自社の業務改善に取り組みが必要であると検討していても、多忙な担当者も多いため、業務改善を後回しにしてしまうケースは少なくありません。
また、業務改善に着手したとしてもどのようにアプローチすべきかがわからず、うまく進まないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務改善を行うべき背景や上手く進まない原因と対処法を中心にご紹介します。
- 業務改善に着手しようとしたが、途中で施策が頓挫してしまった
- 他記事では成功例ばかりが目に付くが、どのような難点があるのかも知りたい
- 経営陣と現場における業務改善の意識差を解消し、現場により沿った改革を行いたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、業務改善が進まない理由と対策が前もってわかり、自社の業務改善における失敗のリスクを減らすことができます。
目次
業務改善を行うべき3つの背景
まずはじめに、業務改善を行うべき3つの背景について解説します。以下の内容は業務改善を行うべき「理由」として、現場レベルまで浸透させておく必要があります。
煩雑な業務プロセスを整理するため
「業務スピードを阻害する煩雑な業務プロセス」を整理しなければならない、という背景がまず挙げられます。
業務改善が必要な企業では、業務プロセス内の「ムリ・ムダ・ムラ」が常態化しています。「ムリ・ムダ・ムラ」を放置すると、必要以上の金銭的・運用コストがかかったり、トラブルが発生する原因ともなったりしてしまうのです。
したがって、業務プロセス一つひとつを見直して整理しなければなりません。業務プロセスを整理すると、業務にかかる時間が短縮されたり意思決定がスムーズになったりするため、労働時間全体の改善や残業による人件費の削減にも繋がります。
人手不足を解消するため
ふたつ目が業務改善による人手不足の解消です。
業務改善を達成できれば、業務全体の効率が上昇するので作業のムダも削減可能です。たとえば、業務改善前よりも少ない人数で同じ業務がこなせるようになるので、本来必要としていたマンパワーが不要となり、人手不足であった状況を解消できるのです。
また、改善によって業務を簡略化できれば、社員ひとりあたりの業務負荷が減るので、着手できる業務の幅も広がります。したがって、業務改善は慢性的な人手不足に悩む企業にとって積極的に進めるべき施策だといえます。
非効率な業務を効率化させるため
非効率な業務を効率化させるために、特定の社員しかできない業務を分担させる背景もあります。
特定の社員しか取り組めない業務がある場合、該当の社員が休暇を取ったり退職したりすると、ノウハウが蓄積されていないので業務が円滑に進みません。業務の「属人化」は、業務を著しく非効率にさせてしまうのです。
非効率な業務は、ほかにも「判子を押すためだけの出社」や「情報共有のためだけに行われる会議」などが該当します。そこで、今日ではITツールを用いて電子化したり、コミュニケーションの活性化に貢献する「Stock」のようなツールを使って、効率化をしたりするのがトレンドです。
業務改善が上手く進まない・できない理由5選
次に、なぜ業務改善が上手くいかないかの原因について解説していきます。業務改善が頓挫する原因をあらかじめ理解しておくことで、対策がしやすくなります。
（1）経営陣と現場との間で業務改善に対する温度差がある
業務改善が上手く進まない理由の一つ目に、業務改善を推し進めようとしている経営陣と、現場で働く社員との間に温度差があることが挙げられます。
業務改善を成功させるためには、実際に業務を改善する現場と経営陣間での密なコミュニケーションが不可欠です。しかし、経営陣の独断で、現場の了解を得ずに既存の業務フローを変更すれば、業務改善が上手く機能しません。
現場により沿った業務改善計画でなければ、成果を挙げる前に頓挫してしまいます。そのため、温度差を発生させないためにも、現状のコミュニケーションの方法はスムーズにできているかを見直しましょう。
（2）現場から意見が出にくい雰囲気がある
現場から意見が出にくい雰囲気があれば、業務改善は上手く浸透しません。
担当者が先導となって現場の声をヒアリングし、問題点を改善するフローは業務改善の基本です。しかし、現場の社員が本音で問題点を言いにくい職場環境では、社員の本音が聞けないため、効果的な業務改善は見込めません。
逆に、担当者が業務改善によって得られるメリットを正しく理解し、現場にも浸透させられれば業務改善も上手く進められます。現場からの声を正確に把握できるように、チーム間の横の関係だけではなく、担当者と現場の縦の関係も良好にする必要があるのです。
（3）課題が明確に定まっていない
課題が明確に定まっていなければ、業務改善に取り組んだとしても計画が難航して上手く進みません。
業務改善を行う業務には「どのような課題があるか」を経営陣や担当者が明確にしていなければ、現場の社員は目的を正しく理解できません。課題の抽出前に目標だけが先行してしまい、解決に関わる手段が伴わない場合には、業務改善の成功は難しくなります。
そこで、課題を明確にするためにも、業務内容の見える化を確実に実施しましょう。
見える化は既存の業務フローを要素分解して、どこに業務を妨げる原因があるかを見極める手法です。そして、抽出した課題を解決するため、ゴールから逆算して立てた計画をもとにしながら業務改善を実践することがおすすめです。
（4）新しい業務フローが高頻度で変わる
新しい業務フローが高頻度で変わると、現場の業務改善も難しくなります。
業務フローが頻繁に変更されては、現場のメンバーが「従来のルールと新ルールのいずれで進めるべきか」混乱してしまい、新フローにするたびに教育コストがかかってしまうのです。また、現場メンバーにネガティブな感情が発生する可能性が高いことも無視できません。
とくに、計画していた業務フローの改善案と、実施した施策との食い違いが発生すると、改善案の修正・再実施が必要になります。そのため、何度も業務フローを変更しなくても済むように、計画策定の時点から課題を丁寧に抽出しましょう。
（5）改善案が現実的ではない
考案した改善案が現実的ではない場合も、業務改善が進みません。
具体的には、自社の「運用コストにかけられる予算」をオーバーしたツールの導入、特定の業務に従事する社員を大幅に減らす、などが挙げられます。
このように、現実的ではない改善案は実際の運用にそぐわないので、結果として改悪する形となってしまいます。
そのため、予算や現場メンバーのITリテラシー、適材適所への人員配置といった複数の要素を考慮して、業務改善を進める必要があるのです。
業務改善を効率的に進めるための対策とは
ここでは、業務改善を効率的に行うための対策を紹介します。以下の内容がひとつでも反映されていなかった場合、業務改善が成功する可能性が低くなるので注意しましょう。
全社で業務改善を行う意識づけをする
まず、全社で業務改善を行う意識づけをしなければ、業務改善は成功しません。
業務改善における現場の協力が得られず、担当者だけが疲弊してしまう事態に陥っては、業務改善の課題が明確となっていても失敗に終わってしまうのです。社員全員で団結して業務改善を実行するためには、適切な「動機付け」が大切あり、以下のような例が挙げられます。
- 仕事を早く終わらせて帰りたい
- 業務を効率化して簡単にしたい
- 非効率な連絡手段をより簡単な方法にしたい
このように、社員の現状に対する不満や願望は動機となりえます。業務改善によって、どのように不満が解消されるのかを提示し「業務改善によって享受できるメリット」を社員に理解させましょう。
共有した情報の可視化を行う
業務自体はもちろん「共有した情報」の可視化も必要です。
情報共有の手段として一般的であるメールや電話を筆頭に、チャットツールなど利用している企業がほとんどです。しかし、このような手段では共有した情報が流れてしまったり、情報のありかがわからなくなってしまったりする問題があるのです。
たとえば、部署間で担当が変更した際に今までのやりとりを確認できなかったり、口頭伝達や紙媒体によるアナログな情報管理によってデータ上に情報が残らなかったりするので、必要な情報が見つからない時点で業務が止まります。
そのため、ツールを使って、社内外で発生する「フロー情報とストック情報の両方」を可視化できる仕組みが必須です。仕組みが整備できればメッセージで話題が錯綜することなく、誰が閲覧しても蓄積した情報へ簡単にアクセスできるようになるのです。
ITツールを導入・運用する
ITツールの導入・運用によって業務改善の成功可能性を上げられます。
ただし、多くのITツールから自社の課題に見合ったものを選択しなければ、見込んだ成果を挙げられません。業務改善に役立つITツールの選択で注視すべきポイントは以下の通りです。
- 操作方法が簡単である
- 情報が流れない
- 費用対効果が高い
ITツールは長期運用が前提となるので、使い続けられるツールでなければなりません。そのため、ITリテラシーに差がある職場環境では、誰でも利用できるように簡単な操作性である必要があります。
情報をITツールで一元化すると、社内の多くの情報がツール内で流れるように行き来します。そこで、必要なときに必要な情報が得られない事態を防ぐためにも、情報を正しくストックできる必要があります。
ツールの持つ機能がどのように自社の課題へとアプローチできるのか、費用対効果を考慮して選定する必要があります。
この3つの条件に当てはまる「Stock」のようなITツールを使うと、社内の強烈な抵抗感を発生させずに、業務改善を進められるようになります。
上手く進まない業務改善を円滑に進められるツール
以下では、上手く進まない業務改善を円滑に進めるおすすめのツールを紹介します。
従来の紙によるアナログな管理やExcelでの管理では「個人の業務を個人で効率化する」という施策にしかなりません。そして、業務改善を円滑に進めるには、あらゆる「情報」を適切に共有・管理する必要があります。
そこで使えるのが「情報共有ツール」です。ただし、非IT企業の場合は社員のITリテラシーに差があるので、複雑なツールを導入すると現場での運用が頓挫し、業務改善ができなくなってしまうのです。
したがって、”非IT企業向けの使いやすさを重視したツール”を使って業務改善を進めましょう。結論として、65歳以上の社員でも、導入した即日から使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に業務改善の流れや計画を残せるうえ、業務に関わるあらゆる情報がストックできます。さらに、直感的な「フォルダ」で情報へのアクセス性を向上させ、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が錯綜せずに、コミュニケーションが取れるのです。
非IT企業が最も簡単に業務改善が実現するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務改善を行うべき背景や上手く進まない理由・対策まとめ
これまで、業務改善を行うべき背景や、上手く進まない理由と対策をご紹介しました。
業務改善の推進は企業と社員双方にメリットがあり、積極的に実施していくべき施策です。とはいえ、上手く進まない原因には、経営陣・担当者と現場の温度差があったり、不明瞭な課題のまま業務改善を推し進めたりした原因がありました。
しかし、課題を明確にし全社で推し進める対策のみでは、大きな効果は得られないので、費用対効果を高めて効率化をするには「ITツール」の利用が求められます。なかでも、業務改善に関わる「情報」はすべて管理する必要があるため、誰でも簡単に情報を管理・共有できるITツールが必須です。
そこで、Stockのように、誰でも簡単に情報を共有可能、かつ非IT企業の業務改善に必須の情報管理ツール一択です。非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、業務改善やコミュニケーションの活性化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内間での情報共有を効率化させつつ、業務改善を円滑に行える職場環境にしていきましょう。
