社内連絡に関する文書にはルールが詳細に定められている場合もあるため、作成には事前知識が必須です。
 
しかし、「どのように社内連絡文書を作成すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内連絡の書き方やテンプレートを中心に紹介します。
 
  • 社内連絡文書の作成方法が知りたい
  • 社内文書に使えるテンプレートを知りたい
  • 社内文書の作成から管理・共有までできるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書のテンプレートや作成のポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理・共有方法まで分かります。


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社内文書とは

以下では、社内文書について簡単にご説明します。社内文書の目的や種類を理解すると、場面に応じた柔軟な書き方ができます。

社内文書の概要

社内文書とは、自社の従業員に向けて発行する文書を指します。
 
社内文書の例として、連絡事項を記した「連絡書」や会議の概要を記録した「議事録」などがあります。このように、社内での情報共有や記録を目的として作成する書類全般を、社内文書と呼ぶのが一般です。
 
一方、社外の関係者に対して、業務に必要な情報を伝えたり儀礼的なやりとりをしたりするための文書を「社外文書」と言います。具体的には、注文商品の種類や個数を記載した「注文状」や、関係者へのお知らせやお礼を伝える「挨拶状」などです。
 
以上のように、社内文書と社外文書では異なる特徴があるので、混同しないように注意しましょう。

社内文書の種類

社内文書の種類は、大きく2つあります。
 
  • 情報を伝達するための文書
  • 社内文書の大半が、情報伝達を目的とした文書です。例として「上司から部下への指示書」「部下から上司への報告書」「連絡事項を記した文書」などがあります。
     
  • 情報を蓄積するための文書
  • 社内文書のひとつに、情報の蓄積を目的とした文書があります。例として、議事録や売上データなどが挙げられます。
以上のように、社内文書は大きく2つに分けられるため、作成にあたっては目的を理解して、求められている情報を過不足なく記載しましょう。

議事録・社内周知との違い

ここでは、社内文書と議事録・社内周知との違いをご説明します。
 
  • 議事録と社内文書の違い
  • 議事録とは、会議の内容や結論を記録し、関係者に伝えたり、データとして蓄積したりするための文書を指します。つまり議事録は、社内文書のひとつです。
     
  • 社内周知と社内文書の違い
  • 社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に伝えることを指します。社内文書を作成・共有すれば、社内周知を円滑に進められるのです。
以上の議事録・社内周知との違いを理解して、正しく「社内文書」の用語を使いこなしましょう。


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連絡が正確に伝わる!社内文書に必要な項目とは

相手へ正確に情報を伝えるためには、情報に過不足がないことが大切です。そこで以下では、社内文書に必要な項目をご紹介します。
 
<項目> <該当・注意点>
発信日
文書の発信日を右詰めで記載します。西暦と和暦は自社の規定に従いましょう。
受取人の情報
文書の受取人を記載します。部署名、肩書、氏名、敬称の順に書きましょう。
差出人の情報
文書の差出人を記載します。必要に応じて、電話番号やメールアドレスを追記しましょう。
タイトル
文書のタイトルを明記します。タイトルだけで文書の趣旨が伝わるように、内容を簡潔にまとめたものを記載しましょう。
本文
用件を分かりやすく記載します。時候の挨拶は不要です。内容を端的にまとめることを意識しましょう。
担当者の連絡先
差出人と担当者が異なる場合は、担当者の部署名と氏名、連絡先を明記しましょう。
上記は社内文書に必要な基本的な項目なので、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。


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メールはNG?社内文書を共有するときの注意点とは?

社内文書をメールで共有するときの注意点は、「見落とされる可能性があること」と「あとから読み返すときに探す時間がかかること」です。
 
具体的には、社内文書が添付されたメールに気が付かないうちに、ほかのメールに埋もれてしまうなど、後からメールを遡って探す手間がかかるのです。ほかにも、都度アドレスを入力したり、メール特有の堅い定型文を考えたりしなければなりません。
 
そこで、ITツールの活用して、社内文書を「ナレッジ」として管理し、これらデメリットを解消しましょう。たとえば、あらゆる情報を直感的に書き込めるナレッジ管理ツール「ナレカン」を使えば、メールを使わなずとも社内文書を一斉に公開できます。


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【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール

以下では、社内文書の作成・共有におすすめのツールを紹介します。
 
社内文書を紙で共有するのは、印刷や配布に手間がかかります。また、社内文書をメールで共有すると、都度挨拶や名乗りの定型文を考えたり、他のメールに埋もれて見つからなかったりするので不便です。
 
そのため、社内文書を作成・共有するには「ITツール」を使うのが適切です。しかし、多機能なITツールでは社員が使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなものを選びましょう。
 
そこで、社内情報の共有に最適なのは、社内文書の作成と共有を一元化でき、メールのような定型文が一切いらない「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」には、よく利用する文書の型を「テンプレート」として登録できるので、必要なときに素早く呼び起こせます。また、部署や内容によって多階層に分けられる「フォルダ」は、誰がアクセスできるかも設定可能なので、社内文書の数が増えても適切な管理が実現します。

メールを使える方なら簡単に使いこなせるツール「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

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社内文書を書く4つのポイント

ここでは、社内文書を書く4つのポイントを紹介します。以下を参考に、ほかの従業員にとって読みやすい文書を作成しましょう。

(1)簡潔に書く

1つ目のポイントは「簡潔に書くこと」です。
 
顧客や他社とのやりとりに使われる社外文書と異なり、社内文書には時候や繁栄を祝する挨拶は必要ありません。また、日常業務の忙しいなかで冗長な文章は敬遠されます。
 
したがって、伝えたいことを簡潔にまとめましょう。

(2)書き出しに労いの言葉は不要

2つ目のポイントは、「書き出しに労いの言葉は不要であること」です。
 
多忙な状況でも確実に内容を伝えるために、社内文書の書き出しには、労いの言葉は入れずに結論を記載しましょう。結論が最初に記されていないと「この文書では何が言いたいのか」がすぐには分かりません。
 
一方、結論ファーストの構成であれば、一目で内容を把握してもらえるのです。

(3)「事実」と「意見」を区別する

3つ目のポイントは「事実と意見を区別すること」です。
 
社内文書の内容によっては「客観的な事実」と「主観的な意見」の2つの情報が混在することがあります。両者を同じ社内文書内に記載するときには、混同しないように区別して記載しなければなりません。
 
特に「~が考えられる」「~だと思われる」のような曖昧な表現の使用は危険です。場合によっては、読み手は事実と文書作成者の意見をはっきり区別することができず、誤った認識をしてしまう可能性があります。
 
認識の違いによるトラブルを避けるためにも「事実」と「意見」の記載は明確に区別し、混同しないよう注意しましょう。

(4)早さと正確さを意識する

4つ目のポイントは「早さと正確さを意識すること」です。
 
社内文書でやりとりする情報のなかには、緊急性の高いものや返信に時間を要するものもあります。そのため、可能な限り早く、正確な情報を相手へ伝えることが求められます。
 
しかし、社内文書を紙やメールで共有すると、印刷や配布に時間がかかったり、他のメールに埋もれてしまったりします。一方、「ナレカン」のようなITツールを使えば、任意のメンバーに一斉に情報を共有できるので、面倒な手間がかかりません。
 
関連記事: 情報共有の大切さとは?共有不足で起きる問題や改善方法も解説!


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<テンプレ―ト>社内文書の例文や書き方を紹介!

以下では、社内文書の例文や書き方をテンプレート付きでご紹介します。コピー&ペーストで簡単に複製できるため、文書を書く時間がない人は必見です。

例文(1)社内連絡書・通達

社内連絡書や通達の例文は以下の通りです。
 
令和◯年◯月◯日
部課長
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
 
◯◯会議の件
 
下記のとおり◯◯会議を開催いたしますので、関係部課長、担当者のご出席をお願いいたします。
 
 
1. 日時:令和◯年◯月◯日(◯) ◯時◯分〜◯時◯分
2. 場所:第◯会議室
3. 内容:◯◯
4. 出席者:◯◯部全員
 
以上
 
連絡書では、正しい情報を確実に伝えなければなりません。したがって、一目で概要を把握できる文章を心がけましょう。

例文(2)議事録

議事録の例文は、以下の通りです。
 
20〇〇年〇月〇日
出席者各位
〇〇部 〇〇課 〇〇〇〇
 
新製品の販促計画について
 
下記のとおりご報告申し上げます。
 
 
1. 日時:20〇〇年〇月〇日 〇時〇分〜〇時〇分
 
2. 場所:第〇会議室
 
3. 出席者:マーケティング部全員
 
4. 要旨
①最近のユーザ動向の概要
②新製品と開始するキャンペーンの説明
③マーケティング部長からの要望
 
5. 決定事項
(1)上記③をもとに、キャンペーン計画を再作成する。
(2)キャンペーン計画は、〇月〇日を最終案としてまとめる。
 
6. 次回会議日程:日程:20〇〇年〇月〇日 〇時~〇時
場所:第〇会議室
内容:〇〇
出席者:今回と同じ
(文責:〇〇〇〇)
 
以上
 
議事録では、読み手が一読しただけで会議の概要を把握できるようにしなければなりません。そのため、箇条書きや数字で分かりやすくまとめることを心がけましょう。

例文(3)社内周知・従業員へのお知らせ

社内周知や従業員へのお知らせの例文は、以下の通りです。
 
令和◯年◯月◯日
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
 
研修会のお知らせ
 
下記のとおり社内研修会を実施いたしますので、内容をご確認の上ご参加いただきますようお願いいたします。
 
 
1. 日時:令和◯年◯月◯日(◯) ◯時◯分〜◯時◯分(予定)
2. 場所:本社〇階 研修室
3. 内容:◯◯
4. 出席者:◯◯部全員
 
以上
 
お知らせや社内通知では、開催日や場所といった必要事項を漏れなく記入しているか確認しましょう。


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社内連絡文書の書き方まとめ

ここまで、社内連絡文書の書き方やおすすめのツールをご紹介しました。
 
社内文書には連絡書や議事録など、さまざまな種類があります。それぞれ書き方が異なるので、テンプレートを上手く利用することで、作成にかかる時間を短縮できます。
 
また、紙やメールでは「作成から共有までに手間がかかる」「文書がほかのメールに埋もれる」といったデメリットがあり非効率です。したがって、社内文書を簡単に作成・共有できるツールを活用しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、社内文書の作成から共有・管理まで一元化できるナレッジ管理に特化したツールです。また、ナレカンには「テンプレート機能」も備わっているため、必要なときに素早く呼び出して文書を作成・共有できます。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、文書の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。


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関連記事: 【無料あり】情報やナレッジの社内共有に役立つツール・アプリ7選
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。