情報共有の大切さは、企業はもちろん個人であっても理解しているのが一般的になってきています。しかし、実際には想定していた情報共有ができておらず、社内での対応策に困っているという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、企業が陥りやすい情報共有ができない原因と、その対処法についてご紹介します。
 
  • 自社での情報共有が滞り、業務効率が低下していることに悩んでいる
  • 情報共有を行っているにも関わらず、思ったような効果が出ない
  • 情報共有を効果的に行うための方法が知りたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、自社における情報共有の課題を再確認し、社内での情報共有を活性化できるようになります。


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情報共有とは?

情報共有とは、個人が持つ情報を他の社員やグループに共有し活用することを言います。
 
業務を行う上で、わたしたちは日々さまざまな情報を蓄積していきます。こうした情報は情報資産と呼ばれ、企業が営業活動をするうえで有効活用すべきものです。
 
情報共有を行うと、これまで個人が蓄積してきた情報を、企業の持つ資産として活用できるようになります。その結果、作業効率の向上や生産性の向上が実現可能です。
 
また、情報共有の促進は、社内コミュニケーションの活性化にも繋がります。こまめな情報共有によって、チーム間での進捗状況の把握や、課題の共有が行えるからです。こうした社内コミュニケーションの活性化は自社の風通しを良くし、社員の定着率向上にも役立ちます。
 
したがって、情報共有は社員が「できるだけ心がけるべき目標」ではなく、「必ず行わなければならない義務」だと言えます。


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なぜ情報共有を行うべきなのか

情報共有を行う一番の理由は、企業の情報資産の蓄積・活用を行うためです。ここで言う「情報」の中には顧客情報などの業務上必要不可欠な情報から、個人が持っているスキルやノウハウ、業務の進捗情報などのすべての情報が含まれます。
 
とくに、個人が持っているスキルやノウハウは、情報共有の習慣がないと共有されづらく、場合によってはそのスキル・ノウハウの所持者の退職などに伴い消失する恐れがあります。スキル・ノウハウの消失は、その作業の品質低下に直結するものであり、避けなければならないものです。
 
したがって、情報共有によってノウハウをナレッジへと転換させ、社内に浸透させる必要があります。
 
また、社員それぞれのタスク進捗状況も情報共有が行われていないと、上司とその社員だけで完結する情報となり、それ以外の社員には一切状況が分からなくなってしまいます。こうした状況では、すべてのタスクが個人プレーとなり、全員で同じ目的に向かって協力しづらいです。
 
進捗状況についても情報共有しておけば、全体の方向性を揃えひとつの目標に対して全員で進んでいけるようになります。


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情報共有が出来ない企業の特徴とは

以下では、情報共有が上手く浸透しない企業が持つ特徴について解説します。自社に上手く情報共有が浸透しないという場合は、以下の特徴に当てはまっていないか確認し、改善を図りましょう。

個人プレーが多い

情報共有が上手く浸透しない企業の多くは、業務が個人プレーとなっているケースが多いです。
 
通常、情報は伝達されるときに上から下へと一方向に流れていくのではなく、下から上、下から横などさまざまな方向へと流れていきます。なぜなら、得た情報を上司に確認したり、同僚に連絡したりする必要があるからです。
 
しかし、情報共有が浸透しない企業では、情報の伝達は常に一方通行になりやすいです。
 
これは、情報の送り手と受け手のパワーバランスが不均衡な結果生じる問題です。たとえば、部下が上司に報告しにくい環境や、逆に上司が部下を放置している環境、同僚同士が険悪な環境などパワーバランスが不均衡となる状況はさまざまです。
 
とくに、お互いの信頼関係が十分に構築されていない、個人プレーの多い環境の企業でこのようなケースが起こりがちです。
 
すべてが個人プレーで周囲の協力なく業務を進める企業では、情報共有の有用性は発揮できません。そのため、自社の情報共有を活性化させたいのであれば、まずは個人プレーとなるような環境を打破し、社員のパワーバランスを均衡化させましょう。

部署が孤立している

情報共有が上手く浸透しない企業では、そもそも部署が孤立しているケースもあります。
 
たとえば、古い縦割り組織では、部署間で競い合う意識を持って仕事をしていることがあります。こうした環境では、社員は互いをライバルだと思って敵視してしまい、情報共有を行いたくないと感じやすくなります。
 
そのため、「同じ企業なのに情報共有がされない」「遅れて違う場所から情報が入ってくる」という状況に陥るのです。
 
身近にライバルを設定するのは、部署ごとの競争力強化に役立つ一方で、企業全体の組織力を低下させる原因ともなりかねません。組織力の低下に伴い、ビジネスチャンスが損失すれば、企業にとっては大きな打撃です。
 
しかし、こうした自社の風土が情報共有が上手くいかない原因だと理解していても、即座の改善は難しいです。なぜなら企業の風土は一朝一夕で作り上げられたものではなく、個人が変えていくには限度があるからです。
 
企業の風土に原因があると感じるのであれば、組織の変革に力を持つ経営者や経営陣を巻き込み、社内改革を行う必要があります。

社内情報が多すぎる

情報共有が上手く浸透しないのは、共有する社内情報が多すぎる可能性があります。
 
情報共有を行う際、なぜか受け手に正確な情報が共有されていないケースがあり、これは情報の発信・共有方法に問題があることから引き起こされる問題です。
 
たとえば、特定の部署のみに必要な情報を全社に向けて発信したとします。この場合、その情報が不必要な部署に所属する社員は、受信した情報が本当に自分に必要なものなのかチェックしなければなりません。
 
こうした状況が続けば、不要な連絡に埋もれて重要なメッセージの見逃しや紛失が発生する事態となりかねません。
 
必要な情報を埋もれさせないためにも、発信者側で情報を精査し、誰に何を届けるべきなのかを明確にした仕組みづくりが必要です。

情報共有をすることの必要性や価値が理解されていない

そもそもなぜ情報共有すべきなのかが理解できていないと情報共有はただの概念となり、その価値が軽視されてしまいます。情報共有は日常業務の外にあるものであり、社員にとっては余計な仕事が増えたと感じやすいからです。
 
情報共有を自社に正しく浸透し十分な効果を得るには、社員の意識改革が必要です。
 
そのためにも、情報共有の徹底により得られるメリットを会社目線ではなく、社員目線に立って周知しましょう。情報共有が行われない場合の不利益についても併せて説けば、社員は情報共有の必要性を感じやすくなります。

情報共有の仕方が分からない

ある情報を「伝えたい」「蓄積したい」と社員が思っても、それが実行できる環境がなければ、いつまでたっても情報共有は行われません。
 
情報共有を活性化させるためにも、情報共有を行う時間の設定や、情報共有ツールの活用など、誰もが共有を行う際に迷わない方法を決めておきましょう。
 
とくに、ツールを導入する場合は、情報を蓄積・発信しやすいものを選択する必要があります。情報共有という言葉にだけ囚われ、使いにくいツールを導入してしまっては、情報共有の促進どころか「面倒だから蓄積はしない」といった事態を引き起こしかねないからです。
 
したがって、ツール選びには細心の注意を払わなくてはなりません。

情報共有をしたつもりになっている

情報共有についての意識改革や環境の整備を行ったにも関わらず情報共有が活性化しないのならば、社員が「情報共有をしたつもり」になっていて正しい共有ができていない可能性があります。
 
自分では情報共有をしたつもりであっても、相手にその内容が正しく伝わっていなければ、情報共有ができているとは言えず、受け手との間に認識のすれ違いが生まれます。
 
こうした問題の根底には、普段のコミュニケーションの希薄さがあります。
 
情報共有してもらった内容に不明点があった場合、その内容を聞き返せるような良い関係性が構築されていないと、分からない所が確認できず、結果として情報共有がうまくいかないのです。
 
「したつもり」を減らし正しい情報共有を行わせるためにも、社内の風通しをよくする施策を打ち、社員同士の関係性を向上させましょう。


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情報共有を効果的に行うための5つのポイント

以下では、情報共有を効果的に行うための5つのポイントについて解説します。各ポイントを押さえて、情報共有をより効果的に行いましょう。

目的を統一する

まずは、情報共有を行う目的を統一し、社内に周知します。
 
何のために情報共有をするのか、という目的は企業ごとに違いますが、その目的が企業と社員の間で揃っていないままでは情報共有は上手く進みません。
 
情報共有の円滑化には社員の協力が必要不可欠なのに、明確な目的を解説せずに情報共有を行うように周知しても「会社に言われたので仕方なく情報共有をする」といった状況に陥りかねないからです。
 
こうした状況のなかでの情報共有は、その価値を下げるばかりか「行っているつもり」を引き起こす原因になります。
 
したがって、組織や部署の間で情報共有の目的を統一し、何のために情報共有を進めるかを明確にする必要があります。全社ミーティングの際の共有や社内報への記載など、自社で一番浸透率の高い方法で周知を行い、意識改革を行いましょう。

情報共有のルールを決める

情報共有を効果的に行うには、情報共有のタイミングや方法を個人に委ねない必要があります。そのため、ルールを定めた運用が肝要です。
 
しかし、ルールを設定するときは注意も必要です。とくに、複雑で覚えにくいようなルールでの運用は、ルールが浸透しにくいどころか、情報共有は面倒なものだというイメージが形成される原因となりかねません。
 
情報共有は社員全員の実施によってはじめて効果を生み出すものです。したがって、ルール決める際は、分かりやすく覚えやすいものを意識しましょう。
 
たとえば「退勤前に必ず情報共有を行う」「日報は毎日共有する」などがルールの例として挙げられます。大切なのは毎回ルールを確認する必要がなく、日々の業務に流れとして組み込みやすいことです。

社員間の信頼関係を構築する

情報共有を行ううえで、社員同士の信頼関係が構築は必要不可欠です。なぜなら信頼関係がない相手に、自分だけが持つノウハウやナレッジを共有したいと考える人はいないからです。
 
しかし、信頼関係の構築はすぐにできるものではなく時間もかかるので、社員間で信頼関係を築いていくのは容易なことではありません。
 
信頼関係構築のきっかけを作るためにも、まずは横のコミュニケーションではなく、上司と部下や後輩の関係である縦のコミュニケーションから円滑化していきましょう。
 
部下と上司の関係が良好になれば、職場内の雰囲気もそれに伴い良くなるので、結果として横のコミュニケーションも活発になりやすいからです。
 
単に仕事内容や指示だけを伝えるという関係から、お互いがフランクに話し合う機会を用意するなどして、少しずつ今の関係を変えていくと良いでしょう。
 
もちろん、その際相手に対して感謝の気持ちや敬う気持ちを持って接することは必要不可欠です。こうした機会を増やしていくことで、少しずつ社内の信頼関係が構築できるようになります。

情報共有ツールを導入する

情報共有自体は、メールや共有サーバーなどを利用するだけでも行えますが、より効率良く行うには情報共有ツールの導入がおすすめです。
 
情報共有ツールを利用すると、メールや電話といった従来の共有方法よりも気軽に情報共有ができるうえ、リアルタイムでの共有が可能なので業務効率も向上します。
 
また、多くのツールはスマホやタブレットでの利用にも対応しているため、ほかのタスクに追われていて時間が作りにくいという場合でも、移動時のすき間時間を利用した情報共有ができ、連絡の停滞が防げます。
 
しかし、情報共有ツールはそれぞれ利用できる機能や得意とする共有内容が異なるので、導入する際には注意が必要です。
 
ただ闇雲にツールを導入するのではなく「そのツールでどういった形の情報共有が活性化できるのか」を確認し、それが自社の求める情報共有と一致しているかの見極めを行いましょう。


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社内の情報共有におすすめのツール

以下では、社内の情報共有におすすめのツールをご紹介します。
 
情報共有ツールを選ぶ際には、そのツールで活性化できる情報共有の内容の確認が重要です。一言に情報共有と言っても、コミュニケーションの活性化やデータのやりとりかなど目的によって選ぶべきツールが異なるからです。
 
しかし、情報共有において解消したい悩みが複数ある場合は、それぞれに特化したツールを導入すべきではありません。とくに、自社で既にツールを導入しているものの、新たに出た課題を解決するツールの導入を検討している場合には注意が必要です。
 
複数ツールを併用する方法では、利用の際にツールの横断が必要不可欠であり、情報ごとに格納する場所が違う運用は社員にとって不便でしかないからです。
 
したがって、ツールを併用するのではなく、ひとつのツールですべての情報を一元管理する必要があります。
 
今回ご紹介する「Stock」は、社内にあるすべての情報の一元管理に最適な情報共有ツールです。ファイルストレージ・チャット・ドキュメント作成のすべてに対応しているので、情報の内容ごとにツールを横断せずにStock内に蓄積できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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情報共有ができない原因や対処法のまとめ

ここまで、情報共有ができない原因とその対処法を解説しました。
 
情報共有の活性化を実現するには、環境の構築・社員の意識改革・社内コミュニケーションの3つが大切です。社員の意識改革や社内コミュニケーションの活性化は一朝一夕では実現できませんが、環境の構築はルールの制定やツールの導入などによってすぐに改善できるものです。
 
したがって、自社の情報共有がうまくできないというのであれば、まずは「環境の構築・整備」から取り組みましょう。とくに、社員が共有したいと思ったときにすぐに共有できる仕組みづくりには、誰もが活用できる情報共有ツールの導入が必要不可欠です。
 
たとえば今回ご紹介した情報共有ツールStockは、直感的な操作性が高い評価を受け、現在100,000社以上の企業に導入されているツールです。
 
非IT企業でも十分な活用が見込めるStockであれば「操作が難しく情報共有ができなかった」といった事態も防げます
 
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