議事録は普段の業務に欠かせないものであり、会議の内容を書き留めるだけでなく、議事録を通して上司とのコミュニケーションを図ることもできます。
 
一方で、社内で議事録のフォーマットを統一できず記載項目に個人差が生まれてしまい、適切に会議内容を共有できていないチームも多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、すぐに使える議事録の無料テンプレート5選や作成時に注意すべき重要なポイントなどについてご紹介します。
 
  • 手間をかけずにすぐ使える議事録のテンプレートが欲しい
  • 議事録のフォーマットを統一して作成効率を上げたい
  • 作成時のポイントを把握し、質の高い議事録を仕上げたい
という方は、ぜひ今回の記事を参考にして議事録の作成をスムーズに行いましょう。


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【無料】すぐに使える議事録テンプレート5選

自社フォーマットがあれば、その書式に沿って議事録を作成することが望ましいです。
 
しかし、フォーマットが決まっていない場合は、以下でご紹介する無料ですぐに使える議事録テンプレート5選を利用してみましょう。テンプレートの活用によって、議事録の作成時間を短縮できると同時に、品質の均一化も実現できます。
 
以下のテンプレートはWordやExcelはもちろん、Googleどドキュメントやスプレッドシートでも利用可能です。

【Word】シンプルな議事録

【Word】シンプルな議事録の画像

  • 会議の性質によって自由にアレンジできるシンプルな議事録です。
  • 「結果」と「保留事項」について記載する欄があるので、会議の決定事項と次回の会議に持ち越す内容を適切に整理可能です。

【Word】会議議事録

【Word】会議議事録の画像

  • 会議の議題と決定事項を包括的にまとめるのに最適なテンプレートです。
  • 実施項目について表にまとめられるので、決定事項に付随するタスクを適切に管理できます。

【Excel】打ち合わせ議事録

【Excel】打ち合わせ議事録の画像

  • 打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる表形式の議事録です。
  • 時系列に沿って記載できるので、あとから見返した際に内容を理解しやすいです。

【Word】プロジェクト会議議事録

【Word】プロジェクト会議議事録の画像

  • プロジェクト会議など繰り返し行われることが想定されるものに特化した議事録テンプレートです。
  • 「会議の目標」についての記載欄があるので振り返りを行う際に活用すれば、効率よく進行ができたか確認できます。

【Word】株主総会議事録

【Word】株主総会議事録の画像

  • 株主総会の議事録に必要な項目が搭載されているテンプレートです。
  • 株主総会の議題である「決算書の報告・承認」や「役員報酬改定」がフォーマット化されているので、必要な個所を埋めるだけで議事録が完成します。


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議事録の目的とは

議事録に記載する内容は共通している場合がほとんどですが、会議や打ち合わせの内容によって書き留めておくべき項目が異なりますので、事前に確認しておくべきです。
 
一方、議事録を作成することの主要な目的は次の2つが挙げられます。

①会議の目的・結果の共有

何を議論・共有するための会議なのか、そして、「何が議論され」、「何が決定されたか」などを記録しておくことで、会議に出席できなかったメンバーにも必要な情報を正確に共有できます。
 
他にも、会議の方向性や「誰が」「何を言ったのか」を記載し、同じ部署やチームで共通認識を持つことで情報格差が発生しなくなります。また、上長への報告書としても利用できるので、議事録をきっかけとした上下間のコミュニケーション活発化も見込めます。
 
このように、議事録を作成し会議の目的や結果を共有すれば、不参加者も内容を理解し業務に素早く反映させられます。

②ToDoとその期限の共有

会議を通して生じた、次にやるべきこと(ToDo)は非常に重要な共有事項となります。
 
「誰が」「何を」「いつまでに」のToDoを記載しておくと、各メンバーのタスクやスケジュールについてチーム内で認識を合わせられます。また、直接自分に関与するタスクでなくても他メンバーのToDoを共有しておけば、タスクの抜け漏れ防止にも役立ちます。
 
会議で発生したタスクを可視化しておけば、作業の抜け漏れを防ぎチームで進捗状況を管理できます。
 
関連記事: 【おすすめ紹介】議事録アプリで会議や業務を効率化!


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議事録の必須項目

作成者によって記載項目に差異が出ないようにするには、議事録をフォーマット化するのが重要です。以下の項目を入れることで、会議の情報を漏れなく共有できます。
 
  • 会議名
    初めに会議名を記載しておくと、閲覧者が「どの会議なのか」すぐに理解可能です。
  • 開催日時・場所
    日時と場所を記載しておくと、情報の鮮度を確認できます。
  • 参加者
    部署と役職を記載します。
  • 議題
    会議で議論された内容を箇条書きで記します。
  • 決定事項
    決定事項の欄には会議で達した結論を端的に記載します。
  • ToDo
    決定事項を踏まえて「誰が」「何を」「いつまでに」やるか記述します。
  • 次回の会議内容
    結論に達しなかった議題について記載しておくと、次回に持ち越せます。
以上の項目を入れることで、後から誰が見ても会議の内容を理解できるものになります。そのため、今まで作成してきた議事録に上記の項目がなければ追加するべきです。


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議事録作成に重要な3つのポイント

議事録を素早く作成するには、事前準備や会議中の振る舞いが大切です。一方で、議事録作成がなかなかうまくいかず時間がかかってしまう人は、以下のポイントを意識していない場合が多く見受けられます。

①事前準備をする

事前に会議の目的や流れを把握しておくと、後にまとまりのある議事録を作成できます。
 
事前に議題が共有されている場合は、会議がどのように進行していくか想定しておくと、会議中に交わされる議論から要点を抽出できます。また、日時や参加者など事前に把握している情報はあらかじめ議事録に記載しておくと、会議後に素早く提出可能です。
 
議事録の作成担当者は、事前準備を行い会議中に重要情報を聞き逃さないようにしておくのが重要です。

②完璧なメモを取ろうとしない

会議中は完璧な文章で書こうとせず、箇条書き程度でメモすることが重要です。
 
会議中に「議事録を完成させよう」と気概が強いあまり、重要な情報の聞き逃しや作成に夢中になって会議に集中できないというケースが多く見受けられます。
 
こうした事態を避けるには、会議中は議論の要点を端的に書き残すのが重要です。さらに、テキストだけではなく、視覚的にわかりやすいイラストを用いるのも効果的です。
 
メモする際は、聞き逃しを防止するために結論を中心に素早く書き残す必要があります。

③5W1Hを意識

議事録の作成時に5W1Hを意識すると、読み手は会議の内容を正確に理解できます。議事録における5W1Hとは、以下の項目が挙げられます。
 
  • What:何を
  • Why:なぜ
  • When:いつまでに
  • Where:どこで
  • Who:誰が
  • How:どのように
5W1Hを意識することで、例えば議事録に記載するToDoの作業範囲が明らかとなり、内容の抜け漏れを防止できます。
 
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テンプレートを活用して効率的に議事録を作成できるツール

以下では、テンプレートを活用して効率的に議事録を作成できるツールをご紹介します。
 
上記で紹介したテンプレートを活用すれば議事録を効率的に作成できる反面、共有する際にはメールに添付して送信するなどほかのツールを活用する手間がかかります。しかし、ITツールを活用すれば議事録の作成から共有まで一元化できるので、業務全体にかかる時間を縮められます。
 
さらに、選ぶべきツールは「ITに詳しくない人でも簡単に使いこなせる」ことが必須です。多機能で煩雑なツールは社内に抵抗感が生まれ、議事録の適切な共有が難しいです。
 
そのため、導入するツールは初日から誰でも直感的に操作でき、議事録の作成から共有までを一元化する「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に保存したテンプレートをワンクリックでスムーズに呼び出せるので、誰でも簡単に議事録を作成可能です。さらに、作成した議事録に関する細かいやりとりはメッセージ機能を活用して手軽に行えます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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議事録の作成におすすめのテンプレートまとめ

これまで、議事録の作成に使えるおすすめのテンプレートを中心にご紹介してきました。
 
テンプレートを活用すれば、作成時間が短縮できると同時に担当者による記載項目の差異もなくせます。そのため、議事録の作成が個人によってばらつきが生じている場合は、管理しやすさの向上や業務効率化のため、この機会に統一すべきと言えるでしょう。
 
しかし、議事録は活用するのが重要なので、作成から共有までスムーズに行えるITツールの導入が不可欠です。ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも簡単に使いこなせるのが特徴で、議事録のテンプレート作成から運用までシームレスに行えます。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して議事録の運用を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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