煩雑な業務内容を整理し、業務効率の上昇を目指す業務改善には多くのメリットが存在します。しかし、業務停滞を招く原因は多岐に渡るため、何から取り組めばよいのかわからずに頓挫してしまうケースは少なくありません。
 
そして、多くのビジネスパーソンは通常業務だけで多忙なうえ、既に煩雑な業務を抱えています。そのため、業務改善を行う時間がないなか、施策を講じなければならない担当者の方も多いのではないのでしょうか。
 
そこで、今回は時間がないなかでも業務改善を達成するを中心にご紹介します。
 
  • 時間のないなかでも効果のある業務改善を達成したい
  • 業務内容を整理し、効率的な働き方を実現させたい
  • 業務改善が進まずストレスが多いので、スピード感を持って達成したい
という担当者の方が本記事を参考にすると、効果の高い業務改善方法について理解しながら、時間がないなかでも煩雑な業務内容を整理できます。


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業務改善に時間が取れない理由とは

経営陣が率先して業務改善を始めようと各部署に通達しても、時間がなく達成できない背景には、以下3つの理由があるのです。

現場の業務の実態を把握しきれない

現場の業務を正確に把握できていないために、業務改善が後回しにされているケースは少なくありません。
 
業務内容が不透明なままでは、どこから業務改善に着手すればよいのか担当者にとって全くわかりません。そのため、指示があっても現場は困惑し、業務改善も進まなくなってしまうのです。
 
業務内容の実態を把握するためには、現場業務の見える化が有効です。業務の見える化とは、業務の流れやタスクの進捗状況、タイムスケジュールなどを可視化して、ひと目で把握できる状態に整理することを指します。
 
見える化によって業務内容を正確に把握すると、担当者間では見えていなかった課題も発見できるうえ、業務改善を適切に推し進められるようになるのです。

現場が業務改善の重要性を認識していない

現場の社員が業務改善の重要性を認識できていないために、時間がないと後回しにするケースがあります。
 
業務改善を達成するには、担当者と現場社員との間で「業務改善によって得られるメリット」に対する共通認識を持つ必要があります。仮に、担当者の提案した業務改善が現場の社員にとってのメリットが感じられず、現実味のない印象を与えてしまっては、社員は率先して取り組んではくれません。
 
そのため、担当者は業務改善を行う理由を定量的に、かつ分かりやすく現場の社員へ説明し、共通認識を持てるように働きかける必要があります。

現場の業務負荷が高すぎる

業務改善に時間が取れない三つ目の理由は、現場の抱える業務負荷が高すぎることです。
 
業務負荷が高い原因は「業務のムリ」が発生しているケースが大半です。たとえば、人に対するムリは集中力や作業効率の低下を招き、設備に対するムリは稼働量の超過による機械の故障や不良品の発生を招きます。
 
このように、ムリが常態化すると業務改善は進められません。そのため、まずは各社員がおこなっているタスク量を正確に把握し、社員レベルでの業務改善を行いましょう
 
とくに、ムリが続くと残業の常態化や労働災害など深刻な事態を招く恐れもあるので、業務負荷のムリは早急に対策すべきなのです。


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時間がないなかでも業務改善を成功させる方法

以下では、時間がなくても着手できる具体的な業務改善策を解説します。とくに、中小企業では一人当たりの業務量も多く、業務改善に割ける時間も限られるため、施策の優先順位をつけて取り組む必要があります。

適材適所に人材を割り振る

ムリなく業務改善を達成する効果的な手法に、適材適所な人材分配が挙げられます。
 
適材適所で社員の能力や個性を発揮できれば、生産性の向上が見込めるうえ、社員が感じる業務への満足度も高まります。しかし、人材配置を適切に行うためには担当者が社員を理解する必要があるので、「スキルシート」で社員のできることを可視化しましょう。
 
スキルシートはインターネット上のテンプレートも多くあり、社員レベルで始めやすい業務改善策といえます。スキルシートでそれぞれの特性を理解すれば、ムリなく業務を振り分けられるのです。

蓄積した知識でマニュアルを作成する

日々の業務で得られるノウハウを属人化させるのではなく知識として蓄積させ、マニュアルとして活用させるのも効果的です。
 
業務が属人化しているチームの場合、ベテランがいなければ仕事が進まない状態になりがちであり、ベテランとしても知識を共有することでのメリットを理解していないケースが多いのです。
 
このような業務の属人化を解消するには、ベテランの知識がベースとなったマニュアルが不可欠です。「業務負荷の削減」という共有する側、される側双方にとってメリットがあることの理解を統一させておきましょう。
 
ただし、共有された知識を蓄積できる環境がなければ、各社員が個人で情報を管理してしまうため、属人化の根本的な解消になりません。そこで、情報を簡単に一元管理できる「Stock」のようなツールを使うと、マニュアルの作成・運用も簡単になります。

タスク管理を行い優先順位を決める

タスク管理を適切に行い、優先順位を決めることも業務改善に高い効果を発揮します。
 
優先順位が明確になれば、期日の超過を防ぎながら効率的に業務が進められるうえ、メンバー間の連携も容易にとれるようになります。一方、業務負荷が高くチームでタスク管理に割く時間がない場合は、まずは社員個人レベルでタスクを洗い出します。
 
そして、個人の進捗状況や案件ごとの業務内容・期限といった情報をチームに「共有」すると、チーム全体でのタスク管理ができ、社員間で業務が可視化されるのです。とはいえ、適切な情報共有が行える環境を整備する必要がある点に注意しましょう。

業務にITツールを活用する

ITツールを導入すると、時間がなくても業務改善を達成可能です。
 
とくに、短期間で業務改善を達成するためには、業務で必ず用いる「情報」の管理・共有の効率化からアプローチしましょう。たとえば、情報共有ツールを使うと、属人化されていたデータが共有され、社内の情報を俯瞰で確認できるようになります。
 
また、社内の情報がツール内にまとまるので、情報へのアクセス性を向上させられます。ただし、短期間で業務改善を達成させるにはツールの浸透が前提となるので、誰でも使えるツールでなければならない点に注意しましょう。


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時間がなくても業務改善に役立つITツール

以下では、時間がなくても業務改善の達成に貢献するおすすめのITツールを紹介します。
 
時間がないなかでも業務改善を達成するには、会社の基盤となる「情報の一元管理」によって管理工数の無駄を減らし、情報共有の精度も高めなくてはなりません。そこで、すぐにでも業務改善を達成するには情報共有・管理に特化したITツールが求められます。
 
しかし、使いこなすのに教育コストが必要以上にかかる複雑なITツールでは、スピード感のある業務改善は達成できません。さらに、スムーズに使えないことから、現場からの強烈なて抵抗感が発生し、最終的には放置されてしまうのです。
 
したがって、簡単かつスムーズに業務改善を達成するには、65歳以上の非IT社員でも導入当日で使えるほどシンプル、かつ円滑な情報共有を可能にする「Stock」が必須です。
 
Stockの「ノート」でマニュアルなどのあらゆる社内情報を蓄積させ、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりの話題が錯綜しません。また、シンプルな「タスク」を使うと、社員レベルで簡単にタスク管理が実現し、チーム全体の見える化にも貢献します。

最もムリなく業務を改善するITツールStock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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時間がなくても業務改善を達成する方法まとめ

これまで、業務改善に時間が取れない背景や、業務改善を達成する方法を中心に解説しました。
 
業務改善は、担当者と現場の社員の双方で重要性を把握しながら進める必要があります。しかし、業務改善を実施する余裕がない現場に対しては、正しいタスク管理によって適切な人員配置を行うことが先決です。
 
とはいえ、多忙ななか「安直なDX化の推進活動」や「現場の意見を無視した業務改善」では、途中で必ず頓挫します。そのため、まずは業務に必須の「情報共有・管理」をITツールによって効率化させるのが、一番費用対効果が高く現場の理解もスムーズです。
 
とはいえ、業務改善に用いるITツールが複雑であったり、ITリテラシーがあることが前提だったりするとツールが浸透せず失敗するので、Stockのように、誰でも即日で情報を一元管理できる情報共有ツールが求められます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で時間がないなかでも社内の業務改善を実現させましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。