会議の議題や決定事項を多くの社員へ効率的に伝えるには「議事録」に必要な項目を記載して共有する方法があります。
しかし、議事録の書き方が社員によってバラバラで「項目が足りない場合があって、何度も聞きなおしている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに使える議事録のテンプレートや書き方を中心にご紹介します。
- 手間をかけずに議事録を作成するためのテンプレートが欲しい
- 議事録のとり方がバラバラなので、情報共有がスムーズに進まず困っている
- 議事録の書き方を社内で統一させて、個人差が出ないようにしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テンプレートを使って簡単に分かりやすい議事録を作る方法が分かり、会議後の情報共有に役立てられます。
目次
議事録の目的
議事録には以下の2つの目的があります。目的によって記載すべき内容が変わることもあるので、ここで押さえましょう。
会議の目的・結果の共有
議事録には、会議の目的や結果を正確に伝えるという目的があります。
議論の過程や決定事項を過不足なく記載することで、不参加のメンバーは議事録を見るだけで会議の全容を把握できるのです。また、参加したメンバー同士で生じかねない”認識のズレ”を是正する役割も果たします。
このように、会議の目的や結果を共有し、チームメンバー間での認識を統一させるために議事録を作成します。
ToDoと期限の共有
議事録には、次回の会議に向けたToDo（やるべきタスク）と期限を共有するという目的もあります。
「誰が」「何を」「いつまでに」というタスクを記載しておくと、会議後のスケジュールを立てやすくなります。また、同じ議題に対するほかのメンバーのタスク一目も分かるため、チームで仕事が進めやすいのも特徴です。
以上のように、議事録でタスクと期限を共有することによって、スケジュール管理や進捗管理に役立てているのです。
関連記事： 議事録とは？分かりやすい書き方や目的も解説！
すぐに使えるWord・Excelの議事録テンプレート5選
以下では、Word（ワード）やExcel（エクセル）の議事録テンプレート5選をご紹介します。テンプレートは、形式的な議事録を短時間で作成するのに役立ちます。
Word｜シンプルな議事録
- 会議の性質によって自由にアレンジできるシンプルな議事録です。
- 「結果」と「保留事項」について記載する欄があるので、会議の決定事項と次回の会議に持ち越す内容を整理できます。
Word｜会議の議事録
- 会議の議題と決定事項を包括的にまとめるのに最適なテンプレートです。
- 議事録の下部には、タスクの内容だけでなくステータスも記載できるので、進捗管理に役立ちます。
Excel｜打ち合わせの議事録
- 打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる表形式の議事録です。
- 時系列に沿って記載できるので、あとから見返した際に内容を理解しやすいです。
Word｜プロジェクト会議の議事録
- プロジェクト会議など繰り返し行われることが想定されるものに特化した議事録テンプレートです。
- 「次回の会議日程」の記載欄があるので、改めてアナウンスする手間が省けます。
Word｜株主総会の議事録
- 株主総会の議事録に必要な項目が搭載されているテンプレートです。
- 株主総会の議題である「決算書の報告・承認」や「役員報酬改定」がフォーマット化されているので、必要な個所を埋めるだけで議事録が完成します。
【例文あり】議事録の必須項目と書き方
配布されている無料のテンプレートで自社に必要な項目がまかなえない場合は、テンプレートを自作するのも一つの方法です。以下の項目を入れることで、会議の情報を漏れなく共有できます。
・会議名
初めに会議名を記載しておくと、何についての議事録か瞬時に把握できます。
（例）企業認知拡大プロジェクトのミーティング
・開催日時・場所
日時と場所を記載しておくと、情報の鮮度を確認できます。
（例）2022年8月23日(火)、本社会議室B
・参加者
部署と役職を記載します。
（例）広報部 山田部長、田中、佐藤、大道
・議題
会議で議論された内容を箇条書きで記します。
（例）新規顧客の獲得に向けた具体的な施策の立案
・決定事項
決定事項の欄には会議で達した結論を端的に記載します。
（例）Instagramアカウントの開設と運用、プレスリリースの配信
・ToDo
決定事項を踏まえたタスクを「誰が、何を、いつまでに」という観点で記載します。
（例）佐藤：プレスリリースのテーマと内容を８月29日(月)までに提出
・次回の会議内容
次回の会議へ持ち越しになった内容を記載します。
（例）8/30(火)Instagramアカウントの投稿内容についての検討会議
誰が見ても会議の内容を理解できる議事録を作成するには、上記の項目を取りいれた過不足のないテンプレートを準備しておきましょう。
議事録を書く際の3つのポイント
以下では、議事録を書く際の3つのポイントをご紹介します。要点を押さえた分かりやすい議事録を作成するには、事前準備や会議中のメモが大切です。
（1）事前準備をする
会議中はメモや議題に集中するために、事前に準備をしましょう。
たとえば、日時や参加者といった事前情報は、あらかじめ記入しておくと会議に集中できます。また、交わされる議論を予想しておくと「議論のスピードが速くてメモが追い付かない」という状態になりにくいです。
単にテンプレートを用意しておくだけでなく「記入できるところを埋めておく」「議論の流れを予測してメモの準備をする」といった備えをしておきましょう。
（2）完璧なメモを取ろうとしない
会議中はすべてを書き起こそうとせずに、箇条書きや記号、図を用いてメモしましょう。
「完璧なメモを取ること」や「要点をつかむこと」に固執しすぎると、議事録に書くべきことを聞き逃して、あとでまとめる際に苦労するためです。
抜け漏れをなくすためには、議論の内容を簡単に書き出すことを意識しましょう。実際に議事録を清書する前に「要点や決定事項」と「捕捉事項」に分別すれば、分かりやすい形でメンバーへ共有できます。
（3）5W1Hを意識する
議事録の作成時に5W1Hを意識すると、過不足がなく分かりやすい書類になります。5W1Hとは以下の6項目のことです。
- What：何を
- Why：なぜ
- When：いつまでに
- Where：どこで
- Who：誰が
- How：どのように
たとえば、タスクを記載するときは内容や担当者だけでなく期日（When）を記載すれば、メンバーがわざわざ確認する手間を省けます。
議事録は何で作る？WordやExcelを使うデメリット
無料で配布されている議事録のテンプレートは、WordやExcelで作成されているものが多いです。そのため、共有する際はメールやチャットを使う手間がかかります。また、受信者はわざわざダウンロードして個人のフォルダで管理しなければならないので面倒です。
したがって、議事録の作成、共有、管理に必要な機能がすべてそろっており、かつ誰でも簡単に操作できるツールを使って、見やすい議事録を効率的に運用しましょう。
ただし、操作が難しく一部の社員しか使いこなせないツールは「誰でも同じような議事録を作る」というテンプレートの目的が意味をなさなくなるため、簡単に操作できるものを選ばなければなりません。
結論、WordやExcelのデメリットを解消するのは、議事録の作成から管理までが完結し、さらに65歳の社員でも使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockのテンプレート機能を使って、自社独自のテンプレートを自由に作成、保存しましょう。保存したテンプレートは「ノート」に呼び出してそのまま書き込めるので、誰でも書き方に迷うことなく議事録作成にとりかかれます。
議事録の作成・管理に最適なツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
議事録のテンプレートや書き方まとめ
ここまで、議事録の作成におすすめのテンプレートを中心にご紹介してきました。
テンプレートを活用すれば「議事録をとる社員によって記載項目が違って分かりにくい」という問題を解消できます。ただし、WordやExcelのテンプレートだと、メールで共有したりファイルを管理したりする手間がかかるのがデメリットです。
したがって、テンプレート作成から議事録の共有、管理まですべて完結するツールを導入して、効率的に議事録を運用しましょう。また、ツールを社内に浸透させるには、社員の誰もが簡単に操作できるものを選ぶ必要があります。
たとえば、今回ご紹介したStockは、テンプレートなどの議事録に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも使えるシンプルなツールなので、自社の環境に最適です。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で議事録の運用を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
