議事録の書き方のコツとは？テンプレートやフォーマットをうまく活用しよう！

「議事録を書く」というのは、若手社員の方が頼まれることが多いかと思います。

おそらく、この記事をご覧の方は、議事録を書いたものの、うまく情報共有ができなかったり、上司の方にやり直しを何度もさせられてしまったという経験をした方もいるのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、議事録の書き方のポイントやコツ、議事録を作成する際のオススメのツールをご紹介させていただきます。

若手社員の方に限らず、部下に良い議事録を書いてほしいと思っている上司の方も是非参考にしてみていただければと思います。

見やすい議事録のポイント

議事録の用途としては様々ですが、目的が「認識齟齬をなくす」「決まったことを共有する」であることに変わりはありません。

口頭だけではうまく伝わっていなかったり、勘違いがあったりするため、それらをきちんと議事録として残しておくことで、会議に参加していない人も含めた情報共有になります。

上述の通り、議事録には「決まったこと」を書くことがポイントですが、それを受けて「やるべきこと」を記載しておくことも大事です。

次の会議までなどに、「誰が」「何を」「いつまでに」というのを洗い出して記載しておかなければなりません。

後から見返しやすい議事録にするためには、会議の内容を簡潔にまとめておく必要があります。

正確性が求められることはもちろんのこと、箇条書きで羅列するのではなく、構造化して書くことが読みやすさにも繋がります。

会議が始まる前の事前準備が重要です。

そのため必要とされていなくてもアジェンダを作成しておくことで、その会議の要点と目的を事前に把握しておくことが可能になります。

また、アジェンダを作っておくことで予め議事録の構成も考えておくことができます。

アジェンダがあれば、それに従ってメモを取ると、効率的にメモを書けます。

参加者の発言を一言一句メモする必要はありませんが、「質問」と「その答え」、「発言者」は最低限把握できるようにしておくことが大事です。

また、メモを取る際には図式化しておくことで後から見ても分かりやすいものになります。

もし議事録の書き方に慣れていない場合には、一度他の参加者の方に確認してもらうことが大事です。

確認してもらった際に間違いなどがあった場合には、「なぜ間違えてしまったのか」「どうすればよかったのか」を理解できれば、次回の作成時に活かすことができます。

例えば、下記のようなフォーマットを用意しておくことで、毎回の議事録作成の際に使い回しができるようになります。

会議名：◯◯会議

日時：◯月◯日(月)　◯◯:◯◯～◯◯:◯◯

場所：会議室A

出席者：◯◯さん、◯◯さん　議事録作成：◯◯

議題：◯◯について

決定事項：
・◯◯
・◯◯

議論内容：
・◯◯
・◯◯

ToDo：
・◯◯
・◯◯

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