおすすめです。

オンラインストレージ

オンラインストレージはインターネットさえあれば、格納したファイルにどこからでもアクセスできるツールです。
 
マルチデバイス対応のものや写真などの大容量のデータ管理が行えるものなどがあるため、ノウハウ共有に商談で利用した資料なども活用したいといった場合に便利です。
 
関連記事: 社内のノウハウ共有やナレッジベースの活用ができるツール7選


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ノウハウ共有ツールの3つの選定ポイントとは

ノウハウ共有ツールはノウハウの共有から技術の継承までを効率化するツールですが、何も考えずに導入してしまうと思うような効果が得られません。
 
以下では、自社にあったノウハウ共有ツールを選定する3つのポイントについて解説していきます。

操作性は良いか

ツールの操作性が良く、初めて使う人でも問題なく簡単に使えるかどうかは非常に重要な点です。
 
ツールを利用してノウハウや技術を共有するには、ツールにその内容を入力する必要があります。また、共有を受けるにはツールを起動して情報を探す必要があります。そのため、導入するツールはノウハウの登録者・閲覧者の双方にとって操作性が優れていなくてはなりません。
 
登録者にとって使い勝手が悪いツールでは情報登録の妨げとなり、閲覧者にとって使い勝手が悪いツールは使用頻度の低下に繋がります。こうした状況ではツール導入の効果が薄くなってしまうでしょう。
 
したがって、すべての社員にとって利用しやすい操作性のツールの導入が大切です。候補ツールが使いやすいかどうかは、無料トライアル期間などを活用し、実際に利用して確かめるのがおすすめです。

必要な情報にすぐにアクセスできるか

多くのノウハウや技術がツールに蓄積されている場合、必要な情報にどれほど早くアクセスできるかもポイントです。具体的には、下記に当てはまればアクセス性が高いツールだと考えていいでしょう。
 
  • ツールに格納したファイルを検索をかければすぐに抽出できる
  • ツール内でファイルやフォルダに独自の名称が使われているなど、アクセスの妨げになる余計な情報がない
  • 万が一操作に迷ったときでも、ヘルプや参照資料を見てすぐに解決できる
検索性が優れたツールの導入は、時間的コストの削減にも繋がるため、より業務効率化の実現に貢献できます。

セキュリティは万全か

ツールを導入する際はセキュリティも十分に確認しておきましょう。万が一、情報漏洩などが起これば、競合にノウハウや技術を取られてしまううえ、企業の信用にも大きなダメージを与えます。
 
各社から出ているITツールの料金ページにはセキュリティに関する記載があるので、導入前の確認は必須です。
 
また、ツールではノウハウや技術を含む情報を扱うので、ツール選定後の運用ルールもあらかじめ決めておくと、社員のリテラシー向上にも貢献します。運用ルールに関してはマニュアルを作成し周知を徹底しましょう。
 
運用後の情報の運用ルールを取りまとめたマニュアルも、ツール内で作成・共有しておけば利用者の理解を得やすくなります。


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ノウハウ・技術の共有や継承におすすめのツール

以下では、ノウハウ・技術の共有や継承におすすめのツールをご紹介します。
 
ツール導入はハードルが高いため、業務に馴染んでいるエクセルやワードなどを利用し、共有フォルダなどへ保管する方法をとる企業は多くあります。しかし、ツールを利用しない共有では該当のファイルが本当に最新のものなのか分かりづらいというデメリットがあります。
 
また、共有フォルダが社内サーバー内にある場合、社外からはファイルの閲覧ができなくなってしまいます。働き方改革推進などの影響でオフィス以外での勤務が日常的となった昨今では、適した共有方法だとは言えません。
 
したがって、ノウハウや技術の蓄積・共有は、ITツールを利用してより効率的に行いましょう。
 
今回ご紹介する「Stock」を利用すれば、ワードのような感覚で誰でも簡単にノウハウの記載が行えます
 
インターネット環境さえあれば場所を問わず利用できるうえ、更新した内容は自動で同期されるので「間違えて古い情報を参照していた」という事態も防げます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ノウハウ・技術の共有や継承をすべき理由まとめ

これまでノウハウ・技術の共有や継承が必要な理由やおすすめのツールなどをご紹介してきました。
 
個人に頼りがちなノウハウや技術を他の社員に継承・共有することで、業務効率は格段に上がり、誰が担当しても同じクオリティを担保できる状態を創出できます。
 
蓄積したノウハウの活用を活性化には、すべての社員が使いやすい環境での管理が必要不可欠です。また、管理の面から考えると、導入から実際の運用までに時間がかかるツールは避けておくべきです。
 
ご紹介したStockはシンプルで使いやすく導入したその日から運用できるので、面倒な手続きや申請なしに即日で業務効率化が実現できます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して情報共有や継承のストレスを解消しましょう。
 
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