自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。優れたノウハウが横展開・縦展開されることなく属人化すれば、社員ごとに作業クオリティに差が生じてしまい「特定の人にしか業務を任せられない」という悪循環を生み出してしまいます。
しかし、「ノウハウを社内に展開したいが、具体的に何をすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノウハウの蓄積・管理をすべき理由や、ノウハウの継承におすすめのツールを中心にご紹介します。
- ノウハウの蓄積や管理を効率化させる方法が知りたい
- ノウハウを社内に蓄積・管理できるツールを探している
- 自社に合ったノウハウ共有ツールを選びたい
という方はこの記事を参考にすると、簡単かつ適切にノウハウを蓄積・管理できるようになり、社内の業務負担が大幅に解消されます。
目次
ノウハウを蓄積するには
適切にノウハウを蓄積していくために、まずは「ノウハウを蓄積する理由」や「第一にノウハウは何を指すのか」という疑問を解消しましょう。
ノウハウの蓄積・管理が求められる理由
ノウハウの蓄積・管理をする理由は、チームの業務処理速度を上げるためです。
そもそも「ノウハウを蓄積する」とは、各社員がそれまでの業務から得た経験や教訓などの暗黙知（言語化しづらい知識）を、文書や図として社内に浸透させることを指します。
たとえば、特殊な業務を扱う部署へ新たに社員が配属されたときは、その都度取り組み方を教育しなければなりません。そこで、当該業務のノウハウが共有されれば、経験のない社員でもすぐに業務の要領をつかめます。
このように、ノウハウを蓄積・共有することは、業務の属人化を防ぎ、社内の業務水準の底上げにつながります。以上のことから、ノウハウの蓄積・管理が求められるのです。
ノウハウとナレッジの違い
ノウハウと混同しやすい言葉に「ナレッジ」があります。
「ナレッジ」とは、すでに新聞や書籍としてテキスト化された情報を指します。たとえば、ビジネスにおけるナレッジでは”新サービスの開発に役立つ情報”というように、すぐに社内に共有できるのが特徴です。
一方、「ノウハウ」のように、社員の経験を通じて得た知見は言語化しづらく、OJTなどの研修から学んでいくのが一般的です。しかし、それでは一部の社員にしかノウハウが引き継がれないことから、昨今では「ノウハウの蓄積」をする企業が増えているのです。
ノウハウの蓄積・管理によるメリット
ここでは、ノウハウの蓄積・管理によるメリットを5つご紹介します。適切なノウハウ蓄積ができていなければ、以下のメリットを得られない点に注意しましょう。
（1）ノウハウを継承できる
ノウハウが蓄積・管理されれば、ノウハウを後任に継承できるようになります。
業務担当者が培ったノウハウを誰にも共有しないまま異動になると、後任の担当者が効率的な方法を0から模索するので、非効率です。また、担当者の定性的なノウハウも自社の成長に結びつく大切な財産なので、喪失してしまう事態は避けなければなりません。
そこで、ノウハウを正しく蓄積・管理する仕組みを整備することでノウハウを後任に継承可能になり、高い生産性を維持できるのです。
（2）業務効率化につながる
ノウハウが蓄積されると業務の属人化を未然に防ぎ、業務効率化につながります。
逆に、ノウハウを蓄積していない企業では業務が属人化しており、担当者によって業務の質が異なります。そのため、経験の浅い社員が担当すると、ノウハウが蓄積されていないので、対応遅れ・漏れが生じてしまうのです。
しかし、ノウハウを蓄積・共有することで、社員の経験値の有無に関わらず「業務を進めるうえで、最も最適な方法」が分かるので、社員全体で業務の質が担保されます。このように、業務効率を上げるためには、ノウハウや技術を蓄積できる環境が必須です。
（3）集合知を作り出せる
体系的にノウハウを蓄積することによって、集合知を作り出せます。
集合知とは、「ほかのメンバーのノウハウを集めると、より優れたノウハウ・知見が得られる」という考え方です。ノウハウを社内全体で蓄積・共有することによって、新たなノウハウの誕生に貢献するのです。
しかし、集合知を作り出すためには、ノウハウが適切に蓄積されていなければなりません。ノウハウが個人に溜まっている状態はもちろん、煩雑に蓄積されている状態では、ノウハウが活用できず集合知を作り出せないので、まずは蓄積の仕組みを整えましょう。
（4）ノウハウを改善できる
ノウハウが適切に蓄積・管理されていれば、必要に応じてノウハウをより実務的に改善できます。
これまで蓄積されたノウハウであっても、時代や会社の方針の変化に伴い、乖離する可能性も考えらえます。たとえば、昨今ではリモートワークの普及により働き方が多様化しており、オフラインに最適化されたノウハウを蓄積し直す必要があるのです。
そのため、都度ノウハウをアップデートし、古い知識に新たな知見を付与する必要があります。そこで、たとえば、誰でも簡単に情報をストックできる「ナレカン」のようなツールを使うと、常に最新のノウハウを集約でき、社内に展開しやすくなります。
（5）社員のスキルアップにつながる
ノウハウが蓄積されると、社員のスキルアップも実現できます。
業務で意識すべき点や効率的な作業方法が蓄積されていれば、社員は素早く業務に慣れることが可能です。また、ベテラン社員のノウハウを継承することで、より高いクオリティを目指すことができます。
このように、研修コストが抑えられるので、教育担当者の負担解消にもつながります。したがって、社員個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、ノウハウは必ず蓄積・管理しましょう。
ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法
以下では、面倒なノウハウの蓄積や管理を効率的にする方法を解説します。適切な方法で計画を進めなければ、最終的な運用が上手くいかなくなる可能性があるので必見です。
ノウハウの重要性を周知する
はじめに、ノウハウの重要性を周知することが大切です。
たとえば、ノウハウを蓄積するには、単純に言語化するのではなく、分かりやすく書き起こす手間がかかります。したがって、業務上のミスが減ったり教育にかける時間が短縮したりできるなど、得られるメリットをメンバーへ認知させるのが第一歩となります。
また、個人成果主義の企業では、自身の評価を上げるために、ノウハウの共有を割けるケースも少なくありません。そのため、積極的なノウハウ共有をしたメンバーに対して、新たに評価項目を設けることも、ノウハウの蓄積推進に効果的です。
以上のように、ノウハウを書き起こす手間と比較して、中長期的に大きな恩恵があることを強調しましょう。
蓄積するノウハウを整理する
次に、ノウハウが散らばらないように整理しましょう。
各自で自由にノウハウを残すと利用が困難になるうえ、活用すべき場面・業務が分からず混乱が生じかねません。そのため、ノウハウの蓄積時には、想定している場面・業務を明確にし、体系的にまとめることが重要なのです。
ノウハウを整理して体系的にまとめておけば、溜まったノウハウからマニュアルへ昇華させるときも、すぐに作成・展開ができるようになります。
ITツールを導入・運用する
最後に、ノウハウを効率的に蓄積するには、 ITツールの導入・運用も不可欠です。
ノウハウを蓄積する方法として、”Excel”や”スプレットシート”があります。しかし、逐一ファイルを開く手間がかかるうえに、ファイルが増えていくにつれて管理が入り乱れてしまい、「どこに・どのノウハウがあるのか分からない」状態になってしまうのです。
そのため、ノウハウの蓄積と検索ができるようなITツールがあると便利です。
ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類
ここでは、ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類をご紹介します。紙やメールでのノウハウ継承から脱却するには、以下のツールがおすすめです。
社内wiki
社内wikiは、社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典です。
分からないことがあれば社内wikiで必要な情報を確認できるようになります。また、多くのサービスでアクセス権限が設定可能なので、許可されたユーザーのみが情報を更新する使い方も可能です。
以上のように、社内wikiではセキュリティを確保しながらノウハウ蓄積ができます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットはコミュニケーションツールですが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても使えます。
ノウハウをメッセージで共有できるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合は、ノウハウを持つ社員からすぐに回答を得られるのがメリットです。また、ノウハウを蓄積するためのグループを用意すれば、情報が錯綜する心配もありません。
ただし、社内SNSはメッセージが次々に流れてしまうので、あとから目的のノウハウを見つけるのが面倒な点に注意しましょう。
オンラインストレージ
オンラインストレージはファイル形式の情報を保存できるツールを指します。
たとえば、ノウハウをWordなどのファイルにまとめて、ツール上に保存するという使い方です。ファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録も取れるので、情報漏えいや不正アクセスへも対処できます。
以上のように、オンラインストレージは比較的強固なセキュリティ機能があります。一方、目的のファイルを探し出すのが面倒なので、運用方法も整備しなければ次第に使われなくなる可能性がある点に注意しましょう。
ナレッジ管理ツール
ナレッジ管理ツールは、ノウハウや業務の知識を管理できる専用ツールを指します。
ノウハウや業務に役立つ知識、事例は、社内ナレッジとして共有しなければ業務品質の均一化につながりません。しかし、WordやExcelでまとめるとどのファイルに目的の情報が記録されているかが分からず、あとから振り返りにくくなってしまうのです。
そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理専用のツールを使うと、ノウハウとはじめとした情報を整理しやすいうえ、検索機能やタグで簡単に目的の情報を見つけられます。
最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール
以下では、最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツールをご紹介します。
ExcelやWordでノウハウを管理すると内容の確認・更新をするために逐一ファイルを開くのが面倒だと言えます。また、ビジネスチャットやオンラインストレージでは、欲しい情報にすぐにたどり着けないので不便です。
そこで、ITツールを活用して誰でも簡単にノウハウへアクセスできる環境を整えるべきです。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、ITに不慣れな社員が使いこなせないので、ノウハウを蓄積しても結局は読まれなくなってしまいます。
したがって、ITに疎い社員でも手軽にノウハウを共有できるような「シンプルなツール」を導入しましょう。結論、最も簡単にノウハウを蓄積・管理するには、メールを使える方ならばすぐに使えるほど簡単なナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」に蓄積したノウハウは任意のタイミングでメンバーに共有でき、多階層の「フォルダ」で業務ごとに振り分ければ、情報が混在する心配もありません。また、「質問機能」が備わっているので、仕事のノウハウについて分からない点を気軽に確認できます。
社内情報をスムーズに共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント
以下では、ノウハウ蓄積ツールの選定ポイントを3つ解説します。ツールの導入後に「適切に運用できない」とならないためにも、担当者の方は必見です。
（1）セキュリティは万全か
ツールを選定するときは、まずセキュリティが万全かを確認しましょう。
ノウハウには自社の機密情報や顧客の情報が含まれることがあります。そのため、万が一セキュリティ不備による情報漏えいが起これば、自社の損失につながるだけでなく、世間からの信頼を失う可能性もあるのです。
したがって、「アクセス権限は設定できるか」「2段階認証などの機能は充実しているか」といったセキュリティを必ず考慮し、情報漏えいリスクを排除しましょう。
（2）情報へアクセスしやすいか
大量のノウハウを蓄積する場合、情報へ瞬時にアクセスすることも重要です。
任意のノウハウをすぐに見つけられるツールの条件は、以下の3つになります。
- キーワードを検索しただけで該当ファイルを抽出できる
- ノウハウが案件や作業ごとに振り分けられる
- 必要な業務情報がほかの情報に埋もれずに蓄積できる
以上のような条件を備えたツールを使えば、「必要な情報を探し出す手間」を軽減でき、結果として業務がより効率化されます。
（3）使いやすいか
ツールの使いやすさも極めて重要な点です。
ツールの使い勝手が悪いと仕事がスムーズに進まず、次第に使われなくなる恐れがあります。そのため、ツールを選定するときは「誰でも簡単に操作できるか」を軸に判断しましょう。
たとえば、メールを使える方ならばすぐに使える「ナレカン」のようなツールであれば、直感的にノウハウを蓄積・管理できるのでストレスも感じません。
ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ
これまで、ノウハウを蓄積・管理するメリットや方法、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。
ノウハウを蓄積・共有すれば、一から教育する手間を省けるうえに、教育係によって社員のスキルがばらつく事態も防げます。つまり、蓄積されたノウハウを活用することで、製品やサービスの質が高まれば、最終的に「自社のブランドの向上」につながるのです。
そして、ノウハウを簡単かつ効率的に蓄積するには、ノウハウを一元管理しながら共有も円滑にできる「ITツール」が不可欠です。ただし、チーム全体のITリテラシーを考慮して「誰でもストレスなく使えるツール」が必須条件となります。
結論、誰でも簡単にノウハウと蓄積でき、必要な情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」が必須です。ナレカンはアクセス権限を柔軟に設定できるので、人数の多い大手～中堅企業でもスムーズなノウハウ共有が実現します。
ぜひ「ナレカン」を導入し、ノウハウを蓄積しやすい環境を整えましょう。
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