「しっかりと情報共有しよう」
このような言葉は、どの会社でも言われており、個人でも情報共有することの必要性を感じる機会も多いかと思います。
 
しかし、実際には想定された情報共有がなされておらず、どのようにすればいいのかお困りの方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、情報共有の必要性や、促進されないことによるデメリット、効果的に行うために押さえるべきポイントをご紹介させていただきます。
 
情報共有がなぜ必要なのか?を再確認し、社内の環境構築に役立てていただければと思います。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!


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情報共有とは?

そもそも情報共有とはどのようなことを言うのでしょうか?詳しく見ていきましょう。

個人が持つ情報を共有し活用すること

情報共有とは、個人が持つ情報を他の人やグループに対して共有し、活用することを言います。
 
業務を行う上で、わたしたちは日々、さまざまな情報を蓄積することとなります。
こうした情報は、企業にとっては重要な価値を持つ資産となります。
 
情報共有を行うことで、個人が蓄積した情報を会社の持つ資産として保管できるようになります。
 
社内の情報共有の促進は、作業の効率化や、コミュニケーションの活性化にも繋がります。
そのため、情報共有は「できるだけ心がけるべき目標」ではなく、「必ず行わなければならない義務」だと言えるでしょう。

なぜ情報共有を行うべきなのか

既に述べたように、情報共有をすることで、会社の情報資産を蓄積できるようになります。
 
これは、情報共有を行う上で、最も重要なことです。
 
また、情報の中には個人が持っているスキルやノウハウなども含まれています。
 
こうした情報を共有していくことで、個人のノウハウだったものを社内でナレッジとして共有できるようになります。
 
これにより、知識の水準を社員間で揃えることができ、社内の業務効率の向上に繋がります。
 
また、共有される情報の中には、チームや個人が「今何をしているのか」「どんな施策をしてどんな結果が出たのか」などの進捗状況もあるでしょう。
 
こうした情報を共有していくことで、全体の方向性を揃え、1つの目標に対して全員で進んでいるという環境を作ることもできます。


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情報共有が出来ない企業の特徴とは

情報共有が「必ずすべき義務」であっても、どうしてもうまくいかないという経験はないでしょうか?
 
実は情報共有が上手く出来ない企業には、ある特徴があります。1つずつ見ていきましょう。

個人プレーが多い

情報は、通常上から下へと伝達されていきます。
 
しかし、流れていく情報には確認が必要となるため、度々下から上へとさかのぼり、横へと伝達されていくのが基本です。
 
結果として、情報が伝達される場合、一方方向に流れていくのではなく、さまざまな方向へと流れていくこととなります。
 
情報共有が上手く出来ない企業の場合、この情報の伝達が一方通行となってしまうことがあります。
 
これは、情報の送り手と受け手のパワーバランスが不均衡なことから生じてしまいます。
 
例えば、上司に報告しにくい環境や、逆に上司が部下を放置している環境、同僚同士が険悪な環境など状況はさまざまです。
 
その中で一貫して言えることは、お互いの信頼関係が十分に構築されておらず、個人プレーの多い環境であるということです。

部署が孤立している

古い縦割り組織であれば、部署間で競い合う意識を持って仕事をしていることもあるでしょう。
 
こうした場合、互いをライバルだと思って敵視してしまい、「同じ会社であるのに情報共有がされない」「遅れて違う場所から情報が入ってくる」という状況になることがあります。
 
身近にライバルを設定するのは、部署ごとの競争力を強めるために効果があるかもしれませんが、企業の組織力が十分に発揮できなくなってしまうため、多くのビジネスチャンスの損失を招きかねません。
 
しかし、それを問題だと考えたとしても、会社の風土は一朝一夕で作り上げられたものではないため、個人が変えていくには限度があります。
 
そのため、組織の変革に力を持つ経営者や経営陣による対処が必要となるでしょう。

社内情報が多すぎる

情報共有をしているはずなのに、何故か正確な情報が共有されていないという場合があります。この場合、情報の発信・共有方法に問題があることが考えられます。
 
例えば、特定の部署のみに必要な情報を全社に向けて発信したとします。
 
この場合、発信された情報が不必要な部署に所属する人たちは、受信した情報が自分に必要なものなのかチェックしなければならなくなります。
 
この結果、重要なメッセージの見逃しや見落としが発生する事態となりかねません。
 
必要な情報を埋もれさせないためにも、発信者側で情報を精査し、誰に何を届けるべきなのかの明確な仕組みづくりが必要となります。


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情報共有をしないとどうなるのか

情報共有することによって得られるメリットが理解できたところで、今度は情報共有が行われないことによって発生する問題について見ていきましょう。

ノウハウやナレッジが属人化する

情報共有が不足している環境では、「ベテラン社員だけが知っているノウハウ」は他の人に共有されないため、特定の人がいないと業務ができず、仕事を進められないという状況に陥ってしまいます。
 
また、知識を持っている人が退職してしまった場合なども、同様に作業の滞りが発生するでしょう。
 
こうした、ナレッジやノウハウの属人化を避けるためにも、情報共有を行い、誰でも利用できるように管理していく必要があります。

社員菅のコミュニケーションが不足する

情報共有が行われないということは、社員の情報格差の発生にも繋がります。
 
それが原因となり、プロジェクトが思うように進まなかったり、余計な後戻りが発生してしまうこともあるでしょう。
 
場合によっては、そこから社内の人間関係にも亀裂が入り、余計にコミュニケーションが取られなくなってしまうということもあり得ます。
 
情報共有が行われることで、互いの意見が言いやすい風通しのよい環境を構築することができます。
 
コミュニケーションは働いていくうえで必要不可欠なことなため、情報共有は積極的に行うべきであると言えます。

生産性が低下する

人が仕事を進める上での悩みやつまずくポイントというのは、ある程度共通している部分があります。
 
そのため、同じような課題で多くの人が悩んでいるという状況は珍しいものではありません。
 
情報共有が行われていれば、既にそれを経験していたり、解決策を知っている人から、問題解決の方法を教えてもらうことができるでしょう。
 
しかし、情報共有が行われていない場合、1人1人がその問題に対して対策を考え対処していかなければならなくなります。
 
結果、個人の業務効率は低下し、会社としては生産性が低下するといった事態に陥りかねません。


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なぜ「情報共有」がうまくいかない会社が多いのか?

情報共有が行われないとどのような問題が発生するのか、理解できたでしょうか。
 
では、なぜこれほどまでに大切な業務であるはずなのに、情報共有がうまくいかない会社が多いのでしょうか?

情報共有をすることの必要性や価値が理解されていない

そもそも情報共有でどのような手順を行えばいいのか、ということが分かっていないと「情報共有」という概念が机上の空論となり、その価値が軽視されてしまいます。
 
日頃から、業務において情報を蓄積し、蓄積した情報を誰でも見られるように管理し、共有された情報を自身で活用するという意識を持つことが、情報共有の促進には必要です。
 
既にお伝えしている通り、情報共有が行われないことでさまざまな不利益を被ることになります。
 
こうした点を適宜伝え、必要性を説くことで、情報共有の重要性を感じてもらえるようになるでしょう。

情報共有の仕方が分からない

この情報を「みんなに伝えたい」「蓄積しておきたい」と思っても、それが実行できる環境がなければ、いつまでたっても情報が共有されることはありません。
 
そのためには、情報共有の時間を設けたり、ツールを活用してそこに記載するようにするなど、誰もが迷わない方法を決める必要があります。
 
また、ツールを導入する場合は、それが情報を蓄積・発信しやすいものを選択する必要があります。
 
情報共有という言葉にだけ囚われ、使いにくいツールを導入してしまっては、情報共有の促進どころか「面倒だから蓄積はしない」といった事態を引き起こしかねません。

情報共有をしたつもりになっている

情報共有をしているはずなのにうまくいかないケースとしては、情報共有をしたつもりになっているというものがあります。
 
自分ではきちんと情報共有をしたつもりであっても、相手に正しく伝わっていなければ、情報共有が出来ているとは言えません。
 
情報共有をしたつもりになっている状況が続くと、受け手との間にスレ違いが生じかねません。
 
こうした問題の根底にあるのは、普段のコミュニケーションの希薄さであることが多いです。
 
情報共有してもらった内容に不明点があった場合に内容を聞き返せるような良い関係性が構築されていないと、分からない所を確認できなくなってしまい、結果として情報共有がうまくいかなくなってしまいます。


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情報共有を効果的に行うための5つのポイント

ここでは、情報共有を効果的に行うための5つのポイントについて解説します。
各ポイントを押さえることで、正しい情報共有ができるようになるでしょう。

目的を統一する

何のために情報共有をするのか、という目的は企業ごとに違いますが、その目的が企業と社員の間で揃っていないまま情報共有を進めていくというのは非常に困難です。
 
なぜなら、情報共有を進めるためには社員の協力が必要不可欠なのに、明確な目的が分からないままでは「会社に言われたので仕方なく情報共有をする」などといった状況に陥ってしまうからです。
 
こうした状況は、情報共有の価値を下げることとなり、結果としてうまく情報共有が出来ないという状況になりかねません。
 
そのため、組織や部署の間で情報共有の目的を統一し、何のために情報共有を進めるかを明確にする必要があります。
 
組織としての情報共有の目的を定めることが出来たら、共有を始める前に、社員全員にその目的が伝わるように努めましょう。
 
目的の周知を徹底することで、社員の理解を得る事ができ、積極的な情報共有へと繋がります。

社内基準を明確にする

情報共有は、日々のタスクとは異なり、行わなければ明確に誰かの業務が滞るというものではありません。
 
そのため、人によって優先順位が変わってしまうこともあるでしょう。
 
特に情報共有の重要性を理解していない人であれば、優先順位の枠組みから外してしまったり、既に述べた「情報共有をしたつもり」となって満足してしまうこともあります。
 
そのため、情報共有の社内での定義を明確にしておく必要があります。
 
どのような状態が「情報共有がされている状態」であるのかを理解してもらうことで、「情報共有をしたつもり」から脱却し、適切な情報共有が行えるようになります。
 
また、情報共有をするための時間を社内ルールとしてあらかじめ定めておくことで、優先順位から漏れて共有されないという事態を防ぐことが出来ます。

情報共有のルールを決める

個人に任せて情報共有を行わせないためにも、最低限のルールを決めることは大切です。
ルールとして組み込むことで、情報共有が蔑ろにされることを防ぎます。
 
情報共有は社員全員が実施することにより効果を生み出すものです。
そのため、ルール決める際は、分かりやすく覚えやすいことを意識しましょう。
 
複雑で覚えにくいようなルールで運用してしまうと、ルールが浸透しにくいどころか、情報共有は面倒くさいものだというイメージが形成されかねないからです。
 
簡単に理解、実行できるようなルールを決めて運用を行いましょう。
例えば「退勤前に必ず情報共有を行う」「日報は毎日共有する」などがルールの例として挙げられます。
 
大切なのは、毎回ルールを確認する必要がないこと、日々の業務に流れとして組み込みやすいことです。

社員間の信頼関係を構築する

情報共有を行ううえで、社員同士の信頼関係が構築されていることは必要不可欠です。
社員間で信頼関係がない状態では、情報共有は円滑に進められません。
 
信頼関係がない相手に、自分だけが持つノウハウやナレッジを共有したいと考える人はいないからです。
 
しかし、信頼関係を構築するためには時間がかかるのが当たり前であり、社員間で信頼関係を築いていくのは容易なことだとは言えません。
 
信頼関係構築のきっかけを作るためにも、まずは横のコミュニケーションではなく、上司と部下や後輩の関係である縦のコミュニケーションを円滑にすることをおすすめします。
 
部下と上司の関係が良好になると、自然と職場の雰囲気が良くなり、横のコミュニケーションも活発になりやすいからです。
 
仕事内容や指示だけを伝えるという関係から、お互いがフランクに話し合うための機会を用意するなどして、少しずつ今の関係を変えていくと良いでしょう。
 
もちろん、相手に対して感謝の気持ちや敬う気持ちを持って接することは必要不可欠です。こうした機会を増やしていくことで、少しずつ信頼関係が構築できるようになるでしょう。

情報共有ツールを導入する

情報共有自体は、メールや共有サーバーなどを利用するだけでも行えるものです。
しかし、より効率良く情報共有を行うためには情報共有ツールを導入するのをおすすめします。
 
情報共有ツールには多くの種類があり、ツールによって利用できる機能が異なります。
 
しかし、どのサービスを選んだ場合であっても、情報共有が円滑に進むための機能があるため、メールやサーバーを利用するよりも効果的に情報共有が行えるようになります。
 
また、情報共有ツールを使うことで、リアルタイムでいつでも情報を蓄積したり共有したりすることができるため、業務効率の向上にも繋がります。
 
ツール内にコミュニケーションが取れるメッセージ機能やチャット機能がついているものも多くあるため、共有されている情報の不明点をその場で聞く、などといった使い方もできます。


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
「情報共有する」ということは簡単に思えて、実践していくのは意外と難しいことです。
 
しかし、企業にとってはしなければならない義務であり、情報共有を怠ることは仕事や社内のコミュニケーションへの支障をきたすことになりかねません。
 
是非、今回ご紹介させていただいた内容を元に、情報共有の仕方について検討していただければと思います。