異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨をメールなどで連絡し、業務に必要な資料を共有しなければなりません。
しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため、「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。
- 失礼のない引継ぎメールを送信したい
- 業務の引継ぎをスムーズに進めるコツを知りたい
- 引継ぎに必要な情報を適切に管理できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。
目次
【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方
以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。
社外向け
以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
＜前任者＞
前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
（1）件名
【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
（2）担当変更の背景と日付
××株式会社
伊藤様
平素よりお世話になっております。
株式会社△△の大道でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日付で貴社の担当を外れることとなりました。
（3）感謝の言葉
在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。
（4）後任者の紹介
後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。
佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。
（5）挨拶について
直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、件名には担当変更の旨と氏名を記入します。
本文では、まず担当変更の背景と日付を明確に記載しましょう。次に、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べた後、後任者の紹介をします。キャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。
そして最後に、直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。
＜後任者＞
後任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。
（1）件名
【着任のご挨拶】株式会社△△ 佐藤一郎
（2）担当変更の背景と日付
株式会社××
伊藤様
平素よりお世話になっております。
株式会社△△の佐藤でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として
貴社を担当させていただくことになりました。
（3）挨拶について
直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
前任者と同じく、件名には担当変更の旨と氏名を記入しましょう。そして、本文中では担当変更の背景と日付を記載し、最後にメール連絡のお詫びをします。
社内向け
以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
＜前任者＞
前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
（1）件名
【異動のご挨拶】営業部 大道宏樹
（2）異動の日付、異動先
営業部
田中さん
お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。
このたび4月1日をもちまして、B支店に異動することになりました。
（3）感謝の言葉
在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。
（4）後任者の紹介
後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。
（5）お詫び
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
以上のように、件名には担当変更の旨と自分の部署名、氏名を記入しましょう。
本文では、まず異動の日付と異動先を明確かつ簡潔に記載します。次に、宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。
そして、後任者の紹介を簡潔に記載し、最後にメール連絡のお詫びをします。
＜後任者＞
後任者から社内向けの引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。
（1）件名
【担当者変更のご挨拶】営業部 佐藤一郎
（2）異動の日付、異動前の部署名
ご担当者様各位
このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を
引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。
異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。
（3）抱負
不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。
（4）お詫び
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
後日改めまして、ご挨拶に伺う所存でございます。
前任者と同じく、件名には担当変更の旨と自分の部署名、氏名を記入しましょう。本文中では、異動の日付と異動前の部署名を簡潔に記載します。そして、今後に向けた抱負を述べ、最後にメール連絡のお詫びをします。
引継ぎ・担当変更メールのポイント
以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。
丁寧かつ分かりやすく伝える
丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。
具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。
また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。
変更が分かったらすぐに伝える
変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。
引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。
また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、多階層のフォルダと検索機能で、目的の資料をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。
前任者からメールを送信する
最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。
基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。
スムーズに引継ぎを行うために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。
業務の引継ぎをスムーズにするコツ3選
ここからは、業務の引継ぎをスムーズにするコツを紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らしながら、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。
（1）過去のやりとりを簡単に見返せるようにする
1つ目のコツは、過去のやりとりを簡単に見返せるようにすることです。
たとえば、メールで引継ぎのやりとりをしていると、見返したい内容があった場合には大量の業務メールから探し出さなくてはなりません。さらに、目的の情報を見つけ出せなければ再度共有してもらう必要があるので、相手の業務にも支障が出てしまいます。
このように、過去のやりとりを素早く見返せなければ、引継ぎ業務に必要以上の時間がかかるのです。そこで、「ナレカン」のようにやりとりを蓄積して簡単に見直せるツールを使えば、効率よく業務を進められ、やりとりが見つからないストレスもありません。
（2）引継ぎ資料が埋もれないように共有する
2つ目のコツは、引継ぎ資料が埋もれないように共有することです。
資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。
たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、あらかじめ用意したものをまとめて共有するのが最適です。
（3）資料と紐づけてやりとりを管理できるツールを使う
3つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりを管理できるツールを使うことです。
資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえに「資料のどこが分からないか」を的確に伝えられるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。
このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、過去のやりとりを確認しやすくなったり認識のすり合わせがスムーズになったりするため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。
業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール
以下では、業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツールをご紹介します。
引継ぎ業務では、「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションがとれないうえに、件名などの設定に手間がかかる点がデメリットです。
そこで、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまうので、あとから情報を簡単に見返せません。したがって、「引継ぎのやりとりに手間がかからず、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。
結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールよりも手間なくコミュニケーションがとれ、数十名～数万名と幅広い規模の企業で引継ぎ資料を簡単に蓄積・共有できる「ナレカン」を使うべきです。
ナレカンの「記事(ノート)」に作成した引継ぎ資料は、フォルダへのアクセスを許可するだけで、すぐに任意の後任者へ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ(コメント)」で他の情報と混ざらずやりとりできるうえ、「多階層のフォルダ機能」で”部署”や”業務”ごとに資料を管理しておける点が大きな特徴です。
引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った引き継ぎ資料の管理＞
以下は、ナレカンで引き継ぎ資料を管理する例になります。
- フォルダでの資料管理
- コメント(メッセージ)機能
ナレカンの多階層フォルダによって引き継ぎに必要な資料を内容ごとに管理できるため、目的の資料を見つけやすく、スムーズに業務を進めることができます。
各ノートにはコメント機能があるため、気軽にコミュニケーションを取れるうえ、他の情報と混ざることなく資料ごとにやり取りを管理しておけます。
引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ
ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。
社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。
また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「メッセージのやりとりと資料の共有を、手間なくおこなえるツール」が求められます。
したがって、業務の引き継ぎを円滑に行うには、資料ごとにやり取りを残しておけるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。
