従業員の行動に関する基準やルールを示すために、多くの企業で「手順書」や「ガイドライン」が作成されます。
しかし、「そもそも手順書とガイドラインの違いが分からない」「作成しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、手順書とガイドラインの違いや、作成ポイントを中心にご紹介します。
- 手順書とガイドラインの区別が分かっていない
- 作成した手順書・ガイドラインが業務に役立っていない
- 手順書やガイドライン、マニュアルなど、従業員に読んでほしい資料を一箇所にまとめたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手順書とガイドラインの意味や作り方の違いが分かり、さらに適切な管理方法も見つかります。
目次
手順書とガイドラインの概要
以下では、手順書とガイドラインの基本を解説します。両者の違いを知っておくべき理由も分かるので担当者の方は必見です。
「手順書」と「ガイドライン」の違い
手順書とガイドラインの違いは、「どこまで具体的な行動を規定しているか」の程度にあります。
手順書は誰でも同じ仕事ができるように、具体的な作業手順を示した文書を指します。一方、ガイドラインは具体的な行動などは規定せずに、守るべき基準を示すのみに留まるものです。
言い換えれば、手順書には仕事のやり方が、ガイドラインには向かうべき方向が記載されています。
違いを理解すべき理由
手順書とガイドラインの違いが分かれば、具体的に何を書くべきなのかも迷いません。
たとえば、手順書とガイドラインを一緒くたにすると、「具体的な作業手順が書いていない手順書」や「何を守れば良いのか曖昧なガイドライン」になってしまうのです。
以上のことからも、従業員に活用してもらうためには、手順書とガイドラインを区別しておく必要があります。
分かりやすいガイドラインの書き方｜手順書と比較
以下では、ガイドラインを作成するポイントを手順書と比較して解説します。内容に過不足がないガイドラインを作成したい方は必見です。
（1）大まかな方向性を示す
はじめに、ガイドラインでは「大まかな方向性」を示しましょう。
具体的には、「今後どのような問題を解決すべきか」や「どのような対応方針をとるか」などの方向性を設定します。ただし、具体的な解決や対応の手段は書きません。
逆に、大まかな基準や方向性だけ書かれた手順書では、従業員は「何をすれば良いのか分からない」と途方に暮れてしまいます。そのため、ガイドラインとは異なり、手順書には細かい作業手順を明確に示す必要があるのです。
（2）抽象的に記載する
次に、ガイドラインは抽象的に書きましょう。
ガイドラインを具体的に書きすぎると、従業員の裁量を狭めることにつながるため、結果的に「自分で考えて行動する」という能力が身につかなくなります。
逆に、抽象的な手順書では「何をすれば良いのか分からない」という状況になり、部下から相談や質問が増えて対応に追われることになるので、手順書には業務や操作の方法を具体的に書きます。
（3）読み手に判断をゆだねる
最後に、ガイドラインでは具体的な手段、行動は示さず、臨機応変に動ける従業員に判断させましょう。
大きな方向性をガイドラインで示せば、予期せぬ事態に見舞われても、マニュアル通りではない臨機応変な対応ができるのです。逆に、手順書は誰でも同じ仕事ができるようにするために作成するので、具体的に書き下す必要があります。
ただし、ガイドラインも手順書も、従業員がいつでも見られる場所で管理しなければ意味がありません。そのため、パソコンだけでなく、スマホやタブレットから簡単に情報をチェックできる「ナレカン」のような管理アプリが必要です。
【担当者必見】手順書・ガイドラインを管理するときの注意点
以下では、手順書やガイドラインを管理するときの注意点を解説します。
分かりやすいガイドラインや手順書をつくっても、従業員に活用されなければ意味がありません。たとえば、紙で管理すると「どこのページに書いてあるか」がすぐには分からないため、最終的には誰も使わなくなるのです。
また、WordやExcelで手順書を作成すると、わざわざフォルダから探し出して、ファイルを開かなければならず面倒です。したがって、ガイドラインや手順書は「目的の情報を簡単に見つけられるアプリ」で管理しましょう。
結論、自社で導入すべきアプリは、ノート形式であらゆる情報をストックできるうえに、メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルな「ナレカン」一択です。
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「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
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ナレカンを使ったガイドラインの作成例
ここでは、ナレカンを使ったガイドラインの書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすいガイドラインを簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
- 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、ガイドラインのテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、ガイドラインの完成です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすいガイドラインを簡単に作れます。
手順書とガイドラインの違いや作り方まとめ
ここまで、「手順書とガイドラインの違い」や「ガイドラインの作成ポイント」を中心に紹介しました。
分かりやすい手順書やガイドラインは業務を進めるうえで必要ですが、そもそも適切に管理しなければ誰も見ません。そのため、アプリを使って、誰でも簡単に手順書やガイドラインへアクセスできる環境を整えましょう。
ただし、多機能なアプリを導入してもITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置されることになります。
結論、自社が導入すべきなのは、スマホやタブレットでも使えるうえに、非IT企業の方でも簡単に使える「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、手順書やガイドラインが活用される仕組みをつくりましょう。
