従業員の業務状況や業務成績に問題がある場合には、指摘や改善方法の提示を行うために、業務改善指示書・注意書を作成するケースがあります。
 
しかし、作成する機会が少ないため適切な書き方がわからず、誤った記載から従業員とのトラブルへ繋がることに懸念がある方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、従業員への業務改善指示書・注意書の書き方と、書く際のポイントを中心に解説します。
 
  • 作成の機会が少ないため、業務改善指示書・注意書の適切な書き方がわからない
  • 誤った記載によって、トラブル発展するのを事前に防ぎたい
  • 業務改善指示書・注意書を効率的に作成する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、業務改善指示書・注意書の正しい書き方と作成のポイントがわかり、業務に問題がある従業員への指示はもちろん通常の業務指示も管理できるようになります。


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業務改善指示書・注意書とは

業務改善指示書・注意書は、業務に何かしらの問題がある従業員に対して、業務改善の機会を与えるために作成する書類です。
 
法令では、従業員の業務に問題があると判断しても、警告なく解雇すると解雇権の濫用となり「業務改善のための労働機会が十分に与えられなかった」とみなされてしまいます。
 
このように、従業員に業務態度を改善させるだけでなく、法的側面からも業務改善指示書・注意書はトラブル防止のために不可欠な書類となるのです。


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業務改善指示書・注意書の書き方とは

以下では、業務改善指示書・注意書の書き方をご紹介します。正しい書き方を把握して、従業員に適切な改善点を提示できるようにしましょう。

基本構成で押さえるべき5項目

業務改善指示書・注意書の基本構成として、以下の5項目が決められています。そのため、抜け漏れが無いように十分注意して作成しましょう。
 
  • 日付
  • 書類の「発行日(送付日)」を記載します。日付は和暦、西暦のどちらも使われる場合があるため、自社のフォーマットに従いましょう。
  • 宛先
  • 誰に向けた文書であるのかを明記します。指示する相手への敬意として、「〇〇殿」「〇〇各位」などの表現を用いるのが一般的です。
  • 発信者
  • 氏名だけを書く場合や、「〇〇部長 氏名」のように書く場合があります。また、フォーマットによっては氏名の右横に押印するケースもあるため注意しましょう。
  • タイトル
  • どのような業務改善を指示する文書なのかがひと目で確認できるように、タイトルは簡潔に記載します。
  • 本文
  • 指示内容を具体的に記載します。その際、文字数が多くなると本旨が伝わりづらくなるため、「時候の挨拶」などは不要です。

内容は簡潔にまとめる

業務改善指示書・注意書では、内容を簡潔にまとめることも重要です。
 
記載内容が細かすぎると、業務改善指示書を受け取った従業員が重要事項を見落とす恐れがあります。また、指示内容が多項目であれば本旨が正確に伝わりづらくなることから、誤った解釈をされる原因にもなります。
 
したがって、従業員との認識齟齬を防ぐためにも、指示内容は箇条書きを用いたり、5W1Hを明記したりなどの工夫によって簡潔にまとめましょう。

必要があればURLや画像を添付する

業務改善指示書・注意書では、必要に応じてURLや画像の添付もしましょう。
 
指示内容によっては、文章だけでは正確な理解が難しい場合もあります。具体的なイメージができず業務改善への道筋が可視化されていなければ、同じミスを繰り返してしまうことも懸念されるのです。
 
したがって、従業員に具体的な業務改善のイメージを持たせるためにも、適宜URLや画像を添付するのがおすすめです。


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業務改善指示書・注意書を書く際のポイント

以下では、業務改善指示書・注意書を書く際のポイントをご紹介します。従業員とのトラブル防止のためにも、確実に把握しましょう。

「事実」と「意見」の混同を避ける

業務改善指示書・注意書を書く際にまず注意すべきなのが、「事実」と「意見」の混同を避けることです。
 
「〇〇である」や「〇〇だと考える」のように、「事実」と「意見」を混同してしまうと、指示内容の正確性が損なわれることになります。その結果、的を射た改善指示をしたとしても、誤った前提によるものとされかねません。
 
したがって、指示書の正確性を欠き、不当な評価を下されないためにも、業務改善指示書には「事実」と「意見」を織り交ぜて記載するのは避けましょう。

曖昧な言い回しを避ける

曖昧な言い回しを避けることも、業務改善指示書・注意書を書く際に注意すべき点です。
 
業務改善指示書は誰が見ても同じ意味での理解が必要です。しかし、曖昧な言い回しによって、複数の解釈が生まれる恐れがあります。また、指示内容を確実に実行させようとするあまり高圧的な言い回しをするのも、従業員に不快感を与える原因になるのです。
 
したがって、従業員に正確な内容を理解させたり、言い回しによる不快感を回避させたりするためにも、指示の表現方法には十分注意しましょう。

効率的な方法で共有する

業務改善指示書・注意書は、効率的な方法で共有することにも注意すべきです。
 
従業員の早急な業務改善を促すには、業務改善指示書をスムーズに該当の従業員に共有する必要があります。しかし、メールなどのアナログな共有方法では、確認の度にファイルを開く工数が発生し、時間がかかってしまいます。
 
そこで、ファイル共有の煩雑さを解消しながらスムーズな情報共有ができる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有ができる環境を構築しましょう。


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業務改善指示書・注意書を効率よく作成・管理するツール

以下では、業務改善指示書・注意書を効率よく作成・管理するツールをご紹介します。
 
業務改善指示書は、作成はもちろん管理方法も効率的でなければなりません。また、改善指示書を提出したからには指示書のデータはもちろん、当該従業員の業務管理を分析し、本当に業務が改善されているかをチェックする必要があります。
 
そこで、日々の業務が忙しいなか従業員の情報を適切に管理し、早急な業務改善を促すには「扱いやすい情報共有ツール」が必要です。ツールが使いやすければ浸透のスピードも早まり、業務改善指示だけでなく”通常の業務指示のスピード向上”も見込めるのです。
 
結論として、業務改善指示書の管理・業務指示まで一貫して効率化するには、非IT企業の社員でも即日で効率的な情報共有できる「Stock」のようなツールが必須です。
 
Stockの「ノート」へ業務の改善・指示内容を記載し、任意の従業員へスムーズに共有されます。また、「フォルダ」でメンバーごとの業務を明確に振り分けて管理できるため、業務指示と異なる作業が行われてしまうリスクがありません。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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従業員への業務改善指示書・注意書の書き方やポイントまとめ

これまで、従業員への業務改善指示書・注意書の書き方や、書く際のポイントを中心に解説してきました。
 
伝わりやすい業務改善指示書を作成するには、基本項目を確実に押さえることはもちろん、表現方法にも注意すると改善点の提示・トラブルを防止できます。
 
また、業務改善指示書をはじめとした業務指示が非効率な方法で行われていると、認識齟齬の発生を招きかねません。したがって、効率的に指示を共有するためには、「情報共有におけるストレスを解消するITツール」の導入一択になります。
 
今回ご紹介したStockは、ITリテラシーを問わず誰でも効率的な情報共有が可能なツールです。操作性のシンプルさが評価され、非IT企業を中心に100,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
 
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