今日では「働き方改革の促進」「リモートワークの導入」「働く意識の変化」によって、人材の流動化が活発になっています。それに伴い、効率よく作業を進めるには、社内に蓄積された情報をナレッジ化して、社員に共有することが不可欠です。
 
しかし、「社内の情報をナレッジ化して、効果的に運用する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ナレッジ化の概要やノウハウとの違い、使い方を中心に解説します。
 
  • メンバーの異動・退職による知識の引継ぎが上手くいかない
  • 個人の知見をナレッジ化して、属人化を防ぎたい
  • ナレッジをスムーズに蓄積・共有できる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジ化について詳しく理解できるほか、ナレッジを確実に蓄積・共有する方法も分かります。


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ナレッジ化の概要

ここでは、ナレッジの意味やノウハウとの違いなどをご紹介します。これまでナレッジの定義が曖昧だった方は必見です。

ナレッジとは

ナレッジは”Knowledge”が語源であり「知識」や「知見」を指す言葉です。一般的なナレッジの例としては、新聞や本から得られた知識などがあります。
 
一方、ビジネスにおける「ナレッジ」とは、企業にとって有益な情報を指します。たとえば、「業務を進めるときのコツ」「作業マニュアル」など、社員に活用されることで価値を発揮するものです。
 
したがって、社内に拡散されたナレッジを適切に管理・共有することで、自社の発展につながるのです。

ナレッジとノウハウの違い

ナレッジと混同されやすい言葉として「ノウハウ」があります。ナレッジが”知識”など言葉で伝えられる情報を指す一方、ノウハウは”技術”など経験を通じて学んだ情報を意味します。
 
ナレッジとノウハウの違いのイメージ画像
 
上図のように、ノウハウはKnow-howを日本語にしたもので「物事を進めるときに必要な技術」を意味します。そのため、、ナレッジの実践で体得した技術がノウハウであり、ノウハウはナレッジの後に身につくものです。
 
したがって、ノウハウを習得するためには、まずはナレッジが蓄積・共有できる環境を整える必要があるのです。

ナレッジ化とは

ナレッジ化とは、社内の情報をナレッジに変換することを指します。
 
各社員が持つ「業務に関する情報」を社内で活用するには、情報を文章化(可視化)することが大切です。その結果、業務のやり方を統一でき、ミスの防止につながります。
 
したがって、社内の情報を有効活用するためにも自社のナレッジ化を積極的に進めて、必要な情報へすぐにアクセスできる環境を整えましょう。

SECIモデルとは

SECIモデルとはナレッジ化のプロセスである、(※1)暗黙知から(※2)形式知への変換サイクルを表したものです。具体的には以下の4つの要素で成り立っています。
 
各プロセスの名称 各プロセスの特徴
Socialization
【共同化】
・複数人で同じ業務に取り組み、個人の暗黙知を社員同士で共有します。
・この段階では、知識は暗黙知のままです。
Externalization
【表出化】
・共同化で得た経験を言葉や図にして表現します。
・たとえば、日報の作成などが挙げられます。
Combination
【連結化】
・表出化で得た複数の暗黙知を組み合わせて、ひとつの「情報」として集約します。
・たとえば、部署ごとのマニュアルをひとつに統合する作業があります。
Internalization
【内面化】
・連結化で得られた形式知を体験によって暗黙知として落とし込みます。
・暗黙知を組織の知的財産にするうえで必須です。
上記4つのプロセスを踏めば社内にナレッジが蓄積・共有され、業務をスムーズに進められるようになります。
 
※1.経験的に使っている知識であるものの、言葉で説明するのが難しい知識のこと
※2.言語化された客観的な知識のこと


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ナレッジ化の関連用語4選

以下では、ビジネスシーンにおけるナレッジの関連用語を解説します。いずれも頻繁に使われるため正しく理解しましょう。

(1)ナレッジベース

ナレッジベースとは、個人が得た業務に関する知識を集め、ほかの社員とシェアできるようにデータベース化したものです。
 
ナレッジベースは、人材の流動性の高まりにより、知識が社外に流出してしまうのを防ぐ手段として注目されるようになりました。
 
また、IT化により、ナレッジをデータベース化できるシステムが広く普及したことで、現在では多くの企業がナレッジベースを所有しています。

(2)ナレッジシェア

ナレッジシェアは、ほかの社員が活用できるようにナレッジを共有することであり、ナレッジ共有やナレッジコミュニケーションとも呼ばれます。
 
ナレッジが属人化している状況を放置すれば、社員が退職したときにナレッジが流出し、一からナレッジを蓄積しなければならず企業が大きな不利益を被ることになります。そこで、ナレッジシェアをすれば、社内のナレッジが0になる事態を未然に防げるのです。
 
したがって、ナレッジを社内で確実に蓄積し続けるためにも、ナレッジを共有できる仕組みを整えるべきです。

(3)ナレッジワーカー

ナレッジワーカーとは、専門的な知識とスキルを活用して、企業価値の向上に貢献する人材のことです。
 
ナレッジワーカーが注目される背景には、近年のテクノロジーの発展に伴い、ブランドや機能などの「可視化できない商品の価値」が重視されるようになった点が挙げられます。
 
企業が競争を勝ち抜くには、競合他社との商品の差別化が重要です。そのため、知識や経験から価値のある商品を提供するナレッジワーカーへの需要が高まっているのです。

(4)ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントは、企業や個人が持つ知識や経験などの情報を収集・整理し、業務で効果的に活用できるようにすることです。
 
ナレッジマネジメントをすれば、個人に蓄積されていた「暗黙知」が「形式知」として可視化され、より多くの人と共有できるようになります。
 
すなわち、ナレッジマネジメントによって、個人の内部にある情報を社内で一元管理できるのです。その結果、業務の質がばらつくこともなくなります。


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ビジネスシーンにおけるナレッジの使い方

ここでは、ビジネスにおけるナレッジの使い方を紹介します。ナレッジを社内で使う例として、以下の2点が挙げられます。
 
 
  • 新入社員へ業務のやり方をレクチャーするとき
  • 「業務を進めるコツ」や「作業マニュアル」をナレッジとして蓄積し、新入社員に伝達します。その結果、指導者側の教育コストを削減しつつ、初めての業務でもスムーズに進められるようになるのです。
     
  • 退職する社員から業務を引き継ぐとき
  • ナレッジを蓄積・共有できる仕組みがあれば、引き継ぎのたびにわざわざ口頭で伝える手間が省けます。また、後任者はナレッジを確認するだけで業務に対応できるため、業務が滞る心配もなくなるのです。
 
以上のように、ナレッジを社内で活用すれば業務のスピードが大幅に上がるほか、社員の急な異動や退職にも対応できます。そのため、社内にナレッジを蓄積・共有できる仕組みを作り、社員がナレッジを活用しやすい環境を整えましょう。


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【必見】社内のナレッジ化の促進に最適なツール

以下では、ナレッジ化を促進するのに最適なツールをご紹介します。
 
紙やExcelでのナレッジ管理では、情報が増えるにつれて入り乱れやすく、共有もスムーズにできません。そこで、ナレッジを一か所に集約しながら情報共有もできる「ITツール」を使えば、ナレッジのやりとりが大幅に効率化します。
 
ただし、多機能なツールは操作が複雑なツールでは、社員が適切に使いこなせない恐れがあるので注意が必要です。たとえば、「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」を導入すれば、ナレッジをストレスなく蓄積・共有できます。
 
したがって、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも即日で使えるうえ、ナレッジ化に必要な機能に過不足のない「Stock」が最適なのです。
 
Stockの「ノート」に残したナレッジはほかの社員へ自動で共有されるので、社内のナレッジ化を促進できます。また、「フォルダ」を使えば案件ごとに情報を振り分けられるので、各業務のナレッジが混在する心配もありません。

非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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ナレッジ化の概要や使い方まとめ

ここまで、ナレッジ化の概要や使い方、おすすめのツールを中心に解説しました。
 
個人のナレッジを社内で蓄積して活用できる仕組みがあれば、業務時間が短縮されて生産性の向上につながります。また、ナレッジの属人化も防止できるので、人材の流出により社内の知的財産を失うリスクも軽減されるのです。
 
ただし、以上の効果を得るにはナレッジ化の取り組みが不可欠です。そこで、「ナレッジの蓄積から共有がスムーズにできるツール」を導入すれば、社内のナレッジ化をより進めやすくなります。
 
結論、自社が導入すべきツールは、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで、ナレッジを簡単に蓄積・共有できる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内のナレッジをスムーズに蓄積・共有しましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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