文書管理は社内の情報を正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、近年は文書を電子化して管理するのが一般的となりました。
とはいえ、「導入に時間やコストがかかる」「導入後の運用が難しい」といった印象が先行しており、文書管理の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「文書管理を電子化するメリットやデメリット、手順」を解説します。
- 書類がすべて紙なので、コピーしたり探したりするのに手間がかかる
- 書類の管理方法が属人化しており、どこに何があるのか分からない
- デジタル化には不安や不明点が多いので、メリットとデメリットを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、役立つアプリも見つかります。
目次
文書管理の「電子化」の目的とは？
「文書の電子化」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを使って管理することを指します。文書管理の目的は、紙媒体での管理による以下のデメリットを防ぐことです。
- 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す手間がかかる
- 紛失による情報漏洩のリスクがある
- 文書の保管における物理的な場所が必要となる
しかし、文書管理を電子化すれば、安全性の高いITツールに大量の文書を保存でき、必要なタイミングですぐに探し出せるのです。また、ペーパーレス化が促進されてコスト削減にもつながります。
文書管理の電子化における6つのメリット
以下では、文書管理を電子化によって得られるメリットを解説します。メリットが社内に浸透すると電子化を推進しやすくなるので、担当者の方はここで押さえましょう。
（1）情報共有が効率化する
一つ目のメリットは、社内の情報共有が効率化する点です。
紙で文書管理していると、全員に共有したいときはコピーしたり、回し読みしたりする必要があります。その結果、リアルタイムな情報共有に支障をきたしかねません。
一方、文書を電子化してITツール上で管理すれば、誰でも時間や場所を問わずオンライン上で閲覧できます。そのため、紙媒体の情報共有に比べて社内の情報共有のスピードが格段に向上します。
（2）必要な情報をすぐに見つけられる
二つ目のメリットは、必要な情報をすぐに見つけられる点です。
紙で文書管理をしている企業では、キャビネットやファイルに書類を保管しているケースが大半です。そのため、資料が必要になったときには保存場所まで出向き、タイトルや番号を見て探さなければなりません。
一方、文書管理を電子化すれば「フォルダ」で文書を分類できるため、誰でも「何の書類が、どこにあるのか」がすぐに分かります。さらに、検索機能があるツールを使うことで、わずかな操作で必要な情報へたどり着けるのもメリットです。
（3）作業効率が改善する
三つ目のメリットは、作業効率が改善する点です。
抱えているタスクに紐づく文書が多い場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるため、結果的にタスクを効率よく進められません。しかし、電子化すれば文書へすぐにアクセスできるので、作業効率が向上します。
以上のように、文書の電子化は社内情報を管理するだけではなく「多くの書類を使う日常業務」でも効果を発揮するのです。
（4）印刷コストが減る
四つ目のメリットは、印刷コストが減ることです。
従来の管理方法では毎回書類を印刷するため、その分インクやコピー用紙などのコストがかさみます。消耗品にかかる費用はオフィスの「4大コスト」の一つとも言われており、利用頻度が高いゆえに削減しづらいのが現状です。
一方、電子化してITツールで管理すれば、誰でもツール上で書類を閲覧できるのでコピーする必要がなくなります。その結果、コストの大幅な削減につながるのです。
（5）環境に優しい
五つ目のメリットは、紙に比べて環境にやさしい点です。
オフィスで使う紙を減らすことは二酸化炭素の排出量の削減につながります。そのため、今日話題となっているSDGsの活動へ貢献できることからも「環境問題に配慮をしている企業」というイメージの定着にも役立つのです。
以上のように、文書管理を電子化すると、業務効率化だけでなく「企業ブランドの向上」という副次的効果も見込めると言えます。
（6）セキュリティリスクが減る
六つ目のメリットは、セキュリティリスクを減らせる点です。
紙で文書管理をしていると、社外へ文書を持ち出すときに紛失する可能性があります。しかし、電子化すれば「セキュリティの高いITツール」を活用して管理できるので、情報漏えいのリスクを抑えられるのです。
ただし、ITツールによってセキュリティの強固さは異なるため、導入前に確認しなければなりません。たとえば、大手セキュリティ会社等も登録している国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得している「Stock」のようなツールを選びましょう。
【必見】電子化を推進するポイントはツールの活用！
文書管理の電子化を推進するにはツールの活用が必須です。ツールを活用すべき理由は、以下の3点です。
- 文書の移動やアクセス権の設定が簡単
- 更新履歴を管理できる
- 必要な文書を検索してすぐに探し出せる
以上のように、電子化した文書をITツールに保存すると、効率的かつ分かりやすく管理できるのです。ただし、多機能で操作が難しいツールは現場に浸透しないため、誰でも簡単に使えるものを選びましょう。
結論、文書管理の電子化で選ぶべきツールは、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使えて、必要な機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockは書類をカテゴリごとの「フォルダ」にまとめるので、どこに何の書類があるのか一目で分かります。また、大手セキュリティ会社も登録しているほど厳格なセキュリティ基準のISO27001（ISMS）を取得しており、文書を安全に管理できるのも特徴です。
最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
4ステップ｜紙媒体の文書を電子化する方法
以下では、紙媒体の文書を電子化する方法をご紹介します。「電子化を検討しているが、何から手を付ければ良いか分からない」という方は必見です。
ステップ1｜電子化すべき文書を検討する
はじめに、社内文書で「何を電子化すべきか」を検討しましょう。
電子化すべき文書は企業によって異なりますが、一般的には契約書やマニュアル、就業規則、カタログ、申請書類などが当てはまります。それぞれの書類の担当者にヒアリングし、利用頻度が高いものや利用が多いものを中心に絞り込みましょう。
ステップ2｜文書データの保存方法を決める
次に、文書データをどのように保存するのか決定しましょう。
たとえば、書類のサイズや手書き文書の解像度、ファイル形式などのルールを決めておきます。事前に統一しておくことで、運用へスムーズに移れるのです。
また、「どのようなITツールで保管するのか」も検討します。ITツールは現場に定着しなければ意味がないため、導入即日に説明なしで使いはじめられる「Stock」のように簡単なものを選びましょう。
ステップ3｜フォルダの階層を決める
続いて、文書を保管するときのファイル名やフォルダの階層を決めます。
たとえば、ファイル名は文書の作成日や内容、バージョンが分かるようにルールを定めておくと、あとから見返しやすくなるのでおすすめです。
フォルダ階層の分け方には「目的別、年度別、種類別」などがあるため、自社の業務フローに合わせて最適なものを選びましょう。また、階層が多すぎると文書へのアクセス性が悪くなるため、最大で二階層までにするのがコツです。
ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける
最後に、文書をスキャンしてツール上のフォルダに振り分けます。
社内に十分なリソースがあれば内製しますが、難しい場合は代行業者や電子化サービスを使うのも一つの方法です。
＜ルール＞文書管理の電子化における注意点
文書管理を電子化するときに注意すべき点は、1988年に施工された電子帳簿保存法、2005年に施工されたe-文書法を考慮することです。
電子帳簿保存法とe-文書法との違いを簡単にまとめると、以下のようになります。
| 扱う書類の種類 | 承認の必要性 | |
|---|---|---|
| 電子帳簿保存法 |
財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書 |
申請、認可が必要 |
| e-文書法 |
商法や税法で保管が義務づけられている文書 |
不要 |
また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。
- 電子帳簿保存法
・真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など・可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など
- e-文書法
・見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること・検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること・完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること・機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること
文書管理の電子化における2つのデメリット
以下では、文書管理の電子化における2つのデメリットをご紹介します。紙媒体から電子媒体へスムーズに移行するためにも、あらかじめデメリットを押さえておきましょう。
（1）業務フローが変更される
一つ目のデメリットは、電子化によって業務フローが変更されることです。
具体的には、これまで紙で共有していた資料をITツール上で共有したり、申請書類をオンライン上でやりとりしたりするという変更が生じます。そのため、慣れるまでに時間がかかるのです。
したがって、「新しい業務フローを明確にする／ITツールを使うときのルールを従業員に周知したりする」といった取り組みを実施しましょう。
（2）社内に浸透しない可能性がある
二つ目のデメリットは、電子化にともなって導入したITツールが、社内へ浸透しない可能性があることです。
たとえば、ITに慣れていない従業員がいると「どのように操作すべきか分からない」「書類を見たいだけなのに、機能が多すぎて使いづらい」といった事態になりかねせん。
以上のように、アナログな管理からデジタルな管理に移行すると従業員の抵抗感を生みかねないのです。したがって、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるほど簡単な「Stock」のように、機能の過不足がなくシンプルなものを選びましょう。
文書管理の電子化におけるメリット・デメリットまとめ
ここまで文書管理の電子化のメリットやデメリット、手順を中心にご紹介しました。
ITツール上で文書を管理すれば「必要な書類へすぐにたどり着ける」「コピーせずともリアルタイムで情報共有ができる」といったメリットがあります。
ただし、これらのメリットはツールを使いこなせていることが前提です。ITに慣れていない従業員にとっては「操作が難しく、どこに何の書類があるのか分からない」といった状況になりやすいので、結果的にツールが浸透しない可能性があります。
したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。たとえば、今回紹介した「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使えるツールです。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で文書管理を電子化して、業務効率化やセキュリティ性の向上に役立てましょう。
