情報を共有する手段として「回覧板」が挙げられます。そして、今日では紙ではなく「電子回覧板アプリ」を使って、情報共有を効率化する企業や自治会が増えています。
一方、「電子回覧板アプリを導入したいが、どのツールが自社に最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心にご紹介します。
- 回覧版を電子化したいが、どのアプリが良いのか分からない
- ITに不慣れな人がいるので、アプリの導入にハードルを感じている
- 誰でも簡単に使える、おすすめの回覧板アプリを教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、自社でストレスなく運用できる電子回覧板アプリが分かり、情報共有の負担を取り除けるようになります。
目次
電子回覧板アプリとは
電子回覧板アプリとは、インターネット上で回覧板を作成・共有できるアプリです。
近年、回覧板アプリは、企業だけでなく、自治会でも多く導入されています。そこで、以下では、電子回覧版を導入するメリットを「企業」「自治会」別に紹介します。
企業が電子回覧版を導入するメリット
電子回覧板アプリは、社内の情報を正確かつ円滑に共有・確認するうえで必須です。
アプリであれば、社員に手渡しで回覧板を回す手間を省けるため、社員間の情報共有にタイムラグが起きません。また、一度共有された情報はあとから何度でも見返せるので、認識に齟齬が生まれにくくなります。
さらに、昨今では「メッセージ機能」が搭載されている回覧板アプリが展開されています。そのため、回覧板の情報に関するやりとりや担当者への質問に、メールやチャットを使う手間を解消できるのです。
自治会が電子回覧版を導入するメリット
自治会で回覧板アプリを活用すれば「回覧板を閲覧するだけ」になるので、回覧板を回す手間や順番待ちの時間が一切かかりません。
加えて、地域の回覧板にありがちな「不在の場合、回覧板が止まってしまう」「不特定多数の人が触るので、感染症対策の観点で不安がある」などの悩みも解決できるのです。
なかでも、セキュリティ対策が万全の回覧板アプリを導入すれば、地域の方も安心して使えるようになります。
電子回覧板アプリに必要な4つの機能
ここでは、社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能を解説します。以下の機能に過不足がないアプリであれば、情報共有の負担をすぐに解消できます。
(1)情報共有機能
はじめに、電子回覧板アプリには「情報共有機能」が必要です。
メールで回覧板を共有すると、社員が閲覧したか確認するために、折り返しの返信をするケースもあります。一方、社内回覧板アプリでは、社員が情報を確認した旨をリアクション機能などで気軽に伝えられるので、意思疎通が簡単です。
また、特定の部署にだけ情報を共有したい場合も、宛先を付けて送信すれば、無関係な情報を確認する手間を省けます。
このように、社内の情報共有を効率化するためには、電子回覧板アプリの主機能である「情報共有機能」は不可欠です。
(2)「リアルタイム性」に関わる機能
次に、「情報をリアルタイムで更新・共有できる機能」も必須です。
紙の回覧板では、印刷や手書きに時間がかかり、情報をすぐに共有できません。さらに、回覧板の受け渡しが滞ると、情報の伝達に遅れやバラつきが出てしまうのです。
一方、メールの場合、ほかのメールに埋もれてしまい、回覧板に気づくのが遅くなるケースが起こりがちです。また、回覧への問い合わせが個別に返信されるため、都度対応が必要になります。
しかし、アプリであれば印刷や作成に手間がかからず、一斉送信できるので情報伝達にタイムラグが生まれません。さらに、公開メッセージ上で質問できるアプリを使えば「質問」と「回答」が全員に共有されるため、同じ内容に個別対応する必要がなくなります。
(3)情報を適切に管理できる機能
次に、情報を適切に管理する機能があると、内容を振り返りやすくなります。
具体的には、社内イベントを告知するときに「過去の告知情報を確認して、フォーマットをコピーする」などが挙げられます。このように、目的の情報を瞬時に探し出して有効活用するために、過去のデータを正しく「蓄積」する機能が必要です。
たとえば、回覧内容を「記事」にストックできる「ナレカン」では、記事を「フォルダ」ごとに振り分けられるので、情報量が多くても入り乱れる心配がありません。また、ナレカンの「フォルダ」は多階層に分けられるので、部署や支店数の多い企業にも最適です。
(4)回覧板を編集できる機能
最後に、回覧版の内容を編集できる機能があると、万が一の場合に対応しやすいです。
回覧板を紙媒体やメール上で共有するデメリットとして、内容に不備があった場合に訂正しづらい点が挙げられます。しかし、アプリ上であれば、公開した後でも情報を訂正したり追記したりできるので、新たに回覧板を作成・共有し直す手間がかかりません。
なかでも、回覧板に紐づけて「コメント」を残せるアプリであれば「どこを、どのように変更したのか」を周知できるので、社内で重宝されます。
無料あり|社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選
以下では、社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリを6つ紹介します。
電子回覧板アプリを使うメリットは「あらゆる情報共有が効率化すること」です。ただし、多機能なアプリを「便利そうだから」という理由で導入すると、ITに詳しくない方が上手く使いこなせず、アプリが定着しません。
したがって、電子回覧板アプリを選ぶときは「必要な機能に過不足がなく、シンプルか」を必ず確認しましょう。シンプルなアプリならば、わざわざ操作方法をレクチャーする手間も省けます。
結論、現場の回覧板を作成・共有するのに最適なのは、メールを使える方ならば、簡単に使いこなせるほどシンプルなアプリ「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した回覧板は、任意のメンバーに一斉に公開できるうえ、誰が読んだかが既読表示されたり、スタンプでリアクションしたりできる点が便利です。また、記事ごとに「コメント」を紐づけられるので、回覧板の内容に関するやりとりもスムーズになります。
【ナレカン】回覧板への質疑応答までセットでできるアプリ
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単に回覧板を作成・共有できるアプリ
Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報共有ツールです。
「Stock」の「ノート」にはテキストはもちろん、画像やファイルも簡単に添付できます。また、貼り付けた画像には、文字を書き込める「画像編集機能」が備わっているのが特徴です。
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【LINE WORKS】LINEのように使えるビジネスチャットアプリ
LINE WORKSの特徴
- 様々な業務に役立つ機能がある
- メッセージが送りやすい
「掲示板機能」の他にも「タスク設定」や、プライベート版LINEにもあるような「出欠確認」などの機能を使えます。
プライベート版LINEと同様に、メッセージを気軽にやりとりできます。
LINE WORKSの機能・使用感
- メンバーに回覧板の確認を促せる
- 回覧板へのコメントもできる
「掲示板」で作成した回覧板を必読表示にすると、掲示板のトップページ上部に固定されるので、メンバーに確認されやすくなります。
掲示板の画面下部にある「コメントを許可」にチェックを入れれば、回覧板に対するメンバーの声も受け取れます。そのため、掲示した情報に対する「質問事項」をその場で解決できるのです。
LINE WORKSの注意点
- 情報が流れやすい
- タスク機能が使いづらい
LINE WORKSはチャットツールなので、共有事項が多いと情報が流れて見つけづらくなる恐れがあります。
LINE WORKSではタスク機能もある一方、一部のユーザーからは「アプリの動作が重くなることがあるので改善していただきたい」との声もあります。(参考:ITreview)
LINE WORKSの料金体系
- フリー:0円
- スタンダード:540円/ユーザー/月(月払い)
- アドバンスト:960円/ユーザー/月(月払い)
【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せるアプリ
デジタル回覧板の特徴
- 写真を撮ってすぐに回覧板を回せる
- 配信対象をグループ分けできる
配布物を写真に撮ってすぐに共有する仕組みなので、紙の回覧板のように次の人へ手渡ししたり、順番待ちをしたりする必要はありません。
全員への一斉配信はもちろん、対象者をグループ分けして、特定のメンバーに向けて情報を配信することもできます。
デジタル回覧板の機能
- わずかな工数で回覧板を送れる
- 回覧板の配布通知が来る
回覧板を写真に撮って回覧期日を設定すれば、すぐに情報を回覧できます。ただし、紙の書類を撮影することを前提に作られているので、文章を直接入力したり、情報をツールに蓄積するには向いていない可能性があります。
回覧板が配布されると、端末に配布通知が来るので確認漏れを防げます。
デジタル回覧板の注意点
- 行政(自治会)向けのツール
- アプリ上で回覧板の作成はできない
回覧板機能の他にも、「防災放送の配信機能」や「避難場所の確認機能」が備えられています。そのため、ビジネスでの利用もできますが、地域の回覧板としての利用が想定されたツールだと言えます。
デジタル回覧板では、スマホで撮影した回覧を送信する仕組みになっています。つまり、デジタル回覧板単体では、作成できない点に注意しましょう。
デジタル回覧板の料金体系
- 要問い合わせ
【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できるアプリ
回覧板アプリの特徴
- 回覧板を一覧表示できる
アプリに登録した回覧板を一覧表示できるので、目的の情報を見つけやすいです。
回覧板アプリの機能
- 回覧期限を設定できる
- 重要度を設定できる
すぐに確認してほしい内容がある場合は、回覧期限を設定できるため安心です。
ステータスを「重要」に設定すれば、重要な情報を太字で一覧表示できます。そのため、必ず確認してほしい情報の確認漏れを減らせるのです。
回覧板アプリの注意点
- 回覧者を最大5名までしか指定できない
- Microsoft SharePointをインストールしなければ使えない
回覧者の指定を最大5名までしか指定できないため、大規模チームでは使いづらい恐れがあります。
回覧板アプリを利用するには、有料ツールのMicrosoft SharePointをインストールしなければなりません。
回覧板アプリの料金体系
「回覧板アプリ」はMicrosoft SharePointをインストールすれば無料で使えます。以下は、他のアプリも使えるMicrosoft 365の一般法人向けプランを含んだ、Microsoft SharePointの料金体系です。
- SharePoint(プラン 1):630円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic:750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard:1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium:2,750円/ユーザー/月
【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せるアプリ
NI Collabo 360の特徴
- 情報共有だけでなくワークフローにも利用できる
- 多言語に対応している
社内回覧板だけでなく、経費精算や稟議に関するワークフローにも利用できます。
言語やタイムゾーンを切り替えられるので、グローバルな事業にも使えます。
NI Collabo 360の機能
- 確認状況が一覧表示される
- 社内SNS機能
投稿した回覧板を「誰が確認したのか」が一覧表示されるので、情報の伝え漏れを防げます。また、閲覧者は一言コメントを残せます。
「UP!」は、NI Collabo 360における社内SNSです。この機能を使って社内情報を気軽に共有することもできますが、チャット形式なので情報が流れやすい点に注意が必要です。
NI Collabo 360の注意点
- 一覧表示が時系列になり不便
- マニュアルだけでは分かりづらい
一部のユーザーからは「書類が時系列で並んでしまうため、初期表示はログインユーザが登録した書類を一覧表示できるようにして欲しいです」との声もあります。(参照:ITreview)
一部のユーザーからは「マニュアルはあるが、割愛されている箇所が多く、サポートセンターに問い合わせが必要だった」という声が見られます。以上のような面倒を回避したい場合には、説明なしでも使いこなせるシンプルなアプリを使いましょう。(参照:ITreview)
NI Collabo 360の料金体系
- クラウドタイプ:初期費用50,000円+328円/ユーザー/月~
- ライセンスタイプ:58,000円/10ユーザー~
<比較表>社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧
以下は、おすすめの電子回覧板アプリ6選の比較表です。(左右にスクロール可)
ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | LINE WORKS | デジタル回覧板 | 回覧板アプリ | NI Collabo 360 | |
---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
最も簡単に回覧板を作成・共有できる |
回覧板への質疑応答までセットでできる |
LINEと同じ使い勝手で掲示板も備わっている |
写真を撮ればすぐに回覧板を送れる |
回覧期限を設定できる |
多様な用途に利用できる |
メッセージ機能 |
【〇】※記事にコメントを紐づけられる |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ただし、音声チャットでのやりとり |
【×】 |
【×】※閲覧者がコメントを残すことは可 |
既読機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
注意点 |
回覧板へのリアクションが「助かりました!」のみ |
防災放送の配信機能など、自治会向けの機能はない |
大切な情報が流れやすい |
アプリ本体では回覧板を作成できない(紙の書類を撮影することが前提) |
回覧者は最大5名までしか指定できない |
機能が多く、すべての機能を使いこなすのは難しい |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは500円~/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは540円~/ユーザー/月(月払い) |
・要問い合わせ |
・無料プランあり
・ただし、SharePoint(630円/ユーザー/月~)の導入が必須 |
・無料プランなし
・有料プランは、初期費用50,000円+328円/ユーザー/月~ |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「デジタル回覧板」の詳細はこちら |
「回覧板アプリ」の詳細はこちら |
「NI Collabo 360」の詳細はこちら |
上記のように、電子回覧板アプリによって機能性が異なるので「必要な機能に過不足ないアプリ」を選定しましょう。
社内回覧板を電子化する際の2つの注意点
ITツールを使って社内回覧板をデジタル化すれば、社内共有を効率化できます。一方で、電子回覧板を使い始める際には以下の2つの注意点があります。
- 情報が流れやすいツールは選ばない
- 誰でも使いやすいツールを選ぶ
社員の投稿が「チャット形式」や「タイムライン形式」で表示されるツールでは、投稿が増えるごとに重要な情報が流れてしまいます。また、投稿内容を整理して保管できないので、過去の投稿を振り返るのに手間がかかるのです。
様々な業務に応用できる多機能な掲示板ツールもありますが、機能が多すぎたり使い方が複雑だったりするツールは放置されやすくなります。ツールの利用を社内に浸透させるために、「社員の誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
以上のように、社内掲示板を電子化する際は、「情報が流れず、振り返りやすいか」「誰でも簡単につかえるか」を必ず確認すべきです。
たとえば、「記事」に記載した掲示板情報を「フォルダ」で簡単に整理できて、シンプルな操作で使える「ナレカン」
のようなアプリを選びましょう。
社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ
ここまで、社内で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心に解説しました。
電子回覧板アプリには、単純に情報を共有できるだけでなく、閲覧者がすぐに確認できる「リアルタイム性」や、過去の回覧を振り返るための「管理機能」が必須です。これらの機能があれば、認識齟齬を招く心配もなく、社内の情報共有を効率化できます。
ただし、電子回覧板アプリは全社で運用することが大前提です。多機能なアプリが必ずしも便利とは限らず、ITが苦手な人には使いこなせない可能性もあります。
したがって、アプリを選ぶ際は「全社員が使いこなせるほどシンプルか」を必須条件にすべきなのです。たとえば、「回覧板の作成・共有に必要な機能」が過不足なく備わるアプリ「ナレカン」が最適です。
するので、ぜひ「ナレカン」を導入して、回覧板をはじめとした社内の情報共有を効率化しましょう。