属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにするために必要なマニュアルですが、日々の業務できちんと活用できていますでしょうか。
 
必要性を感じていてもなかなか作成が進まなかったり、作っても運用されていないというのが現状ではないかと思います。
 
そこで今回の記事では、テンプレートを使ったマニュアル作成のポイントや、簡単に作成できるツールをご紹介させていただきます。
 
マニュアルを作成しても作っただけになってしまっている場合や、なかなか面倒に感じてマニュアルが作成できていない場合には、是非参考にしてみていただければと思います。

 


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マニュアル作成における問題点

テンプレート利用の有無に関わらず、マニュアル作成には主に下記のような問題点が挙げられます。

<マニュアルの作り手の問題点>

  • 作成するのに手間がかかる(時間がかかる)
  • 作成した後の更新が大変
  • 作成しても読まれない(活用されない)

<マニュアルの読み手の問題点>

  • 作成する人によって書き方が違う(クオリティが異なる)
  • 文字ばかりで実際の状態をイメージできない
  • 必要なマニュアルを探すのが大変


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テンプレートを用いたマニュアル作成のポイント

構成を分かりやすくする

あらかじめ読みやすいデザインや構成をテンプレートとして登録しておけば、誰がマニュアルを書いても分かりやすいものにすることができます。
マニュアルを見ることで、その作業の目的や全体像が掴めるようなものにする必要があります。

文字情報だけでなく、写真や画像を使う

マニュアルの各ステップで写真や画像を使うようにすることで、実際のイメージがつきやすくなります。
特に、人によって受け取り方が違うような表現で書いてしまうと、マニュアルがあることによって余計に混乱を招くことにもなります。

誰でもわかるような表現を使う

例えば、専門用語が多く使われているなど、特定の人にしか分からないようだと、マニュアルを読む人の立場に立ったものにはなりません。
作成者の目線だけでなく、実際にそれを使う人の目線に立って、誰が読んでも分かるような言葉で書くことが重要です。
 
関連記事: マニュアルのデザインから作り方まで一挙にご紹介!


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マニュアル作成に使えるテンプレート集

例えば、下記のようなサイトでテンプレートをダウンロードすることができます。

1. bizroute

2. bizocean

3. Excelフリーソフト館

4. SILAND.JP

5. テンプレートBANK

 
関連記事: 業務マニュアルを簡単に作れる!無料で使えるテンプレートサイト9選!


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テンプレートを使ったマニュアル作成が簡単にできるツールとは?

情報共有ツール「Stock」を使えば、マニュアルを簡単に作成・管理することができます。
もちろんテンプレート機能も使えるため、事前に構成を登録しておけば、すぐにテンプレートを呼び出し、マニュアルの作成ができます。
また、普段の業務の内容と一緒にマニュアルを管理できるため、より実践的にマニュアルを活用することができます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!
 
関連記事: 【マニュアル作成ツール7選】社内資産化して管理をしよう


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まとめ

すぐにはマニュアルが必要ないと思っていても、入退社による人の異動など、いつ必要になるか分かりません。
 
是非今回ご紹介させていただいたポイントやツールを参考に、マニュアル作成をしてみていただければと思います。

 

 
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