エクセルのさまざまな機能を駆使すればタスク管理表が作成でき、仕事のタスク管理もスムーズになる可能性があります。
 
一方で、普段からエクセルを利用しているビジネスマンでも「タスク管理表をエクセルで作成する手順や様式が分からない。」という方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、エクセルでタスク管理する方法とポイントを徹底解説します。
 
  • エクセルでタスク管理をする方法を詳しく知りたい
  • 現状、エクセルのタスク管理が機能していないので解決策が知りたい
  • エクセルのタスク管理を定着させるために、不安要素はすべて把握しておきたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、上手い人が実践するエクセルのタスク管理の方法が理解でき、さらにチームの課題を解消する解決策も見つけられます。


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【個人向け】エクセルのタスク管理

仕事のタスク管理には”個人向け”と”チーム向け”の2種類があります。はじめに、個人でタスク管理するポイントとエクセルで作成する方法をご紹介します。

個人でタスク管理するポイント

個人でタスク管理する目的は「タスクの抜け漏れの防止」です。そして、目的を達成するためには3つのポイントを押さえたタスク管理をする必要があります。
 
  1. すべてのタスクを一か所で管理すること
  2. タスクの期限・重要度を明確にすること
  3. タスクのステータスを常に管理すること
とくに、タスクのステータス(進捗)を管理するのは面倒ですが、最新の進捗をリアルタイムで把握していないと”期限までに仕事が終わらない”などのトラブルが起こります。
 
そのため、エクセルで個人のタスク管理をする場合には、進捗を可能な限りストレスなく管理できるように設定しましょう。

タスク管理表の作り方

エクセルで作成した個人のタスク管理表は、基本的に以下のような様式になります。

タスク管理表

個人のタスク管理表をエクセルで作成するにあたって、入力する項目が決まっている場所には”リスト入力”を活用しましょう。リスト入力を活用すれば事前に登録してある情報を簡単な操作で書き出せるので、わざわざ文字を打ち込む必要がなくなります。
 
以下は、エクセルでリスト入力を設定する6つの手順です。
 
  1. リスト入力を適応したい範囲を選択します。
  2. 画面上側の[データ]をクリックします。
  3. 画面右上の[入力規則]をクリックします。
  4. 許可する条件のなかから[リスト]を選択します。
  5. 項目をコンマ(,)で区切って入力します。(例では高,中,低)
  6. 最後に[OK]をクリックします。

タスク管理の手順

以上の操作で、個人のタスク管理表がエクセルで作成できました。
 
関連記事: タスク管理が苦手な5つの原因と上手い人が実践する方法5選


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【チーム向け】エクセルのタスク管理

これまで個人でタスク管理するポイントと方法をご紹介しました。次は、チームでタスク管理するポイントとエクセルで作成する方法です。

チームでタスク管理するポイント

チームでタスク管理する目的は「全体の進捗共有と把握」です。そして、目的を達成するためには3つのポイントを押さえたタスク管理をする必要があります。
 
  1. リアルタイムで進捗共有できる仕組みを用意すること
  2. 部下の業務負担を把握できること
  3. 誰でも簡単に利用できること
とくに、チームで利用する場合には誰でも簡単に利用できる仕組みを整えることが重要です。エクセルは多機能ゆえに使いこなすのが難しいツールのひとつでもあるので、社内に確実に浸透するのかを慎重に見極める必要があるのです。

タスク管理表の作り方

エクセルで作成したチームのタスク管理表は、基本的に以下のような様式になります。

チームのタスク管理表

個人のタスク管理表との違いは”担当者”と”スケジュール”の欄が増えていることです。とくに、スケジュールはタスクの開始日から終了日が塗りつぶされているので、視覚的に作業期間が把握できるガントチャートになっています。
 
以下では、タスクの作業期間を塗りつぶしたタスク管理表を作成する方法を説明します。
 
はじめに、塗りつぶしたい範囲を選択したあとに以下の手順に従って操作しましょう。
 
  1. 画面左上の[ホーム]をクリックする。
  2. 画面右上の[条件付き書式]をクリックする。
  3. 表示される選択肢のなかから[新しいルール…]をクリックする。

タスクに関する詳細な操作方法

次に新しい書式ルールを設定する画面が表示されるので、以下の手順で設定をします。
 
  1. スタイル一覧から[クラシック]を選択する。
  2. 詳細な条件一覧から[数式を使用して、書式設定するセルを決定]を選択する。
  3. 数式欄に[=AND($B4<=G$1,$C4>=G$1)](例の場合の数式)を入力する。
  4. 任意の書式を選択して、[OK]をクリックする。

書式ルールの設定画像

以上の操作で、タスクの開始日と終了日が自動的に塗りつぶされます。
 
関連記事: 【図解】タスク管理の7つの方法とおすすめツールをご紹介!


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エクセルでのタスク管理で注意すべき7つのポイント

エクセルには多種多様な機能があるので仕事のタスク管理もできますが、事前に把握しておくべき注意点もあります。そこで以下では、エクセルでのタスク管理で注意すべき7つのポイントをご紹介します。

Microsoft Officeの購入が必要になる

エクセルでタスク管理表を作成するためにはMicrosoft Officeの購入が必要です。
 
Windowsパソコンを購入した際にすでにインストールされていることもありますが、基本的には”買い切り版”もしくは”月額版”のいずれかを購入しなければなりません
 
Microsoft Officeを契約することでほかのサービスも利用できますが、エクセルのみを利用したい場合には高額と言えます。

デバイスの種類・バージョンに依存する

エクセルは利用するデバイスの種類・バージョンに依存します。
 
たとえば、Windowsパソコンで作成されたエクセルファイルを共有して、Macからアクセスすると体裁が崩れてしまい作業できないというケースがあります
 
また、パソコン本体やエクセルのバージョンによって不具合等が起きる可能性もあるので注意しましょう。

スマホから確認しにくい

エクセルはスマホから確認しにくいという特徴があります。
 
エクセルは基本的にパソコン利用が前提となる表計算ソフトなので、スマホのエクセルアプリでも使いにくいと感じる可能性があります。また、スマホの小さな画面で操作すると、誤って重要な情報を削除してしまう恐れもあります。
 
ビジネス利用する場合には社用スマホからもタスクの確認・作成・編集ができれば、あらゆる状況でストレスなく仕事が進められます。そのため、エクセルによるタスク管理を始める前には、スマホからの利用も考慮する必要があるので注意しましょう。

誤操作で上手く機能しなくなる

誤操作によってエクセルが上手く機能しなくなる可能性もあります。
 
エクセルには”関数”と呼ばれる便利な機能がありますが、複雑な数式を使用しているので1か所でも編集をしてしまうと正常に動きません。そのため、エクセルに精通している社員がいなければ適切に運用するのは難しいと言えます。
 
とくに、チームでタスク管理する場合には社員に共有する必要があるので、意図しない範囲が編集されてしまう可能性があるのは大きなデメリットです。

管理が複雑化する

エクセルはファイル形式で保存されるので、管理が複雑化する恐れがあります。
 
たとえば、社内サーバーを利用している企業では情報を更新するためにファイルの複製(コピー)をすることが多いので、無数のファイルが乱立する事態になります。また、ファイル管理をしていると情報の行き違いが発生したり、リアルタイムで情報共有ができなかったりなどのデメリットもあります。
 
以上のように、エクセルのタスク管理には運用全般でさまざまな課題があり、効率的にタスク管理ができる方法とは言えません。

エクセルの知識が必要になる

エクセルでタスク管理する場合には、エクセルに精通したある程度の知識が必要です。
 
具体的には、タスク管理表を作成するだけでも関数、表示形式、書式設定、入力規則、ファイルターなどのさまざまな知識が必要になります。また、実際にタスク管理表を利用する社員にとってもエクセルは直感的に使いこなせるツールではありません。
 
そのため、チームをマネジメントする上司はもちろん、社員にもエクセルの知識が求められるということを念頭に置きましょう。

スムーズな進捗共有が難しい

チームのタスク管理に必須である”スムーズな進捗共有”が難しいという特徴があります。
 
会社または学校のアカウントの場合、共同編集が可能なバージョンのMicrosoft Officeを持っていない可能性があります。また、同時に作業する場合はいくつかの設定が必要になるなど、共有に手間がかかってしまうのです。
 
結論、複数人が共同で利用するタスク管理表はスムーズな情報共有が難しいと言えます。
 
関連記事: 仕事のタスク管理で悩む人の特徴と克服のための5ステップ


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チームで簡単にタスク管理ができるおすすめツール

以下では、チームで簡単にタスク管理ができるおすすめツールをご紹介します。
 
エクセルでタスク管理をすると設定や機能が複雑になってしまうので、デジタルに詳しくない社員は使いこなせない可能性が高いです。
 
誰でも簡単にタスク管理ができる仕組みでなければ社内に浸透しないどころか、かえって業務効率を低下させる原因になります。
 
そこで、非IT企業に勤める65歳以上のメンバーでも簡単に使える、かつシンプルなタスク管理ツールの「Stock」が最適です。
 
Stockは業界業種問わず導入実績が100,000社を超える今注目のツールで、スマホからも簡単に「タスク管理」ができるなど、エクセルの7つの注意点をカバーします。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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エクセルでタスク管理する方法とポイントまとめ

これまでエクセルでタスク管理する方法とポイントを中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
 
  • タスク管理は個人とチームの2つに分類でき、それぞれの作成方法は異なる
  • エクセルのタスク管理には”管理が複雑化する”などの注意点が7つある
  • エクセルよりもタスク管理が簡単にできるのは”デジタルツール”である
今回ご紹介したデジタルツールのStockはタスク管理に必要な機能を過不足なく搭載しているので使い勝手が良いのが特徴です。
 
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