異動や退職にともなって業務の担当者を変更する際は、社内・社外それぞれに引継ぎの旨をメールなどで連絡し、業務に必要な資料を共有しなければなりません。
 
しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「社外への引継ぎメールがマナーに沿って書けているか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。
 
  • 相手に失礼のない引継ぎメールを送りたい
  • 引継ぎにかかるやりとりを減らしてスムーズに進めたい
  • 引継ぎ業務の負担を減らして、ほかの業務に時間を割きたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。


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【例文】引継ぎ・担当変更メールの書き方

以下では、引継ぎ・担当変更メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。

社外向け

以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。

<前任者>

前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
 
(1)件名
【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 山田太郎
 
(2)担当変更の背景と日付
××株式会社
伊藤様
 
平素よりお世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。
 
このたび人事異動に伴って、4月1日付で貴社の担当を外れることとなりました。
 
(3)感謝の言葉
在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。
 
(4)後任者の紹介
後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。
佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。
 
(5)挨拶について
後日改めまして佐藤と共にご挨拶に伺う所存ではございますが、
取り急ぎメールにてご報告させていただきます。
 
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
 
 
以上のように、件名には担当変更の旨と氏名を記入しましょう。そして、本文中では担当変更の背景と日付、感謝の言葉を述べたあと、後任者を紹介します。

<後任者>

後任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。
 
(1)件名
【着任のご挨拶】株式会社△△ 佐藤一郎
 
(2)担当変更の背景と日付
株式会社××
伊藤様
 
平素よりお世話になっております。
株式会社△△の佐藤でございます。
 
このたび人事異動に伴って、4月1日より山田の後任として
貴社を担当させていただくことになりました。
 
(3)挨拶について
後日、改めましてご挨拶させていただきたく存じますが、
取り急ぎメールにてご報告させていただきます。
 
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
 
 
以上のように、件名には担当変更の旨と氏名を記入しましょう。そして、本文中では担当変更の背景と日付、メール連絡のお詫びに触れます。

社内向け

以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。

<前任者>

前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
 
(1)件名
【異動のご挨拶】営業部 山田太郎
 
(2)異動の日付、異動先
営業部
田中さん
 
お疲れさまです。営業部の山田太郎です。
このたび4月1日もちまして、B支店に異動することになりました。
 
(3)感謝の言葉
在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進したことから、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。
 
(4)後任者の紹介
後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。
 
(5)お詫び
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
 
 
以上のように、件名には担当変更の背景と自分の部署名、氏名を記入しましょう。そして、本文中では異動の日付と異動先、宛先の社員への感謝の言葉、後任者の紹介、メール連絡のお詫びに触れます。

<後任者>

後任者から社内向けの引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。
 
(1)件名
【担当者変更のご挨拶】営業部 佐藤一郎
 
(2)異動の日付、異動前の部署名
ご担当者様各位
 
このたび、4月1日付けの異動により、山田さんの業務を
引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。
異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。
 
(3)抱負
不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。
 
以上のように、件名には担当変更の旨と自分の部署名、氏名を記入しましょう。そして、本文中では異動の日付と異動先に触れます。


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引継ぎ・担当変更メールのポイント

以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。

引継ぎメールで気をつけるマナー

引継ぎメールでは気を付けるマナーは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点です。
 
本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされています。したがって、メールで報告する際は、お詫びの一文を付け加えて丁寧な印象を与える必要があるのです。また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。
 
以上のように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールは、丁寧かつ分かりやすく伝えることを心がけましょう。

引継ぎメールを送るタイミング

引継ぎメールは早めに送らなければなりません。具体的には、担当の変更が分かってからすぐが好ましいとされています。
 
早めの挨拶が必要な理由は、仮に担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないためです。
 
また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備しましょう。


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【社内向け】メールで引継ぎをする3つのデメリット

挨拶だけでなく、資料の受け渡しや担当者同士のコミュニケーションなど、メールは引継ぎ業務全般に利用されます。以下では、メールでの引継ぎで見落としやすい3つのデメリットを解説するため、担当者の方は必見です。

(1)あとから簡単に見返せない

1つ目のデメリットは、引継ぎに関するやりとりを見返すのに手間がかかることです。
 
たとえば、引継ぎで見返したいやりとりがあると、わざわざ大量の業務メールから探し出さなければなりません。万が一、引継ぎのメールを見つけ出せなかった場合、もう一度共有してもらう必要があるので相手に失礼になります。
 
メールの重要なやりとりをまとめて保存すれば見返せますが、手間がかかって非効率です。したがって、やりとりを蓄積して簡単に見直せる環境を整える必要があります。

(2)引継ぎ資料の添付漏れが起こる

2つ目のデメリットは、引継ぎ資料の確認漏れが起こりやすいことです。
 
前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。その結果、引継ぎに必要な情報の確認漏れが生じてしまうのです。
 
資料の引継ぎが不十分だと、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、あらかじめ用意したものをまとめて共有するのが最適です。

(3)質問のやりとりが面倒

3つ目のデメリットは、引継ぎに関する質問のやりとりが面倒な点です。
 
前任者と後任者の部署が異なる場合、質問などのコミュニケーション手段はメールになりがちです。しかし、メールは宛先・件名を設定したり文章の体裁を整えたりしなければならないので、質問を1つするのにも時間がかかってしまいます
 
そのため、引継ぎ資料と紐づけた気軽なコミュニケーションがとれるツールが必要です。たとえば、「ノート」にテキストや画像で引継ぎ資料を作成でき、さらにノートに紐づいた「メッセージ」でやりとりできる「Stock」のようなツールが最適です。


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【社内向け】”資料の引継ぎ”から”担当変更の連絡”までがスムーズになる方法

以下では、社内における”資料の引継ぎ”から”担当変更の連絡”までがスムーズになる方法をご紹介します。
 
引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールだと気軽にコミュニケーションがとれないうえに、件名などの設定に手間がかかる点がデメリットです。
 
そこで、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまうので、あとから見返しにくいと言えます。したがって、「引継ぎのやりとりに手間がかからず、かつ情報を流さず蓄積できるツール」を導入しなければなりません。
 
結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるためには、メールよりも簡単にコミュニケーションが取れるメッセージ機能があり、かつ引継ぎ資料を簡単に蓄積・共有できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に引継ぎ資料を作成・蓄積しましょう。取引先との情報などを日頃からStockで管理しておけば、フォルダへのアクセス許可だけで後任者への資料の引継ぎが完了するため、ファイルをまとめてメールで送る手間が省けます。

引継ぎに必要な資料を簡単に共有できるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
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少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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引継ぎ・担当変更メールの書き方まとめ

ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。
 
社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返えしやすい形で実施する必要があります。
 
また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有なければなりません。したがって、「メッセージのやりとりと資料の共有が手間なくできるツール」が最適です。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは引継ぎに必要な機能が過不足なく備わっており、65歳以上の社員でも使いこなせるほど簡単ツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して資料の共有・メッセージのやりとりに活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。