業務をスムーズに進めるには、社員間の情報共有が必須です。とくに、他部署との情報共有が円滑であれば、共同のプロジェクトも滞ることなく連携して進められます。
しかし、部署が異なる社員と顔を合わせる機会は少なく、対面での情報共有は難しいのが現状です。そのため、部署間の情報共有を促進したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部署間連携のメリットと円滑に情報共有する方法を中心に解説します。
- 自社内の情報共有の課題を正しく把握したい
- 他部署との情報共有を円滑化するメリットを知りたい
- 部署間の情報共有の仕組みづくりに役立つ方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、部署間で情報共有するメリットや注意点が分かるので、円滑な部署間連携の実現につながります
目次
社内情報共有の課題・うざいと感じる原因とは
ここでは、部署間の情報共有が難しいとされる原因を3つ紹介します。
- 対面での情報共有が難しい
- 情報が属人化している
- 情報共有に手間がかかる
部署ごとフロアやデスクが離れていたり、リモートワークが導入されていたりすると、対面でのやりとりが難しいです。また、対面で情報共有できたとしても、それを部署メンバーに再度伝え直さなければならず手間がかかります。
社員が多い企業の場合、進捗会議は部長クラスのみで実施されることが多いです。そのため、情報共有の仕組みが整っていない環境では、会議に参加していないメンバーへの情報共有が難しくなります。
情報共有の手段がメールの場合、詳細に知りたいことがあっても形式張ったやりとりが面倒です。一方で、チャットツールではメッセージが次々と流れてしまうので使いこなすのに苦労します。
以上のような状況になるのは、「情報共有ツール」を使っていないことが原因です。そこで、部署ごとに社内情報を”フォルダ分類”して管理できる「ナレカン」のような情報共有ツールを使えば、他部署の情報を確認しやすくなります。
部署間で情報共有するメリットとは
ここでは、部署間で情報共有するメリットを紹介します。以下のメリットは、業務の生産性改善につながるので必見です。
コミュニケーションが活性化する
部署間で情報共有するメリットとして、コミュニケーションが活性化する点があります。
社内で横断的な情報共有をすれば、部署の異なる社員とコミュニケーションをとる機会も増えていきます。そして、社員同士の親睦が深まれば、トラブルが発生したときに頼み事をしやすくなり、結果として業務の生産性向上にもつながるのです。
また、社員同士の仲が深まれば働くモチベーションにもつながり、さらに、数年後に部署異動となっても新しい環境に早くなじめるといった副次的メリットがあるのです。
このように、部署間の情報共有によってコミュニケーションの機会が増えるので、業務をより円滑に進められます。
他部署の情報を活用できる
部署間で情報共有するメリットとして、他部署の情報を活用できる点があります。
たとえば、営業部門は顧客情報を、マーケティング部は競合他社のデータを持っています。そこで、他部署の社員がこれらの情報にアクセスできれば、情報を活かした新規事業の提案や製品開発などに展開することも可能になるのです。
また、情報の活用は、再度情報を収集するといった手間を省けるだけでなく、データを分析した部署独自の見解まで新規事業や製品に反映できるので、さらなる良いサービスや商品の開発につながります。
以上のように、部署間共有には、他部署の情報を自部署の業務に活用して、会社全体の成長に繋げられるメリットがあるのです。
業務がスムーズに進む
部署間で情報共有するメリットとして、業務がスムーズに進む点があります。
部署間で情報共有する環境があれば、他部署と簡単に連携できます。その結果、共同プロジェクトもスムーズに進められるので、「他部署の進捗が分からず業務が滞る」といった事態を未然に防げるのです。
このように、部署間で情報共有すれば、他部署と連携して業務を迅速に進められます。
情報共有ツールを導入するときの3つの注意点とは
ここでは、情報共有ツールを導入する3つの注意点を紹介します。情報共有ツールを導入しても以下の注意点が押さえられていなければ、部署間の連携は円滑に進まないのです。
社内で同じツールを使う
社内で同じ情報共有ツールを導入する必要があります。
部署ごとに異なるツールを導入すると、結局は従来と同じように紙やメール、口頭で情報共有しなければなりません。一方、同一のツールを使うことで連絡手段がひとつになり、管理が楽になります。
たとえば、連絡手段をひとつに絞ると「どこでやりとりしたのか忘れてしまった」ということがなくなり、仕事をしやすくなるのです。このように、部署ごとに利用しているツールが異なると不便なので、可能な限り統一するようにしましょう。
相手との関係性を留意する
情報共有ツールを使うときは、相手との関係性に留意しなければなりません。
情報共有ツールは手軽にやりとりができることがメリットですが、目上の方に対して礼節を欠いて良いわけではありません。とくに、「指摘されたことに対してスタンプで反応する」「誤字脱字が多いままメッセージを送ってしまう」ということは起こりがちです。
反対に、メールのように堅すぎる表現では、メッセージが読みづらくなってしまいます。そのため、シンプルかつ丁寧なやりとりを心がけましょう。
使いやすいツールを導入する
部署間で情報共有するポイントとして、使いやすいツールを導入する点があります。
担当者の独断で選ぶのではなく、誰でも簡単に使えるツールであるかを見極めましょう。逆に、多機能なツールを導入すると使いこなすのに時間がかかってしまいます。
そのため、今日では、情報共有に必須の機能を過不足なく備えている「ナレカン」のようなシンプルな情報共有ツールを導入して、部署の連携をとる企業が増えているのです。
部署間の連携におすすめの情報共有ツール
以下では、部署間の情報共有におすすめのツールを紹介します。
他部署の社員とはデスクが離れているケースが多いため、直接伝えなくても良い「情報共有ツール」を導入しましょう。情報共有ツールであれば時間や場所を問わずやりとりができ、社員に負担がかからないのです。
ただし、導入するのは「使いやすい情報共有ツール」でなければいけません。多機能なツールは、社員のITスキルにばらつきのある大手企業に浸透しづらいので、「情報のやりとりに特化したシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
結論、部署間の情報共有におすすめのツールは、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」にはあらゆる情報を残せるうえに、部署や業務ごとに多階層の「フォルダ」で分けて管理できるので、情報が入り乱れることがありません。また、記事に紐づいた「コメント」を使えば、テーマごとにやりとりができるので部署間の連携も簡単です。
社内情報共有の仕組み化に役立つツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った部署間の情報共有
以下は、ナレカンを使った部署間での情報共有の例になります。
ナレカンでは、あらゆる情報を書き込んだ「記事」を、部署や業務ごとに多階層の「フォルダ」で整理できます。画面左側の「フォルダ一覧」から、目的の部署のフォルダを選択すれば、他部署の情報も簡単に確認できます。
たとえば、以下の例では【全社共通】＞【営業部】＞【営業マニュアル】＞【トークスクリプト】というようにフォルダ階層を活用して、情報を分かりやすく整理しています。
また、記事の最下部にはコメント欄があるので、他部署のメンバーとも円滑なコミュニケーションが可能です。
部署間の情報共有をするメリットと注意点まとめ
ここまで、「部署間で情報共有するメリット」と「情報共有ツールの注意点」を中心に紹介しました。部署間で情報共有するメリットは以下の3点です。
- コミュニケーションが活性化する
- 他部署の情報を活用できる
- 円滑に業務を進められる
しかし、大前提として情報共有を円滑にできる仕組みがなければなりません。そこで、部署ごとフロアやデスクが離れていたり、部署や社員が多かったりしても、働く場所を問わずに複数で情報共有できるツールが必要なのです。
ただし、多機能な情報共有ツールでは使いこなせずに、次第に放置されることになります。したがって、自社に導入すべきなのは、社内のあらゆる情報をストックできる”記事”があり、誰でも直感的に情報共有できるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなく他部署に情報共有できる仕組みを整えましょう。
