従業員の業務状況や勤務態度に問題がある場合には、企業側は、改善を促すために業務改善指導書・注意書を作成するケースがあります。
しかし、「これまで指導書を作成する機会がなく、適切な書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、従業員向けの業務改善指導書・注意書の書き方とポイントを中心に解説します。
- 業務改善指導書・注意書を手間なく作成したい
- 効果的な業務改善指導を作り、従業員の業務改善を実現したい
- 指導書が社内でスムーズに運用される仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、業務改善指導書・注意書の正しい書き方やポイントだけでなく、適切な管理方法まで分かります。
目次
業務改善指導書・注意書とは
業務改善指導書・注意書とは、勤務態度などに問題点がある従業員に対し、改善の機会を与えるための書類です。
法令では、従業員に問題があると判断しても警告なく解雇すると、解雇権の濫用となってしまいます。その結果、「業務改善に向けた労働機会が十分に与えられなかった」とみなされ、パワハラで訴えられる恐れがあるのです。
このように、業務改善指導書・注意書は従業員に業務態度を改善させるだけでなく、法的な観点からもトラブルを防ぐために不可欠な書類です。
＜例文あり＞伝わりやすい業務改善指導書・注意書の書き方
ここでは、業務改善指示書・注意書の書き方をご紹介します。以下を確認すれば、従業員に改善してほしい部分を正しく伝えられるようになります。
（1）基本の5項目を記載する
業務改善指示書・注意書では、基本的に以下の5項目が必要です。
| 基本的な項目 | 詳細の説明 |
|---|---|
|
日付 |
「いつ発行された業務改善指示書・注意書なのか」が分かるように明記します。 |
|
署名 |
「誰が、業務改善指示書・注意書を発行したのか」が分かるように明記します。直属の上司ではなく、人事権のあるメンバーが署名しましょう。 |
|
押印欄 |
署名とあわせて、押印するための枠を用意します。 |
|
改善対象の事項 |
従業員に改善を求める業務や態度を箇条書きで提示します。所感は含めずに事実のみを記載しましょう。 |
|
改善の方法 |
「どのように改善するのか」まで記載しなければ、業務改善のための機会を与えていないと判断される可能性があります。 |
上記の5項目に抜け漏れがあると、業務改善がされない恐れもあるので注意しましょう。
（2）内容を簡潔にまとめる
次に、業務改善指示書・注意書は内容を簡潔にまとめましょう。
記載が冗長で細かすぎると、情報に抜け漏れが生じ、伝えたい内容が従業員へ正しく伝わらない可能性があります。
したがって、認識齟齬を防ぐためにも、画像のように5W1Hを意識して書いたり、箇条書きにして簡潔にまとめたりする必要があるのです。
（3）受領欄を忘れずに設ける
最後に、業務改善指示書・注意書には「受領欄」を必ず設けます。
業務改善を口頭で指導した場合、あとから「そのような指導は受けていない」と言われる可能性があります。さらに、文面での指導であっても受領欄がなければ、確認したかが分からないので、注意書の効果が見えづらくなってしまうのです。
したがって、トラブルを避けるためにも受領欄を設けて、従業員が改善指示に同意したことを書類に残しましょう。
業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイト
ここでは、業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイトを3つご紹介します。テンプレートを活用すれば、一から作成する必要がないので便利です。
社会保険労務士法人ラポール
こちらは、社会保険労務士法人ラポールが提供する注意書のサンプルです。
また、こちらのサイトは労務に関する書式が豊富に揃っており、注意書だけでなくさまざまな場面で役立ちます。
社会保険労務士法人 clovic
こちらは、社会保険労務士法人 clovicが提供する勤務改善指導書のサンプルです。
PDFとWordの2種類があり、指導項目や指導履歴を書き込める欄が用意されているのが特徴です。
青森・八戸 企業法務弁護士相談
こちらは、青森・八戸 企業法務弁護士相談が提供する、業務改善指導書の例文付きサンプルです。
こちらのサイトではさまざまなパターンの指導書や注意書のテンプレートが用意されており、従業員の問題に合わせて使い分けられます。
【必見！】従業員の業務や勤務態度を改善する方法とは
以下では、従業員の業務や勤務態度を改善するのに有効な方法をご紹介します。
従業員の勤務態度を改善するには、指導担当者に「指導記録票」を書かせたり、従業員自身に「日報」を提出させたりすることが効果的です。指導記録票を作成すれば対応記録が残り、日報を書くことで従業員自身が問題行動に気が付けます。
しかし、作成した指導記録表や日報に社員の問題点が記載されている場合は、関係のない社員の目に触れないように共有しなければ、新たなトラブルにつながりかねません。また、紙に印刷すると紛失リスクがあるうえ、手元になければ情報を確認できません。
そのため、業務改善指導書や日報、指導記録票はITツールで一元管理しましょう。なかでも、あらゆる社内情報をナレッジとして蓄積できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンは「記事」に指導書や注意書をまとめられるほか、任意のタイミングで関係者のみに共有できます。また、従業員や内容ごとに「フォルダ」で記事を分けられるので、目的の書類へすぐにたどり着けるのです。
社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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業務改善指導書・注意書を書く3つのポイント
以下では、業務改善指導書・注意書を書くときのポイントを3つご紹介します。従業員とのトラブルを防ぐためにも必見です。
（1）事実と意見を混同しない
はじめに、事実と意見は混同しないようにしましょう。
「事実（〇〇である）」と「意見（〇〇だと考える）」を混同してしまうと、認識のズレが生じる可能性があります。したがって、それぞれを正しく認識したうえで書くことが大切です。
事実：客観的な文章。誰の目から見ても同じ認識になる出来事。
意見：主観的な文章。書き手の憶測や意思。
不要なトラブルや誤解を避けるためにも、業務改善指示書では事実を淡々と記載するようにしましょう。
（2）曖昧な言い回しを避ける
次に、曖昧な言い回しを避けることがポイントです。
業務改善指示書では認識のズレがあってはならないので「誰が見ても、同じ解釈になるか」という視点で記載するのが重要です。ただし、高圧的な言い回しでは、従業員に不信感を与える原因になるため注意しましょう。
つまり、「何を、どのように改善すれば良いのか分からない指示」ではなく、具体的な行動に移せるような書き方をすべきなのです。
（3）ITツールで管理する
最後に、業務改善指示書の管理にはITツールを使いましょう。
紙のまま管理すると、どこに何の情報があるか分からなくなったり、紛失したりします。一方、スキャンをして電子データにすれば、書類を分かりやすく整理できるうえに、紛失のリスクも避けられるのです。
ただし、社内サーバーにファイルを保存しておくと、目的の情報がどこにあるのか探さなければなりません。したがって、指示書をはじめとしたファイルは、「ナレカン」のようなあらゆる社内情報にわずかな操作でアクセスできるツールでの管理が最適です。
従業員への業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説しました。
従業員への指導書や注意書の書き方としては、改善事項の内容を簡潔にまとめたうえで、受領欄を設けることがポイントです。しかし、紙やWord、Excelの指導書では、ほかの書類に埋もれてあとから探しづらくなってしまいます。
したがって、情報を「フォルダ」単位で分かりやすく整理できる”ITツール”を導入しましょう。ただし、指導書はデリケートな内容も含むので、取り扱いには注意が必要です。
したがって、自社で選ぶべきITツールは、メンバーのアクセス制限を「フォルダ」ごとに細かく設定できる「ナレカン」一択です。ナレカンは国際水準のセキュリティも備わっているため、大企業でも安心して使えます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書や注意書を効率よく安全に管理しましょう。
