社内にある有益な情報が個人の範囲内で留まっており、適切に管理や共有ができていない企業が多いのではないかと思います。
 
今回の記事では「ナレッジデータベースとは何か?」「ナレッジをデータ化することのメリット」をご紹介させていただきます。
 
社内に様々なナレッジがあるものの、それらを有効活用できていない企業の方々は、是非参考にしてみていただければと思います。

 
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ナレッジデータベースとは?

ナレッジデータベースとは、社内の「知識」をデータとして蓄積したデータベースのことです。
ナレッジベース(知識ベース)とも呼ばれており、データベース化することで、検索によってすぐに必要なナレッジにアクセスすることが可能になります。
 
データベース化する知識は、個人個人が仕事を通じて得た有益な技術や経験であり、それらを自社内で活かせるように管理することが大事です。
 
関連記事: ナレッジとは?正しい使い方とノウハウとの違いを理解しよう!
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ナレッジデータベースを構築するメリットとその方法

ナレッジデータベースを構築するメリット

ナレッジの属人化を防げる

共有する意識がないと、どうしてもナレッジは個人ごとに蓄積されるだけとなってしまいます。
そのため、例えば、社員の退職などがあると、それらのナレッジも同時に失うようなことになります。
それを防ぐためには、ナレッジデータベースを構築することで、個人が得たナレッジを日々蓄積していくことができます。

業務効率化

ナレッジデータベースを構築しておけば、必要な時にナレッジを閲覧することが可能になります。
そのため、仕事の引き継ぎや研修がスムーズになるだけでなく、作業のクオリティを保つことにもなり、業務効率化に繋がります。
 
関連記事: ナレッジ蓄積に最適なツール10選!これで「面倒」が解消!

ナレッジデータベースを構築する方法

マニュアルなどのドキュメント作成する

マニュアルのようにドキュメント化をしておくことで、何か困ったことがあった場合や、引き継ぎの際に確認しやすくなります。
ただし、印刷して紙で管理するようにしてしまうと、社内でないと見られなかったり、更新してもどれが最新版なのかが分からなくなるため、デメリットの方が大きいかもしれません。

ツールを活用する

ツールを活用し、ナレッジデータベース化をしておけば、いつでも簡単に必要な情報にアクセスでき、更新も楽になります。
そのため、情報量が多くなっても整理がしやすく、検索も容易なため、社内のナレッジを蓄積する方法としてはベストです。
 
関連記事: ナレッジマネジメントとは?システムを使って知識を共有しよう
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ナレッジをデータ化して蓄積できるツールとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。


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まとめ

社内にある様々なナレッジを個人個人の管理に任せるのではなく、きちんと企業として管理しておく必要があります。
 
また、管理するだけでなく、それらを活用できる状態にしておくことが求められます。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を元に、社内のナレッジの管理方法を検討してみていただければと思います。

 

 
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