社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。
実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「管理がめんどくさい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。
- 紙媒体での社内回覧板の運用に疑問を感じている
- 社内回覧板を電子化するメリットを知りたい
- 誰でも簡単に回覧板をデジタル化できるアプリを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。
目次
【時代遅れ？】回覧板を回す理由
社内回覧板を回す理由は、経営や業務に関わる情報を正確に伝えるためです。
共有する情報をチームや部署の責任者が口頭のみで伝えると、一部の社員が情報に対して誤った認識を持ったり、把握しなかったりする恐れがあります。そこで、情報共有が必要な社員に内容を確実に伝えるため、社内回覧板が使われてきたのです。
また、社内の共有資料を紙で作成する文化がある場合、社内回覧板が根付きやすくなっていました。たとえば、稟議書や提案書など、上層部から計画の承認を受けるために文書化した資料を効率的に流す目的で、社内回覧を活用するケースもあります。
このように、紙の文書を正確・効率的に共有するため、社内回覧板が活用されてきました。しかし、昨今は「受け取った回覧板を読んで押印し、次の社員へ回す対応」が時代遅れだと感じ、ITを使った情報共有システムの活用に乗り換える企業も増えているのです。
紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由
ここでは、紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由を解説します。紙媒体の運用が根付いた職場では、社内回覧板の発行ごとに以下の課題が発生してしまいます。
情報共有に時間がかかる
紙の回覧板では、前の順番の社員が読了するまで内容を閲覧できないので、情報共有がスムーズにいきません。
たとえば、複雑な業務連絡を共有する場合、一人ひとりが内容を理解するのに時間がかかります。そのため、チーム全体に情報が行き届くまで時間を要するので、伝達に期限が設けられている回覧ではとくに、正確な情報が共有されない可能性があります。
このように、紙の回覧板では情報共有にかかる時間が社員一人ひとりの閲覧速度に依存しやすく、確認するタイミングも異なるため「面倒くささ」が発生してしまうのです。
次の人に渡しに行く手間が発生する
社内回覧板を紙で作成すると、次の人に回覧板を渡しに行く手間が発生します。
とくに、テレワークなどで出社していなかったり、営業や出張などで外出していたりする社員にはメールなどを使って情報共有しなければなりません。しかし、社員の勤務状況に合わせて連絡手段を変えるのはストレスになります。
また、社員の数が増えるとともに回覧板を回す時間も増えるので、面倒くささも感じやすくなります。そのため、自社の規模や社員の働き方によって、紙での社内回覧板を継続するか検討すべきです。
情報の鮮度が落ちる
紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちます。
なぜなら、回覧板では、社員間で情報を受け取るまでのタイムラグが発生するためです。とくに、回覧が進むスピードが遅いと内容を閲覧した人・していない人の間で認識齟齬が顕著になり、業務を進めるうえで支障をきたします。
ほかにも、回覧板を回している途中で内容に変更があった場合、訂正前と訂正後の情報が混在し、正しい情報が共有されなくなる可能性も高いのです。
このように、紙の回覧板では社員間で情報伝達にタイムラグがあり、受け取る情報の鮮度が異なります。その結果、情報共有が不正確・非効率になってしまうリスクがあるため、注意が必要です。
紙の回覧板をデジタル化するメリット3選
紙の回覧板によって発生する非効率さを解消するには、ITツールを活用した回覧板のデジタル化一択です。デジタル化すると回覧板作成にかかる工数を削減し、以下のメリットを享受できるようになります。
(1)回覧にかかる時間を削減できる
デジタル回覧板では情報を全社で同時に発信できるため、回覧にかかる時間を大幅に削減します。
そのため、「回覧板を次の人へ渡す」面倒な手間がなくなり、各社員が期限までに時間を問わず業務連絡を確認可能です。また、デジタル回覧板であれば「見たい情報を何度でも振り返られる点」も紙の回覧板にはない大きな特徴です。
そして、内容に分からない箇所があるときも「ナレカン」のように回覧板に紐づいた「コメント」が搭載されたアプリを使うと、話題を錯綜させずに質問や情報共有ができます。
(2)場所・タイミングを問わず情報共有できる
社員が社内に居なくても、場所・タイミングに縛られない情報共有が可能です。
たとえば、テレワークや出張などで出社していない社員が居ても、回覧板をデジタル化すれば全員同時に情報をアップロードできます。したがって、「全員が同じ場所に居なければ情報共有が達成されない」という従来の回覧制度の制限を取り除けるのです。
さらに、現場に居なくても、業務に関わる情報を閲覧できるようにもなります。そこで、チーム内の情報を一元管理するツールを活用すると、いつ・どこでも、活用したい情報へ容易にアクセス可能になるのです。
(3)情報の鮮度が失われない
デジタル回覧板は共有する情報に訂正がある場合でもすぐに修正・伝達できるため、情報の鮮度を保ったまま共有することが可能です。
紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合は、再度新たな回覧板を回さなければなりません。一方、デジタル回覧板であれば修正箇所を更新するだけで完結するので、「受け取るタイミングで情報が違う」という回覧板の課題を克服できます。
また、回答期限がある回覧事項を共有したり、社員が閲覧したかを確認したりする場合でも、各社員が簡便にリアクション・返信するだけで良いので、工数を減らせるのです。
回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ
以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。
回覧板をデジタル化すると、紙媒体での情報共有にかかっていた工数を削減できます。しかし、一般的なデジタル化の方法であるメールやファイル共有では、送信に手間がかかるうえ、管理が属人的になるので、必要な情報にスムーズにアクセスできなくなる可能性もあります。
そのため、メールやファイル共有よりも効率的に情報共有・蓄積が可能な「アプリ」が必須です。ただし、アプリを選ぶときは、デジタル回覧板の運用に必要な「情報管理機能」を過不足なく備えているものを導入する点が重要と言えます。
なぜなら、「機能が多くて便利そう」などの定性的な理由でアプリを導入すると、ITに疎い社員が面倒と感じ、放置してしまうためです。そのため、メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる、シンプルなナレッジ共有アプリ「ナレカン」を導入しましょう。
ナレカンの「記事（ノート）」に必要な情報を書き込むだけで、簡単にデジタル回覧板を作成して、ナレッジとして管理・共有できます。また、記事に紐づく「コメント」で、話題ごとにリアクション・やりとりが可能な点もほかのアプリにはない特徴です。
電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った社内回覧板のデジタル化
以下は、ナレカンを使った社内回覧板のデジタル化の例です。
ナレカンの「記事」は“タイトル”と“本文”のシンプルな構成となっていて、ノート形式で簡単にデジタル回覧板を作成・共有できます。また、記事の最下部にはコメント欄があるので、共有内容について、社員同士で気軽にコミュニケーションがとれるのです。
回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ
これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。
回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段です。一方、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べ情報共有に時間がかかったり、次のメンバーへ回している間に情報の鮮度が落ちたりするので「アナログな回覧板は面倒」とストレスを感じやすくなるのです。
そこで、回覧板を電子化すると紙の回覧板で発生していた工数を削減できるだけでなく、社員間の認識齟齬も防げます。しかし、電子化にあたって多機能なアプリは、ITリテラシーの高くない社員に抵抗感を感じさせてしまう可能性もあるため避けるべきです。
したがって、今回ご紹介した「ナレカン」のように、ITリテラシーの高くない社員でも導入初日から使いこなせるほどシンプルなナレッジ共有アプリを使いましょう。
ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。
