ビジネスにおいて、会議や商談の備忘録として欠かせない議事録は、社内で取り扱う重要な情報のひとつです。
 
しかし、入社したばかりの新入社員や若手の場合、議事録を書いても作成・共有がスムーズにいかず悩む方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、分かりやすい議事録の書き方のポイントやコツを中心にご紹介します。
 
  • 分かりやすい議事録の書き方を知って作成時に活かしたい
  • 部下が素早く綺麗な議事録を書けるような体制を構築したい
  • 議事録の作成が効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、正しい議事録の書き方が分かり、社内における情報共有の質が向上できるヒントを得られます。


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議事録に必要な項目や書き方とは?

分かりやすい議事録を作成するには、次に挙げる7点の項目を盛り込むことが重要です。
 
 
  1. 会議名
  2. 会議名は議事録のタイトルである重要な部分です。議事録の内容をすぐに振り返るためにも、どのような内容であるのか一目でわかるように記載する必要があります。
  3. 日時
  4. 会議が行われた「証拠」を示す要素として、議事録には必ず会議の開始と終了の日時を記載しましょう。あらかじめ会議の日時が決まっている場合、先に入力しておくと記載漏れの心配がありません。
  5. 場所
  6. 場所は、会社名から実際に会議を行った会議室の場所までを正確に記載します。議事録は社内だけでなく、社外の人に対して共有するケースもあるので、場所の記載の仕方に注意しましょう。
  7. 出席者
  8. 出席者はクライアント側から「部署の序列順」に「役職の高い方から」記載しましょう。役職まで記載する必要があるため、出席者がどのような役職だったかメモに残さなくてはなりません。
  9. 議題
  10. 議題を記載する際には、箇条書きにするのがポイントです。議題の具体的な内容を指す一文を併せて記載すると、過去の議事録を見返した際に理解しやすくなります。
  11. 議論内容
  12. 議論内容は、具体的かつ簡潔に記載しましょう。たとえば、見出しを使うと文章にメリハリがつき、会議の内容が理解しやすくなります。
  13. 決定事項
  14. 会議における決定事項は、議事録を社外に共有する場合に相互認識のズレがないかどうか確認できるほか、次に行うべきことが把握しやすくなるので漏れなく記載しましょう。
 
上記を記載すると「いつどこで誰が何を議論したのか」が明確になり、決定事項に至る経緯がすぐに分かります。また、議事録の冒頭では書記の氏名を記載し、作成者を明らかにしましょう。
 
関連記事: 会議における議事録の書き方とは?サンプルも紹介!
 
関連記事: 【2024年最新】おすすめの議事録自動作成ツール5選!選び方も解説


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【見本】議事メモの例

ここでは、項目ごとコピペで使える「基本的な議事メモ」と「会話形式の議事メモ」の書き方サンプルをご紹介します。

基本的な議事メモ

以下は、基本的な議事録の書き方のサンプルです。以下の例文は幅広い業種で応用可能なので、議事録作成時に活用しましょう。
 
 
第1回新商品開発会議
文責:大道
 
日付:2021年12月6日(月)
場所:第1会議室
参加者:商品企画部 田中部長、浅井課長、林 営業部 西田係長、大道
 
議題:新商品開発の進め方
 
決定事項
・今週までに商品企画部で新商品案を20個提出
・営業部はニーズ調査として顧客へのアンケートを実施
 
議論内容
・データが不十分で、顧客のニーズを正確に把握できない(田中部長)
・顧客のニーズを把握するためにアンケートを実施してはどうか(西田係長)
 
次回の予定
・アンケートの結果をもとに商品案を絞り込む
 
次回会議日程:2023年9月7日(水)9時30分ー11時30分
 
 
このように、議事録には決定事項を端的に記載し、会議の不参加者でもすぐに要旨を把握できるようにしておく必要があります。
 
関連記事: 【無料テンプレート】見やすい議事録の書き方・記載例を紹介!
 
関連記事: 【無料】Word/Excelの議事録フォーマット3選!書き方のコツも紹介!

会話形式の議事メモの書き方例

会話形式の議事メモは、議論の内容を時系列に記載し、誰がどのような発言をしたのか明確に記す方式でメモを取ることが重要です。
 
会話形式で記録するメリットは、会議の流れがわかりやすく、参加者の発言が詳細に記載される点です。一方で、重要な内容がひと目で判別しづらくなる傾向にあるため、議事メモの最後に必ず決定事項を箇条書きでまとめておきましょう
 
また、会話形式の議事メモを作成する際には「話し言葉を書き言葉に直す」「内容を要約して発言の要旨を明確化する」必要があります。そこで以下では、議論の発言を議事録に要約する具体例をご紹介します。
 
 
ケーススタディ:新入社員研修に関する議論
 
山中課長「新入社員向けの研修はどのような形式にしますか?昨年は社内でOJTを行いましたが、リソースが足りず通常業務にも影響が出てしまいました。」
 
大道部長「そうだな。昨年は研修の準備で忙しく、他の業務に手が回らなかったな。今年はOff-JTで外部講師に研修を依頼しよう。誰か費用の見積もりを出してくれないか。」
 
佐藤係長「わかりました。今月末までに外部研修にかかる費用を見積もります。」
 
 
上記の会話を踏まえた議事録
 
 
新入社員研修に関する議論
文責:佐藤
 
日付:2023年1月20日(金)
場所:第2会議室
参加者:大道部長、山中課長、佐藤
 
山中課長:新入社員向けの研修についてです。昨年は社内でOJTを行いましたが、リソースが足りず通常業務に影響がありました。
 
大道部長:昨年は研修で忙しく、ほかの業務に手が回らなかったので、今年はOff-JTで外部講師に研修を依頼しましょう。費用の見積もりをお願いします。
 
佐藤係長:承知しました。今月末までに外部研修にかかる費用を見積もります。
 
決定事項
・新入社員研修はOff-JT形式で実施
・Off-JTは外部講師に研修を依頼
・1月末までにOff-JTの費用を見積もる(佐藤)
 
 
会話形式の議事メモでは、時系列に沿って各参加者がどのような発言をしたのかを要約して記載し、会議のフローを可視化することが重要です。


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議事録を素早く綺麗に書くコツ3選

ここでは、議事録を素早く綺麗に書く3つのコツを紹介します。見やすい議事録が作れなかったり、作成に時間がかかってしまったりする場合は、以下のポイントを参考にしましょう。

要点を押さえながらメモを取る

素早く綺麗な議事録を書くには、内容の要点を押さえながらメモに残しましょう。
 
会議中の質問・回答、発言者などの情報をメモとして簡潔にまとめておけば、効率的に素早く議事録を作成できます。とくに、長時間の会議や参加者の多い会議であれば、内容をすべて記録することは困難なので、重要な情報のみピックアップしてメモを取りましょう。
 
また、メモを取る際にはテキストだけではなく、簡単な図やイラストを使うこともポイントです。視覚的にわかりやすく記録を残しておくと、見返したときに会議の内容が思い出しやすくなります。

アジェンダを作っておく

前もって「アジェンダ(話す予定の議題)」を作成しておくことも正確な議事録づくりに効果的です。
 
たとえば、新規の課題についてクライアントと検討する会議でも、会話が予想される内容をアジェンダとして議事録に落とし込んでおけば、会議に対する理解度も深まります。また、アジェンダを書いておくと議題がひと目で分かり、記録が取りやすくなるのです
 
つまり、会議開始前にアジェンダを作成しておけば、素早く議事録が作れるうえに、議題に対する情報の記録漏れを防げるのです。

作成後に整合性があるか確認する

議事録作成後、出席者のもとで内容を確認すると、正確に記録が残せます。
 
議事録は、誰が読んでも会議の内容が理解できるように書く必要があります。そのため、自身が出席する会議で部下に議事録を依頼する際は、作成後に「端的に事実を述べられているか」「会議の内容が正しく反映されているか」を確認しましょう。
 
ほかの会議参加者に確認作業を依頼すれば、記載した情報の正確性が担保され、スムーズに文章を読み進められる議事録になります。ただし、会議から時間が経つと作成者・出席者ともに記憶が曖昧になるので、作成した議事録の共有・確認は素早く行いましょう。
 
関連記事: すごい議事録の取り方とは?コツやフォーマット例も紹介!
 
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議事録が上手い人に共通する3つのポイントとは

上手い人が作成する、共有した際にわかりやすい議事録には共通点があります。以下で紹介するポイントを押さえて、わかりやすい議事録の作成に役立てましょう。

会議の目的が一目でわかる

わかりやすい議事録は、会議の目的がひと目でわかります。
 
議事録は「備忘録として情報を書き留める」「情報共有により関係者同士の認識齟齬をなくす」目的で残すものです。そのため、会議の不参加者も対象とした情報共有が前提になるので、誰が見ても文章の意図を読み取れるように正確にまとめる必要があるのです。
 
そこで、たとえば「会議のテーマや課題に関する目的を端的にまとめる」と、会議の前提が共有出来て情報共有がスムーズになります。

次のアクションが明確になっている

わかりやすい議事録の共通点として、次のアクションが明確になっていることが挙げられます。
 
議事録には、打ち合わせやミーティングで「決定した内容」「タスク」の2つを明確にする役割があります。そのため、次の会議までに「誰が・何を・いつまでにするか」を洗い出して記載しておかなければなりません。
 
決定した内容に対して、明確に次のタスクが記載されていると、次に行うべきアクションがスムーズに理解できます。議事録作成の際には、次に行うべきタスクを示すことを考慮しながら作業を進めましょう。

内容が簡潔にまとめられている

議事録が上手な人は、会議の内容が簡潔にまとめられています。
 
議事録は、短時間で内容を把握できるように簡潔に記載することが重要です。そのため、どこまで詳しく書くか悩むときには重要な情報のみを抜き出してまとめましょう。
 
また、冗長な文章で書かれていると読みづらく、読み手が知りたい情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。そこで、「箇条書き」を用いて要点を示し、後ろに短く補足文を付け加える形で記載していくと、情報が視覚的に分かりやすくなります。


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【やってはいけない】分かりづらい議事録の共通点とは

ここでは、分かりづらい議事録の共通点を紹介します。作成した議事録が読みにくい場合、以下のケースに当てはまっている可能性があるのです。

会議の流れに沿って記載されていない

分かりづらい議事録は、会議の流れに沿って記載されていません。
 
たとえば、複数の議題がある会議の場合、会議の流れに沿って記録が残されていなければ、あとから出席者が見返したときに混乱を招きます。
 
したがって、議事録は会議の流れに沿って作成しましょう。情報を正しく残せるように、5W1Hを意識することも重要です。
 
とくに、決定事項は各項目ごとに記載しなければ、その後のタスク対応が漏れる恐れがあるので注意しましょう。ただし、「Stock」のような議事録とタスクを紐づけて管理可能なツールを活用すると、決定事項の対応漏れを未然に防げます。

情報に過不足がある

議事録に記載された情報に過不足があることも、分かりづらい議事録に共通するポイントのひとつです。
 
議事録は、会議の備忘録だけでなく関係各所との情報共有も兼ねています。そのため、議事録には共有内容を過不足なく記載し、共有された側がひと目で会議の内容を把握できるようにする必要があるのです。
 
そのほかにも、決定事項だけでなく会議中に共有された資料や参照元も正確に記載すると、不参加メンバーも議事録と会議資料を照らし合わせて確認できるので、情報の連携がスムーズになります

体裁のみにこだわっている

綺麗に書こうとするあまり、議事録の体裁だけにこだわると分かりづらい議事録になってしまいます。
 
議事録の提出・共有に時間がかかれば、情報の記載漏れが発生するリスクが高まります。議事録は綺麗に書くことも重要な一方、情報を漏れなく共有するためにも、スピード感を持って作成しなければなりません。
 
たとえば、事前にフォーマットを用意し、必要事項を入力するだけで議事録が完成する状態にしておくと、作成時間を短縮しながら綺麗で分かりやすい議事録が残せます。


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【非IT企業向け】効率的に議事録を分かりやすく作成できるツール

以下では、効率的に議事録を分かりやすく作成できるツールを紹介します。
 
議事録の作成方法に、PCではデスクトップのメモ帳がありますが、作成後はメールなどに添付して共有しなければならないので、素早く情報を伝えるには工数がかかります。また、紙に記録するとファイリングが必要になり、作業コストもかかってしまうのです。
 
そこで、議事録の作成から管理までを一元化可能なITツールが必須です。ただし、情報管理や使い方が複雑なツールでは、使いこなせない社員が放置し、導入した費用対効果が得られないので注意しましょう。
 
したがって、非IT企業における65歳以上の社員でも議事録をはじめとした、あらゆる情報を簡単に残せる情報共有ツールの「Stock」が最適です。
 
Stockの「ノート」へ議事録を残し、直感的に操作可能な「フォルダ」を使えば、議事録の作成から管理までを簡単に効率化させられます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、話題が混ざらずに該当の議事録に関連するやりとりができる点も特徴です。

議事録の作成・管理を最も簡単に行えるツール「Stock」

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Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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分かりやすい議事録の書き方まとめ

ここまで、分かりやすい議事録の書き方を中心に解説しました。
 
議事録は、会議の内容をひと目で把握できるように、要点を押さえながらスピード感を持って作成することが重要です。とくに、議論内容や決定された事項など議事録に必要な項目は確実に記載して、迅速に提出・共有しなければなりません。
 
しかし、紙やメールのアナログな手法を用いて議事録を作成すると、共有に手間がかかるうえに管理が難しく、必要なときに目的の情報が見つからない可能性があるのです。したがって、ITツールを用いて議事録の作成から管理までを効率化させるべきです。
 
そこで、簡単に即日で社内の情報共有が活性化できる情報共有ツールのStockを使うと、議事録の作成管理はもちろん、全社の情報蓄積にも最適です。実際に、非IT企業を中心として、200,000社以上が社内情報の効率的な管理に成功しています。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。