議事録や資料に限らず、社内には多くの文書(ドキュメント)が存在します。文書をデジタル化し、文書管理システムを用いて管理すれば、蓄積した情報へのアクセス性が上がり、業務効率化につながります。
 
しかし「自社に最適な文書管理システムの選定方法がわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで、本記事では文書管理システムのメリット・デメリットや選ぶポイント、おすすめのツール10選をご紹介します。
 
  • 文書をカテゴリーごとに整理して文書管理を効率化させたい
  • 欲しい情報がすぐに見つかる環境を整えて業務を効率化させたい
  • 複数拠点のデータを一元管理し、情報を会社としての資産にしたい
という担当者の方は、本記事を参考にすることで自社に最適な文書管理システムの選定ができ、スムーズな文書整理・共有を実現できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ドキュメント管理を効率化する文書管理システム

以下では法人における文書管理に最適化されたおすすめのツールをご紹介します。
 
文書管理システムは、複数の拠点やメンバーが持つ情報を一元化することに強みがあり、文書が蓄積された量が多くなるほど生産性の向上に寄与します。
 
さまざまな種類のツールがありますが、機能が多すぎると運用面が複雑になり、あまり使われなくなる可能性があります。中小企業にはIT専任者が居ないことも多く、社内のメンバーから使用方法に関する質問が多く出るのもスムーズな運用の妨げになります。
 
したがって、文書管理システムは「どのような職種・年代の方でも使えるほどシンプル」で「検索性に優れ欲しい情報がすぐに見つかる」ことが重要です。
 
下記でご紹介する「Stock」はドラッグ&ドロップで簡単に文書を添付でき、フォルダやタグでシンプルな文書整理が可能なツールです。
 
導入実績は100,000社を超え、「ITに慣れていなくてもすぐに使いこなせる」という事例を多数持っており、少ない導入コストですぐに文書を蓄積できる環境を整えたい企業は『Stock』一択と言えます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Dropbox】管理者権限機能が豊富

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Dropbox Businessは、アカウントごとの編集・閲覧権限を細かく設定できる文書管理ツールです。

<Dropbox Businessの特徴>

  • ファイル共有の際に適切なセキュリティ環境の整理が可能
  • 文書閲覧時にパスワードを求める、また有効期限を設定できます。先方が文書を閲覧したかどうかも通知によって把握可能です。
  • 管理者権限の種類が多い
  • 全アカウントの動きを管理者から全て監視でき、閲覧権限の設定も細かく行えます。

<Dropbox Businessの注意点>

  • デフォルトの設定が複雑
  • デフォルトの設定として一人の社員がファイルを削除・移動すると、共有している他の社員がアクセスできなくなるなどの機能が用意されています。用途に合わせて変更が必要な点は注意しましょう。
  • 機能が多すぎて使いこなせない可能性もある
  • Dropbox Businessにはファイルの管理や外部ツールとの連携など、さまざまな機能が搭載されていますが、ITに慣れていないと使いにくい可能性があるため注意が必要です。中小企業の場合は機能過多となる場合があります。

<Dropbox Businessの料金体系>

  • Professional:¥2,000/月(個人向け)
  • Standard:¥1,250/ユーザー/月(小規模チーム向け/3ユーザー以上で契約可能)
  • Advanced:¥2,000/ユーザー/月(大規模チーム向け/管理機能などの拡充有り)


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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Box】法人向け高セキュリティ機能を保持

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Boxは、大企業が求める高セキュリティ機能にも対応したツールです。

<Boxの特徴>

  • 管理者権限が豊富
  • 管理者は組織の内外で行われているすべての作業を監視でき、トラブル時にはログによる追跡が可能です。

<Boxの注意点>

  • 公式サポートは英語のみ
  • Boxを提供しているベンダーからのサポートは英語のみとなっており、ITに詳しい担当者がいないと使いこなせないケースがあります。代理店からは日本語のサポートがありますが、オプション費用などに注意が必要です。
  • 機能過多となるケースがある
  • ワークフロー機能や電子サイン機能などがついており、文書を管理する以上の用途で利用する機能が複数あります。使用用途によっては機能過多となってしまいます。

<Boxの料金体系>

  • Business:¥1,800/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:5GB)
  • Business Plus:¥3,000/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:15GB)
  • Enterprise:¥4,200/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:50GB)
  • Enterprise Plus:問い合わせ(ファイルのアップロード容量上限:150GB)


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【Google Drive】Google製品との連携が容易

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Google Driveは、Google社が提供しているオンラインストレージサービスです。

<Google Driveの特徴>

  • 独自のクラウドファイル作成アプリを利用できる
  • スプレッドシートやGoogleドキュメント、スライドなどを利用でき、チーム内でリアルタイムな共同編集が可能です。
  • Google製品との連携が可能
  • GmailやGoogleカレンダーなど、Googleが提供している各ツールと連携でき、メールからファイル保存を行う手間を大幅に省けます。

<Google Driveの注意点>

  • 情報漏えいのリスクがある
  • ファイルごとの共有設定を手軽に行えるため、組織外のアカウントまでデータが共有できる設定への変更が比較的簡単です。したがって、権限設定を誤ってしまうと情報漏えいにつながってしまうリスクがあります。
  • 用途によっては機能過多となる
  • 選択するプランによっては、ドキュメント作成やメール送信、カレンダー機能など多数の機能があります。文書管理以外の機能が多く、使いこなせない可能性があります。

<Google Driveの料金体系>

無料プランでは15GBまでの容量制限がある一方、有料プランであれば自社で必要な容量分だけ増やせます。有料版で使用するには、Google One、もしくは他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
 
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月(1ユーザーあたり30GB)
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり2TB)
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月(1ユーザーあたり5TB)
  • Enterprise:問い合わせ(必要に応じて追加可能)


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【Fleekdrive】チャット機能が使える

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Fleekdriveは、チャットでコミュニケーションをしながら共同編集ができる文書管理システムです。

<Fleekdriveの特徴>

  • 文書へのセキュリティ機能を搭載
  • データを保護するため、ファイルをアップロードする際に自動でウイルスをチェックする機能が標準搭載されています。
  • 階層をツリー形式で確認できる
  • 「ツリービュー機能」によって、どういった階層で情報が整理されているのか確認しやすいです。

<Fleekdriveの注意点>

  • データの保存が直感的でない
  • エクスプローラーから直感的にファイルへアクセスできないため、手軽なドラッグ&ドロップでの保存が利用できません。
  • 大きい容量を持つ文書のアップロードに失敗するケースがある
  • 取り扱う文書の大きさによっては、アップロードに数回失敗してしまう場合があるため、導入前に使い勝手を確認する必要があります。

<Fleekdriveの利用料金>

  • Teams:500円/ユーザー/月
  • Business:1,500円/ユーザー/月
  • Enterprise:4,000円/ユーザー/月


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【Confluence】プロジェクト管理ツールと連携可能

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Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールと連携できるITエンジニア向けの文書管理ツールです。

<Confluenceの特徴>

  • プロジェクト管理ツールとの連携
  • プロジェクト管理ツール「JIRA」との連携ができ、システム開発などにおけるドキュメントの共有に適しています。
  • アカウントごとに細かい権限設定が可能
  • Wikiとして記載される文書の閲覧や編集権限を細かく制限できます。

<Confluenceの注意点>

  • エンジニア向けツール
  • JIRAなどの外部ツールとの連携やマークダウン記法での記載など、ITエンジニア向けの仕様が多く、IT専任担当が居ない場合は使いこなせない可能性があります。

<Confluenceの料金体系>

  • Free:¥0(2GB)
  • Standard:¥660/1ユーザー(250GB)
  • Premium:¥1,250/1ユーザー(無制限)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【NotePM】検索機能が豊富

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NotePMは、マニュアル作成を強みに持つドキュメント作成ツールです。

<NotePMの特徴>

  • 検索機能が豊富
  • 添付ファイルの中身までテキスト検索でき、情報を見つけるための機能が備わっています。
  • 文書の活用状況がわかる
  • 既読機能により、ドキュメントを閲覧したメンバーや閲覧された時間を確認できます。

<NotePMの注意点>

  • 無料プランがない
  • 30日間の無料トライアル終了後も継続利用するには有料プランも契約が必要です。
  • SAML認証に非対応
  • アカウント認証に利用できるSAML認証に対応していないため、自社のセキュリティ要件を満たしているかの確認が必須です。

<notePMの料金体系>

利用できる人数やストレージによってプランが選べます。
 
  • プラン8:4,800/月(80GB)
  • プラン15:¥9,000/月(150GB)
  • プラン25:¥15,000/月(250GB)
  • プラン50:¥30,000/月(500GB)
  • プラン100:¥60,000/月(1TB)
  • プラン200〜:¥120,000/月(1TB)〜


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【Kintone】好みのアプリを開発できる

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kintoneは、自社の業務に合わせたアプリをシステム内に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneの特徴>

  • 自社の要件に合わせたカスタマイズが可能
  • 自社の業務に必要な情報を掲載するアプリを作成できます。
  • アプリ開発やAPI連携などの拡張性が大きい
  • Javascriptを利用した開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています。

<Kintoneの注意点>

  • 導入定着までに時間がかかる
  • 機能が豊富なため、メンバーのITリテラシーに差があると定着に時間を要する場合があります。
  • 専門的な知識が必要
  • アプリ開発には専門的なITエンジニアの知識が必要となり、IT担当者が居ない場合は運用できないケースがあります。

<Kintoneの料金体系>

  • ライトコース:月額780円/1ユーザー
  • スタンダードコース:月額1.500円/1ユーザー


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【楽々Document Plus】ワークフロー機能を搭載

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楽々Document Plusは非常に高レベルなセキュリティ体制を求める企業に最適な文書管理ツールです。

<楽々Document Plusの特徴>

  • 文書をPDF化して管理
  • あらゆるファイルを文書として保存するため、アップロードしたタイミングで自動的にPDFへ変換されます。
  • 文書にタグ付けができる
  • 文書の整理にタグを利用でき、種類が多くても分類可能です。

<楽々Document Plusの注意点>

  • ツールの定着に慣れるまで時間がかかるケースがある
  • 実際に利用しているユーザーより「ボタンが小さめで使いづらい」という声があり、ITに不慣れな場合は注意が必要です。
  • 行った処理の取り消しができない
  • 偽造防止を目的に、1度行った動作は取り消しが一切できません。そこまで厳格な管理を求めているわけではない場合、使いづらさを感じる可能性があります。

<楽々Document Plusの料金体系>

最低150万円(税抜)〜という料金体系で、ユーザーライセンスの数により保存可能な文書数が変化します。
 
たとえば100ユーザ〜300ユーザは最大文書数が50万文書までとなり、それ以上は制限はありません。各プランの詳細は問い合わせが必要となります。
 


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【クラウドサイン】契約書管理に最適化

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クラウドサインは、Web上で契約書などの締結を完結できるクラウド契約サービスです。

<クラウドサインの特徴>

  • 契約書締結がわずか数分で完了
  • 毎月の経理処理を行っていれば、ボタンを押すだけで簡単に決算書を作成でき、バックオフィス業務の文書作成の負担を削減できます。
  • 外部ツールとの連携が可能
  • Salesforceなどのツールと連携でき、部署間の情報伝達のトラブルが減らせます。

<クラウドサインの注意点>

  • 用途が契約書管理に限られる
  • クラウドサインは電子契約を行うためのツールなので、契約書などの文書管理以外の用途には不向きです。

<クラウドサインの料金体系>

クラウドサインの利用には、下記の月額固定費用のほか、電子契約送信ごとに1件あたり200円の費用が発生します。
 
  • Light:11,000円/月
  • Corporate:30,800円/月
  • Enterprise:要問い合わせ


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文書管理システムとは

文書管理を行うためのシステムの概要と、基本的に持つ機能を解説します。

文書管理システムの概要

文書管理システムとは「電子化された文書(ドキュメント)を一元管理・チーム内共有できるサービス」のことです。
 
紙の文書での管理だと、物理的なスペースの確保が必要となり、閲覧したい文書を見つけるのにも手間がかかります。また、社員個人のPCにデジタル文書を保管している場合でも、チーム内で文書の更新が重複するなどのトラブル発生のリスクがあります。
 
一方、文書管理システムはほとんどのツールがクラウドサービスの形態を取っており、インターネット環境があれば文書を保存・活用できます。各メンバーの更新もリアルタイムに共有され、文書のバージョン管理に手間取ることも一切ありません。

文書管理システムの基本機能

文書管理システムには、一般的に下記のような機能が搭載されています。
 
  • 文書のバージョン管理機能
  • 豊富な検索機能
  • データへの閲覧制限機能
  • 高レベルなセキュリティ機能
また、システムによって想定している用途が異なるため、文書管理機能の他にもワークフロー機能やチャット機能を持つツールもあります。
 
機能の複雑さによって料金や使い勝手が変わるので、導入検討時には無料トライアルで試すことをおすすめします。
 
関連記事: 【文書管理とは?】メリットや運用のコツ、おすすめのツールを解説!


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文書管理システムの必要性

データ化された企業情報を強固に守るために、文書管理システムが必要です。
 
企業内には顧客情報や機密情報が記載されている文書も高頻度で取り扱います。したがって、情報漏えいや文書の紛失・改ざんなどへの対策が必要不可欠です。
 
また、企業活動を進めていけば、年数が経つにつれ保管すべき文書の量も増大していきます。そのため、文書管理を行っていなければ、次第に「文書を探す」ことによって作業効率が低下するケースが多く存在します。
 
文書管理にシステムを用いれば、自社でサーバーの運用コストを負担することなく、自然災害や人的ミスによるデータの破損・紛失から文書を保護し、必要なときに情報を取り出せる環境を整えられます。


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文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを用いれば、業務効率の大幅な向上を見込めます。ここでは、システムを導入した場合の代表的な3つのメリットをご紹介します。

必要な文書がすぐに見つかる

文書管理システムでは、文書に記載されている内容をもとに、欲しい情報を瞬時に検索できます。
 
文書の分類を調べて手動で探す必要がなくなり、文書を探すのに手間取っていた時間を大幅に削減できます。また、システムには企業内のあらゆる拠点やメンバーが持つ文書が一元管理されるため、文書を所有するメンバーに個別で確認する作業も一切なくなります。
 
したがって、保存されている文書へのアクセス性が向上し、社内に蓄積された情報を活かしやすい環境が整います。

共同作業が簡単

紙やExcelでの管理と違いインターネット上に文書が保存されているため、複数人から同一のファイルへのアクセス・編集が可能です。
 
そのため、オンライン会議で文書を共有しながら編集を行うなど、情報をよりリアルタイムに共有・更新しやすくなります。
 
たとえば日報管理や回覧板を紙で行っていた場合、それらが手元にくるまで待機する手間がかかっていましたが、文書管理システムでは場所を問わず即座に最新情報が反映されるため、情報集約の効率が格段に向上します。

リスク管理ができる

システム側で文書へのアクセス管理や編集権限の制限、アクセスできるIPアドレスの制限などを行えるため、社外に文書が漏えいするリスクを非常に低く抑えられます。
 
また、ツールによっては編集履歴の保持や文書の自動バックアップ機能があり、文書を誤って削除してしまった場合にも復元できるため、文書の破損・紛失への対策も可能です。
 
万が一トラブルが生じた際、企業として説明責任を果たす必要があります。システムの導入により、大きな運用コストをかけることなく文書管理のリスクをマネジメントできる点は大きなメリットとなります。


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文書管理システムを導入するデメリット

システムを用いることで文書管理は格段に効率化しますが、運用方法や導入前の状況によってはデメリットが生じる場合もあります。ここでは2つのデメリットをご紹介します。

運用ルールを決める必要がある

文書を種類ごとに分類し、格納場所や利用する機能を全社で統一しなければ、効率的な文書管理は実現しません。
 
各現場ごとに分類方法が異なる状態では、情報を一元管理しても他部署からは文書の場所が直感的でなく、文書の保管場所の認識が属人化してしまいます。その状態では、場所を問わずアクセスできる文書管理システムの良さが半減します。
 
ただし、運用ルールの作成には担当者に大きい負担がかかります。運用・管理コストを抑えるため、「Stock」のように簡単でシンプルなツールの選定が好ましいです。

紙やExcelからの移行に手間がかかる

今まで紙で保存していた顧客情報や契約情報を電子化するには大きな手間がかかります。
 
紙の文書を電子化するにはスキャンを用いることが一般的ですが、1枚ごと作業を行うのは多くの時間を要するため、日々の業務と並行して行うのは難しいです。
 
解決するには、紙文書を電子化する業務のために短期的なパート・アルバイトを雇う、また紙文書をスキャンする業務を請け負う外部業者に依頼するなどの方法があります。


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文書管理システムを選定するポイント

文書管理システムは想定されている用途が複数あるため、自社の目的に合わせたツールの選定が不可欠です。システム選定の際に確認すべき3つのポイントを解説します。

必要な機能が備わっているか

自社が文書管理を行うにあたり必要な機能を選定し、システムの導入前にはそれらを搭載しているかの確認が必要です。
 
たとえば「文書のバージョン管理機能」や「検索機能」は必須機能です。また、ITリテラシーが低い、またITの専任担当者が居ない場合は、サポート体制の充実さも注目すべきポイントです。
 
文書管理システムはサービス提供者が運用・保守を行っているため、導入後に自社向けのカスタマイズの追加はあまり期待できません。そのため、導入前に無料トライアルなどを活用し確かめておくことをおすすめします。

誰でも使える操作性か

機能として搭載されていても、ユーザーが使いこなせないとシステムを導入した効果を発揮できません。
 
文書へのアクセス制限機能を持っていても、一般権限のユーザー自身が設定できる場合は人的ミスを起こすリスクを大きくしてしまいます。そのほか、管理者権限が豊富すぎて効果的に使いこなせないケースも多いです。
 
文書の整理に関しても、階層を深くしすぎると文書が埋もれ、アクセス性が悪くなります。ITツールや文書管理に慣れていないメンバーに合わせる形で、可能な限り少ない機能で運用できるとベストです。

自社に必要なセキュリティ機能はあるか

文書管理システムの特徴として情報漏えいのリスクを抑えられることがありますが、ツールや料金プランによっては必要なセキュリティ機能が搭載されていない場合もあるため、注意が必要です。
 
通信や蓄積された情報の「暗号化」や不正ログインを防ぐ「2段階認証」のみならず、法人として複数ツールのアカウントを一括で管理できる「シングルサインオン機能」などがあるとより安心できます。
 
また、指標として国際セキュリティ資格である「ISMS」の取得実績があるかを確認することもおすすめです。


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ドキュメント管理を効率化できる文書管理システム まとめ

文書管理システムは、電子化されたドキュメントを一元管理できるツールです。インターネット環境があれば場所を問わず文書を閲覧・編集でき、チームメンバーへリアルタイムに共有できます。
 
文書管理システムにはさまざまな種類がありますが、導入しただけでは適切に文書の整理がされません。担当者の負担を増やさずに運用を成功させるには、社内の誰でも利用できるほど「可能な限り機能が少なくわかりやすいツールの選定」がおすすめです。
 
今回ご紹介したStockは、ドラッグ&ドロップで文書を保存できるシンプルなツールで、ITリテラシーが高くない組織にもすぐに定着するため導入コストを非常に安価に抑えられます。
 
また、無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で文書管理を行い、業務の効率化を実現させましょう。
 
関連記事: 【おすすめ5選】業務効率化を狙うなら文書管理ソフトを活用しよう!
 
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