社内でも様々な「プロジェクト」があると思いますが、それぞれの管理はどのようにされていますでしょうか。
なんとなく進めてはいるものの、「プロジェクト管理とは」「プロジェクト管理の目的とは」をなかなか理解するのが難しい方もいるかと思います。
そこで今回の記事では、プロジェクト管理の目的と、最適なツールの選び方をご紹介させていただきます。
プロジェクトの管理者になった方や、効率的な方法を模索されている方は、是非参考にしてみていただければと思います。
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理とは、プロジェクトが成功するための目標や計画を立て、それを管理することです。
プロジェクト内の「ヒト」「モノ」「カネ」を適切に管理し、状況に応じて臨機応変に、目標の達成に向けて実行しなければなりません。
プロジェクト管理の「目的」と「必要なこと」
プロジェクト管理の目的
利益の最大化
社内外のプロジェクトにおいて重要なことは利益の最大化です。
例えば、「売上の増加」「顧客満足度の向上」「社員のモチベーション向上」など、プロジェクトによって利益の定義は異なるかと思いますが、どれも結果として会社の利益に繋がるものです。
QCDの管理
QCDは、「Quality（品質）」「Cost（予算）」「Delivery（納期）」の頭文字をとった言葉です。
主に製造業の現場で使われる用語ですが、どのプロジェクトに当てはめることができます。
プロジェクトの進行における無駄な部分を削減することも重要です。
PMBOK
PMBOKとは、上記の「QCD」を達成するための管理プロセスの知識を体系化したものです。
「PMBOK」では、下記の10個の管理知識を持ってプロジェクト管理を進めていきます。
統合管理
統合管理は、残りの9個の管理プロセスを統合・調整して、プロジェクト管理を行うことです。
コスト管理
コスト管理とは、プロジェクトに関わるコスト(費用)を管理することです。
調達管理
調達管理とは、プロジェクトに必要な製品やサービスの契約管理などを行うことです。
リスク管理
リスク管理とは、プロジェクトに影響するリスクを洗い出し、適切に対処し管理することです。
スコープ管理
スコープ管理とは、プロジェクトの目標や成果物の範囲(スコープ)を明確にし、ゴール達成までのタスクを管理することです。
組織管理
組織管理とは、タスクの負荷を把握し、適切にチームメンバーに割り振ることです。
コミュニケーション管理
コミュニケーション管理 とは、ステークホルダーが必要としている情報を把握し、ニーズに応えた情報を提供することです。
スケジュール管理
スケジュール管理とは、納期に間に合わせるように、スケジュールの管理をすることです。
品質管理
品質管理とは、成果物の品質を保つための管理を行うことです。
ステークホルダー管理
ステークホルダー管理とは、ステークホルダーとの関係を広げるための管理を行うことです。
プロジェクト管理に必要なこと
目的の明確化
プロジェクト内のメンバーが目的を共有することが必要です。
そのためには定期的に目的を確認する機会を設けるだけでなく、いつでも確認ができる環境を整えておくことが大事です。
プロジェクトの進捗状況の見える化
プロジェクト全体の進捗を見える化することも大事ですが、各メンバーのタスクを見える化することも大事です。
それぞれのメンバーが何をしているかが把握できるようにすることで、管理もしやすくなりますし、メンバー間の情報共有や相談によるコミュニケーションも活発になります。
各メンバーのタスクなどの調整
プロジェクトが円滑に進むよう、各メンバーのタスク調整も重要なことです。
タスクの抜け漏れがないか、期限通り進んでいるかの進捗確認はもちろんのこと、特定のメンバーにタスクが偏ることがないよう、それぞれの工数についても把握しておく必要があります。
プロジェクト管理の流れ
プロジェクトの目的を明確化する
一番初めに行うことは、プロジェクトの目的を定義することです。
なぜなら、定義づけをすることにより「するべきタスク」が明確になり、進むべき方向性が決まるからです。
それにより、余計なタスクを増やしたり、意思決定までの時間が短く、効率的にプロジェクトを行うことが可能になります。
タスクの割り振り
プロジェクトの目的を決めた後は、プロジェクト達成に必要なタスクを洗い出し、チームメンバにタスクを割り振ります。
この時、ただ機械的に割り振るのではなく、タスクの負荷を見積もり、メンバーの能力や希望に応じて割り当てます。
これにより、チームのメリットを活かしてプロジェクトを進めることが可能です。
進捗度の確認と調整
ただプロジェクトを進めていくのではなく、プロジェクトの進行度を確認し、調整を行うことも重要です。
プロジェクトはトラブルなどにより、遅延が発生することがあります。
その時に、「タスクの優先度の変更」や「人員や時間の補充」など、様々な調整をして対処することが必要です。
プロジェクト管理ツールを選ぶポイント
①機能
プロジェクトを進める上で必要な機能があるかの確認は大事になります。
多くの機能があることが良いとされがちですが、実際には使われない機能があると無駄になってしまうため、できる限りシンプルなものを選ぶという観点も必要です。
②操作性
使い勝手の良いツールを選ぶことで、プロジェクトの効率化にも繋がります。
高機能だとしても操作性が悪いと、徐々に使われなくなってしまい、ツールを導入した意味がなくなってしまいます。
③対応デバイス
プロジェクトによっては、リモートで参加するメンバーや外出先の営業担当などとコミュニケーションする機会が多いものもあるかと思います。
様々なデバイスに対応しているツールを活用することで、時間や場所を選ばずに情報共有が可能となります。
プロジェクト管理を効率化するツール
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
https://www.stock-app.info/
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
まとめ
特に多くのメンバーが参加するプロジェクトでは、ツールをうまく活用し情報共有を活発にする必要があります。
是非今回ご紹介させていただいた内容を参考に、自社のプロジェクトに活かしていただければと思います。
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これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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