議事録や資料に限らず、社内には多くの文書(ドキュメント)が存在します。
 
それらをデジタル管理しておけば、今まで蓄積した情報を適切に利用することが可能になり、業務効率化にも繋がります。
 
そこで今回の記事では文書管理システムを選ぶ時のポイントや、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
社内で文書管理のルールが決まっていない場合や、紙での管理になってしまっている場合には、是非参考にしてみていただければと思います。

 



「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

業務効率化に繋がる文書管理システム

今回は、最初におすすめの文書管理システム10選をご紹介します。
後でご紹介する文書管理システムの比較ポイントも併せてご参照ください。
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Dropbox

Dropboxのトップページ

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Box

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boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインです。

<boxのポイント>

  1. 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
    今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます
  2. 企業が求める管理システムが豊富
    企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービス
    管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じます
  2. 法人利用の場合、無料プランがない
    最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要です
 


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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Google One

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Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


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Fleekdrive

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Fleekdriveは、ファイルの管理・共有だけでなく、 チャットによるコミュニケーションで共同編集ができるクラウドストレージサービスです。

<Fleekdriveのポイント>

  1. チャットでのコミュニケーションが可能
    ファイルを管理するだけでなく、チャット機能を使ってファイルに関するやり取りをすることができます
  2. 自動ウイルスチェック
    ファイルをアップロードする際に、自動でウイルスチェックをする機能が標準搭載されています

<Fleekdriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 小規模チームには導入しにくい
    有料プランは最低10名からの申し込みとなるため、小規模チームには導入しにくいプラン体系になっています
  2. 無料お試し期間がが30日間
    無料プランがなく、お試し期間が終了すると有料プランを申し込む必要があります
  3. タスク管理機能がない
    タスクに関する機能がないため、期限の把握などが難しくなります
 


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Confluence

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Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるノート型ツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のドキュメントやノウハウの共有をするのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    プロジェクト管理ツール「JIRA」との連携ができるため、開発関連のドキュメントをスムーズに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いものになります
 


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NotePM

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NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。

<NotePMのポイント>

  1. 安心のセキュリティ
    2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています
  2. 既読管理や見た時間がわかる
    既読管理があることで、その内容を他の人が見ているか見ていないかの確認が簡単になります

<NotePMを使う上で気をつけておきたい点>

  1. 無料プランがない
    30日間の無料トライアルのみとなるため、使い続けるには有料プランにする必要があります
 


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Kintone

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kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 


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定額制WEB社内報

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定額制WEB社内報は、社内報や広報誌の専門会社が作った、CMS型のツールです。

<定額制WEB社内報のポイント>

  1. 更新無制限で定額制
    社内報の数に制限はなく、定額で無制限で作成することができます
  2. 原稿と写真データを送るだけ
    自分で作成しなくとも、原稿と写真データを送れば、レイアウトされた画面を作成してもらえます

<定額制WEB社内報を使う上で気を付けておきたい点>

  • 月額費用が高すぎる
    最低でも158,000円/月となるため、社内報に相当なリソースを割いている会社以外は、導入が難しいです
 


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クラウドサイン

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クラウドサインは、Web上だけで、契約書などの締結ができるクラウド契約サービスです。
押印などのフローが簡素化され、契約がスムーズになる他、締結した契約書の管理も簡単になります。

<クラウドサインのポイント>

  1. 契約書締結がわずか数分で完了
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 外部ツールとの連携
    Salesforceなどのツールを連携して利用することができます

<クラウドサインを使う上で気をつけたい点>

  1. 有料プランが高価格設定
    無料でも利用することができますが、有料プランの場合、最低1万円/月〜となります
 


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関連記事: 【ドキュメント管理ツール7選】クラウドで一括管理しよう!


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文書管理システムとは?

それでは、ここから文書管理システムに関する基礎知識の解説をしていきます。
 

文書管理システムとは

文書管理システムとは、ドキュメント(文書)を電子化し、管理・共有できるシステムのことです。
 
従来のように紙で管理をしていると、スペースの確保が必要になるだけでなく、見たい文書を探すのに膨大な時間がかかってしまいます。
しかし、システムを導入することで、必要な文書をいつでも簡単に取り出すことが可能になります。
 

文書管理システムの基本機能

文書管理システムには、主に下記のような機能があります。
  1. バージョン管理機能
  2. 検索機能
  3. 閲覧権限機能
  4. セキュリティ機能
 
文書管理システムにも様々なツールがあります。
 
上記のような文書の登録や検索の効率化に特化したシンプルな機能を備えたツールはもちろん、ワークフロー管理機能を搭載し、業務効率化に特化したものなども存在します。
 
自社にとって必要な機能や、文書管理システムが果たす役割を定めてからツールを選定しましょう。
 

文書管理システムの必要性

企業には顧客や会社の情報が記載された多くの文書が存在します。
組織としてのパフォーマンスを最大限発揮する為には情報漏洩に気を配りながら、それらの文書を適切に管理する必要があります。
 
文書管理システムとは、そんな重要な情報の数々を適切に整理し、必要な時にすぐアクセスできるようにする為の管理システムです。
 
昨今、ペーパーレス化やリモートワークの需要が高まっていく中で、組織が扱うデータの量も増えており、文書管理システムの必要性も高まってきています。
 
関連記事: 文書管理の重要性とは?文書管理の具体的な方法も解説!


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文書管理システムを比較する時に見るべきポイント

続いて、システムを実際に比較する際に注意して確認しておくべきポイントについて解説していきます。
 

必要な機能があり、社内で使いやすいか

どのような目的で文書管理をするかにもよりますが、自社で管理する上で必要な機能があるかを確認する必要があります。
管理する上で、最低限「バージョン管理機能」「検索機能」は必須なのではないでしょうか。
 
また、社内の人々が快適に利用できるかどうかも非常に重要なポイントになります。
 
特に、実際に検索がしやすいかという点には注意しましょう。
検索のしやすさ、情報整理のしやすさはそのまま使い勝手の良し悪しに直結する為、非常に大事なポイントです。
 

アクセス権限の設定ができるか

企業が文書管理システムを活用する上で最も最も気を配るべき点は、やはりセキュリティの面です。
 
社内の特定の人しか閲覧できないようにするなど、権限の設定をできるようにしておくことで、文書を安全に管理できるようになります。
 
また、アクセス権限の設定を誤ってしまった場合にも、システムの管理者を定めておけば、二重にチェックなどの確認作業を行うことで最悪の事態を防ぐことができます。
 
アクセス権限のみならず、システム全体の管理体制をしっかりと決めて運用することをおすすめします。
 

ワークフローの管理が可能か

契約書や申請書など、承認が必要な書類に関するワークフローを可視化して管理しておくことをおすすめします。
 
承認状況や閲覧履歴などを確認できるワークフローを構築できれば、どこで書類の承認プロセスが滞っているのかを一瞬で把握することができます。
 
いちいち関係者に確認を取らずに済むので、大幅な業務効率化にも繋がるでしょう。
 


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関連記事: 【おすすめ5選】業務効率化を狙うなら文書管理ソフトを活用しよう!

文書管理システムを導入するメリット・デメリット

それでは最後に、文書管理システムを導入する具体的なメリットとデメリットについて解説していこうと思います。
 

メリット

必要な文書がすぐに見つかる

文書管理システムを使えば、検索機能によって必要な文書をすぐに探し出すことが可能になります。
紙での管理では、探し出すのに非常に時間がかかるため、検索機能が使えることは大きなメリットです。

共同作業が簡単

クラウド上にデータがあれば、複数人での共同作業が簡単になります。
紙の文書ではそのようなことができないため、大幅な作業効率に繋がります。

リスク管理ができる

例えば、紙での管理の場合、紛失が大きなリスクとなります。
しかし、文書管理システムを使えば、編集履歴やデータの復元ができるため、そのような心配が必要ありません。

デメリット

運用ルールを決める必要がある

システムの導入にあたり、「どのように管理をするべきか」「どのように情報を格納するか」などのルールを策定し、社内に共有する必要があります。
しかし、シンプルで使いやすいツールを選んでおくことで、運用も簡単になり、全員が使いこなせるまでに時間がかからなくなります。

紙媒体からの移行が面倒

大量の紙での文書がある場合、それをシステムに移行しようとするとスキャンする必要があります。
しかし、1枚1枚スキャンをしていくと多くの手間がかかり現実的ではありません。
 
関連記事: 簡単に使えるドキュメント管理ツール8選!もうどこにあるか迷わない!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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関連記事: 文書管理はクラウドで行うべき?メリットやツールの選び方までご紹介!

まとめ

どんどんと電子化進んでいく中で、社内の文書もデジタル管理していく必要性が高まってきます。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を参考に、管理方法について検討してみていただければと思います。
 
関連記事: 文書管理規定と文書管理マニュアルの違いや作り方を徹底解説!
 
関連記事: 【失敗しない】文書管理のルール作りと運用のポイントをご紹介!