業務効率化を実現するには、日々の業務を見直してより効率的な方法を模索していくことが求められます。しかし、事前知識がない状態で取り組んでも思うような成果をあげられないことも起こりえるのです。
 
そのため、効果的な方法がわからず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。実は、業務改善に使えるフレームワークなどを活用すると、効率的に業務改善を進められます。
 
そこで、今回は業務改善に役立つフレームワークや進め方を中心にご紹介します。
 
  • 時間を浪費したくないので日々の業務における無駄な作業を排除したい
  • 業務改善の正しいプロセスを実践して職場環境の改善につなげたい
  • まずは担当者やチーム間でスピーディに業務改善を進めたい
という担当者はこの記事を参考にすると、業務改善を行うためのプロセスを知り、自社の課題点を把握しながら業務を改善させられます。


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業務改善とは

業務改善とは、現状の業務フローや課題点の見直しによって、業務効率化や職場環境の改善を図ることです。
 
とくに、各企業の持つリソース(ヒト、モノ、カネ、情報)には限りがあるため過剰なリソースを割いている現状がある場合、早急に問題点を改善していく必要があります。
 
そして、「利益を最大化する」を目的に業務を改善していくための指標として、QCDという考え方があります。QCDとは、Quality(品質)Cost(コスト)Delivery(納期)という3つの要素の頭文字を合わせた言葉です。
 
高品質な商品を可能な限り低コストで、納期内に仕上げることが利益向上に結び付くという発想であり、QCDのフローを妨げる原因を見つけ出し、解決していくことが業務改善の流れとなります。


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業務改善を行うメリット

次に業務改善に取り組むことによって、どのようなメリットがあるのかを詳しく解説します。メリットを得るためには業務改善への長期的な取り組みが求められます。

コスト削減

業務改善によって受ける恩恵の一つ目に「コスト削減」が挙げられます。
 
たとえば、個人やチーム問わず共有すべき情報をまとめた紙を資料として配っていた状態から、ITツールで情報を管理しツール上で内容を確認できる仕組みを整備した場合、「会議にかかる時間的コスト」と「紙の印刷にかかる金銭的コスト」の両方を削減できます。
 
とくに、アナログな情報共有が浸透している場合は、業務そのものが非効率であることに気づきにくいです。そのため、自社内のおける「アナログな情報共有・管理」を見直すのもおすすめです。

職場環境の改善

業務改善がもたらすメリットのふたつ目に、職場環境の改善が挙げられます。
 
業務を改善し作業の無駄を省くと、結果として労働時間の減少にも貢献し、社員の身体的・精神的な負担の減少にもつながります。また、企業としても残業代をはじめとした人件費の削減にも貢献するのです。
 
このように、職場環境の改善につながる業務改善は、企業と社員の双方にメリットのある施策だといえます。

教育コストの減少・属人化の解消

業務改善で余分な業務を減らしたり、業務を標準化したりすることで教育コストを減少させ、同時に属人化の解消も達成できる点がメリットです。
 
代表的な例として挙げられるのが「マニュアル」や「FAQ」であり、とくに事務作業など、日々発生する定型業務は作業手順が作業者によって大きく変わりません。このような業務へマニュアルを活用すると、OJTのように先輩社員が常に教育していなければならない状態も解消できるのです。
 
また、FAQを整備すると、業務クオリティの平準化にも貢献します。ある業務を特定の個人しか行えない状況は、担当者が退職などで現場を離れた場合、円滑な業務遂行を阻害してしまいます。しかし、FAQがあれば誰でもFAQに記載の行動が取れるため「人によって業務クオリティが異なる」というケースも防止します。
 
このように、マニュアルやFAQが整備されていれば特定の個人に負担が集中することも少なくなるため、職場環境の改善にも繋がります。


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業務改善に使えるフレームワークとは

業務改善を行う前には、自社業務の改善すべき点を見つけなければなりません。そのためには、フレームワーク(事象に対する分析や戦略を考えるための枠組み)を使うのが効果的です。
 
そこで以下では、自社業務の課題抽出に役立つフレームワークをふたつご紹介します。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、「Plan、Do、Check、Action」のそれぞれの頭文字を合わせた言葉です。PDCAの4段階を繰り返していくことによって、反復的な業務改善のサイクルを回しながら、よりよい改善へと繋げられるのです。
 
  • Plan/計画
  • 事業や施策を新たに行う際には、適切に計画が考えられている必要があります。また、現実的に可能な期限、内容にとどめる点がポイントです。
  • Do/実行
  • Planで検討した計画内容を実際に実行していきます。正しく効果測定をするために、Planで考案した施策は過不足なく行いましょう。
  • Check/評価
  • 実行した計画の内容の精査を行います。とくに重要なことは、計画道理に進まなかった際の振り返りです。なぜ失敗したのか失敗の要因を客観的にあぶり出して計画、実行の結果を評価します。
  • Action/改善
  • 検証結果を踏まえ、今後どのような対策や改善を行っていくべきかを検討します。こうして得た知識やノウハウを次の計画に落とし込み業務をより効率化させていきます。
このPDCA法はさまざまな業務の基本なので、問題に対して論理的に取り組むために必須と言えます。

ECRS

ECRSとは、Eliminate(排除)/Combine(結合)/Rearrange(交換)/Simplify(簡素化)の頭文字をつなぎ合わせた言葉です。
 
ECRSとは、製造現場における適切な課題発見と効果的な業務改善の手法として考えられたものであり、現在は有用性からさまざまな業界分野で広く用いられるようになりました。ECRSは、それぞれ以下のような指標で、業務改善のための課題を抽出します。
 
  • Eliminate/排除:不要な業務の排除はできないか
  • Combine/結合:複数の業務をまとめることはできないか
  • Rearrange/交換:業務の場所や流れの入れ替えで、効率が上がらないだろうか
  • Simplify/簡素化:業務をさらに簡略化できないか
PDCA法と比較して、ECRS法はより業務改善に着目したフレームワークといえます。


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業務改善の具体的なプロセスとは

以下では、実際にどのようなプロセスで業務を改善していけばよいかを解説します。以下の手順を用いると業界業種問わず、現状の課題発見から解決策までのプロセスを早められます。

業務の見える化

まずは、業務の見える化を実施し曖昧になっていた業務フローや、リソースの重複している箇所などを明確にします。
 
業務フロー全体で遅れが発生しているなど、全社の問題となっている箇所を見つけるには「各業務をタスクとして細分化していく」のがおすすめです。タスクの要素分解によって業務の見える化につながるのはもちろん、いち業務単位でアプローチでき対策も練りやすくなるのです。

問題の洗い出しをして「気づき」を得やすくする

見える化した業務の中から課題を発見し、その課題の発生原因や頻度を把握します。また、現場の社員の声を拾うことも、課題発見の「気づき」になります。
 
そして、社員の意見を聞く際に大切なのは「合理的になりすぎず定性的な現場の声もヒアリングする」ことです。実際の現場では「問題の合理的な解決策は把握しているが、実践できていない」というケースもあるからです。
 
さらに、担当者や管理者目線では現場で発生している問題に対して「気づき」が得られないケースもあります。そのため、現場の声を聞きながら問題を洗い出し、現場目線でしか発見できない気づきをピックアップする必要があるのです。

計画の作成と実行

業務の見える化や現場からのヒアリングで抽出した課題をもとに、計画を作成し実行します。
 
計画を立てる際には実行可能な範囲であることが前提となるので、メンバーの稼働状況は押さえなければなりません。また、施策の効果を定量的に分析するため、期間を決めて実行することがポイントです。

評価を行う

実行した施策は、どのような成果が得られたのかを分析し、評価しなければなりません。
 
評価の段階では、客観的かつ合理的に判断するのが大切です。良好な成果が得られれば計画から実行までのプロセスは正しいことがわかる一方、成果が芳しくなければ「なぜ実行した施策が上手く機能しなかったのか」も分析する必要があります。
 
また、課題の洗い出しから評価までのプロセスが完了した際に、「Stock」のような情報蓄積に特化したITツールを用いると、ノウハウとしてデータを蓄積できます。蓄積したノウハウを共有すると、別の課題が表面化した際に役立つ情報となるのです。


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非IT企業でも簡単に日々の業務改善ができるツール

以下では、非IT企業でも簡単に日々の業務改善に役立つツールをご紹介します。
 
業務改善のプロセスでは、課題に直面した際のメンバーの意見や分析などの要素が豊富に含まれるため、結果だけではなく流れ全体の管理が必要です。また、ノウハウとしてほかの業務へと横展開できる可能性を持つので、業務改善における一連の流れは属人的に管理されるべきではありません。
 
したがって、業務改善を得た情報は「情報管理ツール」で一元管理しましょう。ただし、多くの業務改善におけるノウハウを格納できてもアクセス性が悪く、操作が複雑で使いこなせないような多機能なITツールでは社内に浸透せず、業務改善のスピードを阻害します。
 
とくに、非IT企業でもスピーディな業務改善を実現するのであれば、65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報管理ツールの「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」へはあらゆる情報を一元管理できるため、業務改善のプロセスがわからなくなることがありません。さらに「ノートに紐づくメッセージ」を使えば、リアルタイムで共有したノートに関するやりとりも可能です。

情報蓄積・共有を簡単に効率化し業務改善できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ

ここまで、業務改善のメリットから具体的な業務改善の方法例までを解説しました。
 
業務を改善していくことには、コスト削減や職場環境の改善などのメリットがあり、全社で積極的に行っていくべき施策です。また、PDCAサイクルをはじめとしたフレームワークを用いると、情報を整理しながら業務改善のプロセスを進めていけます。
 
とはいえ、業務改善に成功しても改善事例や解決策などを管理・共有しなければ、個人もしくはスモールチームでの成功しかなりません。より大きな効果を得るためには、全社への業務改善へと波及させなければならないので、「ITツール」で業務改善プロセスの情報管理・共有を効率化させましょう。
 
しかし、ツールが全社に浸透しなければ意味をなさないので、ご紹介したStockのように、誰でも簡単に情報管理・共有を効率化させ、100,000社以上の業務改善に貢献しているITツールを使うべきと言えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を用いて、誰でも業務改善のプロセス管理・情報共有が簡単にできる環境を構築しましょう。