営業活動を通して得た情報は適切に扱わなければ、内部からの情報流出はもちろん、外部のからの攻撃による情報漏洩といったリスクに晒されます。このようなリスクを回避するためにも、部署やチームにおける情報管理のリテラシーが必要とされているのです。
 
しかし、チームや部署によっては情報の扱い方に懸念があったり、リテラシーの低さに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、部署やチームにおける情報管理のリテラシーを高める教育方法を中心にご紹介します。
 
  • 情報管理のリテラシーを高めるにあたり、どのように教育すべきかわからない
  • 情報管理のセキュリティを高め、情報へのあらゆるリスクを解消したい
  • 効率よく、かつ安全に情報管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、部署・チームにおける情報管理のリテラシーを適切な方法で高められ、全社で強固なセキュリティ体制を構築できるようになります。


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情報リテラシーの必要性とは

情報リテラシーとは、目的に応じて情報を適切に活用するスキルを指します。つまり、さまざまな情報が行き交う社内において、守るべき重要情報を正確に把握し、安全性の高い管理を行うために必要となるのです。
 
たとえば、情報リテラシーが低ければ、ツールを使いこなせずに業務のスピードアップが阻害されるだけでなく、適切な情報管理もできません。その結果、情報漏洩やサイバー攻撃といったトラブルを生む恐れもあります。
 
したがって、スムーズな業務を実現し、かつ重要情報の安全性を確保するためにも、必ず情報リテラシーを全社で高めておきましょう。


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チームの情報管理リテラシーを高める教育方法とは

ここでは、チームの情報管理リテラシーを高める教育方法をご紹介します。以下の方法を実践し、情報へのあらゆるリスクを解消しましょう。

講習会を実施する

各メンバーのリテラシーを向上させるために使われる一般的な手法に、講習会の実施が挙げられます。
 
講習会は「外部の講師を招待する」「自社の情報システム担当者が開催する」2つの方法が挙げられます。一度の講習で複数のメンバーに対して教育ができるので、効率的にリテラシーの向上が見込める点がメリットです。しかし、各メンバーの理解度には差があるため、一度の講習では把握しきれないメンバーが出る可能性があります。
 
したがって、自社のリテラシーに合わせた「情報の取り扱いに関する講習」は繰り返し行う必要があるのです。また、一度行った講習の振り返りができるように「情報をファイル化していつでもアクセスできる場所に保管しておく」方法も有効です。

重要情報の取り扱いに関するルールを設ける

情報管理リテラシーを高める教育方法にまず挙げられるのが、重要情報の取り扱いに関するルールの設定です。
 
重要情報を取り扱う際には、データを移行できるデバイスをあらかじめ決めておいたり、データへのアクセス時に二段階認証を設定したりといったルールを制定しましょう。
 
また、社員の操作ミスに不安のある場合は、アラート表示を設定したり、ミスを検知できるソフトを活用したりするのもおすすめです。このように、自社の社員のITリテラシーに合わせて「そもそも情報に関するリスクが発生しない仕組みづくり」を優先することもひとつの手法です。

OSやセキュリティソフトをアップデートさせる

OSやセキュリティソフトのアップデートも、チームの情報管理リテラシーを高めるために必要です。
 
OSやセキュリティソフトのバージョンが古いと、外部によるサイバー攻撃時や、スパムメール(一方的に繰り返して送信される迷惑メール)の開封時などに、ウイルス検知や情報の保護が正しく行われない場合もあるのです。
 
したがって、自社のOSやセキュリティソフトは必ず最新版にアップデートさせ、万が一トラブルが発生した際にも適切な処置ができるようにしましょう。
 
とくに、アップデートの方法もわからないメンバーのために「いつでも振り返れるマニュアル」などを用いて、繰り返し教育していく方法も有効です。

情報にアクセスできるメンバーを制限する

さらに、情報へアクセスできるメンバーの制限も必ず実践しましょう。
 
重要情報へのアクセスが容易だと、外部だけではなく、内部の不正による情報流出も発生しかねません。しかし、情報へアクセス可能なメンバーを制限して、適切な権限を持ったメンバーのみのコミュニティとすれば、社内外からの不正アクセスを防げるのです。
 
また、重要情報へアクセスできるメンバーに関しても、データのアクセス・編集履歴を残しておけば「適切な人物が適切な情報管理をしたか」を明確に把握できます。
 
このように、情報へアクセスするメンバーを制限しておけば、教育をしたとしても発生する可能性のある「ファイルの誤った扱いによる情報漏洩」も未然に防げるのです。


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情報管理のリテラシーが高まるメリット

ここでは、情報管理のリテラシーが高まるメリットをご紹介します。チーム全体で情報管理の安全性を高められれば、以下のようなメリットを得られるのです。

重要情報の漏洩を防げる

情報管理のリテラシーが高まる最大のメリットは、重要情報の漏洩を防げる点です。
 
チーム全体でセキュリティ対策の意識を強め、アクセス権限の厳格化・セキュリティソフトの活用を行えば、社外・社内の不正から情報漏洩が起こるリスクを解消できます。
 
また、各メンバー個人のリテラシーが高まるので、不審なメールに気づきやすくなったり全社で情報の取り扱いに慎重になる文化が醸成できたりする点もポイントです。

サイバー攻撃を回避できる

サイバー攻撃を回避できる点も、情報管理のリテラシーが高まるメリットです。
 
情報管理のリテラシーが高まると、デバイス本体だけではなく、通信経路の安全性にも意識できるようになります。そのため、通信時を利用した社内サーバーへの攻撃リスクを避けられるような対策も事前にできるのです。
 
さらに、あらゆるサイバー攻撃の手口を全社で共有すれば、経験の浅いメンバーであっても、トラブル発生時の対処法を簡単に把握できるようになります。

必要な情報へスムーズにアクセスできる

情報管理のリテラシーが高まれば、必要な情報へもスムーズにアクセスできます。
 
情報のセキュリティが万全でも、管理体制が煩雑であれば「必要な情報の管理場所がわかりづらい」という状態になりかねません。しかし、情報管理のリテラシーを高めると、明確に振り分けた情報管理によって、必要情報へのアクセスがスピーディーになるのです。
 
このように、必要な情報検索を効率化するには「情報が確実に蓄積できるツール」が必要です。そのためにも、情報が流れず、案件ごとに振り分けた管理が可能な「Stock」を使いましょう。


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ITリテラシーを問わずに誰でも適切に情報管理ができるツール

ここからは、情報管理のリテラシーを問わずに使えるツールをご紹介します。
 
情報管理におけるリテラシーは、自社で扱う重要情報をあらゆる脅威から守るために不可欠です。そのためには、リテラシーに関する社内教育をしながら、情報管理の煩雑さを解消する強固なセキュリティ環境も構築しなければなりません。
 
その環境構築にはITツールの導入が必須です。とはいえ、非IT企業の場合はツールそのものに高度なリテラシーが必要になると、情報管理が不十分となる可能性もあるのです。したがって、非IT企業の社員でも「ツールのリテラシーを問わずに」情報を管理できるツールが求められます。
 
たとえば、国際水準のセキュリティを保ちつつ、誰でも簡単に情報を管理できる「Stock」であれば、ITに不慣れなチームでも情報管理の環境が構築可能です。
 
Stockの「ノート」に重要情報を記載・蓄積すると、任意のメンバーのみに共有が可能です。また、「フォルダ」で案件ごとに情報を振り分けられるため、「必要な情報が見つからない」といった事態も招きません。

教育不要でチームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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チームの情報管理のリテラシーを高める教育方法まとめ

これまで、部署やチームにおける、情報管理のリテラシーを高める教育方法を中心にご紹介してきました。
 
社内のITリテラシーを高めるには講習会や情報の取り扱いに関するルールを設けて、全社で情報漏洩が発生しないようにする必要があります。また、セキュリティソフトの更新や社内における情報へのアクセス制限などの手法も有効です。
 
このように、適切な教育方法を実践すれば、情報管理のリテラシーの向上によって情報漏洩やサイバー攻撃のリスクを回避できます。また、情報管理の煩雑さも解消するには「安全性の高さはもちろん、必要な情報が流れずに蓄積可能なツール」を使いましょう。
 
ただし、「情報管理のリテラシー」と「ツールのリテラシー」は異なるので分けて考える必要があります。社内の抵抗感が発生しないためにも、今回ご紹介したStockのように、65歳以上の社員でも情報を安全に管理できるツールが必須になるのです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、リテラシーを問わずに安全な情報管理ができる環境を構築しましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。