ノウハウを共有すると、教育コストを削減しながら業務を進められるようになるメリットがあります。しかし、組織によってはノウハウの共有がされず、属人的な業務が進行されているチームも多いのが現状です。
そのため、「ノウハウは積極的に共有すべき」ですが、なかには「ノウハウが自然と共有される社内体制」を取ることに懸念がある方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回はノウハウを共有しないと起こる問題や、ノウハウを共有できない原因を中心に解説します。
- ノウハウが共有されない組織体制なので属人化が解消されず困っている
- ノウハウを共有できない原因を知ったうえでベテランの知識を共有させたい
- そもそも社内に情報共有の文化がないので、今回を機に体制を変えたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ノウハウ共有の重要性について理解を深めながら、すぐに社内体制を整えられる方法までわかります。
目次
社内でノウハウを共有しないことによって起こる問題
まずは、社内でノウハウを共有しないことで発生する問題を解説します。
日常業務においてノウハウ共有をはじめとした「情報共有」が行われていなければ、以下のケースが発生する可能性が高いので早急に見直すべきです。
社内メンバーの成長が見込めない
自社のチーム間でノウハウが共有できていないと、社員の成長が止まり、業務スピードが向上しません。
組織ではメンバー間でお互いに情報を共有し合うことで、持ち合わせていなかった知識や技術を獲得でき、より質の高い成果を得られます。しかし、メンバーの経験に差がある場合は、ベテランが「教育」をしなければ、経験が浅いメンバーが成長せず業務効率も上がりません。
たとえば、新入社員が営業に関する基礎的な知識のみで業務を続けていたとしても、一人前になるまでの成長スピードも遅くなるうえ、新入社員の精神的負担も必要以上に増えてしまうのです。しかし、経験豊富な社員が得たノウハウがあれば、早く多くの手法で顧客に対しアプローチできるようになります。
このように、自社でノウハウを共有しない文化が浸透している場合、ある一定の成長は見込めたとしても、それ以上の成果を発揮できない可能性があるのです。したがって、ノウハウを「情報」として共有しやすい環境づくりが求められます。
帰属意識の低下
ノウハウを共有する環境がなければ、帰属意識の低下に繋がるリスクもあります。
ノウハウを共有していない環境は、コミュニケーションをとる機会が少ないといえます。コミュニケーションをとる機会が少ないと、信頼関係が深まらず、メンバーの帰属意識も次第に薄れてしまうのです。
また、帰属意識が薄れると、業務上共有した情報に対する認識のズレや共有漏れ、トラブルの発生などに繋がりかねません。そのため、ノウハウを共有するのはもちろん、会話の機会を増やし、帰属意識の低下を防ぐ必要があるのです。
時間を効率的に活用できない
ノウハウを共有しない環境では、時間を効率的に活用できません。
ノウハウが共有されていない環境では、同じ業務に取り組んでいたとしてもベテランと経験の浅いメンバーでは作業時間に開きがでます。たとえば、タスクが並列の関係で進める業務では、ベテランが作業を完了しても経験の浅いメンバーが作業終了するまでに「待ち時間」が発生してしまうのです。
このように、ノウハウが共有されないだけで「ベテランが待つ」といった、何も成果のない時間が発生するので、スピード感が求められるビジネスにおいて非効率だといえます。効率的な時間配分で業務を進めるためにも、ノウハウは同じ業務を行うメンバーへ平等に浸透させる必要があることがわかります。
メンバー同士がノウハウを共有しない原因
社内でノウハウが共有されないことで非効率さが発生している現状は把握しつつも、ノウハウが共有される環境にならないのには原因があります。
以下でご紹介する原因が自社の現状と合致している場合は、ノウハウ共有の重要性を浸透させる必要があります。
ノウハウ共有に対する意識の低さ
まず、ノウハウ共有に対して「抵抗がある」「共有する意味がない」のように、ノウハウ共有に対する意識の低さがメンバーにあるケースがあります。ノウハウ共有は日々の業務を進めながら情報共有を行うので、メンバーは以下のように判断しがちです。
- 自身の作業時間を割いてまで共有する価値がない
- 共有するまでに手間がかかるので、ノウハウ共有が自身や企業にとってどのように役立つか理解できない
そのため、ノウハウを積極的に共有してもらうためには「教育コストによって自身の業務負荷が軽くなる」「労働生産性の向上によって残業が削減できる」など、メンバー側が得られるメリットを具体的に説明する必要があります。
一方、企業側としても「ノウハウの共有には大きな価値がある」という文化を醸成し、共有に関わる工数がかかったとしても、費用対効果が合わないと軽視すべきではない点に注意しましょう。
社内でノウハウを共有する手法がない
ノウハウ共有の重要性は理解していても、共有する手法がないケースがあります。
各メンバーが得たノウハウを共有するために、口頭や紙などのアナログな手法で伝達されがちです。しかし、このような手法では伝えるメンバーによって情報の粒度や理解度が異なるので、ノウハウを一義的に正しく共有できません。
そのため、ノウハウの共有は「ノウハウ共有ツール」を使って情報を残し、誰でも過不足なく伝わる方法で共有しなければなりません。また、ツールでノウハウを管理すると、全社員が必要な情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。
とくに、「Stock」のような誰でも簡単に情報を残せるツールであれば、「人によってノウハウの伝え方や粒度が異なる」といったケースも防止しつつ「言った言わない」の不毛なやりとりも発生させません。
ノウハウ共有ツールの4つの選定ポイント
ノウハウを効率的に共有するためには、蓄積・管理するためのツールを必ず使わなければなりません。しかし、「有名だから」「多機能だから」といった定性的な判断でツールを導入すると、ノウハウが共有されないどころか、無駄な運用コストのみがかかってしまうのです。
そこで以下では、ノウハウ共有ツールで押さえるべき、4つの選定ポイントについて解説します。
全ユーザーが簡単に操作できるか
選定候補のツールがすべてのユーザーにとって、簡単に操作できるものであるか確認しましょう。
担当者目線では多機能で便利そうなツールを導入しても、仕組みが複雑であれば現場のメンバーが使いこなせない可能性が高く、結果として放置されてしまうからです。
また、ITリテラシーが必要なツールは設定も複雑であり、運用に乗せるまで想定以上の時間がかかってしまうこともあるのです。したがって、現場のメンバーの誰もが簡単に操作できるかは必ず確認しましょう。
必要な情報へすぐにアクセスできるか
求めている情報へすぐにアクセスできるツールかどうかも重要なポイントです。
逆に、ツールへ簡単にノウハウを残すことができても、従来のExcelやWordのように必要な情報がどれかわかりづらく、すぐに辿り着けないツールではアナログの非効率さと変わりません。また、アクセス性の悪さが業務の遅れにつながる可能性もあるのです。
このように、スピーディに業務を進めるためにも、求める情報へ迅速にアクセスできるかは押さえておくべき点です。
情報共有できる機能があるか
リアルタイムで更新される機能や、メッセージなどの情報共有機能がツールにあるかも押さえましょう。
情報共有機能があれば、蓄積したノウハウを時間や場所を問わずスピーディに共有できるうえ、業務に関するコミュニケーションも円滑になります。とくに、インターネット上にデータを格納する「クラウド型」のツールであれば、リモートワークや出張時など対面で話すことが難しい場合にもやりとりができます。
また、PCだけで利用できるツールではなく、スマホやタブレットからも利用できる「マルチデバイス」のツールであると「帰社しなければ、手元にPCがなければ情報を確認できない」というストレスもなくなるのです。
高いセキュリティを持っているか
高度なセキュリティを持ち合わせているかも確認しましょう。
ノウハウ共有ツールには多くの種類がありますが、セキュリティが担保されていないツールを選んでしまった場合、ベンダーの不手際やセキュリティの脆弱さから外部に情報漏洩してしまうリスクもあるのです。
そのため、自社の情報資産となるノウハウを守るためにも、ベンダーの公式サイトに掲載されている「セキュリティポリシー」は必ず確認し、自社のセキュリティ要件とマッチしているかの確認をすべきです。
非IT企業のノウハウ共有におすすめなツール
以下では、非IT企業でも使える、ノウハウ共有に最適なツールを紹介します。
ノウハウの共有には社員の成長、コミュニケーションを円滑にさせ帰属意識を高める効果があります。しかし、アナログな情報共有ではノウハウが整理・蓄積されないうえ、属人化の解消ができないので組織力の底上げに貢献しません。
そのため、ノウハウはITツールで管理すべきです。また、以下4つの選定ポイントを確実に押さえなければ、導入してもツールが放置されかねないので注意しましょう。
- 誰でも使える操作性
- 情報への高いアクセス性
- わかりやすい情報共有機能
- 情報漏洩を防止する高いセキュリティ
そして、上記4つのポイントすべてを満たしているのが、非IT企業の65歳以上のメンバーでもストレスなく、ノウハウの蓄積・共有ができる「Stock」です。
Stockの「ノート」へ簡単にノウハウを残せるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、「メッセージ」がノートに紐づいており、強固なセキュリティ下で話題が混じらずにコミュニケーションが取れる点が、ほかのツールとの大きな違いです。
社内のノウハウを最も簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ノウハウ共有の概要やツール選定ポイントのまとめ
これまで、ノウハウ共有の概要やツールを選定する際のポイントを中心にご紹介してきました。
ノウハウを共有しなければ社内メンバーの成長が見込めず帰属意識の低下、時間を効率的に活用できない問題点がありました。しかし、ノウハウ共有に対する意識の低さや手法が確立されていないケースもあるので、社内体制から見直す必要があります。
そのため、ノウハウ共有ツールを用いた情報管理への体制変更が必要です。ノウハウの共有機能はもちろん、情報へのアクセス性やセキュリティの高さが見るべきポイントな一方、「誰でも使える操作性」はツールを社内に浸透させるうえで大前提な点に注意です。
ご紹介した選定ポイントをすべて満たすStockは、誰でも簡単に使えるほどシンプルなツールであり、ノウハウ共有に必要な機能が「過不足なく」備わっています。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上が情報共有の側面から業務効率化を実現しています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でノウハウが自然と共有される環境を作りましょう。
