社内文書には永久保存しなければならないものもあれば、保存期間が規定されているものもあります。とくに、「法定保存文書」と呼ばれる文書は法律で保存期間が決まっているので、厳重に扱わなければなりません。
しかし、「文書が増えてしまい、適切に管理しきれなくなっている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は「文書管理における保存期間の一覧やおすすめの方法」を解説します。
- 文書ごとに保存期間を知りたい
- 大量の文書をファイリングしたり仕分けたりするのが面倒
- 文書管理を電子化して、煩雑で非効率な管理から脱却したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、保存期間の異なる文書を効率的かつ安全に管理する方法が分かります。
目次
文書には法律で定められた保存期間がある？
法人が保存している文書には保存期間が定められていることがあります。
保存期間が法律により定められている文書が「法廷保存文書」です。法定保存文書の保存期間は文書ごとに異なり、1年間のものから永年保存のものまであります。
保存期間がある背景は「提出を求められたときにすばやく提出できるようにすること」などです。そのため、文書ごとの保存期間を正しく把握して適切に管理しましょう。
＜一覧＞主要な文書の保存期間
ここでは、主要な文書の保存期間を種類別（総務・庶務/経理・税務/人事・労務）にご紹介します。以下は、国税庁標準文書保存期間基準(保存期間表）を参考にしています。
永年保存
永年保存と定められている文書の一例は以下の通りです。
| 種類 | 文書の例 |
|---|---|
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総務・庶務 |
定款、株主名簿、登記・訴訟関係書類、社規・社則に関連する文書 など |
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経理・税務 |
決算、株式増資、中長期予算、年次予算、表彰・懲戒に関する文書 など |
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人事・労務 |
重要な人事に関する文書（法定保存文書ではない） |
保存期間が10年間
保存期間が10年間と定められている文書の一例は以下の通りです。
| 種類 | 文書の例 |
|---|---|
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総務・庶務 |
株主総会議記録、取締役会議事録、監査役会議事録 など |
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経理・税務 |
計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書など）、会計帳簿及び事業に関する重要書類（総勘定元帳など） |
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人事・労務 |
特になし |
保存期間が7年間
保存期間が7年間と定められている文書の一例は以下の通りです。
| 種類 | 文書の例 |
|---|---|
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総務・庶務 |
特になし |
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経理・税務 |
取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など）、有価証券の取引で作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など） など |
|
人事・労務 |
特になし |
保存期間が5年間
保存期間が5年間と定められている文書の一例は以下の通りです。
| 種類 | 文書の例 |
|---|---|
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総務・庶務 |
事業報告に関する書類、有価証券届出書･有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出書の写し、契約期限を伴う覚書・念書・協定書 など |
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経理・税務 |
監査報告に関する書類、会計監査報告に関する書類、金融機関が保存する四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し など |
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人事・労務 |
従業員の身元保証書、誓約書などの種類 |
保存期間が3年間
保存期間が3年間と定められている文書の一例は以下の通りです。
| 種類 | 文書の例 |
|---|---|
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総務・庶務 |
四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し、業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書 など |
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経理・税務 |
特になし |
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人事・労務 |
労働者名簿、賃金台帳（国税通則法では７年保存を義務付け）、労働保険、労災保険に関する書類 など |
保存期間が1～2年間
保存期間が1～2年間と定められている文書の一例は以下の通りです。
| 種類 | 文書の例 |
|---|---|
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総務・庶務 |
臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し、当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類 など |
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経理・税務 |
特になし |
|
人事・労務 |
雇用保険に関する書類、健康保険や厚生年金保険に関する書類 など |
保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？
紙の文書の場合、保存期間が過ぎたものは廃棄しなければなりません。以下では、保存期間が過ぎた文書を処理する方法について解説します。
- シュレッダー
- 溶解
少量の文書はオフィスのシュレッダーで処分できます。ただし、文書の数が多くなると廃棄後に処理する負担が大きいうえ、修復されてしまう可能性があるので注意しましょう。
業者に依頼して回収・溶解してもらう方法もあります。大量の文書を処理する手間が省ける一方、回収から溶解までの過程を見届けられず、その間に情報漏洩が起こりかねない点に注意が必要です。
このように、紙による文書管理は電子管理よりも情報漏洩のリスクが大きくなるだけでなく、人件費や時間的コストがかかります。そのため、安全に処分してコストを削減するためには、文書管理そのものを電子化するのも一つの方法です。
文書管理におすすめの方法2選
以下では、文書管理におすすめの方法2選をご紹介します。「管理する書類は増える一方だが、使わないものもあるので保存方法に迷っている」という方は必見です。
社内書庫に保存する
一つ目の方法は、社内書庫に保存する方法です。
社内書庫に保存するときには「持ち出しや紛失によって漏洩する可能性があること」に注意しなければなりません。そのため、入室制限を設けたり入退室の履歴をICカードで管理したりして、セキュアな環境をつくる必要があるのです。
また、デスクと社内書庫を何度も往復したり、社内書庫で大量のファイルから必要な物を探したりする手間がかかるというデメリットもあります。
電子化してシステム上に保存する
二つ目の方法は、電子化してシステム上に保存する方法です。
システム上に保存すれば文書の保存期間を簡単に管理できるのはもちろん「社内に保管場所がいらない」「検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着ける」というメリットがあります。
一方、従業員に使い方を教育しなければなりません。したがって、誰でも簡単に文書の保存や管理ができる「Stock」のようなシステムを選びましょう。
文書を電子化する2つのメリット
以下では、文書を電子化する2つのメリットをご紹介します。「文書管理においてペーパーレス化を検討しているが踏み切れない」という担当者の方は必見です。
（1）業務効率化につながる
一つ目のメリットは、業務効率化につながることです。
紙で文書管理していると、文書が増えるたびに「種類に応じて仕分けし、ファイリングして所定の場所で保存する」という手間がかかります。また、文書が必要になったときにわざわざファイルから手作業で探し出さなければならないのです。
一方、文書を電子化すればわずかな操作でフォルダやファイルに仕分けられます。また、文書のキーワードや全文を対象にした検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着けるので、業務効率化につながります。
（2）文書のセキュリティを強化できる
二つ目のメリットは、文書のセキュリティを強化できる点です。
紙の文書管理では紛失や持ち出し、改ざんが起こる可能性があります。一方、閲覧権限や操作ログの機能があるシステムに保存すれば、安全な環境で資料を管理できるのです。
たとえば、大手セキュリティ会社などと同じように、国際セキュリティ資格を持っている「Stock」のようなシステムであれば、安心して社内の機密情報を保存できます。
【非IT企業向け】文書管理に最適なツール
以下では、非IT企業の文書管理に最適なツールをご紹介します。
文書には法廷保存期間が設けられているものもあるため、適切に管理しなければなりません。しかし、従来のような紙媒体の文書管理では仕分けの手間やファイリング、検索に手間がかかって非効率なうえに、セキュリティに不安があります。
そこで、文書を電子化して文書管理ツールを使えば解決しますが、多機能なツールは使いこなすのが難しいのが現状です。したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選ばなければなりません。
結論、文書管理に最適なツールは、非IT企業の65歳以上の方でも説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockでは文書の種類や保存期間ごとに「フォルダ」を分けられるので、管理の負担が少なくなります。また、国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得しており、セキュリティ性が高いのも特徴です。
誰でも簡単に社内文書を管理、検索できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理における保存期間まとめ
ここまで、社内で管理すべき文書の保存期間や注意点を中心に解説しました。
文書は種類ごとに保存期間が異なっているので、適切に仕分けしなければなりません。しかし、紙媒体ではファイリングに手間がかかるうえ、紛失や持ち出しによる漏洩のリスクが高まります。
一方、文書管理システムを使えば、直感的な操作でフォルダに分類でき、高度なセキュリティ機能で文書を守れます。ただし、多機能で複雑なシステムは社内へ浸透しないので「誰にとっても簡単なシステム」を選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるうえに、厳格なセキュリティが備わっているシステムです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って文書を効率的かつ安全に保管しましょう。
