議事録は普段の業務に欠かせないものであり、会議の内容を書き留めるだけでなく、議事録を通して上司とのコミュニケーションを図ることもできます。
一方で、議事録を作成すること自体が目的となってしまい、まとまりのない議事録になってしまったり、ただ作成しただけでメンバーに共有されなかったりして、議事録の必要性そのものを考えた経験がある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を効率的に書くためのコツや、さらに議事録を活かすための方法、すぐに使えるテンプレートについてご紹介いたしますので、
- 業務上で議事録を最大限に生かす方法が知りたい
- 議事録のテンプレートをつくるのが面倒なので、すぐに使えるテンプレートが欲しい
- 議事録の目的を再確認し、意味のある議事録を作成したい
という人は、ぜひ今回の記事を参考に業務効率化を実現していきましょう。
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目次
すぐに使える議事録テンプレート5選
自社フォーマットがあれば、その書式に則り議事録を作成することが望ましいです。
しかし、フォーマットが決まっていない場合は、以下でご紹介するすぐに使える議事録テンプレート5選を利用してみましょう。
クラシックな議事録
こちらはMicrosoftが提供している、議事録に最低限必要な項目がまとめられた、誰でも使いやすいテンプレートとなっています。
テンプレート内には項目だけでなく、書き方のアドバイスも掲載されているので、若手社員でも安心して使えるフォーマットとなっています。
議事録のテンプレート03
こちらは文例書式テンプレート集が提供している議事録テンプレートの1種です。
シンプルながらも情報がまとめられているので、項目不備でトラブルになることもありません。
左下には、印鑑を押す欄もあらかじめ設置されているので、誰が確認したのかが一目でわかります。なお、電子ハンコと組み合わせて使用するのも良い使い方と言えます。
プロジェクト会議議事録
こちらはsmartsheetより提供されている、プロジェクト会議用の議事録テンプレートです。
プロジェクトの進捗確認のシーンのような、繰り返し行われる会議などに適しています。
その場にいなかった人でもこの議事録を確認すれば内容が把握できるように設計されているので、チームで業務を進めている場合におすすめです。
議事録テンプレート3
こちらはWindows初心者ナビが提供している、Excelやスプレッドシートで使える議事録テンプレートです。
細かく項目が分かれており、WordにはないExcel特有のマス目を利用して、見やすく整理された議事録の作成が可能です。
議事録 2頁
こちらはKOKUYOから提供されている、各項目を詳細に記載できる議事録テンプレートです。
基本的な必須項目はもちろん、「討議」のセクションでは討議内容の結果を記載することができるので、議題ごとのプロセスと結果が一目でわかる仕様となっています。
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議事録の目的とは
議事録に記載する内容は共通している場合がほとんどですが、会議や打ち合わせの内容によって書き留めておくべき項目が異なりますので、事前に上長に確認しておくべきです。
一方、議事録を作成することの主要な目的は次の２つが挙げられます。
①会議の目的・結果の共有
何を議論・共有するための会議なのか、そして、「何が議論され」、「何が決定されたか」などを記録しておくことで、会議に出席できなかったメンバーにも必要な情報を正確に共有できます。
他にも、議事録で会議の方向性を確認したり、「誰が」「何を言ったのか」を明確に記載し、同じ部署やチームで共通認識を持つことで情報格差が発生しなくなります。
また、上長への報告書としても利用できるので、議事録をきっかけとした上下間でのコミュニケーションにも有効です。
②TODOとその期限の共有
会議を通して生じた、次にやるべきこと（TODO）は非常に重要な共有事項となります。
「誰が」「何を」「いつまでに」のTODOを記載しておくことで、各メンバーのタスクやスケジュールについてチーム内で認識を合わせることができます。
また、直接自分に関与するタスクでなくても、他メンバーのTODOを共有しておくことでタスクの抜け漏れ防止にも役立ちます。
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議事録作成に重要な3つのポイント
議事録作成がなかなかうまくいかず、時間がかかってしまう人は次の３つのポイントを意識していない場合が多く見受けられます。
①完璧なメモを取ろうとしない
会議中に「議事録を完成させよう」と気概が強いあまり、重要な情報を聞き漏らしてしまったり、作成に夢中になって会議に集中できないというケースが発生してしまいます。
そこで、会議中は完璧な文章で書こうとせず、メモ書き程度でも情報を残すことを優先しましょう。
できるだけその場で体系立てて各内容を整理し、簡潔な分かりやすいメモを取るように意識すると、要点を的確に書き留めておくことができます。
パソコンだと書き漏れが発生してしまう場合には、手書きでメモを取るようにしましょう。
また、テキストのメモだけではなく、視覚的にわかりやすいイラストを用いるのも効果的です。
②事前準備をする
「会議や打ち合わせでどのように進行していくか」をはじめとした準備は非常に重要です。
そのため、事前に会議の目的や流れを把握しておくことで、後にまとまりのある議事録を作成できます。
また、会議や打ち合わせは、どんな議題で進めていくかが前もって共有されていますので、アジェンダの有無にかかわらず、頭の中でどのような会議の構成となるかを想像しておくことが重要です。
③議事録のテンプレートを使用する
最初から各項目が決まっているテンプレートを利用した方が、白紙の状態から議事録を書くよりも効率的ですのでぜひ積極的に利用しましょう。
さらに、会議の種別ごとにテンプレートを用意しておくことで、さまざまな場面で評価される議事録の作成が可能です。
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議事録の必須項目と必要な意識
議事録は「必須の項目」と「執筆時のポイント」を押さえることで、誰が見てもわかりやすい、評価される議事録になりますのでそれぞれ確認してみましょう。
議事録の必須項目
以下の項目を必ず入れることで、必要なポイント（項目）を押さえられます。
- 会議名
- 開催日時
- 開催場所
- 参加者
- 会議の目的
- 議題
- プロジェクトやタスクの進捗状況
- 会議での決定内容
- 次回の宿題
これらの項目を入れることで、後から誰が見ても会議の内容を理解できるものになります。
逆に今まで作成してきた議事録に上記の項目がなければ、必要項目として追加するべきと言えるでしょう。
執筆時にすべき意識
議事録作成の際には、5W1Hを意識することで、会議の内容やその後の共有内容が明確になります。
議事録における5W1Hとは、以下項目が挙げられます。
- What：なにを
- Why：なぜ
- When：いつまでに
- Where：どこで
- Who：だれが
- How：どのように
5W1Hを意識することで、例えば議事録に記載するTODOの作業範囲が明らかとなり、内容の抜け漏れを防止できます。
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さらに効率的に議事録のテンプレートを使うには
さまざまな議事録テンプレートや、テンプレートを利用すると質の高い議事録の作成ができることをご紹介しました。
一方で、上手く議事録が作成できても共有方法が確立されていなかったり、情報が伝達されるまでに時間がかかっていれば、チームにとってストレスとなります。
他にも議事録だけではなく、さまざまな業務上で発生する情報共有はチャットツールだと流れてしまい、クラウド上の保存だと検索してから閲覧するまでに時間がかかります。
しかし、情報ストックツールの「Stock」を使うと、必要なときに必要な情報に簡単にアクセスができるので、非常に情報共有が簡単になります。
以下でStockについて簡単にご紹介します。
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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議事録のテンプレートまとめ
議事録はテンプレートを活用すれば、作成時間が短縮できます。
そのため、議事録の作成が個人のテンプレートによってばらつきがあるのであれば、業務効率化・管理のしやすさ向上のため、この機会に統一すべきと言えるでしょう。
ご紹介した情報共有ツール「Stock」は1分で登録ができ、さらに無料で利用ができるので、ぜひ使い勝手を確認してみましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
