顧客との取引で発生した文書や社内の情報をまとめた文書は社外秘として、適切に管理されなければなりません。また、今日では、多くの企業が文書管理をはじめとした「情報管理の効率化」に着手しています。
 
しかし、文書管理は注意すべきポイントを守らなければ失敗し、非効率さからビジネススピードを阻害します。しかしなかには、文書管理の意図やルールをメンバーに理解されず、文書管理にうまくいかなかった方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、文書管理に失敗しないための方法と成功への秘訣を解説します。
 
  • 文書管理の意図を社員にうまく伝えられず、文書管理の属人化が解消されなかった
  • 導入した文書管理方法が社内に浸透せず形骸化してしまった
  • 文書管理システムで効率化したいが、社内からの反発を受けて一度断念した
といった経験がある担当者の方は当記事を参考にすると、文書管理に失敗する原因に把握しながら「誰が扱っても失敗しない文書管理の方法」を見つけられます。


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なぜ文書管理が失敗するのか

文書管理が失敗する原因は主に以下の3点に当てはまります。原因を正しく把握し適切なアプローチをしなければ、文書管理が再度失敗に終わってしまう可能性があるので注意しましょう。

(1)従業員の意識改革が行われていない

文書管理のための意識改革を行うにあたって、会社全体に以下の考え方が浸透していなければなりません。
 
  • 文書管理を行う理由
  • 文書管理のメリット
  • 文書管理を行うことで何を目指すか
文書管理を行う理由は、「紙の文書が多すぎて管理しきれない」「保存場所がバラバラで必要な文書を見つけるまで時間がかかる」など、業界業種問わず発生する課題を解決するためです。
 
また、文書管理のメリットの一例として「文書の所在が一目でわかる」、「印刷代等の不要なコストを削減できる」が挙げられます。文書管理により業務効率のみならず、企業で発生している無駄なコストを削減できます。
 
そして、メンバーには「文書管理を手段として現状の非効率さを解決し、営業活動を効率化する」目的に対して「文書管理によって解決できる」意識を持ってもらえるように、目的を深掘りして周知させる必要があります。

(2)現場との認識に齟齬が発生している

多くの企業では文書管理に関しても、上層部が現場へ対し指示を出します。ただし、口頭や紙のマニュアルをベースとした文書管理では、現場との認識に齟齬が発生しやすくなります。
 
この場合、文書管理そのものに問題があるのではなく「情報共有の手段」に問題があることがわかります。つまり、文書管理に関する内容で「言った、言わない」のやりとりが発生しないように、指示した「情報」を過不足なく伝えられる仕組みづくりが重要です。
 
そのため、文書管理の方法を一元化するには、全社で意識を統一できるようにITツールを用いて「情報はテキストで確実に共有する」のもひとつの手法です。

(3)文書管理の方法が形骸化している

文書管理におけるルールや方法を踏襲し実施に漕ぎ着けた場合でも、文書管理の方法が形骸化して社内に定着しないケースもあります。
 
たとえば、文書管理の担当者が異動・退職によりいなくなると、該当の担当者に文書管理を一任していたがゆえに、責任の所在が不明瞭となり形骸化してしまうことがあります。そのため、個人が推し進めるのではなく、必ず組織として文書管理を行いましょう。
 
組織が文書管理に協力的でなければ、文書管理を行うかどうかは個人の裁量次第となってしまい、社内文化として定着しません。したがって、組織全体に文書管理の文化を浸透させるため、現状の体制や制度を見直し、整備する必要があるのです。


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正しい文書管理を行うには

システムを使った文書管理を正しく行うためには、以下のルールを意識して管理体制を築いていくことが求められます。

目的を正しく現場に浸透させる

文書管理の目的は、体制づくりを行う上層部だけでなく現場の人間にも周知してもらわなければなりません。
 
全社で行うべき文書管理が適切に行われていなければ、情報へのアクセス性が悪くなるだけでなく、情報漏洩のリスクも増大してしまいます。文書管理の目的を会社全体で共有するためにも、まずは文書管理のルールや仕組みを規定し浸透させることが求められます。

文書をITツールを用いて管理する

文書管理にITツールを用いることで、文書管理にかかるコストを大幅に削減できます。
 
WordやExcelによる文書管理ではファイルやフォルダが無尽蔵に増え続け、管理方法が複雑になることから現場での負担が大きくなってしまいます。このような非効率な管理では紙で文書管理するのと変わらず、手法としておすすめとは言えません。
 
そのため、誰でも簡単に使えてすぐに運用できるITツールで煩雑な文書管理を一元化しましょう。たとえば、「Stock」は直感的に操作できるので、業界業種問わず文書管理におけるストレスを与えません。


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文書管理ツールを選ぶための4つのポイント

以下では、文書管理ツールを選ぶうえで考慮すべき4つのポイントを解説します。機能が複雑なツールは高いITリテラシーが必要、かつ導入にコストがかかりやすいため、シンプルなツールを導入しましょう。
 
なかでも、以下の4点を押さえたツールであれば、導入後の抵抗感なく運用に乗せられるのですぐにでも導入すべきと言えます。

文書をすぐに見つけられる

検索性の高いツールを選択することで、必要な文書をすぐに見つけられます。
 
検索性の高いツールの特徴として、フォルダやファイルで文書を種別ごとに分類できるのはもちろん、WordやExcelにはない「検索機能」が付属していることが多いです。
 
たとえば、部署やチームごとに頻繁に扱う書類は異なるので、それぞれのフォルダを作成しておきます。そして、書類の適切な振り分けが無意識的にできるように「名前をつけて」おくと、情報へのアクセス性が向上するので業務効率が向上します。
 
また、部署やチーム間で情報共有をする際はツール内で情報共有が完結するので、文書を渡しに行く必要がなくなり、無駄な時間を削減できます。

保存期間がすぐわかる

文書の保存期間が即座にわかるツールかどうかもチェックしましょう。
 
文書管理システムの多くが「ツール内にストックした日時」がわかる仕様となっています。そのため、誰が見ても保存期間が把握できるので、誤廃棄などのトラブルを未然に防止可能です。
 
とくに、法律で保存期間が決まっている法定保存文書は、保存期間ごとにまとめて保存しておく必要があります。法定保存文書の多くが人事や税務など企業の運営に大きく関わる文書なので、「保存期間が一目でわかる」ツールを用いて厳重に管理しましょう。

セキュリティが強固

社内の文書を含む情報資産を確実に守るために、セキュリティの強固さに関するチェックは必須です。
 
ツール選定時に注目すべきポイントとしては、国際資格(ISO27001)が取得されているか、強固なサーバーで運営されているかなどが挙げられます。
 
さらに強固な文書管理を行う場合には、SSO(シングルサインオン:複数のWEBサービスを単一のID・パスワードでログインする仕組み)や二段階認証(SMSや音声通話などパスワード以外による証認)を採択しているツールがおすすめです。

誰でも簡単に使える

特に考慮すべき点が、即日で誰でも簡単に使えるツールを選択することです。
 
仮に、「将来使いそうな機能がある」「必要な機能はカバーできているから問題ない」などの定性的な判断で導入してしまうと、担当者と現場とのITリテラシーの差による抵抗感が発生しかねません。
 
また、、難しい文書管理ツールを採択することで現場の負担が増大するだけでなく、誤操作による情報漏洩のリスクも増大します。そのため、ITツールに現場のリテラシーを合わせるのではなく、現場のITリテラシーにツールを合わせましょう。


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文書管理に失敗しないための最適なツール

以下では、文書管理に失敗しないための最適なツールをご紹介します。文書管理ツールを選ぶうえでは、以下の4点を押さえているかを確認する必要があります。
 
  1. 文書をすぐに見つけられる検索性の高さ
  2. 保存期間が一目でわかる
  3. セキュリティが強固である
  4. 誰でも簡単に使える
一般的に普及している文書管理システムは種類によってワークフローも管理できるものや、多機能なものが多いです。その分初期費用に加え月額費用も高額であり導入のハードルは高くなりますが、実は文書の「情報」を管理できれば、初期費用や月額費用を大幅に抑えながら運用できる点は無視できません。
 
結論として、上記4つの導入条件をすべて満たし「情報を確実に管理する」システムは、非IT企業でも効率よく文書管理・情報共有ができる「Stock」一択です。
 
Stockの「フォルダ」で文書・情報を直感的に分類でき、「ノート」にはテキストやファイルの添付も可能です。つまり、機能自体がシンプルな分、従来のワークフローを崩さずスムーズに運用へ乗せられるので、社内の抵抗感も生まれません。

最も簡単に使える非IT企業向け文書管理ツール【Stock】

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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文書管理に失敗しないための方法まとめ

ここまで、文書管理に失敗しないための方法を中心に解説しました。
 
文書管理は全社で推進しなければならないので、現場との温度差や認識齟齬には十分注意しなければなりません。そのため、全社への「目的の周知」を通して「形骸化しない仕組みづくり」を進めることが必要です。
 
また、アナログな文書管理では効率的な文書管理が実現できないので、文書管理システムを使った管理が必須です。ただし、現場の意見やリテラシーを無視したシステムを導入すると失敗に終わるので、必ず「誰でも使える、過不足のない機能を持つツール」を選びましょう。
 
たとえば、操作方法がシンプルで、ITリテラシーが比較的高くない65歳以上の方でも簡単に扱える「Stock」は、必要な機能を過不足なく満たしており、文書管理だけでなく情報共有の効率も向上させられます。
 
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