業務をスムーズに進めるには、社員間の情報共有が必須です。とくに、他部署との情報共有が円滑であれば、共同のプロジェクトも滞ることなく、連携して進められます。
 
しかし、部署が異なる社員と顔を合わせる機会は少なく、対面での情報共有は難しいのが現状です。そのため、「他部署と情報共有する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、部署間の情報共有を円滑にする方法を中心に解説します。
 
  • 手間をかけずに他部署へ情報共有したい
  • 部署間の情報共有で得られるメリットを知りたい
  • 他部署への情報共有を社員に促したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、部署間で情報共有するメリットが理解できるほか、情報共有のポイントも分かります。


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部署間の情報共有が滞る理由

ここでは、部署間の情報共有が滞る理由を解説します。以下を参考に、自社にはどのような課題があるのかを理解しましょう。

口頭での情報共有が難しい

部署間の情報共有が滞る理由として、口頭での情報共有が難しい点があります。
 
多くの職場では、部署ごとにデスクの場所が決まっています。したがって、部署同士が離れた場所で仕事をすることになり、口頭でのコミュニケーションが取りづらいのです。
 
このように、他部署の社員と対面する機会が少ないために、部署間の情報共有が滞っています。

情報を共有する場が少ない

部署間の情報共有が滞る理由として、情報共有の場が少ない点があります。
 
たとえば、部署ごとに会議を開く企業の場合、他部署と情報をやりとりする機会がないので、結果として情報共有が滞るのです。
 
そのため、社内にITツールを導入するなど「簡単に情報共有できる場」を設けて、部署間の情報共有を促しましょう。

アナログな手段で情報共有している

部署間の情報共有が滞る理由として、アナログな手段を取っている点があります。
 
アナログな手段の典型例がホワイトボードです。部署ごとにホワイトボードで情報を共有している場合、わざわざ他部署へ出向いて確認しなければなりません
 
そのため、すべての社員が情報へ簡単にアクセスできるように、社内情報は情報共有ツールで共有しましょう。


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部署間で情報共有するメリット

ここでは、部署間で情報共有するメリットを紹介します。情報共有で得られる利点を周知させ、社員による部署間の情報共有を促しましょう。

コミュニケーションが活性化する

部署間で情報共有するメリットとして、コミュニケーションが活性化する点があります。
 
部署間で情報共有をすれば、部署の異なる社員ともコミュニケーションをとる機会となります。その結果、部署の垣根を超えた交流が生まれ、社員同士の親睦が深まるのです。
 
社員同士の仲が深まっていれば、数年後に異動となった際も、早い段階で新しい環境になじめるようになります。このように、部署間の情報共有には社員同士のコミュニケーションを促し、部署異動があってもスムーズに仕事に取り組めるメリットがあるのです。

他部署の情報を活用できる

部署間で情報共有するメリットとして、他部署の情報を活用できる点があります。
 
たとえば、営業部門は顧客情報を、マーケティング部は競合他社のデータを持っています。他部署の社員がこれらの情報にアクセスできれば、情報を活かした新規事業の提案や、製品開発などに展開することも可能です。
 
このように、部署間での情報共有には、業務に活用できる情報を豊富に得られるというメリットがあります。

業務がスムーズに進む

部署間で情報共有するメリットとして、業務がスムーズに進む点があります。
 
部署間で情報共有する環境があれば、他部署と簡単に連携できます。その結果、共同プロジェクトもスムーズに進められるので「他部署の進捗が分からず業務が滞る」といった事態を未然に防げるのです。
 
このように、部署間で情報共有すれば、他部署と連携して業務を迅速に進められます。


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部署間で情報共有する3つのポイント

ここでは、部署間で情報共有する3つのポイントを紹介します。以下のポイントを実践して、部署間の円滑な情報共有を社員に促しましょう。

デジタルで情報共有できる環境を整える

部署間で情報共有するためには、デジタルで共有できる環境を整えましょう。
 
たとえば、社内に情報共有ツールを導入すれば、時間や場所を問わず情報共有が可能となります。その結果、他部署の社員を探したり、わざわざ会議を開いたりといった手間をかけずに情報を共有できるようになるのです。
 
また、メールで情報共有をする方法もありますが、メールでは共有された情報が埋もれてしまったり、CC/BCCを入れ忘れてしまったりと不便なので避けましょう。結論、デジタルで情報共有できる環境を整備するためには「情報共有ツール」が最適です。

使いやすいツールを導入する

部署間で情報共有するポイントとして、使いやすいツールを導入する点があります。
 
多機能なツールの場合は使い方の習得に時間がかかり、社員の負担となりがちです。しかし、機能に過不足がないシンプルなツールであれば、社員はすぐに使いこなせるので「ツールが活用されない」といった事態も起こらないのです。
 
そのため、部署間の情報共有では、情報共有に必須の機能が過不足なく搭載されたシンプルな「Stock」のような情報共有ツールを導入して、社員が積極的に活用できる環境を整えましょう。

情報を文面で共有する

部署間で情報共有するポイントとして、情報を文面で共有する点があります。
 
社内で会った際に口頭で情報共有をしてしまうと、あとから「言った」「言わない」と揉める事態になります。また、大切な情報を伝え損ねる可能性もあるため、可能な限り「文面」にして伝えましょう。
 
しかし、社内メールで情報を共有する際には、メールを送るマナーや定型文があるので面倒です。そのため、他部署へ簡単に連絡ができる情報共有ツールを導入しましょう。
 
情報共有ツールでは、メールのような煩わしい挨拶文や署名が不要なため、気軽に情報を共有できます。その結果、顔を合わせる機会の少ない他部署の社員に対して、気軽に情報を伝えられるようになり、情報共有でストレスを感じることもなくなるのです。
 
このように、社員には文面での情報共有を促して、部署の異なる社員とも円滑に情報共有できるようにしましょう。


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部署間の情報共有におすすめのツール

以下では、部署間の情報共有におすすめのツールを紹介します。
 
他部署の社員とはデスクが離れているケースが多いため、対面でなくても情報を伝達できる「情報共有ツール」を導入しましょう。情報共有ツールであれば時間や場所を問わず情報をやりとりでき、社員に負担がかからないのです。
 
ただし、導入するのは「使いやすい情報共有ツール」でなければいけません。多機能なツールの場合、ITに慣れていない社員には浸透しないので、自社には「情報のやりとりに特化したシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
 
結論、部署間の情報共有におすすめのツールは、ITが苦手な社員でも導入即日から使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に残した情報は自動で社員に共有されるので、情報共有に手間がかかりません。また、「メッセージ」を使えばオンライン上でやりとりでき、部署間で連携しながら業務を進められるのです。

最も簡単に情報を共有できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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部署間の情報共有を円滑にする方法まとめ

ここまで、部署間で情報共有するメリットとポイント、おすすめのツールを紹介しました。部署間で情報を共有する際のポイントは以下の3点です。
 
  • デジタルで情報共有できる環境を整える
  • 使いやすいツールを導入する
  • 情報を文面で共有する
上記を満たす「使いやすい情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有における「口頭での共有が難しい」「共有する場がほとんどない」といった問題をすべて解消できます。その結果、社員は他部署へ手間なく情報共有ができるようになるのです。
 
たとえば、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」は、教育コスト不要ですぐに運用でき、文面での迅速な情報のやりとりを可能にします。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ストレスなく他部署に情報共有できる環境を整えましょう。