業務に必要な知識や技術を新人に身につけさせるためには、具体的な業務の手順を示した「マニュアル」や「手順書」を作成しなければなりません。
しかし、「研修で使えるマニュアルのつくり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、研修で役立つ手順書の作り方やおすすめのアプリを中心にご紹介します。
- 新入社員の指導にかかる工数を減らしたい
- 経歴に関わらず、すべての社員が同じ質の仕事をできるようにしたい
- 研修マニュアルをつくったが、上手く運用できていない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、研修で求められる手順書・マニュアル作成の基本が分かり、社員教育に役立てられます。
目次
【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方
以下では、研修マニュアルや手順書の作り方を4ステップでご紹介します。順序立てて作成すれば、飲食や看護、建築など業種を問わずに適切なマニュアルができるのです。
（1）概要を決める
まずは、マニュアルや手順書の大枠を定めます。
手当たり次第にマニュアルを作成すると混乱する可能性があるため、業務に優先順位を付けましょう。そして、それぞれのマニュアルについて「いつまでに、誰が作成するのか」を決定します。
優先順位を明確にしてスケジュールや体制を決定すれば、作成もスムーズに進められるのです。
（2）作業を洗い出す
次に、業務の作業を洗い出しましょう。
具体的には、社員にヒアリングします。ヒアリングは「業務を構成する大まかな仕事→それを構成する作業→さらに細かい単位の動作」の順序で実施するのが最適です。
業務を細かく分解しなければ、手順が抜け漏れる可能性があります。したがって、作業を細分化することを意識しながら洗い出しをしましょう。
（3）業務の流れを決める
次に、誰でも円滑に業務を進められる形に整理します。
ここでは、従来の手順について「手順に無駄がないか」「作業スピードに無理はないか」を検討して、最善の手順を決めましょう。また、仕事で使う設備や備品の位置も合わせて考慮しておくと、より無駄のないマニュアルになります。
誰もがスムーズに仕事ができるように、以上の視点から業務を整理しましょう。
（4）アプリで管理する
最後に、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。
紙資料では目的のページを見つけるのに苦労するので、次第に誰も使わなくなります。また、マニュアルに変更があればわざわざ回収して、配り直す必要があるので面倒です。
それゆえに、余計な手間を減らすためにも、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。たとえば、あらゆる情報をストックできる「ノート」がある「Stock」であれば、スマホでも簡単に編集ができます。
研修で求められるマニュアル・手順書とは
以下では、研修で求められる手順書・マニュアルの特徴を解説します。研修マニュアルや手順書は、新入社員が頻繁に使うので必見です。
（1）業務の全体像が分かる
はじめに、研修マニュアルは、業務の全体像が分かるようにしましょう。
業務の全体像を示すには、仕事の流れ（業務フロー）を図形と矢印を使って可視化したフローチャートが有効です。フローチャートは、業務の（1）開始・終了、（2）作業・処理、（3）条件の3項目で図形を使い分けると分かりやすくなります。
業務の全体像を示すことで新入社員は個人作業だけでなく、ほかの作業との関連性も分かるようになるのです。その結果、周りの状況や先のことを考えながら仕事ができます。
（2）最も効率的な手順が分かる
次に、手順が最も効率的であるかを確認しましょう。
具体的には、研修マニュアルを作成する前に、複数の社員に業務のヒアリングをすることが重要です。仮に、ヒアリングをせずに作成した場合、必要な手順やコツを拾えません。
また、ベテラン社員のノウハウをマニュアルに落とし込めば、チーム全体の生産性も改善されていきます。
（3）すぐに必要なページが見つかる
最後に、時間や場所を問わずに、研修マニュアルを確認できる仕組みも必要です。
新入社員には効率的な作業手順を早く覚えてもらう必要があるので、いつでもマニュアルを見られるようにしなければなりません。しかし、紙のマニュアルでは、目的のページがどこにあるのかすぐに分からないため、現場で使われなくなるのです。
したがって、スマホやPC、iPadから研修マニュアルや手順書を確認できる「Stock」のように、すぐに目的のページを探し出せる検索機能を備えているアプリを使いましょう。
【これが必須】すぐに目的のページが見つけられるアプリ
以下では、研修マニュアルや手順書の管理に最適なアプリをご紹介します。
紙のマニュアルでは、すぐに確認したいページが見つからないので不便です。結果、マニュアルがあるのにも関わらず新入社員から何度も質問されて、自身の仕事が圧迫されることになりかねません。
したがって、見やすい研修マニュアルを作成するだけでなく、新人研修では「確認したいページを、いつでも簡単に探し出せるアプリ」を使うべきです。
結論、目的の情報へすぐにアクセスできるアプリは、全文検索やタイトル検索、タグ検索などの機能を備えており、スマホやタブレットですぐに情報を見つけられる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、ファイルもドラッグ＆ドロップで簡単に添付できます。また、アクセス権限もすぐに設定できるため、編集されたくない情報にロックをかけることも可能です。
ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるアプリ「Stock」
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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
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松山ヤクルト販売株式会社 |
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SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ
これまで、「研修マニュアルや手順書の作り方」や「おすすめの管理アプリ」を中心に紹介しました。
紙のマニュアルは、目的のページを探すのが面倒なので次第に誰も使わなくなります。したがって、マニュアルや手順書をパソコンだけでなく、スマホやタブレットから簡単に確認できるアプリが必要です。
たとえば、多様な検索機能で目的の情報をすぐに見つけられるうえに、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」であれば、導入してすぐに運用に乗せられます。
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