自社の生産性向上は利益拡大に繋がる大きな要因ゆえに、企業にとっては重要な課題です。昨今では、こうした生産性の向上を実現するために、ITツールを利用し無駄な業務を削減して、日常業務のリソースを最大限活用する取り組みが人気になっています。
しかし、この流れにのって自社でもITツールによる生産性向上を実現しようと考えても、数多くリリースされているツールのうち、どれを選択すればいいのかにお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は生産性向上に役立つITツールのおすすめ11選を中心にご紹介します。
- 生産性向上に向けた取り組みをしたいが、どのツールを導入すればいいかわからない
- 自社の業務効率化を実現できるおすすめのツールが知りたい
- 生産性を向上させるには何に注意すべきなのかを把握したい
という担当者の方は今回の記事を読むと、生産性向上のために押さえるべきポイントを理解し、自社に適したツール選定が行えるようになります。
目次
- 1 チームの生産性向上に役立つITツール11選
- 1.1 【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
- 1.2 【Evernote】情報を一元化できるノートアプリ
- 1.3 【Dropbox】ファイル共有が簡単なクラウドストレージ
- 1.4 【Google Drive】 Googleが提供するクラウドストレージ
- 1.5 【Trello】ふせん間隔で利用できるタスク管理ツール
- 1.6 【Backlog】エンジニア向けプロジェクト管理ツール
- 1.7 【Jooto】かんばん方式のタスク管理ツール
- 1.8 【Chatwork】国産チャットツール
- 1.9 【Slack】カスタマイズ性の高いチャットツール
- 1.10 【Zoom】高音質・高画質で利用できるweb会議ツール
- 1.11 【Whereby】繰り返し利用できるWeb会議ツール
- 2 生産性向上のために必要なこと
- 3 チームの生産性向上に役立つITツール11選まとめ
チームの生産性向上に役立つITツール11選
以下では、チームの生産性向上に役立つITツール11選をご紹介します。
ITツールによる生産性向上を目的とする際、選定時に一番大切なのは「自社で抱える課題を解消できること」です。ITツールは導入によって生産性や業務効率を大きく向上できる一方で、選定を間違えればかえって状況を悪化させる原因となりかねません。
もちろん、自社で抱える課題を解消できるツールでも、本当に社員が使いこなせるかは大前提です。社内にはさまざまなITリテラシーを持つ社員がいるため、選定者にとってわかりやすいツールであっても、現場の社員には難しい可能性があるのです。
したがってツールを導入する際は、使いやすさを必ず確認し、ITリテラシーの低い社員でも使いこなせるかどうかに注意して選定を行いましょう。
たとえば、今回ご紹介するツールのうちのひとつである「Stock」は、直感的な操作で社内外のあらゆる情報を一元管理できる情報共有ツールです。
ノート・メッセージ・タスク機能を利用して業務を効率化できるうえ、情報はすべて1箇所に集まるので「データを探す時間」までも大幅に削減可能です。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Evernote】情報を一元化できるノートアプリ
＜Evernoteの特徴＞
Evernoteは、情報を収集、蓄積するクラウド型ノートアプリです。テキストだけではなく画像・音声など、複数の情報を1つのノートにまとめて管理できます。
また、webクリッパー機能を利用すると、Webページのテキストやリンク・画像をワンクリックで保存可能です。
＜Evernoteの主な機能＞
「ノート機能」ではテキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられます
Evernoteにはタスク管理機能は付いていませんが、「チェックリスト機能」を利用すれば、ノートに作成したチェックリストを利用した簡易的なタスク管理が行えます。
「Webクリッパー機能」を利用すれば、Web上で気になったコンテンツをボタンひとつでEvernoteに保存できます。
＜Evernoteの注意点＞
- Webクリッパーはブラウザによって利用制限がある
- ノート数が多いと処理速度が遅くなる
Firefoxの場合、PDF保存が出来なかったりクリッパーが起動しなかったりするというユーザーの声があります。
ノート数が多くなると起動に時間がかかり、利用する際にストレスを感じる可能性があります。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：680円/月
- PROFESSIONAL：850円/月
- EVERNOTE TEAMS：1,100円/ユーザー/月
【Dropbox】ファイル共有が簡単なクラウドストレージ
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、個人・ビジネス両方で利用できるオンラインストレージサービスです。これまで端末に保存していたデータをすべてクラウド上で管理できるのでデータの紛失が避けられ、異なるデバイスからも利用できます。
共有フォルダやリンクを作成すれば、データの共有も簡単に行えます。
＜Dropboxの機能＞
「ファイル管理機能」ではファイルをクラウド上で保管できます。共有フォルダを利用すれば、外部の人ともファイル共有可能です。
＜Dropboxの注意点＞
- 単独利用はできない
ファイル共有用のツールであり、コミュニケーション機能やタスク管理機能を持つツールとの併用が必須です。
＜Dropboxの料金体系＞
- Basicプラン：0円
- Professionalプラン（個人向け）：2,000円/月
- Standardプラン：1,250円/ユーザー/月
- Advancedプラン：2,000円/ユーザー/月
【Google Drive】 Googleが提供するクラウドストレージ
＜Google Driveの特徴＞
Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。Gmailやスプレッドシートなどを連携させて利用できるので、普段からGoogleサービスを利用している場合、自社に馴染みやすくなります。
Googleアカウントさえあれば誰でも無料で15GBまでの容量が利用可能です。
＜Googleドライブの機能＞
「ファイル管理機能」ではファイルの保管だけでなく、Googleドライブからスプレッドシートなどの作成もできます。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報が探しづらい
Google Driveではフォルダを自由に作成できますが、管理方法が統一されていない場合、データがどこにあるのか分かりづらく、探すのに時間がかかる可能性があります。
＜Google Driveの料金体系＞
15GBまでは無料で利用できます。それ以上の容量を利用するには、有料のGoogle WorkspaceまたはGoogle Oneへの加入が必要です。
【Trello】ふせん間隔で利用できるタスク管理ツール
＜Trelloの特徴＞
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚でタスクが管理できるツールです。作成したタスクはカードのように並べられるので進捗を視覚的に把握しやすいです。
また、タスクの処理状況のステータス登録も行え、作業がどこまで進んでいるのかが可視化されます。
＜Trelloの機能＞
「タスク管理機能」では、直感的な操作性で簡単にタスク管理できます。作成したタスクはGoogleカレンダーをはじめとする他ツールとも連携できるので、さらに活用の幅が広がります。
＜Trelloの注意点＞
- スマホでは操作しづらい
スマホアプリも提供されていますが、スマホのような小さな画面ではカンバン方式でのタスク管理がしづらく、操作性が悪いです。
＜Trelloの料金体系＞
- フリープラン：$0
- スタンダードプラン：$6/ユーザー/月
- プレミアムプラン：$12.50/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
【Backlog】エンジニア向けプロジェクト管理ツール
オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール「Backlog」
＜Backlogの特徴＞
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやマイルストーンを利用して、タスクの進捗状況を可視化します。
また、作成タスクにはコメントができるので、タスクに関連したコミュニケーションもツール内で完結可能です。
＜Backlogの機能＞
「タスク管理機能」ではタスクの期限のほか、ステータスや優先度も設定できます。
「wiki機能」を利用すれば、マークダウン形式でwikiが書けます。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアには馴染みづらい
記載はマークダウンで行う必要があり、非エンジニアが多い企業の場合使いこなすのが難しいです。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,640円/月
- スタンダードプラン：12,980円/月
- プレミアムプラン：21,780円/月
- プラチナプラン：55,000円/月
【Jooto】かんばん方式のタスク管理ツール
＜Jootoの特徴＞
Jootoは、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。簡単な操作でタスク管理が行えるので、仕事のメモ書きからプロジェクト管理まで幅広く利用できます。
また、インターフェース（見た目）がカラフルで、タスク管理ツールでありながら、SNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションが取れます。
＜Jootoの機能＞
「タスク管理機能」では、ドラッグ＆ドロップでタスク管理が行え、ふせんを貼りながらのタスクの管理が可能です
＜Jootoの注意点＞
- ヘルプページが不十分
ヘルプページや使い方のデモ動画が用意されているものの、動作が分かりにくく使いこなすまでに時間がかかったというユーザーの声があります。
＜Jootoの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月
【Chatwork】国産チャットツール
＜Chatworkの特徴＞
ChatWorkは、国産のビジネスチャットツールです。メールに比べて気軽なコミュニケーションがとれるため、チーム内の情報共有の活性化が見込めます。
また、Chatworkには既読機能がないので、自分のタイミングでメッセージが確認でき、チャットツールでありがちな返信を急かされることによるストレスも回避できます。
＜Chatworkの機能＞
「チャット機能」ではテキストメッセージのほか、絵文字・リアクションの送信が行えます。
「タスク管理機能」では、各グループチャットごとにタスク管理が可能です。
「ファイル管理機能」では、グループチャットに送信したファイルを一覧で管理できます。
＜Chatworkの注意点＞
- 重要な情報が流れる
迅速なコミュニケーションには役立ちますが、やりとりした内容の振り返りには向かず、重要なメッセージが流れやすいです。
＜Chatworkの料金体系＞
- Free：0円
- Business：600円/ユーザー/月
- Enterprise：960円/ユーザー/月
【Slack】カスタマイズ性の高いチャットツール
＜Slackの特徴＞
Slackは、IT業界・エンジニア人気の高いビジネスチャットツールです。カスタマイズ性が高く、オリジナル絵文字の作成やbotの利用によって自分好みのスペースを構築できるのが特徴です。
また、他ツールとの連携も豊富で、たとえばタスク管理ツールと連携させると、タスクの作成や完了の通知をSlackで流せるようになります。
＜Slackの機能＞
「チャット機能」ではテキストメッセージや絵文字の利用・ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用したショートカットキーの利用が出来ます。
「ファイル共有機能」では、チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧できます。
＜Slackの注意点＞
- 過去の情報が振り返りづらい
チャットの特性上やりとりが流れやすいうえ、検索精度が高くないので、蓄積したはずの情報が振り返れない可能性があります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- Pro：850円/ユーザー/月
- Business+：1,600円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問合せ
【Zoom】高音質・高画質で利用できるweb会議ツール
＜Zoomの特徴＞
Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けにくく安定した利用が可能です。
1.招待される側はユーザー登録不要
また、会員登録は主催者だけが行えばよく、会議参加者に会員登録を行わせる手間がかかりません。
＜Zoomの機能＞
「音声・ビデオ通話機能」では簡単にweb会議が行えます。会議の主催者以外は会員登録不要なので、スムーズな利用が可能です。
Zoomの注意点
- ビデオ通話とチャット機能は併用できない
ビデオ通話とチャットは同時に使えず、ビデオ通話途中にチャットを使うには、別途チャットツールの導入が必要です。
＜Zoomの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- プロ（最大100人まで同時接続可能）：1ユーザーあたり2,000円/月
- ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：1ユーザーあたり2,700円/月
- 企業（最大500人まで同時接続可能）：1ユーザーあたり2,700円/月
【Whereby】繰り返し利用できるWeb会議ツール
＜Wherebyの特徴＞
WherebyはiPhoneやPC、インターネット環境があれば、オンラインで会議ができるWeb会議ツールです。
会議URLの利用が繰り返しできるので、会議ごとにURLを変更しなくても利用できます。また、会議の参加者はユーザー登録せずともURLにアクセスするだけでWeb会議に参加可能です。
＜Wherebyの注意点＞
- 日本語対応していない
海外サービスなため日本語には対応しておらず、利用の際には注意が必要です。
＜Wherebyの料金体系＞
- Free:$0
- Pro：$6.99/月
- Business：$9.99/ユーザー/月
生産性向上のために必要なこと
以下では、生産性向上のために必要なことを3つご紹介します。
ITツール導入は生産性向上に役立つ一方で、ただ導入を行うだけでは十分な効果が発揮できません。以下のポイントを押さえて、自社の生産性向上を実現させましょう。
目的の明確化
生産性向上を実現するには、まずはなぜ生産性向上が必要なのか目的を明確化しましょう。
なぜなら、ただ「生産性向上をしよう」と考えたところで、実際に何をしたらいいのか分からず、結局成果が出せずに終わりかねないからです。したがって、何をすべきかを判断するため、目的を明らかにしなくてはなりません。
たとえば、「自社の営業成果をあげたい」「作業への投入リソースを減らしたい」といった目的があれば、「部署間を越えて情報を活用できるシステムの開発」や「時間の無駄になっている作業を洗い出し、それを自動化・簡略化する」といった対策が立てられます。
その結果、次に行うべき行動が理解でき、自社の生産性向上に向けた取り組みが進みやすくなります。
問題点の洗い出し
生産性向上の目的が明確になったら、次は自社で改善すべき問題点の洗い出しを行います。
目的が立てられると、その目標の達成に対して改善すべき業務もおのずと明らかになります。そうして出た業務の問題点をすべて洗い出し、業務内容を見直しやプロセスの変更を行っていきましょう。
業務内容によっては「その業務自体をなくす」「または自動化し、社員には行わせない」といった決定を行うこともあります。どのようにすれば課題が解決できるのかを考え、対策を立てていきましょう。
ノウハウの共有
生産性を向上させるには、ノウハウの共有を活性化するのもひとつの手です。
とくに社員それぞれの生産性が大きく異なるような場合は、ノウハウが個人だけのものとなっており、チームで共有できていない可能性があります。属人的になっているテクニックなどを共有して知識を統一しておけば、チーム全体の生産性向上にも繋がります。
なお、ノウハウ共有する際は1度共有しただけで終わらせないように注意しなくてはなりません。1度共有しただけで終わってしまえば、あとから活用しにくくなるからです。したがって、共有したノウハウを必要なときに誰もが正しく活用できる状態での管理が必要です。
チームの生産性向上に役立つITツール11選まとめ
ここまでチームの生産性向上に役立つITツール11選と、生産力向上に必要なことを解説しました。
生産性向上に役立つツールは数多くありますが、それぞれ利用できる機能は異なるため、導入時に「そのツールで自社の課題を解決できるか」の見極めが必要です。
しかし、抱えている課題それぞれに対してツールを当てはめる方法では、一度に複数のツールを導入する必要があり、操作方法や使い分けを覚えなければなりません。したがって、導入するツールはひとつに絞り、自社の抱える課題を過不足なく解消できるものを選択しましょう。
今回ご紹介したツールのひとつであるStockは、コミュニケーション・タスク管理・ファイル共有・ドキュメント管理と日々の業務において効率化が必須な課題を解消できる情報共有ツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の業務効率・生産性向上に役立てましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
