多くの企業で生産性向上を目的に積極的な取り組みが進められている業務改善ですが、直接的な利益を生まない総務部門においても、業務効率化の実現は欠かせないものとなっています。
 
しかし、総務業務ではどのように業務改善をすればいいのか、着手方法がわからない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、総務の抱える業務上の課題と業務改善の方法・業務改善に成功した事例を解説します。
 
  • 総務の抱える業務上の課題を把握し自社での状況改善に努めたい
  • 総務での業務改善の手法を、自社の総務部門の環境改善で実施したい
  • 総務の業務改善に成功した事例を参考に、自社での方針を決めたい
という方は今回の記事を参考にすると、総務の抱える業務上の課題や改善手法を理解しながら、自社の総務部門の業務環境改善に着手できます。


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総務の抱える業務上の課題

以下では、総務の抱える業務上の課題を解説します。業務改善を進めるためにも、総務の現場でどのような課題が発生しているのかをまずは把握する必要があります。

業務範囲が広い

総務の抱える業務上での一番の課題は、業務範囲が広いことです。
 
総務は社内の各部署から依頼された業務を遂行する業務柄、庶務や各種管理・顧客対応といった多岐に渡る業務への対応を行う必要があります。定型タスク以外に突発的な対応を求められるケースも稀ではありません。
 
そのため、業務の並行処理を避けられず、業務量の一時的やスケジュール遅れといった問題が起こりやすくなるのです。

非効率な業務が多い

総務の取り扱う業務は、非効率的なものが多いのも問題です。
 
総務で行う業務は多岐に渡る一方で、業務処理に紙やエクセルを活用するケースが数多く存在します。しかし、紙やエクセルを利用して業務を進める場合、内容の修正や訂正には手間がかかるうえ、あとから必要になった場合でも情報の振り返りが行いづらいというデメリットがあります。
 
こうした非効率な業務に時間を取られることが原因で、本来のタスク処理に進めず、残業などの時間外労働を強いられる社員が後を絶ちません。

慢性的な人材不足

総務業務においては、慢性的な人材不足も課題のひとつとされています。
 
常に数多くのタスクに追われているにも関わらず、企業規模によっては十分な人材が確保できず、総務が少人数で運営されているというケースは数多くあります。
 
人材不足は業種を問わず多くの企業で問題になっているとはいえ、総務部門は営業部門のように直接的な利益に繋がらないゆえに、人材配置が後回しになりがちなのです。
 
すみやかな労働力の追加が期待できない以上、業務改善を行い効率化を図らざるを得ないでしょう。

目標設定が難しい

総務部門の業務は、目標設定が難しいのも問題です。
 
仕事において目標設定は、利益の向上や社員の成長のために欠かせません。しかし、総務の業務では、具体的な数値での目標設定ができず、評価も行いにくいのが現状です。
 
つまり、総務部門での業務はマルチな対応を求められる一方で、具体的な成果が判断しづらいのです。こうした状況は、社員にとっては「正当な評価を受けられていない」と感じる原因となり、場合によってはモチベーション低下に繋がりかねません。


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総務の業務改善を進める方法

業務上の課題の解決には、業務環境の改善は欠かせません。そこで以下では、総務部門での業務改善を進める方法を解説します。問題解決のためにも、以下の改善策を取り入れましょう。

業務の見える化を行う

総務部門の業務改善に取り組むにあたって、まずは業務の見える化から始めましょう。
 
総務業務では処理すべき内容が数多くあり、処理状況を含めたすべての情報が担当社員に属人化しやすい特徴があります。業務の進め方や担当者、内容などが不明確なままでは、それが効率的に進められているかの判断はできません。
 
したがって、まずは部署内にある業務をすべて見える化し、社員への共有を行います。業務に対する不明点を明らかとすることで、業務の優先度がつけやすくなり、効率的に業務処理が行えるようになります。
 
見える化した業務は細分化して適切に割り振ると、遅れが生じているタスクへのリソースの追加や人員削減など最適な采配が可能となり、生産性高く業務を進められます。

無駄な業務をなくす

総務部門での業務改善を実現させるためにも、無駄な業務は徹底的に省きましょう。
 
たとえば、前任者から引き継ぎを受けた業務の場合、気付かないうちに前任者のクセによる手順が追加されているケースがあります。また、継続して処理している業務でも、仕様変更により不要な手順が発生している事態もあるのです。
 
したがって、業務の洗い出しを行い、無駄な業務を徹底的に排除しましょう。必要な業務のみを過不足なく進めていくことで、効率よく業務が進められるようになります。

業務マニュアルを作る

総務業務での業務改善を図るには、業務マニュアルを作るのも手法のひとつです。
 
総務業務では、突発的な依頼が多いとはいえ、毎回依頼内容が未体験のものというケースは少なく、大抵の場合は以前も同様に依頼された内容になります。そのため、一度対応方法をマニュアルとして残しておけば、次回異なる社員が対応した場合でも、マニュアルを参考にするだけで、効率よく処理が進められます。
 
マニュアルがあれば、経験の浅い社員でもベテラン同様に業務が進められるので即戦力になりやすく、人材不足が続く総務部門での労働力確保を実現できます。

ITツールを活用する

総務部門の業務改善には、ITツールの活用もおすすめです。
 
たとえば、業務依頼や完了報告をメールや電話で行っている場合、処理に多くの時間がかかってしまいます。一方、これらをすべてビジネスチャットツールなどに置き換えられれば、必要な情報のみを端的に連絡でき、コミュニケーションコストを最小限にした業務遂行が可能になります。
 
また、エクセルやワードなどのファイルでデータを管理している場合、ツールを利用してデジタルデータで作成・共有すれば、加筆や修正があった場合でもリアルタイムで手間なく作業を行えます。
 
ツールによって利用できる機能には差があるので、ITツールを導入する際は業務のどの点に課題があるのかを見極め、必要な機能が搭載されているツールを選定しましょう


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総務の業務改善成功事例

以下では、総務部門の業務改善に成功した事例を3選ご紹介します。他社事例を参考に、自社ではどのような取り組みができるか検討しましょう。

株式会社白崎コーポレーション

株式会社白崎コーポレーションは、リサイクル事業を中心に緑化事業を展開する企業です。同社では、自然環境を相手にする業務柄、狙った効果を出すためのノウハウを得るには、長期間に渡る情報の蓄積が欠かせませんでした。
 
そこで同社では、情報の蓄積を目的に、営業支援ツールである「JUST.SFA」の導入を行いました。
 
「JUST.SFA」の導入により、日々の営業活動などの情報が確実にツール内に集約される環境づくりが実現し、作業担当が変わった場合でも、前任者が蓄積し続けた情報の正確な引継が可能となりました。
 

日野自動車株式会社

日野自動車株式会社は、トラック・バスなどの商用車を製造する自動車メーカーです。
 
同社では、総務部門の業務がブラックボックス化し、かつマニュアル化されていないために、ひとたび担当者の異動や退職が起こると、業務の品質や生産性が低下する点に課題を感じていました。
 
そこで、同社は生産性向上と社員がコア業務に集中できる環境づくりを目的に、BPOの導入を行い、マニュアル運用のアウトソーシングを行いました。
 
BPOを導入した結果、従来自社だけでは作成・管理が難しかったマニュアル整備が実現し、業務の標準化に成功しています。
 

株式会社Fast Fitness Japan

株式会社Fast Fitness Japanは、24時間営業のフィットネスジム「エニタイムフィットネス」の運営を行う企業です。
 
同社では、さまざまな関係者との契約をすべて紙ベースの契約書で行っており、管理が煩雑化している点に課題を感じていました。しかし、契約書管理のためだけにソフトを導入するのはコストが高く、二の足を踏んでいました。
 
そこで同社が導入したのが、クラウド型業務アプリ開発プラットフォームの「kintone」です。
 
「kintone」の導入により、当初の課題であった契約書管理はもちろん、店舗管理や取締役会議事録管理、出店承認やトラブル報告書などのあらゆる情報・書類の管理が可能になりました。
 
さらに、「kintone」でアプリを作ることで、必然的に業務フローが整理・可視化され業務効率の向上に貢献したそうです。
 


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総務の業務改善に貢献するおすすめのITツール

以下では、総務の業務改善に貢献するおすすめのITツールをご紹介します。
 
総務業務を見える化し効率的に進めるにはITツールの活用が必要不可欠です。しかし、事例にもあるような営業支援ツールや多機能なツールでは総務の業務にマッチしなかったり、複雑で使いこなせなかったりしてITツールが浸透しません。
 
また、総務業務に不可欠な情報共有機能として、メンバー間でのチャットができるだけではなく、総務で扱う「情報」すべてを過不足なく管理できるツールが必須です。したがって「情報管理」と「使いやすさ」の2点を満たすツールが最適と言えます。
 
つまり、総務の業務の改善に貢献するITツールは、「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足ない機能で、非IT企業でも簡単に情報管理が実現できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にはテキストやファイルの添付も行えるので、業務マニュアルはもちろん業務に関連するデータなどの作成・保管が可能です。さらに、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられ、依頼事項に関する連絡や作業指示などもツール内に一元化されます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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総務の抱える課題と改善方法まとめ

ここまで、総務が抱える業務上の課題や業務改善の方法・業務改善に成功した事例を解説しました。
 
総務部門の業務は多岐に渡る一方で、慢性的な人材不足などにより労働力が少ないため、業務改善によって生産性を高めていく必要があります。業務改善の手法はさまざまありますが、業務の見える化・マニュアル作り・業務の削除のすべてを実現するには、ITツールによる業務効率化が欠かせません。
 
しかし、総務部門の業務をツールによって効率化しようとしても、現場の社員に馴染まなければ、かえって業務効率が低下します。現場社員の誰もが直感的に使いこなせるツールでなければ、無駄なコストだけがかかり、業務改善に失敗してしまうのです。
 
たとえば、今回ご紹介したStockのように、ITリテラシーの差に左右されず、誰でも直感的な操作で使いこなせる情報共有ツールを使いましょう。非IT企業を中心に100,000社以上の企業に導入され、情報共有の活性化による業務改善に貢献しています。
 
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