「生産性向上」というのを聞いたことはあるものの、現実には、なかなか生産性向上のために何か行動をしている人は少ないのではないでしょうか。
マッキンゼーの調査によれば、チームワーカーのチームワーカーの業務時間の61%は情報共有に当てられており、本来の業務には、わずか39%しか時間を使えていないという調査結果もあります。
重要なのは、出来るだけ無駄な時間をかけず、本来の仕事にどれだけ時間を割り当てることが出来るかということではないかと思います。
そこで、今回は生産性向上を実現するために使えるツールをご紹介させていただきます。
関連記事： チームの生産性向上を実現できるオススメツール8選
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
生産性向上のために必要なこと
生産性向上の目的を明確にする
ただ、生産性向上をしようと思っても、何をしたらいいのか分からず、結局生産性向上できずに終わってしまいます。
例えば、「成果をあげたい」「投入リソースを減らしたい」など、生産性向上の目的が明確になると、そのために何をすればいいのかが分かりやすくなります。
現状の業務の問題点を洗い出す
生産性向上の目的が明確になったら、それを達成するには、どの業務を改善すればいいのかが分かりますので、その業務の問題点を洗い出し、業務内容を見直したり、やり方を変えたりする必要があります。
場合によっては、その業務をしないというのを決めるのも大事です。そして、業務の問題点を解決するためにツールを導入するのもいいかもしれません。
ノウハウを共有する
既に生産性向上ができているメンバーがいたり、属人的になっているテクニックなどを共有することで、他のメンバーの生産性向上にも繋げることができます。
ノウハウは、１度共有して終わるのではなく、常に誰もが見れる状態にし、しっかりと活かせるようにすることが必要です。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
チームの生産性向上を実現する12個のサービス
情報管理ツール
■Stock
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock（ストック）」
生産性向上のためには、情報を探したり、余計な確認やコミュニケーションをする時間をできる限り短縮する必要があります。
そのためには、チームの情報を1箇所にまとめておき、いつでもどこでも探し出せる環境が必要ですね。
Stockを使えば、驚くほど簡単に情報を残すことができるため、重要な情報があちこちに分散することがありません。
■Stockの特徴
１．ＩＴに詳しくなくても、すぐに使い始めることができる。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
３．最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。
■Stockの主な機能
ノート機能
会議の議事録やマニュアル、ノウハウや連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ＆ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理
自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の状況を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
チャット
ノートのテーマ毎にチャットができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮することが可能となります。
■Stockの導入費用
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です（無料で利用できる期間制限もありません）。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、１人月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
■Evernote
すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。「Evernote」
Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリ（メモアプリ）です。
リモートワークの場合、思い付いたことをすぐに共有することが難しいことも多いと思います。その際には、関連するURLや画像、動画などを１つのノートにまとめて共有することができます。
■Evernoteの特徴
1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます
2. Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なwebクリッパー機能
■Evernoteの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるのがポイント
チェックリスト
Evernoteにはタスク管理機能は付いていませんが、ノートにチェックリストを入れることでタスク管理をすることができます。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。保存したコンテンツに注釈を入れたり、簡単に共有できるのが魅力的ですね
■Evernoteの導入費用
https://evernote.com/intl/jp/get-started
Evernoteは無料で使うことができますが、容量を増加したり、同期できる端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にするには、有料プランを契約する必要があります。
有料プランは、年額（1人あたり）で3100円〜になります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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■Dropbox
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
リモートワークの場合は、ファイルのやり取りや扱う数が非常に多いかと思います。フォルダ階層で簡単に保存できるのが使いやすいですね。
■Dropboxの特徴
1.全てクラウド上に保存することができる
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
2.他人との共有が簡単
簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。
■Dropboxの主な機能
ファイル管理
共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。
■Dropboxの導入費用
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison
容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）1200円〜になります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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■Google Drive
「Google ドライブ」写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
Googleドライブは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスです。また、スプレッドシートなどを使う場合には、連携が強いGoogle Driveがいいですね。
■Googleドライブの特徴
1.無料で15GBの容量が使える
Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
2.Googleアカウントとの連携ができる
Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できたりと、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、非常に便利ですね。
■Googleドライブの主な機能
ファイル管理
ファイルを保管するだけでなく、Googleドライブからスプレッドシートなどの作成をすることができます。
■Googleドライブの導入費用
https://www.google.com/drive/pricing/
容量が15GBまでは無料で使うことができます。
容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
15GBあれば無料で十分使うことができますね。有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
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タスク管理ツール
■Trello
「Trello（トレロ）」
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるツールです。
直感的に誰でもタスク管理ができることから、まずはタスク内容の共有から始めたい場合には有効なツールではないでしょうか。
■Trelloの特徴
1.直感的な操作性
付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
2.タスクの進捗が管理しやすい
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドラッグでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすいのではないでしょうか。
■Trelloの主な機能
タスク管理
カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
ビジュアルが良いと、タスク管理をするにも楽しくなるのが良いですね。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。
Googleカレンダー、EverNote、Slack、Chatworkなどと連携することもできるので、知識がある方は試してみても良いかもしれません。
（ただし、無料プランでは1サービスのみ連携可能）
■Trelloの導入費用
基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加（無料プランは10MBまで）させたり、権限機能を付けるには、有料プランの契約が必要になります。
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■Backlog
オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール「Backlog」
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるタスク管理ツールです。
リモートワーカーを含むプロジェクトや、リモートワーカー同士のプロジェクトを進める場合には、タスク管理やガントチャートが利用できるため、各々の進捗管理やプロジェクトの進捗管理として活用するには良いのではないでしょうか。
■Backlogの特徴
1.進捗を視覚的に把握できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。
2.タスクに関するコミュニケーションができる
コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。
■Backlogの主な機能
タスク管理
期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。
Wiki
マークダウン形式でwikiを書くことができます。
■Backlogの導入費用
1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1チームあたり）2000円〜になります。
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■Jooto
タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto(ジョートー)」
Jootoは、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
Trelloに似た見た目なので、Trelloを使ったことがある方は同じような感覚で使うことができますね。
■Jootoの特徴
1.シンプルな機能
簡単な操作で、タスクを追加することができるため、ちょっとしたメモからプロジェクト管理まで幅広く利用できます。
2.カラフルなインターフェース
タスク管理ツールでありながら、SNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションを取ることができます。
■Jootoの主な機能
タスク管理
Trelloと同様に、ドラッグ＆ドロップでタスク管理ができ、ふせんを貼りながらタスクの管理をすることができます。
■Jootoの導入費用
https://www.jooto.com/pricing/
ユーザー数2名までなら無料で使うことができるので、個人利用としては無料で十分ですね。
しかし、ユーザー数を増やしたり、容量を増加させるには有料プラン（月980円〜）の契約が必要になります。
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コミュニケーションツール
■チャットワーク
「チャットワーク（ChatWork）」ビジネスが加速するクラウド会議室
チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。LINEはプライベート、チャットワークは仕事と使い分けをしている人も多いのではないでしょうか。
普段のコミュニケーションから仕事に関するやり取りなど、リモートワークには欠かせないツールではないでしょうか。
■チャットワークの特徴
1.気軽にコミュニケーションが取れる
LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプでコミュニケーションが取れるのもいいですね。
2. 既読機能がない
既読機能がないので、自分のタイミングでメッセージを確認できます。
■チャットワークの主な機能
グループチャット
テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理
各グループチャットごとに、タスクの管理をすることができます。
ファイル共有
グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。
■チャットワークの導入費用
https://go.chatwork.com/ja/price/
グループチャット7個までは、無料で使うことができますが、さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プランを契約する必要があります。
チームで利用する場合には、管理者機能が付いている月500円（1人あたり）のプランにするのが良さそうですね。
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■Slack
「Slack（スラック）」Where work happens
Slackは、ビジネス向けのチャットツールで、主にIT業界・エンジニアの方が多く利用しています。
最近日本語対応されましたね。
日本語対応されたことで利用者が増えてきました。Slackもチャットワーク同様、リモートワークには欠かせないツールではないでしょうか。
■Slackの特徴
1.他のサービスと連携させることができる
例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
2.カスタマイズ性が高い
オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。
■Slackの主な機能
チャット
テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
ファイル共有
チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。
■Slackの導入費用
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり（無料プランでは、10,000件まで）、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額（1人あたり）で850円〜になります。
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web会議ツール
■Skype
「Skype」
Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるソフトウェアです。
Skypeもリモートワークには欠かせないツールではないでしょうか。すでに利用している方も多いと思います。
■Skypeの特徴
1.Skypeユーザー同士なら無制限で無料通話ができる
音声通話・ビデオ通話共に、Skypeユーザー同士であれば、無料で何時間でも通話することができます。また、グループ通話にも対応しているので、ビデオ会議にも使われていますね。
2.Office365と連携している
Office365を契約している場合には、Skypeのビジネスプランを利用することができるため、例えば、Wordの画面からSkypeを始めることも可能になります。
■Skypeの主な機能
音声通話・ビデオ通話
１クリックで音声通話やビデオ通話をすることができます。
画面共有もできるので、資料を見ながら会議をすることもできます。
■Skypeの導入費用
Skype同士の通話であれば無料で利用することができますが、Skypeから固定電話や携帯電話、国際電話で通話する場合は、通話料が発生します。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
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■Zoom
「Zoom」
Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeよりも簡単で安定的に利用できることから、今後よりユーザー数を伸ばしてきそうなツールです。今後web会議を積極的に実施していく場合には、検討したいツールの一つですね。
■Zoomの特徴
1.招待される側はユーザー登録不要
会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
2.通信が安定している
データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。
■Zoomの主な機能
音声通話・ビデオ通話
Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。
■Zoomの導入費用
Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン（月14.99ドル〜）を契約する必要があります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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■appear.in
「appear.in」 – one click video conversations
appear.inは、登録不要でURLの発行のみでweb会議ができるできるツールです。
後述のZoom同様に、特にソフトをインストールしたりすることなく、手軽に利用できることから、今まで以上にweb会議が身近で、かつ在宅勤務の効率を上げるのではないでしょうか。
■appear.inの特徴
1. 発行されたURLにアクセスするだけで、web会議を始められる
ソフトをインストールしたり、登録をすることなく始められるため、すぐにweb会議を始めることができます。
2. 画面共有が簡単
1クリックで画面共有できることから、web会議中もスムーズに相手に画面共有することができます。
■appear.inの主な機能
ビデオ通話
相手にURLを教えてクリックしてもらうだけで、すぐにビデオ通話が始められるので、手軽に利用することができます。
■appear.inの導入費用
https://appear.in/information/pricing/
基本的には無料で利用することができますが、参加者の数（無料プランでは4人まで）や管理機能などの制限があるため、大人数で利用する場合や、メンバー管理をしたい場合には、有料プラン（9.99ドル/月）を契約する必要があります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
まとめ
いかがでしたでしょうか？
決してツールを導入すれば生産性が向上するわけではありませんが、自社に合うツールを選定し、使いこなすことで、生産性は格段に上がります。
ツールを選定することは、どの部分でツールを利用すると効率化が図れるのかなど、自社の業務フローを見直すきっかけにもなるではないでしょうか。
今回ご紹介させていただいたツールを参考に、是非自社の業務に合うツールを見つけていただければ嬉しいです！
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