ビジネス上で会議や商談の備忘録として欠かせない議事録は、情報共有としての側面もあり、さまざまなシーンで使われる重要な記録です。
とくに、入社したばかりの新入社員や若手の場合、議事録を書いても作成・共有がスムーズにいかず、社内への共有に時間がかかってしまった人もいるのではないでしょうか。
議事録の共有がうまくいかない原因として、若手社員の技量不足のケースもありますが、使いづらい共有システムの使用に起因している可能性もあります。
そこで今回は、議事録の書き方のポイントやコツを中心にご紹介します。
- 分かりやすい議事録の共通点を知って作成時に活かしたい
- 素早く綺麗な議事録を書けるような体制を構築したい
- 議事録の作成が効率化できるツールを使って社内の情報共有を円滑にしたい
という方はこの記事を参考にすると、正しい議事録の書き方が分かり、社内の情報共有の質が向上できるヒントを得られます。
目次
議事録に必要な項目や書き方とは？
分かりやすい議事録を作成するには、次に挙げる7点の項目を盛り込むことが重要です。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 議題
- 議論内容
- 決定事項
会議名は議事録のタイトルである重要な部分です。議事録の内容をすぐに振り返るためにも、どのような内容であるのか一目でわかるように記載する必要があります。
会議が行われた「証拠」を示す要素として、議事録には必ず会議の開始と終了の日時を記載しましょう。あらかじめ会議の日時が決まっている場合、先に入力しておくと記載漏れの心配がありません。
場所は、会社名から実際に会議を行った会議室の場所までを正確に記載します。議事録は社内だけでなく、社外の人に対して共有するケースもあるため、場所の記載の仕方に注意しましょう。
出席者はクライアント側から「部署の序列順」に「役職の高い方から」記載しましょう。役職まで記載する必要があるため、出席者がどのような役職だったかメモに残さなくてはなりません。
議題を記載する際には、箇条書きにするのがポイントです。議題の具体的な内容を指す一文を併せて記載すると、過去の議事録を見返した際に理解しやすくなります。
議論内容は、具体的かつ簡潔に記載しましょう。たとえば、見出しを使うと文章にメリハリがつくため、会議の内容が理解しやすくなります。
会議における決定事項は、議事録を社外に共有する場合に相互認識のズレがないかどうか確認できるほか、次に行うべきことが把握しやすくなるため漏れなく記載しましょう。
上記を記載すると、「いつどこで誰が何を議論したのか」明確になり、決定事項に至る経緯をすぐに理解できます。また、議事録の冒頭では書記の氏名を記載し、作成者を明らかにしましょう。
会話形式の議事メモの書き方例
会話形式の議事メモは、議論の内容を時系列に記載し、誰がどのような発言をしたのか明確に記す方式でメモを取ることです。
メリットとしては、会議の流れがわかりやすく、参加者の発言が詳細に記載される点です。一方、議論のやりとりがメインとなり、一目で決定事項や重要な内容の理解が難しくなるので、必ず箇条書きでまとめておきましょう。
会話形式の議事メモを作成する際には、話し言葉を書き言葉に直したり、内容を要約して発言の要旨を明確にしたりするのが重要です。以下では、議論の発言を議事録に要約する具体例をご紹介します。ケーススタディを通して、会話形式の議事メモから議事録を作成するイメージを持ちましょう。
新入社員研修に関する議論
山中課長「新入社員向けの研修はどのような形式にしますか？昨年は社内でOJTを行いましたが、リソースが足りず通常業務にも影響が出てしまいました。昨年の状況を踏まえて今年はOff-JTにしますか？」
鈴木部長「そうだな。昨年は研修の準備で忙しく、他の業務に手が回らなかったな。誰か外部講師に研修をお願いする場合にかかる費用の見積もりをしてくれないか。」
佐藤係長「わかりました。今月末までに外部研修にかかる費用を見積もります。」
→上記をまとめると以下のような記載になります。
・新入社員研修をOJTとOff-JTのどちらで行うか（山中課長）
・新入社員研修をOff-JTで検討（鈴木部長）
・月末までにOff-JTの費用見積もり（佐藤係長）
会話形式の議事メモでは、時系列に沿って各参加者がどのような発言をしたのかを要約して記載し、会議のフローを可視化することが重要です。
議事録のサンプル
サンプルを活用すれば、議事録の作成がスムーズに行えます。また、例文は事務職だけでなく幅広い業種の議事録に応用可能なので、以下の書き方例を参考にしながら、自社に最適な議事録のまとめ方を把握しましょう。
第1回新商品開発会議
文責：佐々木
日付：2021年12月6日（月）
場所：第1会議室
参加者：商品企画部 田中部長、浅井課長、林 営業部 西田係長、佐々木
議題：新商品開発の進め方
決定事項
・今週までに商品企画部で新商品案を20個提出
・営業部はニーズ調査として顧客へのアンケートを実施
議論内容
・データが不十分で、顧客のニーズを正確に把握できない（田中部長）
・顧客のニーズを把握するためにアンケートを実施してはどうか（西田係長）
次回の予定
・アンケートの結果をもとに商品案を絞り込む
次回会議日程：2023年9月7日(水)9時30分ー11時30分
議事録には決定事項を端的に記載し、会議の不参加者でもすぐに要旨を把握できるようにしておく必要があります。
議事録を素早く綺麗に書くコツ3選
綺麗な議事録が作れなかったり、作成にどうしても時間がかかってしまったりする場合は、以下のポイントを参考にしましょう。ポイントを正確に把握すると、素早く綺麗な議事録の作成に役立てられます。
メモを取る
メモを取ることが、素早く綺麗な議事録を書くためのポイントです。
会議中にあがった質問・回答、発言者など議事録作成に必要な情報をメモとして簡潔にまとめておけば、効率的に素早く議事録を作成できます。とくに、長時間の会議や参加者の多い会議であれば、会議中の言葉を一言一句聞き逃さずメモすることは困難なので、要点を押さえながらメモを取る意識を持ちましょう。
また、メモを取る際にはテキストでの記載だけではなく、簡単な図やイラストを使うのもポイントです。視覚的にわかりやすくメモを残しておくと、見返したときに会議の内容が思い出しやすくなるのでおすすめです。
アジェンダを作っておく
前もって「アジェンダ（話す予定の議題）」を作成しておくことも、素早く綺麗な議事録を作成するうえで必要です。
たとえば、新規の課題についてクライアントと検討する会議でも、ある程度予想される内容をアジェンダとして落とし込んでおけば、会議に対する理解度も深まります。また、アジェンダを作成しておけば、会議終了後の議事録作成時にも会議の要点と目的をスムーズに把握できます。
つまり、会議開始前にアジェンダを作成しておけば、会議終了後にも議事録の基本情報として活用でき、素早く作成に取り掛かれるのです。
書いた後に一度確認してもらう
書いた後に一度確認してもらうと、より綺麗な議事録となります。
議事録は、誰が読んでも会議の内容が理解できるように書く必要があります。そのため、端的に事実を述べられているか、会議の内容が正しく反映されているか、書き終えてから一度確認してもらいましょう。
たとえば、他の会議参加者に確認作業を依頼すれば、記載した情報の正確性が担保され、スムーズに文章を読み進められる議事録となります。また、記憶が曖昧な部分も解消されるため、素早く分かりやすい議事録が作成できます。
わかりやすい議事録における3つの共通点とは
共有した際にわかりやすい議事録には共通点があります。以下で紹介するポイントを押さえて、わかりやすい議事録の作成に役立てましょう。
議事録の目的が一目でわかる
わかりやすい議事録であれば、目的が一目でわかります。
議事録の目的は「備忘録として情報を書き留める」「情報共有により関係者同士の認識齟齬をなくす」の2つに集約されます。会議の不参加者も含めた情報共有であるため、読み手が知っておかなければならない内容を正確にまとめる必要があるのです。
たとえば、会議のテーマや課題に関する情報を一目で把握できるように書くと、情報共有がスムーズです。わかりやすい議事録を作成するには、議事録作成の目的を明確にしたうえで、読み手が知りたい情報を組み込んでいかなくてはなりません。
次のアクションが明確になっている
わかりやすい議事録の共通点として、次のアクションが明確になっていることが挙げられます。
議事録には、打ち合わせやミーティングで「決定した内容」「タスク」の2つを明確にするという役割があります。そのため、次の会議までに「誰が・何を・いつまでにするか」を洗い出して記載しておかなければなりません。
決定した内容に対して明確に次にタスクが記載されていると、次に行うべきアクションがスムーズに理解できます。議事録作成の際には、次に行うべきタスクを示さなければならないことを考慮しながら作業を進めましょう。
内容が簡潔にまとめられている
議事録の内容が簡潔にまとめられていると、情報の理解がスムーズに進みます。
議事録は、短時間で内容を把握できるように簡潔に内容を記載することが重要です。そのため、メモに書き留めた内容を羅列するのではなく、重要な情報のみを抜き出して内容を簡潔にまとめましょう。
冗長な文章で書かれていると読みづらく、読み手が知りたい情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。たとえば、箇条書きを用いて内容を簡潔にまとめ、後ろに短い文章が続く形で記載していくと要点が分かりやすくなるのもポイントです。
【やってはいけない】分かりづらい議事録の共通点とは
作成した議事録が分かりづらいものでないか悩んでいる場合、以下のケースに当てはまる可能性があります。改善すべき点を把握して、効率的に分かりやすい議事録を作成しましょう。
会議の流れに沿って記載されていない
分かりづらい議事録は会議の流れに沿って記載されていません。
たとえば、会議中にとった「メモの箇条書き」が記載されているだけでは、分かりやすい議事録とは言えません。そのため、会議の流れに沿って起承転結を意識しながら議事録を作成しましょう。
箇条書きは要点を捉えやすく、会議中にメモを取るうえで有効な書き方だと言えます。しかし、議事録としてまとめる際には、読み手が会議の流れを理解しやすいかを考慮する必要があるのです。
情報に過不足がある
議事録に記載された情報に過不足があることも、分かりづらい議事録に共通しているポイントのひとつです。
議事録は、会議の備忘録だけでなく関係各所との情報共有も兼ねています。そのため、議事録には共有したい内容を過不足なく記載して、共有された側が一目で会議の内容を把握できるようにする必要があるのです。
たとえば、決定事項だけでなく会議中に共有された資料や参照元も正確に記載し、どのような資料を共有されたのか、閲覧者がすぐにわかる状態にしておくと、情報の把握がスムーズです。
体裁のみにこだわっている
綺麗に書こうとするあまり、議事録の体裁だけにこだわってしまうことも、分かりづらい議事録に共通しているポイントのひとつです。
議事録の提出・共有に時間がかかると、情報の記載漏れが発生するリスクが高まります。議事録は綺麗に書くことも重要ですが、情報を漏れなく共有するためにもスピード感を持って作成する意識を持ちましょう。
たとえば、事前にフォーマットを用意し、必要事項を入力するだけで議事録が完成する状態にしておくと、作成時間を短縮しながら綺麗で分かりやすい議事録が作成できます。
【非IT企業向け】議事録の作成を効率化できるツール
以下では、議事録の作成を効率化できる、かつ非IT企業向けのおすすめツールを紹介します。
議事録の作成方法は手書きやデスクトップのメモ帳などがありますが、スピーディかつ正確に情報を伝えるには手間がかかって非効率です。また、紙で文書を保管しているのであれば、ファイリング作業など時間のコストもかかってしまうのです。
そこで、必要なのが議事録の作成から管理までを一元化できるITツールです。議事録の共有だけでなく、各種報告書の内容や属人化しているノウハウなども情報として蓄積できるツールであれば、社内における情報共有の活性化にも繋がります。
しかし、社内で共有される情報が適切に管理されず、見たい情報を閲覧するまでに手間がかかっては意味がありません。したがって、「Stock」のように議事録はもちろん、あらゆる情報の管理を簡単に効率化できる情報共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」で直感的に議事録を作成し、簡単に操作可能な「フォルダ」を使えば、議事録の作成から管理までを簡単に効率化させられます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、話題を錯綜させずに該当の議事録に関連するやりとりができるのも特徴です。
議事録の作成から管理までを最も簡単に行えるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
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有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
分かりやすい議事録の書き方まとめ
ここまで、分かりやすい議事録の書き方を中心に解説しました。
議事録は、会議の内容を一目で把握できるように要点を押さえながらスピード感を持って作成することが重要です。とくに、議論内容や決定された事項など議事録に必要な項目は確実に記載して、迅速に提出・共有する必要があります。
しかし、アナログな手法を用いて議事録を作成すると、情報の鮮度が保てないうえに管理が難しく必要なときに見たい情報が確認できない可能性があるのです。そのため、ITツールを用いて議事録の作成から管理までを効率化させる必要があります。
たとえば、今回ご紹介したStockは非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単に社内の情報共有が活性化できるツールです。非IT企業を含む120,000社以上に導入され、社内情報における管理の効率化に貢献しています。
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