企業ではメンバーの個人情報や会社の機密情報など、多くの重要なデータを管理します。そのため、適切な情報管理がされずセキュリティに不備があれば、情報漏洩は避けられません。
しかし、「情報漏洩を防ぐにあたって、簡単で確実な管理方法がない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報漏洩のリスクを回避する適切な情報管理の対策を中心に解説します。
- 適切な情報管理の方法が分からず、情報漏洩のリスクに悩まされている
- 情報漏洩が起こる原因を把握し、トラブルを未然に防ぎたい
- 効率よく確実にリスクマネジメントできる方法を見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、情報漏洩のリスクが発生する原因が分かり、適切な情報管理ができるようになります。
目次
情報管理のリスクとは
情報管理のリスクとは、メンバーの個人情報や会社の機密情報など、重要なデータが外部に漏洩することです。
情報漏洩が発生してしまうと、社員や会社に社会的・金銭的な損害を与えるだけでなく、最悪の場合、会社の存続自体が危ぶまれる事態になりかねません。
したがって、自社を安定して存続させるためにも、重要データをはじめとする情報は、常に強固なセキュリティで管理すべきなのです。
情報漏洩が起こるケース
以下では、情報漏洩が起こるケースを3つご紹介します。自社に該当している部分がある場合は、早急な改善を促しましょう。
（1）データの取り扱い方にミスがあったとき
はじめに、情報漏洩が起こるケースは、データの取り扱い方にミスがあったときです。
たとえば、自社で扱っている顧客の個人情報のうち、共有対象ではない項目をデータベースに誤送信するケースがあるのです。また、自社のサーバー環境を変更したときに、設定ミスによって登録者情報が洩れてしまった事案も少なくありません。
実際に、東京商工リサーチによると「メールの送信方法やシステムの設定方法のミスにより、情報漏洩が起こるケースも多い」とされています。
（2）ウイルスの感染やサイバー攻撃を受けたとき
次に、ウイルスの感染やサイバー攻撃を受けたときも、情報漏洩のリスクは高まります。
デバイスがウイルスやサイバー攻撃を受ければ、データが紛失するだけでなく、不正アクセスによって情報が抜き取られる恐れもあるのです。
また、こちらも東京商工リサーチによって「2022年の情報漏洩・紛失事故のうち、ウイルス感染と不正アクセスが91件（構成比55.1％）と最多を占めた」とされています。
（3）機密書類の処理が不徹底だったとき
次に、機密書類の処理が不徹底だったときにも、情報漏洩が起こります。
機密書類を適切に廃棄していなかったり、自社の重要データが残ったままPCを外部の人間に渡したりすると、残存データが流出する恐れがあるのです。
そのため、書類を廃棄したりPCを受け渡したりするときは、専用ツールなどを利用してデバイスの残存データが消去できているか必ず確認しましょう。
（4）データを盗難されたとき
最後に、データが盗難されたときも、情報漏洩の起こるリスクが高いです。
データの盗難は、データを持ち出したり紛失したりしたときの不正アクセスによるケースがほとんどです。しかし、持ち出すデータを暗号化するなどの工夫をすれば、盗難のリスクを抑えられるのです。
したがって、仮にデータが盗難されてしまっても中身を確認できないようにするために、持ち出すデータは確実に暗号化しておきましょう。
即実践！情報漏洩のリスクマネジメントをする3つの対策
以下では、情報漏洩のリスクマネジメントをする3つの対策をご紹介します。情報の流出による社員や会社への被害を防ぐためにも、必ず実践しましょう。
対策1｜セキュリティ対策ツールを導入する
まずは、セキュリティ対策ツールを導入するのがポイントです。
セキュリティ対策ツールを活用すれば、ネットワークへウイルスが侵入するのを防いだり、安全なパスワードを自動生成したりできます。その結果、ウイルスによるデータの紛失や不正アクセスを防ぎやすくなるのです。
したがって、ネットワーク内外でのセキュリティ強化を図るためにも、セキュリティ対策ツールは必ず導入しましょう。
対策2｜厳格なアクセス権限を設ける
次に、厳格なアクセス権限を設けることも、情報漏洩のリスクマネジメントになります。
場合によっては、外部からの攻撃だけでなく内部の不正でデータが盗難され、情報が流出するケースもありえます。このような事態が起こるのは、アクセス権限を設定しておらず、誰でも簡単に重要データを閲覧できてしまうことが原因です。
したがって、内部による情報の流出を防ぐためにも、厳格なアクセス権限によって適切なメンバーだけがデータを見られるようにしましょう。
対策3｜セキュリティの高い情報共有ツールを活用する
最後に、より確実に情報漏洩を防ぐには、セキュリティの高い情報共有ツールが必須になります。
情報漏洩を防ぐためには、十分なセキュリティが整っているツールで仕事をしなければなりません。そのため、「安全性が高く情報共有もスムーズにできるツール」が求められるのです。
とくに、国際水準のセキュリティを備えている「Stock」は、情報の管理・共有も簡単にできるのでストレスなく使えます。
【これで安心】最も効率よく情報漏洩のリスクを回避できるツール
ここからは、最も効率よく情報漏洩のリスクを回避できるツールをご紹介します。
メールやWord、Excelで情報管理をしていれば、管理が属人化するのでセキュリティにも不備が生じ、情報漏洩のリスクも高まってしまいます。さらに、メンバー間での円滑な情報共有もできません。
そこで、あらゆる重要情報を一元管理できる「情報共有ツール」が求められるのです。ただし、多機能な情報共有ツールでは社員が使いこなせません。
そのため、「高いセキュリティを備えており、誰でも簡単に使いこなせる情報共有ツール」がベストです。つまり、非IT企業の65歳の社員が即日で使えて、効率よく安全に情報管理できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に重要な情報をストックするだけで、任意のメンバーだけに共有されます。また、各ノートは「フォルダ」に振り分けられるため、ファイルの管理場所が分からなくなる心配もありません。
高いセキュリティで簡単に情報管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報漏洩のリスクマネジメントを実践した企業の事例2選
ここでは、情報漏洩のリスクマネジメントを実践した企業の事例を2つご紹介します。以下の事例をもとに、自社でも適切な情報管理をしましょう。
事例1｜任天堂株式会社
任天堂株式会社は、家庭用レジャー機器を製造・販売している企業です。
当社では、2020年に自社のネットワークサービス「ニンテンドーネットワークID（NNID）」で不正アクセスによる情報漏洩が起こり、約30万件のアカウント情報が流出しました。
そこで、再発防止のためにNNID経由のログインを廃止したり、パスワードをリセットしたりといった対策をしたのです。また、ユーザーへの呼びかけもすぐに実施して、被害の拡大を抑えました。
事例2｜SBIビジネス・イノベーター株式会社
SBIビジネス・イノベーター株式会社は、SBIグループで総合人材サービスやBPO事業を提供している会社です。
当社ではExcelでクライアントの情報を管理していたことから、目的の情報を探し出すのに無駄な時間がかかっていました。そこで、テーマごとに「ノート」へ情報をストックできる「Stock」を導入したところ、情報管理のストレスが完全に解消されたのです。
加えて、Stockは高いセキュリティを備えていることから、当社の厳格なセキュリティ基準も満たしました。そのため、クライアントの個人情報も安心して扱えています。
情報漏洩に対する意識が低い3つの原因
こちらでは、情報漏洩に対する意識が低い3つの原因をご紹介します。以下に該当する企業は早急に対策をしましょう。
（1）情報管理に予算が割けない
まずは、情報管理に予算が割けないことが原因のひとつです。
情報漏洩を防ぐには、セキュリティに予算を割く必要があります。しかし、セキュリティの重要性が認知されていなければ、対策も不十分になってしまうのです。
したがって、情報管理への十分な予算を確保するためには「情報管理のセキュリティは最優先事項である」という意識を全社で共有すべきです。
（2）情報管理に詳しい社員がいない
次に、情報管理に詳しい社員がいないのも、情報漏洩への意識が低い原因です。
情報管理に詳しい社員がいなければ、巧妙な手口によるサイバー攻撃への対処が困難になり、情報漏洩のリスクを高めてしまいます。
そのため、情報管理に知見のある社員を必ず確保し、正しい指導のもとでのセキュリティ対策を実践しましょう。
（3）情報管理のノウハウやナレッジが少ない
最後に、情報管理のノウハウやナレッジが少ないのも原因です。
情報管理に関するノウハウやナレッジが少なければ、誤った認識でのセキュリティ対策になりかねないうえ、万が一情報漏洩が発生した場合にも迅速な対応ができません。
加えて、ノウハウやナレッジが少ない背景には「情報を蓄積できる仕組みが整っていないこと」があります。たとえば、チャットツールでやりとりをしている場合、重要な情報が次々に流れて探し出すのが面倒になるのです。
セキュリティ対策のノウハウやナレッジは、必要なときにすぐに見つからなければ情報漏洩のリスクを拭えません。そのため、あらゆる情報を流さずに残せる「Stock」を活用するのが効果的です。
情報漏洩のリスクを回避する情報管理の対策まとめ
これまで、情報漏洩のリスクを回避する情報管理の対策を中心に解説しました。
情報漏洩を防ぐには、セキュリティツールの導入や厳格なアクセス権限に加え、情報共有ツールの活用が求められます。とくに、重要情報の管理・共有ミスによって情報を流出させないためにも「セキュリティの高い情報共有ツール」が必須になるのです。
ただし、多機能な情報共有ツールであれば、ITに詳しくない社員が使いこなせず、操作ミスによるセキュリティリスクを招きかねません。そのため、「チーム全員がすぐに使いこなせるツール」を選定すべきです。
結論、国際資格である高度なセキュリティを備えており、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」が最適だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報管理のリスクを解消しましょう。
