会議の議題や決定事項を社員へ効率的に伝えるには、議事録に上手くまとめて共有するのが最善です。また、議事録を作るときは、テンプレートを使うと、手間をかけずに体裁を整えられます。
しかし、議事録を作成したいが「どのテンプレートを使えば良いか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに使える議事録のテンプレートや書き方を中心にご紹介します。
- フォーマットを使って簡単に議事録を作成したい
- 議事録に必要な項目を確認しておきたい
- Word・Excelよりも簡単に議事録を作成できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録の作り方が分かるだけでなく、ビジネス向きの管理方法も見つかります。
目次
議事録の目的
議事録には、2つの目的があります。目的によって記載すべき内容が変わる場合もあるため、以下のポイントを必ず押さえましょう。
会議の目的・結果の共有
議事録の目的には、会議の目的や結果を正確に伝えることがあります。
議論の過程や決定事項を過不足なく記載することで、参加していないメンバーは議事録を見るだけで会議の全容を把握できます。また、参加したメンバーの”認識のズレ”をなくす役割も担っているのです。
このように、議事録は、会議の目的や結果を共有して、メンバー同士の認識を統一させるために必須になります。
次の会議をスムーズにする
議事録には、会議中に結論が出なかった議題を記録して、次の会議の方針を明確にする目的もあります。
会議を進めるうちに、複数の検討すべき議題が出てきます。それらの議題を議事録に記録しておけば、同じ議題を話し合うといったムダを省き、スムーズに業務を進行できるのです。
ただし、会議の回数が増えるにつれ”話し合った議題”を整理することは面倒になります。そのため、ノート形式で作成した議事録を即座に共有し、自社に合った「フォルダ」で整理できる「ナレカン」のようなツールを導入して、スムーズな会議を実現しましょう。
【これで解決】WordやExcelよりも簡単な議事録作成ツール
以下では、WordやExcelよりも簡単な議事録作成ツールをご紹介します。
WordやExcelで作られている議事録フォーマットは無料で使える一方、共有するにはメールやチャットを使わなければなりません。また、各メンバーが属人的に議事録を管理するため、「作成→共有→管理」のフローを一元化できないデメリットを抱えています。
これでは、作成した議事録を振り返って活用できないので、「議事録に必要な機能が過不足なく搭載されたITツール」を運用しましょう。ただし、複雑なツールは、一部の社員しか使いこなせない可能性があるため注意が必要です。
結論、WordやExcelのデメリットを解消するのは、1つのツールで議事録の作成から管理まで完結でき、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」一択です。
ナレカンに書いた議事録は、任意のメンバーに瞬時に共有でき、情報を「フォルダ」で整理すれば”どこに保存されているか分からない状態”になりません。また、オリジナルの「テンプレート」を登録すれば、統一された書式で議事録を作成できます。
議事録の作成・管理に最適なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- テンプレート機能
- コメント機能
ナレカンにはテンプレート機能があり、わずかな操作であらかじめ登録しておいたテンプレートを呼び出せます。体裁の整った議事録の作成に役立つのです。
ナレカンの「記事（ノート）」にはコメントが紐づいています。議事録を「記事（ノート）」にまとめることで、「会議で言い忘れた内容」「後から生まれた疑問点」をコメントでやり取りできるのです。
【無料】見やすい議事録フォーマット・テンプレート6選
以下では、無料で使えるWord（ワード）やExcel（エクセル）の議事録フォーマット・テンプレート6選をご紹介します。以下を参考にして、自社にあった議事録フォーマットを使いましょう。
Word｜シンプルな議事録
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Wordのフォーマットです。
会議の性質によって、自由にアレンジできるシンプルなつくりになっているのが特徴です。 「結果」と「保留事項」を記載する欄があるので、会議の決定事項と持ち越す内容を整理できます。
「Word｜シンプルな議事録」の詳細はこちら
Word｜議題の内容を包括できる議事録
こちらは、Microsoftが提供するwordのテンプレートです。
会議の議題を包括的にまとめるのに最適なテンプレートとなっています。議題を抜け漏れなく記載しながら、円滑に会議を進められるのです。
「Word｜会議の議題の議事録」の詳細はこちら
Word｜プロジェクト会議の議事録
こちらは、Smartsheetが提供するwordフォーマットです。
「プロジェクト会議」など定期的な開催が想定される会議に特化したフォーマットとなっています。「次回の会議日程」の記載欄があるので、改めてアナウンスする手間が省ける点も特徴です。
「Word｜プロジェクト会議の議事録」の詳細はこちら
Word｜株主総会の議事録
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Wordのフォーマットです。
株主総会の議事録に必要な項目が搭載されているのが特徴です。株主総会の議題である「決算書の報告・承認」や「役員報酬改定」がフォーマット化されているので、必要な個所を埋めるだけで議事録が完成します。
「Word｜株主総会の議事録」の詳細はこちら
Word｜おしゃれなミーティング議事録
こちらは、Microsoftが提供する、Wordのフォーマットです。
フォントの色やデザインが設定されているため、見やすくおしゃれなミーティング議事録を作れます。また、項目を自社の用途に適して変更できるので、様々な会議の議事録に利用可能です。
「Word｜おしゃれなミーティング議事録」の詳細はこちら
Excel｜打ち合わせの議事録
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Excelのフォーマットです。
打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる表形式の議事録となっています。時系列に沿って作成できるので、後から見返しても瞬時に理解できるのです。
「Excel｜打ち合わせの議事録」の詳細はこちら
【見本】議事録の必須項目と書き方の例
配布されている無料のフォーマットで自社に必要な項目がまかなえない場合は、フォーマットを自作するのも一つの方法です。会議の情報を漏れなく共有するために、以下の項目は必ず記載しましょう。
・会議名
はじめに、会議名を記載しておくと、何についての議事録か瞬時に把握できます。
（例）企業認知拡大プロジェクトのミーティング
・開催日時・場所
日時と場所を記載しておくと、情報の鮮度を確認できます。
（例）2022年8月23日(火)、本社会議室B
・参加者
部署と役職を記載します。
（例）広報部 山田部長、田中、佐藤、大道
・議題
会議で議論された内容を箇条書きで記します。
（例）新規顧客の獲得に向けた具体的な施策の立案
・決定事項
決定事項の欄には会議で達した結論を端的に記載します。
（例）Instagramアカウントの開設と運用、プレスリリースの配信
・ToDo
決定事項を踏まえたタスクを「誰が、何を、いつまでに」の観点で記載します。
（例）大道：プレスリリースのテーマと内容を８月29日(月)までに提出
・次回の会議内容
次回の会議へ持ち越しになった内容を記載します。
（例）8月30日(火) Instagramアカウントの投稿内容についての検討会議
・保留案件
しばらく決定できそうにない内容を記載します。
（例）取引先の返答待ちの案件
誰が見ても会議の内容を理解できる議事録を作成できるように、上記の項目を取り入れた「過不足のないフォーマット」を準備しておきましょう。
見やすい議事録を書くときの4つのポイント
ここでは、議事録を書くときの4つのポイントを紹介します。見やすい議事録を作成するには、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）事前準備をする
議事録作成の事前準備をしておくと、会議中はメモや議題に集中できます。
たとえば、日時や参加者といった事前に分かる情報は、あらかじめ記入するのがおすすめです。また、議論の展開を予想して議事録の構成を決めておくと「スピードが速くてメモが追い付かない」という状態になりにくいです。
以上のように、単純にフォーマットを用意するだけでなく「記入できるところを埋めておく」「議論の流れを予測してメモの準備をする」などの備えをしておきましょう。
（2）完璧なメモを取ろうとしない
会議中はすべてを書き起こそうとせずに、箇条書きや記号、図を使ってメモしましょう。
「完璧なメモを取ること」に固執しすぎると、議事録に書くべき内容を聞き逃して、会議の要点を掴めません。結果、会議の全体像をまとめるのに苦労してしまうのです。
そのため、抜け漏れをなくすには、議論の内容を簡単に書き出す意識が大切です。実際に、議事録を清書する前に「要点や決定事項」と「捕捉事項」に分別すれば、分かりやすい形でメンバーへ共有できます。
（3）5W1Hを意識する
議事録の作成時に5W1Hを意識すると、過不足がなく分かりやすい書類になります。5W1Hとは以下の6項目です。
- What：何を
- Why：なぜ
- When：いつまでに
- Where：どこで
- Who：誰が
- How：どのように
- 山田が提案書類を作成中、3/5までに提出。
- 伊藤が休暇のため、3/10に顧客面談を変更。株式会社〇〇第3会議室。
このように、議事録の作成時に5W1Hを組み込むことで、メンバーがわざわざ”納期”や”誰に確認してもらうか”を確認する手間を省けます。
関連記事： 会議における議事録の書き方とは？サンプルも紹介！
（4）共有・管理しやすいツールを使う
共有・管理がしやすいツールを使うこともポイントです。
議事録は、作成して終わりではなく、メンバーに共有したり振り返ったりする必要があります。しかし、WordやExcelでは、作成した議事録は「どのフォルダにあるのか」分かりづらく、共有するのにメールなどを使う必要があるので面倒です。
そのため、以上のような面倒を解消するには「議事録の作成・共有・管理がひとつで実現できるツール」が必須なのです。たとえば、「ナレカン」のような情報共有ツールを使えば、情報共有・管理を一元化できます。
Word/Excelの議事録フォーマット・テンプレートまとめ
ここまで、議事録の作成におすすめのフォーマット・テンプレートを中心にご紹介してきました。
フォーマットを活用すれば、「議事録をとる社員によって読みやすさが違う」という問題を解消できます。ただし、WordやExcelのフォーマットでは、メールで共有したり、ファイルを管理したりする手間がかかる点がデメリットです。
したがって、議事録の作成、共有、管理のすべてを完結できるツールを導入して、効率的に議事録を運用しましょう。また、ツールを社内に浸透させるには、「社員の誰もが簡単に使いこなせるか」が重要です。
結論、議事録の作成に最適なのは、必要な機能が過不足なく備わっていて、大企業でも全社員が使いこなせるツール「ナレカン」一択なのです。
ぜひ「ナレカン」で議事録の運用を効率化して、管理・共有にかかる面倒を解消しましょう。
