社内のお知らせやニュースを発信する方法のひとつに「社内掲示板」があります。社内掲示板は特定の場所に確認しにいくアナログの方法が主流でしたが、今日では社員のパソコンやスマホから情報を確認できる「掲示板ツール」に移行する企業が増加しています。
 
掲示板ツールは、情報が更新されると瞬時に共有されるので社員同士の情報伝達の格差や行き違いをなくせます。また、アナログとは違い既読の管理や通知の設定もでき「社員の誰が確認しているのか」の把握も簡単です。
 
一方で、アナログでの社内掲示板の利用に課題を感じているが、非IT企業なので掲示板ツールの利用経験がなく、ツールが自社に適しているのかわからないといった方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内掲示板の活用方法やメリット、そして掲示板ツールの運用に成功した企業事例などをご紹介させていただきます。
 
  • アナログでの社内掲示板の管理に課題を感じている
  • ITツールの利用に不安に感じているので成功事例を参考にしたい
  • ITに不慣れな社員が多い企業でもすぐに利用できるツールを探している
という担当者の方は、この記事を参考にすると社内掲示板の概要やIT化へのポイント、非IT企業であっても自社にマッチする掲示板ツールの使い方がわかります。


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社内掲示板とは?

社内掲示板とは、連絡事項や社内スケジュールなどの業務における必要事項を社員に伝えるためのひとつの伝達方法です。
 
社内掲示板は元来ホワイトボードや社内の壁に資料を掲示する方法が一般的でしたが、企業のDX化につれて社内掲示板のデジタル化を行う企業が急増しています。
 
また、掲示板には「人事異動などの定期的なお知らせ」や「ワクチン接種などの時事的なお知らせ」、「社内の研修や講習会、イベントなどの臨時的なお知らせ」など社内のあらゆる情報が集約されます。そのため、社内掲示板は全社員が必ず確認できるものであるかが重要です。

アナログの掲示板

アナログの社内掲示板は社内の入り口やエントランス、各オフィスなど各場所に紙で貼り出す方法です。
 
壁やホワイトボードに紙で張り出すだけのため、初期費用やツールの利用料金はかかりません。また、掲示された資料を見るだけなので誰でもすぐに情報を確認できます。
 
一方で、デジタルの掲示板とは異なり、資料のコピー料金や紙の料金、そして掲示の終わった紙の処分料金がかかってしまいます。
 
ほかにも、掲示板が複数ある企業では情報の更新の度に掲示板の紙を貼り替える手間や情報の確認を社員がしているかの把握も難しいため、デメリットは多いといえるでしょう。

デジタルの社内掲示板

デジタルの社内掲示板は、ITツールを使ってインターネット上に社内掲示板を作成します。
 
社員自身のパソコンやスマホから掲示板の確認ができるので、特定の場所に確認する手間がなくなります。また、情報を更新されるとすぐに通知されるため情報の伝達漏れや齟齬などを防止できます。
 
ほかにも、掲示板の内容を更新する際には掲示内容を編集するだけのためペーパーレス化になり、アナログでの掲示板のように紙を張り替える必要がありません。
 
リモートワークや在宅勤務などで社内にいない場合でも確認できるので、働き方の多様化にも対応できます。
 
関連記事: 社内掲示板を使って情報共有をしよう!オススメサービス10選


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社内掲示板ツールを導入するメリットとは

社内掲示板をデジタル化しツールでの情報共有を行うと、以下4つのメリットが得られます。メリットはもちろん、今日のIT化の流れを考慮しても、掲示板のデジタル化へのアクションをとるべきことがわかります。

検索ができる

掲示板ツールには、情報の検索を容易にする仕組みが多数あるため、短時間で該当の情報にたどり着けます。
 
アナログの掲示板では、情報の検索ができないため必要な情報が書かれた資料を掲示板のなかから確認していかなければなりません。一方で、デジタルの掲示板ツールでは情報の一括検索が可能なので、必要な情報へのアクセス性が高まります
 
また、社員自身の端末から検索できるので情報を探すために掲示板の前に社員が留まる必要もありません。
 
情報へのアクセス性が高まると、掲示板を見ている時間も短縮できるので、業務の効率化が期待できます。

誰が見ている・見ていないが明確になる

デジタルの掲示板では誰が見ていて、誰が見ていないのかの把握が簡単です。
 
掲示板ツールには、閲覧履歴が残るものや既読の確認機能があるものも存在するため、期間を超えても見ていない人がいれば特定できます。
 
一方アナログの掲示板や紙での情報共有をしていると、情報の発信が一方通行になるので確認しているかの把握は難しいといえるでしょう。
 
とくに、全社員に通達したい重要な情報は誰が見ていないのかをチェックする必要があります。そのため、リアクション機能をはじめとした「社員の反応がわかる」デジタルの掲示板の方が、アナログの掲示板よりも明確になるのです。

社内対応の時間が削減できる

部下が多くいる社員やバックオフィスなどの対応時間削減に繋がります。
 
ツールの使い方や、手続きの手順など、社内でよく発生する質疑応答をあらかじめ社内掲示板にまとめておくと、同じ質問に対して何度も回答する手間を省けます。
 
また、特定のメンバーに聞かないと業務が進められないといった、情報の属人化を防ぐ効果もあるのです。
 
日頃から問い合わせの多い経理や総務などのバックオフィス部や、部下が多くいる社員にとって対応時間が削減できます。そのため、自身が抱える業務に集中できるような環境も作りやすくなります。

新人教育が簡単になる

新入社員以外に中途社員や移動してきた社員の教育が簡単になります。
 
掲示板ツールに新人教育に対するマニュアルや業務フローを載せておくと、上司や他の社員に聞かなくとも投稿内容を見るだけで業務を進められます。よって、つきっきりで指導する必要がなくなり、教育担当者の負担を軽減可能です。
 
たとえば、コピー用紙がなくなった際に、掲示板にコピー機の利用方法について記載しておけば、替えのコピー用紙の保管場所やコピー用紙の取替方法などを自身で確認できるので、他の社員の業務を妨げません。
 
また、再度社員から疑問が出た箇所は適宜修正する必要がありますが、社内掲示板ツールであれば内容の訂正も編集するだけで完了します。


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社内掲示板ツールを導入する際のポイント

以下では、社内掲示板ツールを導入する際に押さえるべき4つのポイントをご紹介します。導入の前にポイントを確認し、自社にマッチしたツールで社内の情報共有を最適化しましょう。

利用シーンや共有内容を想定する

実際に掲示する内容や対象者をイメージしながら運用方法を考える必要があります。
 
社内掲示板は一方的な情報発信が基本となるため、社内で運用方法を明確にすると確認やリアクションのしやすい掲示板になります。また、すでに導入済みの場合は、実際の利用率などから適切な運用ができているのか、コンテンツ内容が合っているのかを確認しましょう。
 
たとえば、「掲示板が更新されたら必ず既読かどうかのリアクションをつける」などのルールを設定しておくと発信者が社員の確認度合いを把握しやすくなったり、社員同士のコミュニケーションに繋がったりします。
 
掲示板ツールではアナログでは行いづらかった情報のやりとりが簡単にできるので、コミュニケーションを意識したルールの設定がおすすめです。

パソコンだけでなくスマホでも利用可能か

パソコンだけでなくスマホでも利用可能なツールであるかの確認も必要です。
 
アナログの社内掲示板は会社や事業所に戻らないと、情報を確認できないといったデメリットがあります。しかし、デジタルの掲示板でも「パソコンでしか確認できないツール」の場合、逐一社内に戻って確認したりパソコンを起動する手間がかかったりと効率的であるとはいえません。
 
また、社内や事業所にいるのが少ない訪問介護や土木・建設業などの企業では、現場で確認しづらいツールだと社員が掲示板の確認を面倒だと感じてしまうパターンもあります。
 
使用デバイスを問わない「マルチデバイス」対応のツールであれば、現場の社員も簡単に掲示板を確認できます。社内の情報共有スピードを向上させるためにも、手元のスマホで利用できるツールを選択しましょう。

発信時のルールを定める

発信内容や発信先などのルールを定め、社員が見やすい掲示板を作成しましょう。
 
情報の中には、「全社向けに発信するもの」と「一部の社員向けに発信するもの」があります。発信内容や発信先を適切に設定しないと、自身には不要な情報で溢れて大切な情報を見逃してしまうといった事態に陥りかねません。
 
また、不要な情報だらけの掲示板であれば、閲覧する必要を感じなくなってしまう可能性もあるでしょう。
 
適切な情報を必要な社員へと周知していくためにも、発信先の区分けや発信する情報のルールを制定する必要があります。

情報の管理を行う

社内掲示板では多くの情報が発信されるため、情報管理が必須です。
 
多くの企業では、ツール利用時に「社員のみ閲覧可」「社員及び派遣社員が閲覧可」「該当部門のみで閲覧可」などの情報を参照できる人を制限する機能が利用されています。
 
また、顧客情報のような重要な情報であれば、掲載・閲覧するために十分なセキュリティ対策を取る必要があります。
 
適切な情報を適切な社員のみが閲覧できるように、セキュリティ対策やアクセス権限の付与なども考慮して、情報漏洩対策を行いましょう。
 
関連記事: 【おすすめサービス5選】社内の掲示板もクラウド化する時代!


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社内掲示板の成功例

以下では、実際に社内掲示板を導入し、業務効率の向上を実現した企業の成功例を3つご紹介します。成功事例を参考に自社での最適な運用方法を見つけ、社内掲示板のデジタル化を行いましょう。

池田模範堂

かゆみ止め薬の「ムヒ」などで知られている医薬品会社の株式会社池田模範堂では、社員からの庶務に関する問い合わせの電話が一日30件以上もあるという状況で、業務に支障をきたしていました。
 
そこで、全ての部署の社員が活用でき、かつITが苦手だという社員でも掲示板機能のついた使いやすい社内ポータルを導入しました。
 
ポータルの中にある「社内手続きMAP」には、出張時の申請や結婚した場合の社内手続きなどの方法を、視覚的に解説したPDFが添付されています。また、申請画面へのリンクを一緒に添付し、そのまま手続きを進められるようにもしました。
 
こうした結果、社員にも「何かあったら社内ポータルを見る」という習慣がつき、問い合わせ数の削減に繋がりました。
 

国際石油開帝石

国際石油開発帝石株式会社は、石油や天然ガスの調査、探鉱、開発、生産、販売などを手掛ける企業です。
 
世界20数カ国で事業を展開しているグローバル企業ですが、それゆえに「社員間でアクセスできる情報共有の基盤が整備されていないこと」が課題になっていました。
 
そこで、「経営ビジョンやトップメッセージを世界各地域の社員にタイムリーに情報発信する」「事業所や・国内外の垣根を越えてコミュニケーションを活性化させる」という目的の元、全社員がアクセスできる社内掲示板、すなわち社内グローバルポータルを設立しました。
 
ポータルは20数カ国で使用するので、言語環境の整備に加えて、各国の異なる文化に合わせた内容の検討も必要になりました。
 
そこで社内アンケートを実施し、どのような内容が求められているのかを調査しました。
 
結果、世界の各拠点で展開するプロジェクトの状況や、経営・人事などの部署から全社員に向けて情報発信ができる場を設けられました。この社内ポータルの設置によって、日々更新される会社の情報を、世界中の全社員に向けてリアルタイムで発信できるようになったのです。
 

JXTGグループ

JXTGグループは、エネルギー、石油・天然ガス開発、金属事業を手がける、国内有数の企業グループです。
 
3万5000人以上の従業員を抱える大企業ですが、WEBとデジタルサイネージをミックスし、社内への情報周知を促進させています。
 
社内掲示板の情報が、オフィス内に設置した大型液晶ディスプレイなどに表示される仕様となっており、主に広報や総務部門からの情報が社員向けに発信されています。
 
また、来客者が通るエントランスにもディスプレイ画面を設置し、社外向けのブランド情報や天気・ニュースなどの情報発信に役立てています。
 


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社内掲示板として使えるおすすめのツール

以下では、社内掲示板として使えるおすすめのツールをご紹介します。
 
掲示板ツールは社内のあらゆる情報やお知らせをインターネット上に掲示できるので、実際の掲示板へ見に行かなくても、社員自身の端末から確認が可能です。また、お知らせ以外にナレッジやノウハウの蓄積もできるので、属人化を防止し社員の自己解決力の向上にも繋がります。
 
一方で、複雑なツールやパソコンからでしか掲示板を確認できないツールであると、掲示板の確認が面倒になってしまい、結果一部の社員が確認していない状況に陥るケースもあります。全社員が確実に掲示板を確認するには、「全社員が簡単に扱えてどの端末でも利用可能なツール」が必要です。
 
そのため、説明なしでも直感的に利用でき、マルチデバイスに対応している「Stock」が初めての社内掲示板の運用には最適です。
 
Stockは、「ノート」に入力された情報が「フォルダ」で階層的に管理されるので、掲示内容ごとの分類が簡単に行えます。また、マルチデバイス対応なため現場の社員や外回り中の社員も、スマホなど自身の端末から情報を確認できます。

【Stock】社内の情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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社内掲示板の事例のまとめ

ここまで、社内掲示板の活用方法やメリット、そして掲示板ツールの運用に成功した企業事例などについてご紹介してきました。
 
社内掲示板ツールは掲示する機能以外に、「検索機能」「既読管理機能」「リアクション機能」「発信先などの設定」と、社内の情報共有をスムーズにする多くの機能が備わっています。また、お知らせだけでなくナレッジやノウハウの蓄積を行えば、会社の情報資産にもなり業務効率化にも繋がります。
 
ただし、掲示板ツールは社内情報が集約されるものなので、「全社員が扱えるシンプルなツール」であるかが大前提です。
 
今回ご紹介したStockは、シンプルな操作性でITに不慣れな社員でもすぐに使いこなせるツールです。実際に非IT企業を含む100,000社以上の企業で導入され、情報共有の効率化に貢献しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で掲示板をデジタル化し、社内の情報伝達をスムーズに行いましょう。
 
関連記事: ビジネスで使えるおすすめ掲示板アプリ12選!