社内回覧板は情報を効率的に共有できる点で便利な一方、都度回覧板を一から作成していては、情報が部署内に共有されるまでに時間がかかり面倒です。そこで、テンプレートを活用すれば回覧板を作成する手間を省けます。
しかし、社内回覧板を作りたいが「どのテンプレートを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は社内回覧板で使える無料テンプレート11選をご紹介します。
- 社内回覧板の作成に時間がかかっている
- 自社に最適な社内回覧板のテンプレートを見つけたい
- 回覧版の作成だけでなく管理・共有まで効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、すぐに使える社内回覧板のテンプレートを見つけられ、効率的に情報を共有できるようになります。
目次
- 1 社内回覧板におすすめのテンプレート・フォーマット11選
- 1.1 【Word】告知用社内回覧板
- 1.2 【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート
- 1.3 【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート
- 1.4 【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート
- 1.5 【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート
- 1.6 【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート
- 1.7 【Excel】シンプルで使いやすい回覧板テンプレート
- 1.8 【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート
- 1.9 【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート
- 1.10 【PowerPoint】パワーポイントで使える回覧板テンプレート
- 1.11 【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート
- 2 【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由
- 3 【電子化】回覧板のスムーズな共有に役立つおすすめのツール
- 4 電子ツールで回覧板を書くときのコツ
- 5 回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット
- 6 回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールまとめ
社内回覧板におすすめのテンプレート・フォーマット11選
以下では、社内回覧板におすすめのテンプレート・フォーマット11選をご紹介します。シーンに応じて使い分けられるように、それぞれのテンプレートの特徴を確認しておきましょう。
【Word】告知用社内回覧板
こちらは、Word形式の「告知用社内回覧板」です。
Word形式なので、一般的な文書と同じ形式で回覧板を作成できます。主に社内イベントの告知に利用すると、下部のチェック欄を参加確認に使えます。
【Word】見やすく分かりやすい回覧表テンプレート
こちらは、Word形式の回覧表テンプレートです。
シンプルな構成になっているので、情報が分かりやすいのが特徴です。また、チェック表がついているため、メンバーが閲覧したかが一目で分かる仕様になっています。
【Word】概要と詳細を分けて記入できるテンプレート
こちらは、概要と詳細を分けて記入できる回覧板テンプレートです。
内容を細かく書き込めるため、伝達事項が多岐にわたる場合にも、情報を整理しやすくなります。
【Excel】順番表がついた回覧板テンプレート
こちらは、Excelで使える順番表がついたテンプレートです。
読む順番を指定できるので、回覧板を回すスピードを高められる可能性があります。また、内容を記入する欄が広いため、詳しい内容を書き込めます。
【Excel】至急・標準にチェックがつけられるテンプレート
こちらは、場面に応じて「至急・標準」のチェック欄がある回覧板のテンプレートです。
急を要する内容を共有する場合は「至急」の欄にチェックしておくと、担当者が素早く対応できる可能性が高くなります。
【Excel】名前欄があるチェック表つきテンプレート
こちらは、名前欄があるチェック表つきテンプレートです。
日付と名前を書く欄が用意されているので、従業員が情報を「いつ確認したのか」がすぐに分かるうえ、迅速に回覧してもらえる可能性が高まります。
【Excel】シンプルで使いやすい回覧板テンプレート
こちらは、シンプルで使いやすい回覧板のテンプレートです。
シンプルな構成であるため、目的を問わず使いやすいです。また、Excel形式なので、簡単に自社独自の項目を追加できます。
【Excel】A4用紙1枚で6枚に分割できる署名テンプレート
こちらは、署名欄に特化したテンプレートです。
A4用紙1枚で6枚に切り分けられるので、手元にストックして置きやすいです。また、回覧板は誰に戻せばいいのかまで表記されているので、最後に受け取ったメンバーが混乱せずに済みます。
【Excel】名簿記入に特化した回覧板テンプレート
こちらは、名簿記入に特化した回覧板のテンプレートです。
縦軸に氏名、横軸に日付を記載する様式で、閲覧後に署名または押印して使用します。フォントや行間隔などは調節できるため、自身の好みに合わせてカスタマイズできるのが特徴です。
【PowerPoint】パワーポイントで使える回覧板テンプレート
こちらは押印欄付きのパワーポイント形式の回覧板テンプレートです。
デザインがシンプルかつテンプレートの文章を差し替えるだけで簡単に利用できます。Power Point形式を利用したい場合はこちらが最適です。
【Word・Excel・PDF】イラスト入りのかわいい回覧板テンプレート
こちらは、かわいいイラストが記載されている回覧板のテンプレートです。
項目を編集できる「Excel」「Word」、簡単に印刷できる「PDF」のすべてで使用できるため、目的に応じて使い分けることができます。特に、社内全体で親密なコミュニケーションをはかりたい方は、かわいいイラスト付きのテンプレートがおすすめです。
【脱ファイル管理】社内回覧板に電子ツールが最適な理由
ここでは、社内回覧板に電子ツールが最適な理由を解説します。正確かつ効率的に情報を伝達するためにも、以下の内容を十分に理解したうえで、導入を検討しましょう。
WordやExcelで作成するデメリット
WordやExcelで作成された社内回覧板には、「紙に印刷しなければならない」「アクセス性が悪い」という問題点があります。
WordやExcelで回覧板を作成した場合、社内で共有する際に「紙に印刷して、一人ひとりに回していく手間」がかかります。また、作成した後のファイルは適切に管理しなければ「どこに、どの情報が保存されているのか」が入り乱れてしまいます。
以上より、WordやExcelを使った作成・管理は、便宜性や検索性が悪いためおすすめしません。一方、情報を「記事」に書き留めて、検索機能で必要な情報にすぐアクセスできる「ナレカン」のような電子ツールなら、スムーズに社内回覧板を共有できます。
電子ツールのメリット
社内回覧板を紙媒体ではなく、電子ツールで共有すると、以下のメリットが得られます。
- リアルタイムで共有できる
- 情報にアクセスしやすい
- 関連データも共有できる
電子ツールを使えば、修正や印刷にかかる時間を短縮し、更新した情報を即座に社内全体へ共有することが可能です。
検索機能が搭載されている電子ツールが多く、欲しい情報へすぐにたどりつけるため、効率良く作業を進めることができるのです。
電子ツールでは、連絡事項のほかにもExcel・PDFなど関連する資料もまとめて共有できるので、より詳しい情報を伝えられます。
以上の点から、社内回覧板には情報へすぐにアクセスでき、関連データとともにリアルタイムで情報を共有できる「電子ツール」が最適です。
【電子化】回覧板のスムーズな共有に役立つおすすめのツール
以下では、回覧板のスムーズな共有に役立つおすすめのツールをご紹介します。
回覧板のテンプレートを使えば、構成や作成にかかる時間的コストを省き、簡単に回覧板を作成できます。しかし、Excelなどのフォルダ形式では、テンプレートをコピぺしたり、作成した回覧板をPDFに変換してから共有したりする手間が生じて面倒です。
そこで、電子ツールを使って回覧板の作成から共有までを一元化すれば、素早く情報を伝達でき「閲覧後に回すのを忘れる」事態にもなりません。とくに、「誰でもストレスなく使えるツール」であれば、導入後もスムーズに運用へ乗せられます。
結論、回覧板の共有を効率化するには、社内への伝達情報を「記事」に残すだけで任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」で作成した回覧板は、任意のメンバーに即座に共有できるほか、「テンプレート機能」で過去に作成した書式を呼び起こせます。加えて、記事は多階層の「フォルダ」によって管理できるので、データ管理が煩雑化する心配もありません。
WordやExcelよりも効率よく回覧板を共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内回覧板に便利！ナレカンのおすすめ機能2選
（1）閲覧/編集権限
１つ目は「閲覧/編集の権限を自由に設定することができる」点です。
社内回覧板には社外秘の情報も多く記載されているため、閲覧/編集が許される人は限定すべきです。仮に、関係の無い人が閲覧/編集できてしまう状態だと、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。
ナレカンでは閲覧/編集の権限を設定することができるほか、無関係の人はメンバーから外して閲覧不能にすることができるので、社内情報が漏洩してしまうリスクを最小限にすることができます。
（2）既読機能
２つ目は「既読したメンバーが表示される」点です。
社内回覧板は、社内研修の実施要項や業務上の仕様変更等、対象者に周知させるべき情報の共有に活用されます。そのため、社員が共有された情報の確認を怠っていた場合、重大な過失に繋がる危険性があります。
ナレカンでは共有された回覧板を誰が閲覧したのか、既読機能で確認することができます。そのため、閲覧していないメンバーに対する催促等の対応を取ることができ、情報が行き届かない事態を防げるのです。
電子ツールで回覧板を書くときのコツ
回覧板の書き方は、以下の通りです。内容を把握して、電子ツールの活用を具体的にイメージしましょう。
- 簡潔なタイトルをつける
- 回覧主・回覧対象者を記載する
- 挨拶文を省略する
- 「ですます調」を使う
- 箇条書きを活用する
- 回覧期限を記載する
タイトルは簡潔な方が、閲覧者は一目で大まかな内容を把握することができます。また、ノートのタイトルで検索する際も、目的の回覧板を見つけやすくなります。
回覧主・回覧対象者を明らかにしておかなければ、必要な情報を共有すべき相手に確実に伝えられません。
閲覧者が内容をすぐに把握できるように、形式的な文章は省略して、必要な情報を端的にまとめます。
「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文体は統一しましょう。
箇条書きを使えば、情報が整理されるため、読みやすい回覧板を作成できます。
閲覧者から確実に回答を得るには、回覧期限を記載しておく必要があります。
回覧板にテンプレートを活用すべき3つのメリット
ここからは、回覧板にテンプレートを活用すべきメリットをご紹介します。以下のメリットを全社へ周知しておけば、テンプレートを使った回覧板の運用がスムーズになります。
（1）作成時間を削減できる
テンプレートを活用することで、回覧板の作成にかかっていた時間を削減できます。
テンプレートを利用せずに回覧板を作る場合、一から作成しなければならず面倒です。とくに、社員の閲覧状況を確認するチェック表を設けたり、体裁を整えたりしていると「作成すること自体」に時間がかかってしまいます。
一方、テンプレートを使えば、伝達したい内容を入力するだけで回覧板が完成します。また、報告内容によって形式を変える必要があるときも、テンプレートを複数用意しておけば都度対応できるため、編集時間の削減も可能です。
（2）記載項目が統一できる
テンプレートを活用するメリットとして、記載項目を統一できることが挙げられます。
回覧板によって記載されている項目が異なると、閲覧者側が読んだときに「知りたい情報が記載されていない」となり、担当者に質問する手間が生じてしまいます。また、担当者も都度時間をかけて作成する必要があり、スピーディーな情報共有が実現しません。
このように、手作業での回覧板作成は、作成者・閲覧者双方にデメリットがあります。しかし、テンプレートを利用すると、作成者だけでなく閲覧者や確認をする上司の手間も省けるのです。
（3）回覧にかかる時間を削減できる
回覧板のテンプレートが決まっていると、回覧にかかる全体の時間が早くなります。
回覧板の体裁が統一されていなければ、見るべきポイントが異なり共有すべき情報が伝わりづらくなるので、閲覧にも時間がかかってしまうのです。回覧にかかる時間が長いと、社員間での情報共有にタイムラグが起きて、トラブルが発生しかねません。
そこで、テンプレートを使うと「見るべきポイントがすぐに分かる」ようになり、トラブルを未然に防げるのです。
回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールまとめ
ここまで、回覧板で使えるテンプレート11選とおすすめの電子ツールを中心にご紹介しました。
回覧板にテンプレートを利用すると、作成の手間を省けるので無駄な時間を削減できます。また、記載項目を統一することで回覧がスムーズになり、効率よく情報を共有できるようになるのです。
ただし、テンプレートは作成にかかる手間を省けますが、回覧事項を共有する時間は削減できません。そのため、回覧板をはじめとした社内情報の共有には「誰でも使える電子ツール」を使い、スムーズに情報を共有できる環境を整える必要があります。
結論、自社の情報共有には、誰でも簡単に回覧板をはじめとしたあらゆる社内情報の共有・管理ができる電子ツールの「ナレカン」が最適です。特に、ナレカンは、従業員数や扱うデータ量が多い企業でもストレスなく利用できるシンプルな使い勝手が特徴です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、回覧板の作成・共有する手間を削減しましょう。
