企画書は、社内外でのアイデア共有をしたり、既存の問題解決をしたりするために作成します。企画書の分かりやすさは、提案の実現を左右することもあるので、内容が一目で伝わる企画書を作らなければなりません。
しかし、「企画書に何を書けば良いか毎回迷う」「企画書の体裁を整えるのに時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「分かりやすい企画書を作成するコツ」や「すぐに使えるテンプレート6選」を中心にご紹介します。
- 企画書の構成や正しい書き方が分からず困っている
- テンプレートを使って、企画書作成の手間を省きたい
- 企画書の作成だけでなく管理も効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、Word/Excelで使える企画書のテンプレートが分かり、分かりやすい企画書を作れるようになります。
目次
企画書とは
ここでは、企画書を作成する目的や提案書との違いを解説します。これまで、ビジネスにおける提案書の役割が曖昧だった方は必見です。
企画書を作成する目的
企画書を作成する目的には、大きく以下の2つが挙げられます。
- 企画の内容を正確に伝えること
- 企画の内容に対する相手の理解を得ること
このように、企画書には読み手との認識をすり合わせる役割があります。たとえば、新商品を提案する企画書の場合、既存商品の売り上げや問題点などをまとめつつ、新商品の予算や売り上げ予測などのデータを記載します。
その結果、上司は明確な根拠をもとに「商品開発の可否」を判断できるのです。
「提案書」との違い
企画書と提案書の違いは、記載される情報の粒度です。
企画書は企画内容に賛同してもらう目的で作成するので、読み手がイメージしやすいように、具体的な予算やスケジュールを記載する必要があります。一方、提案書は「顧客の課題解決の方向性をまとめた書類」のため、企画書よりも具体性は低いです。
つまり、提案書で大まかな方向性を提案し、提案書が通った後に企画書で具体的なフローを詰めていく、という流れになります。このように、企画書と提案書の位置づけから、記載内容の粒度に違いがあるため、両者を混同しないようにしましょう。
【例文あり】企画書の基本構成・書き方とは
企画書の基本構成は以下の通りです。実際の例文フォーマットの構成から、書くべき基本項目が分かるため必見です。
また、各項目で記載する内容の詳細と書き方は以下の通りです。
| ＜項目＞ | ＜書き方＞ |
|---|---|
| タイトル |
一目で分かるよう、簡潔に書きます。 |
| 目次 |
複数ページにまたがる企画書を作成する場合は、全体の構成が分かるように書きます。 |
| 企画概要 |
企画する目的や背景など、要点をかいつまんで具体的に記載します。 |
| 提案内容 |
「誰に」「何を」「どのように」提案するのか、明記します。 |
| 目標 |
企画によってもたらされる目標数値を記載します。 |
| 予算 |
期間や費用を見積もります。 |
| 参考資料 |
現状分析や予算の見積もりなどに使った資料を掲示します。 |
企画書を書くうえでは、情報に過不足がなく、企画者の考えを正しく伝えられる内容になっていることが重要です。したがって、企画書の用途によって項目を追加したり、数値データを使って定量的に根拠を表したりしましょう。
分かりやすい企画書を作成する3つのコツ
ここからは、分かりやすい企画書の書き方のコツを3点ご紹介します。担当者の考えを適切に伝えるために、作成時に気をつけるべき点を押さえましょう。
コツ1｜フレームワークを使う
顧客のニーズを把握するためには、フレームワークを活用するのが効果的です。以下3つのフレームワークを利用すると、分かりやすい企画書を作れます。
＜6W2H＞
6W2Hとは以下の8要素を指します。
- When（いつ）
- Who（誰が）
- Whom（誰に対して）
- Where（どこに）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How to（どのように）
- How much（いくらで）
上記の要素が具体化されていない企画書では、担当者以外は企画の詳細を把握できません。その結果、企画書を受け取った人は担当者の意図が分からず、何度も質問する手間がかかるのです。
＜3C分析＞
3Cとは、企業を取り巻く環境を分析するためのビジネスフレームワークで、以下の3要素を指します。
- Customer（顧客）：顧客のニーズや市場環境
- Competitor（競合）：競合他社の強さ、市場シェア率などの現状
- Company（自社）：自社の強みやブランドイメージなどの現状
上記の視点から自社の立ち位置を分析することで、自社の強みを分析します。その結果、競合他社と差別化した企画書の立案が出来るようになるのです。
＜SWOT分析＞
SWOT分析（スウォット分析）とは、競合や市場などの”外部環境”と、自社の強みやブランド力などの”内部環境”を、プラス要因とマイナス要因に分けて分析する手法です。
- Strength（強み）：内部環境のプラス要素となる自社の強み
- Weakness（弱み）：内部環境のマイナス要素となる自社の弱み
- Opportunity（機会）：自社に好影響を与える外部環境のプラス要素
- Threat（脅威）：自社に悪影響を及ぼす外部環境のマイナス要素
上記の各要素によって分析され、既存事業の改善点を見つけられるフレームワークとして、戦力策定やマーケティングの意思決定、経営資源の最適化に役立ちます。そのため、企画書の作成にも有効活用できるのです。
コツ2｜メリットや解決策を明示する
企画書には、現状の解決策やメリットを組み込みましょう。
たとえば、既存の問題に対する企画書を作成する場合、問題の現状を述べるだけでは単なる結果報告となってしまいます。したがって、生じている問題の原因を突き止めるだけでなく、解決する方法を導き出して提示することが重要です。
また、企画によって得られるメリットが伝わらなければ、企画は採用されません。そのため、「提示した施策を実行することで、どのような効果が期待できるのか」をデータや資料を使って定量的に示しましょう。
コツ3｜提案内容が実現可能か確かめる
最後に、提案内容が実現可能か確かめましょう。
企画書の内容が実際のデータに基づいていなかったり、予算やスケジュールについて明記がされていないと、先方に不安を与えてしまいます。
そのため、予算やスケジュールについての具体的な数値や過去の実績を示すなどして、実現性の高い企画書を作成しましょう。また、同僚や上司に共有し、無理のない内容かどうかチェックしてもらいながら作成を進めることも重要です。
【必見】企画書の作成・管理に役立つおすすめのツール
以下では、企画書の作成・管理に役立つおすすめツールをご紹介します。
テンプレートを使うと企画書を作成する手間が省けます。しかし、WordやExcelのテンプレートでは「ファイルが増えすぎて必要な企画書をすぐに探し出せない」「メールで共有するのが面倒」といった問題が生じかねません。
そこで、WordやExcelの代わりに「情報管理ツール」を利用すると、自社に合ったテンプレートの作成から企画書の提出、コメントまでをツール上で完結できます。また、簡単に企画書を整理できるツールを選べば、あとから振り返るときもスムーズです。
したがって、企画書を含むあらゆる資料は、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルなツール「ナレカン」での管理が最適です。
ナレカンでは企画書を「記事」として残せるうえに、テンプレートも自由に作成して呼び出すことができます。また、企画書は「フォルダ」で分類できるため、WordやExcelのように「どこに何の企画書を保存したか分からない」というストレスがありません。
あらゆる書類をナレッジとして残せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜Word＞おすすめの企画書テンプレート3選
以下では、企画書作成を効率化させるテンプレートをご紹介します。すべてWord版から保存できるので、自社に適したひな形へカスタマイズしたい方も必見です。
（1）新規商品の企画書テンプレート
こちらは、「無料のビジネス書式テンプレート」が提供している新規商品の企画書テンプレートです。
商品説明や商品開発だけでなく、販売戦略までも項目化されているため、企画に必要な情報を過不足なく伝えられます。
（2）講演会・セミナーの企画書テンプレート
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供している講演会・セミナーの企画書テンプレートです。
講師名や日程の欄があるため、講演会やセミナーで使用できます。より分かりやすくするには、別紙で講演内容の資料を作成しましょう。
（3）業務改善の企画書テンプレート
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供している業務改善の企画書テンプレートです。
問題点や解決策の欄だけでなく、必要経費や時間などの定量的な情報を示せるので、より分かりやすい企画書を作成できます。
＜Excel＞おすすめの企画書テンプレート3選
以下では、企画書作成を効率化させるテンプレートをご紹介します。すべてExcel版でダウンロードできるため、枠の大きさやビジュアルを柔軟に変えられます。
（1）シンプルな企画書テンプレート
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供しているシンプルな企画書テンプレートです。
項目や記載する枠がシンプルなので、汎用性が高く使いやすいテンプレートです。
（2）イベントの企画書テンプレート
こちらは、「無料のビジネス書式テンプレート」が提供しているイベントの企画書テンプレートです。
費用や宣伝方法を具体的に記載できるので、実現性の可否が判断しやすいです。
（3）事業の企画書テンプレート
こちらは、「無料のビジネス書式テンプレート」が提供している、事業の企画書テンプレートです。
ひとつの項目に対して、さらに深掘りされた欄が設置されているので、担当者は企画内容を漏れなく記載できます。
WordやExcelで企画書を作るデメリットとは
以下では、WordやExcelで企画書を作るデメリットを3つご紹介します。すでにWordやExcelで企画書を作成している企業は、以下の内容をもとに運用を見直しましょう。
（1）ファイルが乱立する
WordやExcelのデメリットとして、ファイルが乱立することが挙げられます。
企画書を作る度にファイルが増えていくと「似たような名前で、中身を確認するのにファイルを開く手間がかかる」「誤ったファイルを送ってしまった」という問題が生じます。
また、企画書作成において「過去の企画書を参照したい」「下書きした企画書を編集したい」となっても、すぐに必要な情報にアクセスできません。このように、WordやExcelはファイル管理が煩雑だったり、アクセス性が悪かったりする点が大きな課題です。
（2）共有に手間がかかる
次に、共有に手間がかかる点もデメリットです。
客観的に実現可能な企画書を作成するためには、他のメンバーと共同編集するなどして情報を都度更新するのが効果的です。しかし、ExcelやWordでは、作成した文書をメンバーと共有する機能はついていません。
したがって、共有するのにメールやチャットツールなどの別のツールを介する必要があります。しかし、メールでは内容を見落としやすく、チャットツールでは他のやりとりに埋もれてしまうのです。
一方、文書の作成から共有まで一元化するツールを導入すれば「作成した文書を個人のファイルから探してメールで送る」という手間を省けます。
（3）テンプレート管理が煩雑になる
最後に、テンプレートの管理が煩雑になるデメリットもあります。
WordやExcelのテンプレートは、指定の場所で管理しないと、必要なときに何度もファイルを開いて探さなければなりません。そのうえ、保存ルールが守られなければ保存場所が分散して、管理が煩雑になってしまうのです。
このようなファイル管理の手間を省くには「簡単な操作でテンプレートを呼び出せるツール」を使いましょう。たとえば、シンプルな情報管理ツールの「ナレカン」なら、自社独自のフォーマットを登録しつつ、ワンクリックで呼び出しができます。
企画書におすすめのWord・Excelテンプレートまとめ
これまで、企画書におすすめのWord・Excelテンプレートを中心にご紹介しました。
分かりやすい企画書を作成するコツとして「6W2Hを具体化させる」「メリットや解決策が一目で分かるように記載する」の2つが挙げられます。また、テンプレートを使うと構成を考える手間が省けるうえ、社内で書式を統一できるのです。
しかし、テンプレートを使っても、作成後に発生する「共有と管理の非効率さ」は変わりません。企画書作成のノウハウは属人化しないように共有すべきなので、情報管理に優れた”ナレッジ管理ツール”を活用しましょう。
結論、自社に最適なナレッジ管理ツールは、簡単に企画書を作成・共有し、必要なときに素早くアクセスできる「ナレカン」一択です。ナレカンでは、企画書に必要な参考資料もまとめて管理できるうえ、優れた検索機能によって、欲しい情報がすぐに取り出せます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、企画書の作成から管理を効率化しましょう。
