ビジネス上で、会議や商談の備忘録として欠かせない議事録は、情報共有としての側面もあり、さまざまなシーンで使われる重要な記録です。
入社したばかりの新入社員や若手の場合、議事録を書いたもののうまく情報共有ができず、やり直しを含め、作成から共有までスムーズにいかず、社内展開に時間がかかってしまったという人もいるのではないでしょうか。
議事録の共有がうまく行かない原因として、若手社員の技量不足のケースもありますが、そもそも使いづらい共有システムの使用に起因している可能性もあります。
そこで今回は、議事録の書き方のポイントやコツ、議事録を作成する際に共有が簡単なオススメツールをご紹介します。
- 議事録を効率よく書けるようになりたい
- 部下に良い議事録を書いてほしいと思っている
- 議事録の共有のしづらさをきっかけにシステム移管を考えている
という方はこの記事を参考にすると、チームや組織で議事録の書き方が統一でき、情報共有の質が向上できるようなヒントを得られます。
「どのツールも複雑で難しい---」
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目次
議事録作成で押さえておきたい3つのポイント
共有した際に見やすい議事録を作成するためには、以下3つのポイントを押さえる必要があります。
これらを意識することにより、議事録の深みや見やすさが変わりますので、ぜひ積極的に実践してみましょう。
議事録の目的を理解する
議事録の用途としてはさまざまですが、目的は「備忘録として情報を書き留める」「情報共有により関係者同士の認識齟齬をなくす」の2つに集約されます。
数十分から数時間に及ぶ会議や総会の内容を議事録として残しておくことで、会議に参加していない人も含めた情報共有となります。一方、当事者同士では文字として記録が残っているので、認識齟齬の可能性を減らすことが可能です。
そのため、上司や若手の縦の関係性をはじめとした、部署間を超えた横の繋がりにおいても議事録をコミュニケーションツールとして使用できます。
次のアクションが明確になっている
議事録には会社や法人ごとに執筆内容は違えど、打ち合わせやミーティングで「決定した内容」「やるべきこと（TODO）」の2つを明確するという役割があります。
そのため、次の会議までに、「誰が」「何を」「いつまでに」の内容を洗い出して記載しておかなければなりません。
決定した内容に対し、明確にTODOが記載されていると、議事録をタスク管理ツールとして使うこともできます。
内容が簡潔にまとめられている
議事録は決まったフォーマットで内容がわかりやすく簡潔にまとめられていることが重要です。そのため、発言録のように話者の内容をそのまま転記せず、会議に直接関係しない事柄を記載するのはやめましょう。
また、後から見返しやすい議事録にするためには、会議の内容について「要点は何であるのか」を理解し、議事録に落とし込む必要があります。
正確性が求められるのはもちろん、箇条書きで羅列するのではなく、構造化して書くことが読みやすさにも繋がります。
ここでの構造化とは、事象や原因の関係性を明確にすることを指します。議事録では「この議題における課題は何で、目的（ゴール）は何か」を誰が見てもわかるような作成を心がけましょう。
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議事録に必要な項目とは？
見やすい議事録を作成するには、次に挙げる7点の項目を盛り込むことが重要です。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 議題
- 議論内容
- 決定事項
上記を記載すると、「いつどこで誰が何を議論したのか」明確になり、決定事項に至る経緯をすぐに理解できます。また、議事録の冒頭では書記の氏名を記載し、作成者を明らかにする必要があります。以下では、各項目で記載すべき内容についてご紹介します。
会議名
会議名はタイトルと同義であり、この会議名はどんな内容であるのかがわかるように記載する必要があります。
また、クラウド上に議事録を保存する場合、議事録の内容を振り返る際に「検索機能」を用いて過去の議事録を検索します。
会議名のタイトルが一目で内容がわかるような名前に設定しておくと、今までの議事録と関連する内容と併せて検索可能です。
日時
日時は会議当日の日時を入力します。会議日程はあらかじめ決まっている場合がほとんどですので、先に入力しておくことをおすすめします。
場所
場所は、会社名から実際に会議を行った会議室の場所までを正確に記載します。
議事録は社内だけでなく、社外の人に対しても共有するケースもあるので、この場所の書き方にも注意する必要があります。
出席者
出席者はクライアント側から「部署の序列順」に「役職の高い方から」記載するのがルールです。
参加者の役職も記載しなければならないので、会議の内容はもちろん、出席者がどのような役職であるのかを覚える、メモしておくのがポイントです。
議題
議題は、事前に作成したアジェンダがあるのであれば、そのメイントピックを議題として記載します。
議題の書き方は箇条書きにするのがポイントです。また、議題の具体的内容を指す一文を併せて記載しておくと、何についての会議であったのかが一目でわかります。
また、先に結論を書いておくのも有効です。冗長な文は基本的には好まれないので、結論を明記し、その背景を説明していくのが良いでしょう。
議論内容
議論内容は、会議中に取ったメモをそのまま書き写すのではなく、読み手が見て会議の内容がすっと入ってくるように、具体的かつ簡潔に記載する必要があります。
具体的かつ簡潔に記載する方法のひとつが「見出し」を使う方法です。見出しを使うことにより、文章にメリハリをつけて読み手にとってわかりやすい文章となります。
また、提案や質疑応答など、誰がその発言をしたのかの記載も重要です。名前の記載により、その発言を本当にしたのか、していないのかなどのトラブルを防止できます。
決定事項
会議における決定事項は、議事録を社外にも共有する場合には両者の相互認識のズレがないかどうかを確認する際にも使えるので、漏れなく記載が必要です。
決定事項を記載しておくと、両者にとって次のTODOが把握しやすくなります。TODOの記載も忘れずに行いましょう。
このように、議事録は決定事項を元にTODOを明確にできるので「タスク管理」としても使えます。
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議事録を綺麗に早く書くコツ
ここでは、議事録を綺麗に、そして早く書くコツについてご紹介していきます。
綺麗な議事録が作れない、作成にどうしても時間がかかってしまう人は必見です。
アジェンダを作っておく
会議が始まる前の事前準備をすることで、議事録の作成にも有効なうえ、各種報告書の作成にも効果的です。
代表的な事前準備のひとつに「アジェンダ（話す予定の議題）」の準備が挙げられます。アジェンダを作成しておくことで、その会議の要点と目的の把握が可能です。
たとえば、クライアントとの月次会議では基本的な流れが大きく変わらないので、事前にアジェンダがわかっていれば、その内容を議事録に反映できます。
また、新規の課題についてクライアントと検討する会議でも、ある程度予想される内容をアジェンダとして落とし込んでおくと、その会議に対する理解度も深まるでしょう。
メモを取る
メモを取ることは非常に重要ですが、参加者の発言を一言一句メモしようとするとディスカッションに追いつかないので、「質問」と「その答え」と、「発言者」は最低限把握できるようにしておくことが大事です。
たとえば、発言者の主張や結論が何であったかを注意してメモをとりましょう。
また、メモを取る際にはテキストでの記載だけではなく、簡単な図やイラストを使うのもポイントです。視覚的にわかりやすくメモを残しておくと、見返したときに会議の内容が思い出しやすくなるのでおすすめです。
書いた後は一度確認してもらう
もし、議事録の書き方に慣れていない場合には、一度他の参加者の方に確認してもらうことが大事です。
確認してもらった際に間違いなどがあった場合には、「なぜ間違えてしまったのか」「どうすればよかったのか」を理解できれば、次回の作成時に活かすことができます。
議事録の書き方に慣れていない場合は、綺麗な議事録を作成するためにも、他者の確認は必須と言えるでしょう。
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会話形式で議事録を書く方法
会話形式の議事録とは、議論の内容を時系列に記載し、誰がどのような発言をしたのか明確に記す方式です。
メリットとしては、会議の流れがわかりやすく、参加者の発言が詳細に記載される点です。一方で、議論のやりとりがメインになるので、一目で決定事項や重要な内容の理解が難しい点がデメリットです。
会話形式の議事録を作成する際には、話し言葉を書き言葉に直したり、内容を要約して発言の要旨を明確にしたりするのが重要です。以下では、議論の発言を議事録に要約する具体例をご紹介します。ケーススタディを通して、会話形式で議事録を作成するイメージを持ちましょう。
新入社員研修に関する議論
山中課長「新入社員向けの研修はどのような形式にしますか？昨年は社内でOJTを行いましたが、リソースが足りず通常業務にも影響が出てしまいました。昨年の状況を踏まえて今年はOff-JTにしますか？」
鈴木部長「そうだな。昨年は研修の準備で忙しく、他の業務に手が回らなかったな。誰か外部講師に研修をお願いする場合にかかる費用の見積もりをしてくれないか。」
佐藤係長「わかりました。今月末までに外部研修にかかる費用を見積もります。」
→上記をまとめると以下のような記載になります。
・新入社員研修をOJTとOff-JTのどちらで行うか（山中課長）
・新入社員研修をOff-JTで検討（鈴木部長）
・月末までにOff-JTの費用見積もり（佐藤係長）
会話形式の議事録では、時系列に沿って各参加者がどのような発言をしたのかを要約して記載し、会議のフローを可視化することが重要です。
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議事録を書く際の注意点
議事録の管理を紙でしている場合はファイルに保管されますが、Word（ワード）などで作成した文書の場合は共有フォルダにアップロードされます。
つまり、社内全員が見られる状態であり、特に中小企業の場合は役員や代表取締役まで閲覧する可能性も考えられます。そのため、以下の注意点を意識して、誰に見られても良い議事録を作成しましょう。
単なるメモの箇条書きになってしまう
会議中にとったメモの箇条書きが記載されているだけでは、良い議事録とは言えません。
確かに箇条書きは見やすい書き方であるのですが、使いすぎてしまうと読み手に対して稚拙な印象を与えてしまいます。
会議には流れがあるはずですので、起承転結を意識して議事録を作成すると、読み手も理解しやすく、わかりやすい文章となります。
情報に過不足がある
議事録に記載する情報に過不足があると、社内を混乱させてしまう可能性があります。
情報が少ないと「執筆者は本当に会議の話を聞いていたのか」、情報が多いと「会議中にその内容の話題が本当にあったのか」、などトラブルの元に発展してしまいます。
また、会議中に共有された資料や参照元も正確に記載し、どのような資料を共有されたのか、閲覧者がすぐにわかる状態にしておくべきと言えます。
もちろん、ファイルやURLの共有だけではなく、その共有内容が何であるのかの簡単な説明も記載されていると良いでしょう。
完璧を目指しすぎる
議事録は綺麗に書くことが重要ですが、議事録のフォーマットや体裁を気にしすぎて提出や共有までのスピードが遅れてしまっては本末転倒です。
特に、議事録作成をしている時間は緊急時以外他の業務対応ができない、などの問題が懸念されますので、スピード感を持った議事録作成が重要です。
議事録の完成度を高くするためにも以下でご紹介するようなフォーマットをあらかじめ用意しておき、あとは必要事項を入力するだけ、という状態にしておくことで作成時間を短縮できます。
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議事録のサンプル
サンプルを活用すれば、会議だけでなく説明会や総会などの議事録も作成可能です。また、例文は事務職だけでなく、介護職や営業職など幅広い業種の議事録に応用可能です。
以下の書き方例を参考にしながら、自社に最適な会議録のまとめ方を把握しましょう。
文責：佐々木
日付：2021年12月6日（月）
場所：第1会議室
参加者：商品企画部 田中部長、浅井課長、林 営業部 西田係長、佐々木
議題：新商品開発の進め方
決定事項
・今週までに商品企画部で新商品案を20個提出
・営業部はニーズ調査として顧客へのアンケートを実施
議論内容
・データが不十分で、顧客のニーズを正確に把握できない（田中部長）
・顧客のニーズを把握するためにアンケートを実施してはどうか（西田係長）
次回の予定
・アンケートの結果をもとに商品案を絞り込む
次回会議日程：2021年12月12日(月)9時30分ー11時30分
議事録には決定事項を端的に記載し、会議の不参加者でもすぐに用紙を把握できるようにしておく必要があります。
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議事録の作成を効率化できるツール
議事録の作成には、手書きやメモツールなどを使って記載することが一般的です。
しかし、その後の共有や、TODOなどタスク管理としての利用を見据えるのであれば、手書きやメモツールでの共有は手間がかかってしまい非効率と言えます。また、紙で文書を保管しているのであれば、倉庫や文書をまとめる作業など、時間や場所のコストもかかってしまうでしょう。
そこで必要なのが議事録管理ツールです。議事録管理ツールは議事録の共有だけでなく、各種報告書の内容や属人化しているノウハウなども情報として蓄積できるので、議事録に課題を抱えているチームには必須のツールです。
たとえば、議事録管理ツールの「Stock」は議事録の作成を「ノート」保存し情報をストックできるうえ、優れた検索機能で必要なときに必要な情報をすぐに呼び出せます。。また議事録に紐づいた形で「メッセージ」「タスク」も設定可能です。
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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議事録を綺麗に早く書く書き方のまとめ
ここまで議事録に必須な項目や作成のコツ、注意点やサンプルまで幅広くご紹介しました。
議事録はスピード感を持って執筆することが重要です。また、ただ作成して終わりではなく、その後もタスクの振り返りなどに何度も見返す可能性があるため、議事録の作成を効率化させるとともに、いつでも過去の議事録が見られるような管理体制の整備が必要です。
他業務があるなか、議事録の書き方がわからないからといって若手も何を参照したら良いのか悩み、上司であっても議事録のためだけに教育する時間は割けないはずです。そこで、ノウハウや過去の議事録が簡単に参照できるようツールを用いて、自然に効率化ができる体制を整えることが求められます。
ご紹介したStockはITツールに抵抗感がある人でも、簡単に議事録作成・管理を効率化できるので、議事録の管理に関する課題に悩むチームには必須のツールです。
登録も1分かつ無料で利用できるので、ぜひ「Stock」で社内の議事録に関わる業務効率化を実現しましょう。
関連記事： 議事録の必要性とは？作成する7つの目的をご紹介
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
