業務を改善し生産性向上を目指すことは、業界業種問わずすべての企業に求められます。そこで、業務改善し成果を挙げるには、既存の業務における3M(ムリ・ムダ・ムラ)を把握し、適切な対策をとらなければなりません。
しかし、既存の業務内容に潜む3M(ムリ・ムダ・ムラ)を見つけられず、業務改善を実施しても途中で頓挫したことに悩む担当者の方も多いのではないのでしょうか。
そこで今回は、3M(ムリ・ムダ・ムラ)をなくし、業務改善を達成する方法を中心にご紹介します。
- 自社の3Mを正確に把握し、業務の率化を図りたい
- 3Mを見つけても改善までに至らず悩んでいる
- 非効率かつ形骸化した業務内容を一新させ、業務スピードを向上させたい
という担当者の方が本記事を参考にすると、業務に潜む3Mを発見し適切なアプローチを実践しながら、業務改善を達成できるようになります。
目次
作業能率を下げる3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは
業務改善を達成するうえで前提となる3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは以下の通りです。
- ムリ
- ムダ
- ムラ
長時間残業しないと終わらない作業量を課したり、製造スピードを超過した製造量を求めたりするなど、業務の担当者や設備に能力以上の成果を求めている状態
必要以上に製造して在庫を抱えたり、十分に計画を練らずにプロジェクトを進めてやり直しが発生したりするなど、余計な費用や作業が生じている状態
マニュアルが整備されていなかったり、業務にムリやムダがあるために必要な品質が保てなかったりするなど、担当者によって作業や成果のクオリティに差がある状態
上記3つが3Mと呼ばれる業務の円滑な遂行を妨げる原因であり「業務内容」と「（業務に従事するメンバーの）能力」のバランスが崩れることによって発生します。業務負荷と能力の均衡を維持させるためにも、業務改善が必要なのです。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消すると得られるメリットとは
ここでは、3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消すると得られるメリットを3点紹介します。業務を改善して営業活動を効率的に進めている企業は、実践できていない企業と比較して、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。
メンバーのモチベーション向上につながる
3Mがなくなると、業務に関わるメンバーのモチベーション向上に貢献します。
なぜなら、3Mに関わるストレスが解消され、タスク管理もしやすくなり、ムダな残業や仕事をしなくても良くなるからです。業務の「時間」と「負荷」が同時に削減されれば、メンバーが限られた時間内で仕事を完了できるようになります。
結果として、仕事へのモチベーションの向上はもちろん、定着率も向上させられるので、企業とメンバー双方にとってメリットがあるのです。
コスト削減ができる
3Mをなくせば、業務に関わるさまざまなコストを削減できます。とくに、削減できるコストは以下の通りです。
- 金銭的コスト
- 時間的コスト
- 教育コスト
ムリな作業量で社員が残業することによる人件費、ムダに作りすぎることによる製造費や在庫管理費、品質のムラによる作業のやり直しにかかる費用などがなくなるので、経費が削減できます。
業務のムリやムダがなくなると、一人あたりの業務量が軽減され、各メンバーの業務時間が平準化されるようになります。
マニュアルをはじめとした「何度も振り返る情報」をまとめて管理すると、一から教育するムダや、メンバーによって業務クオリティが異なるムラを解消できます。
以上のように、企業だけでなくメンバーにも良い影響があることを、正しく社内へ浸透させておかなければなりません。
メンバーの能力に対する業務負荷が適切となる
業務における3Mを削減すると、メンバーの能力に対して正しい業務負荷のタスクを割り振れます。
上記画像のように、業務負荷とメンバーの能力が均衡している状態が適切な労働環境です。しかし、どちらかの比重が重くなると3Mが発生してしまうのです。
たとえば、一人でもできる簡単なタスクに十人で取り掛かると暇な人が出てきてしまって労働力のムダが発生します。一方で、十人で取り掛かっても終わらない重いタスクを一人に割り振ると、ムリが発生して業務が円滑に進みません。
そこで、3Mをなくして業務負荷と能力を考慮して仕事を割り振れば、快適な労働環境の構築につながり、会社への定着率上昇も期待できます。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）が潜みやすい業務
業務の3Mには潜みやすい業務があります。全体を俯瞰して探すのではなく、自社業務における以下3つのポイントから3Mを探すと、効率的に業務改善を進められます。
リソースが不足している業務
業務内容のなかでもリソース（ヒト・モノ・カネ・情報）が不足している箇所に、3Mの1つ、「ムリ」が潜みやすいです。
業務に見合った適切なリソースがない状態で、高い目標を掲げても達成されません。しかし、限られたリソースで何とか業務を遂行しようとムリをさせれば、社員は疲弊してしまいます。
また、達成できない目標は予算や人材をムダに浪費させ、余裕のない業務は作業や成果のクオリティにムラを生んでしまいます。「ムリ」は「ムダ」や「ムラ」に直結するので、リソースが不足している業務は優先的に業務フローを見直しましょう。
慣習化している業務
2つ目の箇所は、業務の実施自体が目的となった慣習化している業務であり、3Mの「ムダ」が多く潜んでいます。
たとえば、開催自体が目的になっている会議や必要以上の承認フローなどに、ムダが発生していると言えます。そのため、結論が出ずに時間だけ浪費する会議を廃止したり、ワークフローを見直して煩雑な承認フローを整理したりする対策が必要です。
このように、日々の業務内容で「手段が目的化している作業」が存在しているのであれば、すぐに排除すべきと言えます。
属人化している業務
3Mが潜みやすい業務の3つ目は属人化している業務で、とくに「ムラ」が潜みがちです。
属人化とは、ある業務の担当者が固定化され、知識やノウハウが特定の社員に集中している状態を指します。長期間業務内容が固定化しているために、本来なら効率化できるはずの作業が問題視されにくくなってしまうのです。
業務が属人化しているとノウハウが共有されず、担当者が交代する際に教育コストがかかったり、特定の社員に負担が集中してムリが生じたりします。そのため、特定の社員しかできない業務がある場合は、マニュアルを作成して情報共有することが大切です。
とくに、「ナレカン」のようなITツールでマニュアルをまとめると更新・共有がしやすく、紙で管理するよりも便利です。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）をなくす業務改善の手順
業務改善を達成するには、業務停滞の原因になる3Mとの向き合い方が肝になります。以下では、3Mを取り除く、効率の良い業務改善の手順を解説します。
現状の業務を可視化
まずは、3Mを発見するために業務内容の可視化を行います。
業務を可視化すると、現在の業務フローが一目でわかるので作業のムダに気づきやすくなります。業務の可視化には、自社のリソースを「4M」と呼ばれる要素に分解するのがおすすめです。
- Man：実際に現場で稼働するメンバー
- Machine：自社の設備や機械
- Method：特定の業務を進める方法
- Material：仕入れる原材料や部品
各項目の抽出後、関連する業務をそれぞれ書き出します。このように、属人化・リソース不足・慣習化を招いている業務は、可視化による「要素分解」で非効率な原因・課題が浮き彫りにできます。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）の抽出
次に業務の可視化によって、課題を正確に把握し3Mを抽出します。3Mごとにアプローチ方法が異なるので、以下のように3Mを抽出する必要があります。
- ムリの抽出
- ムダの抽出
- ムラの抽出
業務フローにムリがある部分がないかを確認します。業務を可視化したことで、「タスク量全体に対する人的リソースが少なく、稼働率が100%を大幅に超えており、若手社員にのみ業務負荷が偏っている」といった問題点が明らかになります。
たとえば、トヨタではムダを徹底排除し、すべての機械・設備・人が製品の付加価値を高めるための作業だけに注力しています。ムダの具体例として、Excelのデータ編集で関数を使えば良い箇所を手計算していることによる動作のムダが挙げられます。
ムラが発生しうる業務フローがないか確認することも大切です。たとえば、「見て覚える」非効率な教育体制でマニュアルが形骸化していると同じ業務でもクオリティがばらつき、質が担保できずに作り直しや不良品の廃棄などムダな工程が発生します。
また、抽出した内容について、どれだけのムリムダムラが発生しているのか、数値を用いて定量的に判断すると、さらに解像度が高くなるのでおすすめです。
具体案を作成し共有・実施する
3Mの抽出後は課題解決への具体案を作成し、社員に共有しましょう。
具体的な改善案として、誰でも同じクオリティで作業できるマニュアルの作成やノウハウの共有で担当者によるムラをなくし、教育コストや作り直しのムダを削減することや、業務の優先順位を決めて業務量を減らしてムリを解消することなどが挙げられます。
ただし、業務改善を実施する際に内容を紙やExcelで共有すると、資料やファイルを探すムダな時間が発生するので、「ナレカン」のようなITツールで情報共有すると、効率的に改善を進められます。
また、具体案の施行後は業務改善の結果を振り返って、業務のムリ・ムダ・ムラの削減に成功したか評価することが大切です。施策途中・完了後に新たな問題点が出た場合は、再び解決のための施策を実行する「PDCAサイクル」を回すことが重要なのです。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）を排除し業務改善の達成に役立つツール
以下では、3Mを取り除く業務改善に貢献するおすすめのツールを紹介します。
業務内容がきちんと共有されておらず、リソースの適切な分配ができていないとムリ・ムダが発生し、業務が属人化したり業務クオリティにムラが生じたりします。そのため、「社内で業務の進め方や使えるリソースを共有する仕組みづくり」が必要です。
ただし、紙のメモだとかえって確認に時間がかかってしまうため、ITツールを用いて3Mを解消しましょう。とはいえ、とくに大企業は社員数が多いため、ITリテラシーにばらつきがあっても全員が使いこなせるように、直感的に操作できるツールが求められます。
したがって、いち早く3Mを排除して業務改善を達成するには、最もシンプルに社内の情報をナレッジ化して共有できるITツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンは「記事」に残した業務内容を共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で部署ごとに整理できるので、マニュアルを保管してもすぐに確認可能です。また、記事には「コメント機能」が紐づいているので、リソースの確認もやりとりしやすいのです。
3Mの発見と業務改善に最も役立つITツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
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「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
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圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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3M（ムリ・ムダ・ムラ）を見極め業務改善を行う方法まとめ
これまで、3Mを省きながら業務改善を達成する方法について解説しました。
3Mを放置し続けると、業務効率が向上せず属人化の進行や業務の固定化など、さらに3Mの問題が増える事態を招いてしまいます。そのため、業務改善を実施して3Mを排除することは急務の課題といえるのです。
しかし、3Mを要素分解して把握できておらず、施策も不適切であれば、社員の反発やかえって業務が非効率になります。そこで、ITツールの活用して、マニュアルやノウハウをデジタルで管理することで3Mを解消しましょう。
したがって、業務改善を目指す非IT企業には、情報管理の側面から、最も簡単に3Mを解消できる「ナレカン」が必須です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ムリ・ムダ・ムラのない職場環境を構築しましょう。
