大きな事故には至らなかったものの、事故となりかねない状況を「ヒヤリハット」と呼びます。1件の重大な事故の背後には300件の異常（ヒヤリハット）が存在するとも言われており、事故防止に向けてヒヤリハットの共有体制を築く企業も増えているのです。
一方、ヒヤリハットを全社で共有したくても「情報を蓄積していく場所がない」「社内に共有していくのに手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒヤリハットを情報共有する方法や活用ポイントを紹介します。
- ヒヤリハットを共有し、トラブルを未然に防ぎたい
- ヒヤリハットを共有する上で押さえるべきポイントを知りたい
- ヒヤリハットの煩雑な管理・共有から脱却したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ヒヤリハットの適切な管理体制を整えて、社内の事故防止に貢献できます。
目次
ヒヤリハットとは
ここでは、ヒヤリハットの概要を解説します。以下を参考に「なぜ社内でヒヤリハットを共有するのか」の意義について理解を深めましょう。
ヒヤリハットの概要
ヒヤリハットとは、危険ではあったものの、幸い重大な事故には至らなかった出来事を指します。
「ヒヤリとする」「ハッとする」という言葉が語源であり、一歩間違えれば大きな事故となりかねなかった行動の総称となっているのです。
一方、ヒヤリハットは事故・災害に繋がる原因を特定し、対策法を考えるうえで重要な機会といえます。したがって、ヒヤリハットが起こったら社内に共有して、事故発生のリスクを減らす必要があるのです。
ハインリッヒの法則とは
重大な事故が1件発生すると、その背景には小さな事故が29件も存在し、それらの裏にも300件の異常（ヒヤリハット）があることを「ハインリッヒの法則」と言います。
すなわち、大きな事故の裏には数多くのヒヤリハットが潜んでいるのです。したがって、重大事故の発生を未然に防ぐには、一つひとつのヒヤリハットに対策を講じて、ヒヤリハットの発生自体を抑止していく必要があります。
ヒヤリハットの事例
ここでは、ヒヤリハットの事例の一部を紹介します。以下の事例に似た異常が起きた際には、早急にヒヤリハットとして社内に共有しましょう。
- 製造業でのヒヤリハット
- 建設業でのヒヤリハット
- 介護業でのヒヤリハット
- オフィスでのヒヤリハット
- 当事者の情報（氏名・所属部署）
- ヒヤリハットが発生した状況（日時・場所・経緯）
- ヒヤリハットが発生した原因
- 発生時の対応
- 再発防止策（対策・計画）
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- はじめに、ヒヤリハットの発生状況を5W1Hを意識して記載します。具体的には「当事者の情報（Who）」「発生日時（When）」「発生場所（Where）」「内容（What）」「経緯（How）」「要因（Why）」を明らかにしましょう。
- 次に、ヒヤリハットに対してどのように対応したのか記載します。まわりの状況も記載して、客観性を重視しましょう。
- 最後に、今後の再発防止策を記載したら、下記画像のようなヒヤリハット報告書の完成です。
製造業では「作業員2人で重い鉄板を運搬中、足下の工具につまずいて転倒しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。とくに、工場では大きな機械が稼働しているため、重大な事故につながる恐れがあります。
建設業のような現場作業では「高所の作業中に仮設の足場が崩れ、転落しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。転落事故は、本人が怪我をするだけでなく、上司は管理不行き届きとして懲戒処分になる事態に発展しかねません。
介護業では「ストッパーを作動せずに非介護者が乗った車椅子から目を離し、机や椅子にぶつかりそうになった」といったヒヤリハットが挙げられます。介護業などは、少しの油断が取り替えしのつかない事故を招くことがあるので要注意です。
オフィスでは「LANケーブルに足を取られ、転倒しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。仮に、LANケーブルが抜ければ、各PCに保存されてる重要なデータが消える恐れもあるのです。
以上のように、ヒヤリハットは業界・業種問わず起こり得ます。不運にもヒヤリハットが発生してしまった場合には、再発防止に向けて必ず社内共有を行いましょう。
ヒヤリハットを情報共有するメリットとは
ヒヤリハットを共有するメリットとして、重大な事故の発生を防げる点があります。
ヒヤリハットが発生しても、詳細が共有されなければ対策を講じられず、同様のヒヤリハットが再発しかねません。また、最悪の場合は重大な事故につながってしまう可能性もあるのです。
そこで、ヒヤリハットを社内で共有すれば「危険が潜む業務」を社員に周知し、同じヒヤリハットの再発を未然に防げます。結果として、ヒヤリハットの発生数が減少し、重大な事故の発生防止にも貢献するのです。
自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント
ここでは、自社でヒヤリハットを活用する際のポイントを紹介します。以下を参考に、社内でヒヤリハットを上手く活用して、事故防止に努めましょう。
（1）ナレッジ管理ツールを導入する
ヒヤリハットの事例は「ナレッジ」として、社内に蓄積していきましょう。
紙やExcelと比較し、ツールは、長期的な情報の保管に適しています。また、「情報をナレッジとして蓄積・共有できるナレッジ管理ツール」を利用すると、ヒヤリハット報告書の作成だけでなく、その後の共有・管理までを効率よく進められるのです。
ただし、ヒヤリハット報告書は社内の全メンバーが作成の対象者となるため「誰でも簡単に使えるか」を重視する必要があります。そこで、ITに詳しくない方でも簡単に報告書を作成できる「ナレカン」のようなツールが最適です。
（2）報告書テンプレートを作成する
ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成し、誰でも共有できる環境を整えましょう。
社員がヒヤリハットを共有しない原因として「記載すべき項目が分からない」が挙げられます。そのため、社員がヒヤリハットを簡単に共有できるよう、ヒヤリハット報告書のテンプレートをあらかじめ整備し、記載事項を明確にする必要があるのです。
なお、ヒヤリハット報告書に記載すべき項目には以下が挙げられます。
上記の項目を設けた「ヒヤリハット報告書」のテンプレートをつくり、各社員が簡単にヒヤリハットの状況を報告できるような環境を作りましょう。
（3）すぐに確認できるようにする
最後に、簡単にヒヤリハットを確認できるように運用を工夫しましょう。
ヒヤリハットを共有しても、現場の社員が確認せずに注意を怠れば、ヒヤリハットの再発や事故の発生につながります。したがって、共有したヒヤリハット報告書は、いつでも確認できるように管理する必要があるのです。
したがって、ヒヤリハットは確認しやすいように内容をまとめたり、データベースを整理したりしましょう。ただし、優れた検索機能のあるITツールを導入しておけば、目的の情報を絞り込みやすいので、運用を工夫せずともヒヤリハットを瞬時に見つけられます。
【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール
以下では、ヒヤリハットの情報共有に最適なツールを紹介します。
重大な事故の要因を特定して未然に防ぐには、ヒヤリハットの事例を「ナレッジ」として蓄積し、全社員に共有しておくことが大切です。そこで、ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成したり、報告書をすぐに確認したりできるデータベースをつくりましょう。
ただし、操作が複雑で扱いが難しいツールでは、ITに不慣れな社員に浸透しません。ヒヤリハットの事例は全社員に共有すべき事項なので、「誰でも使えるシンプルなツール」を選びましょう。
結論、ヒヤリハットの情報共有・管理には、メールを使える方ならば誰でも利用できるほどシンプルな情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」は「テンプレート」を使って簡単にヒヤリハット報告書を作れるほか、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。さらに、多階層の「フォルダ」で報告書の煩雑化を防ぎつつ、高度な検索機能で目当てのナレッジを即座に見つけられます。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜例文あり＞ヒヤリハットのまとめ方
ヒヤリハットの報告書をまとめるときには、以下の手順で進めましょう。
ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ
ここまで、ヒヤリハット共有のメリットと運用のポイント、おすすめのツールを紹介しました。
ヒヤリハットが発生したら、社内に共有して「重大事故の発生防止」につなげる必要があります。そこで、社内全メンバーが確実に報告できるように、ヒヤリハット報告書の作成・共有・管理体制を整備することが不可欠です。
体制づくりに社内に使いやすいITツールを導入すれば、社員はストレスなくヒヤリハットを共有できます。とくに、検索機能やフォルダで誰でも簡単に管理可能なツールであれば、社員は必要な情報へ簡単にアクセスでき、ヒヤリハットが有効活用されるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、時間や場所を問わずヒヤリハットを共有・閲覧できるシンプルなITツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、社内に点在する既存データの移行支援もしているので、一から報告書を作成する負担もありません。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ヒヤリハットを事故防止のために上手く活用しましょう。