自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。ノウハウが正しく継承されなければ、教育コストの削減や作業ミスの防止にもつながってしまうのです。
しかし、「ノウハウを活用したいが、具体的に何をすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノウハウの蓄積・管理をすべき理由や、ノウハウの継承におすすめのツールを中心にご紹介します。
- ノウハウを蓄積・管理できておらず、逐一作業内容を指示している
- ノウハウの蓄積により、口頭やメールで指示する手間を削減したい
- 誰でも簡単にノウハウ蓄積できる方法を知り、実践したい
という方はこの記事を参考にすると、簡単かつ適切にノウハウを蓄積・管理できるようになり、業務負担が大幅に解消されます。
目次
ノウハウの蓄積・管理が求められる理由
ノウハウの蓄積・管理をすべきなのは、チームの業務処理スピードを上げるためです。
新入社員の入社や転勤、部署移動などにより、業務の知識・経験が不十分な社員が配属された際は、その都度教育しなければなりません。そこで、ノウハウが正しく蓄積されていれば、経験の浅い社員でもすぐに業務へ取りかかれます。
また、教育にかける時間が短縮されれば、ほかの業務により多くのリソースが割けられるので、チーム全体の生産性も高まります。したがって、ノウハウの蓄積・管理は社員の負担を減らし、業務を円滑に進めるうえで必須なのです。
ノウハウの蓄積・管理によるメリット
ここでは、ノウハウの蓄積・管理によるメリットを５つご紹介します。適切なノウハウ蓄積ができていなければ、以下のメリットを得られない点に注意しましょう。
ノウハウを継承できる
ノウハウが蓄積・管理されれば、ノウハウを後任に継承できるようになります。
従来のようにノウハウ管理が個人ありきになっていると、会社としてノウハウや技術力が蓄積されず、結果として会社の成長に結びつきません。具体的には、異動や退職で定量的な引き継ぎはできても、定性的なノウハウなどの資産が流出してしまうのです。
しかし、ノウハウを社内に蓄積する環境があれば、定性的な情報も適切に継承できるため、チーム全体の生産性を下げる心配がありません。
業務効率化につながる
ノウハウが蓄積されれば、業務の属人化を未然に防ぎ、業務効率化にもつながります。
逆に、ノウハウを蓄積していない企業では、業務が属人化しており、担当者によって業務の質が異なります。そのため、経験の浅い社員が担当すると、ノウハウが蓄積されていないので、対応遅れ・漏れが生じてしまうのです。
しかし、ノウハウを蓄積することで業務の属人化を防ぎ、社員全体で業務の質が担保されます。業務効率を上げられるように、ノウハウや技術を蓄積できる環境が必須です。
集合知を作り出せる
体系的にノウハウを蓄積することによって、集合知を作り出せます。
集合知とは、「ほかのメンバーのノウハウを集めると、より優れたノウハウ・知見が得られる」という考え方です。ノウハウを社内全体で蓄積・共有することによって、新たなノウハウの誕生に貢献するのです。
しかし、集合知を作り出すためには、ノウハウが適切に蓄積されていなければなりません。ノウハウが個人に溜まっている状態はもちろん、煩雑に蓄積されている状態では、ノウハウが活用できず集合知を作り出せないので、まずは蓄積の仕組みを整えましょう。
ノウハウを改善できる
ノウハウが適切に蓄積・管理されていれば、必要に応じてノウハウをより実務的に改善できるのです。
数十年単位で蓄積されたノウハウは時代や会社の方針に合わなくなる可能性もあります。たとえば、昨今ではリモートワークの普及により、働き方が大幅に変化しているため、オフラインに最適化されたノウハウは見直し・修正しなければ、活用しづらくなってしまうのです。
しかし、ノウハウが適切に蓄積・管理されており、欲しいノウハウにすぐにアクセスできれば、時間をかけずに修正が可能です。
社員のスキルアップにつながる
ノウハウが蓄積されると、社員のスキルアップも実現できます。
業務で意識すべき点や効率的な作業方法が蓄積されていれば、社員は素早く業務に慣れることが可能です。その結果、研修コストが抑えられ、必要最低限の教育で業務に取り組めるので、結果自社の利益にも繋がります。
したがって、社員個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、ノウハウは必ず蓄積・管理しましょう。
ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法
以下では、面倒なノウハウの蓄積や管理を効率的にする方法を解説します。適切な方法で計画を進めなければ、最終的な運用が上手くいかなくなる可能性があるので必見です。
ノウハウの重要性を周知する
はじめに、ノウハウの重要性を認知させることが大切です。
ノウハウを蓄積すれば同じようなミスが減ったり、教育にかける時間が短縮したりするため、メンバーへ蓄積するメリットを正しく周知するのが第一歩となります。ノウハウを残すのは面倒であっても、長期的に考えると大きな恩恵があるという点を強調しましょう。
とくに、積極的なノウハウ共有をしたメンバーに対して、新たに評価項目を設けることも、ノウハウの蓄積推進に効果的です。
蓄積するノウハウを整理する
ノウハウが散在することのないように、蓄積するノウハウを整理しなければなりません。
ノウハウが煩雑に蓄積されると、活用すべき場面・業務が一目でわからず、かえって業務が滞る原因となります。そのため、ノウハウの蓄積時には、想定している場面・業務を明確にし、体系的にまとめることが重要なのです。
ノウハウを整理して体系的にまとめておけば、溜まったノウハウからマニュアルへ昇華させる際にも、すぐに作成・展開ができるようになります。
ITツールを導入・運用する
ノウハウを効率的に蓄積するためには、 ITツールの導入・運用も欠かせません。
ノウハウを紙の資料で管理していれば、印刷コストがかかるうえ紛失のリスクもあります。また、メールソフトでノウハウを共有するのは、ほかのメールに埋もれてしまい、あとから探し出すのが困難になるので不適切です。
そのため、印刷の手間や破損リスクがなく、目的のノウハウをすぐに探し出せるITツールが候補になります。ただし、多機能なツールは操作が複雑なケースもあるので、誰でも簡単に使える「Stock」のようなITツールが最適です。
ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類
ここでは、ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類をご紹介します。紙やメールでのノウハウ継承から脱却するには、以下のツールがおすすめです。
社内wiki
社内wikiは、社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典です。
分からないことがあれば社内wikiで必要な情報を確認できるようになります。また、アクセス権限を設定できるので、任意のユーザーのみが更新する使い方も可能です。
以上のように、社内wikiではセキュリティを確保しながらノウハウ蓄積ができます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットはコミュニケーションツールですが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても使えます。
ノウハウをメッセージで共有できるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合は、ノウハウを持つ社員からすぐに回答を得られるのがメリットです。また、ノウハウを蓄積するためだけのグループを用意すれば、情報が錯綜する心配もありません
ただし、社内SNSはメッセージが次々に流れてしまうので、あとから目的のノウハウを見つけるのが面倒な点に注意しましょう。
オンラインストレージ
オンラインストレージはファイル形式の情報を保存できるツールを指します。
たとえば、ノウハウをWordなどのファイルにまとめて、ツール上に保存するという使い方です。ファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録も取れるので、情報漏洩や不正アクセスへも対処できます。
以上のように、オンラインストレージは比較的強固なセキュリティ機能があります。一方、目的のファイルを探し出すのが面倒なので、運用方法も整備しなければ次第に使われなくなる可能性がある点に注意しましょう。
【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント
以下では、ノウハウ蓄積ツールの選定ポイントを3つ解説します。ツールの導入後に「適切に運用できない」とならないためにも、担当者の方は必見です。
（1）セキュリティは万全か
ツールを選定する際は、まずセキュリティが万全かを確認しましょう。
ノウハウには自社の機密情報や個人情報も蓄積されます。そのため、万が一セキュリティ不備による情報漏洩が起こってしまえば、多額の損害賠償を請求されるといった事態が起こる可能性もあるのです。
したがって、「アクセス権限は設定できるか」「2段階認証などの機能は充実しているか」といったセキュリティを必ず考慮し、情報漏洩のリスクを排除しなければなりません。
（2）必要な情報へ瞬時にアクセスできるか
大量のノウハウを蓄積する場合、必要な情報にどれほど早くアクセスできるかもポイントです。アクセス性が高いツールの条件は以下の3つになります。
- キーワードを検索しただけで該当ファイルを抽出できる
- ノウハウが案件や作業ごとに振り分けられる
- 必要な業務情報がほかの情報に埋もれずに蓄積できる
以上のような条件を備えたツールを使えば、時間の削減になるため業務もより効率化されます。
（3）操作性が良いか
ツールの操作性が良いかも極めて重要な点です。
ツールの操作性が悪いと仕事の妨げになるため、次第に使われなくなる恐れがあります。そのため、選定するツールは必ず「誰でも簡単に操作できるか」を軸に判断しましょう。
たとえば、ITに不慣れな社員でも即日で使いこなせる「Stock」のようなツールであれば、直感的にノウハウを蓄積・管理できるのでストレスも感じません。
最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツール
以下では、最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツールをご紹介します。
紙でのノウハウ蓄積は管理の属人化リスクがあり、メールやWord、Excelといった手法では情報を確認するのに逐一ファイルを開かなければならず面倒です。
そこで、ノウハウを一元管理しながらファイルを開く手間も省ける「ITツール」を活用すれば、ノウハウの蓄積・管理に負担がかかりません。ただし、複雑な操作が必要なツールでは、上手く使いこなせずに放置される可能性があります。
したがって、「ITリテラシーが低くても簡単に使えるツール」がノウハウの活用には必須です。結論、非IT企業における65歳以上の社員でも即日でノウハウの蓄積・管理ができる「Stock」のようなツールが最適です。
Stockの「ノート」にノウハウをはじめとしたあらゆる社内情報を蓄積し、任意のメンバーへ簡単に共有できます。また、「フォルダ」で業務・案件ごとにノウハウを振り分けられるので、情報が混在する心配もありません。
非IT企業の社員でも即日で使えるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ
これまで、ノウハウを蓄積・管理するメリットや方法、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。
ノウハウを蓄積・管理すれば、教育の手間が省けるうえに、社員のスキルにもばらつきが生じません。ノウハウを活用し、能力の高い社員が増えることで、製品やサービスの質が均一になり、最終的に自社の業務改善にもつながります。
そして、ノウハウを簡単かつ効率的に蓄積するには、ノウハウを一元管理しながら共有も円滑にできる「ITツール」が不可欠です。ただし、チーム全体のITリテラシーを考慮して「誰でもストレスなく使えるツール」が必須条件となります。
結論、選定ポイントである「セキュリティ」「操作性」「情報へのアクセス性」をすべて押さえた「Stock」を使って適切にノウハウ管理すべきです。そのシンプルな操作性が評価され、非IT企業を中心に現在150,000社以上で導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でノウハウを蓄積・管理し、業務のあらゆる手間を解消しましょう。
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