文書管理は社内の情報を・正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、今日では文書を電子化して管理するのが一般的となりました。
とはいえ、効率化ができると分かっていても導入に時間・コストがかかる、導入後の運用が難しいといった印象が先行しており、文書管理の電子化に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理を電子化する上でのメリット・デメリット、電子化における注意点を中心に解説します。
- 文書管理の電子化を行うにあたり不安が多いのでメリットとデメリットが知りたい
- 紙で書類を管理しているが、情報共有ができておらず効率的に業務を行えていない
- パソコン操作に不安があるので、文書管理の電子化を躊躇している
という方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、実際に導入し業務を効率的に行うことができるようになります。
目次
文書管理の「電子化」とは？
「文書の電子化（ペーパーレス化）」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを用いて管理することを指します。従来の紙の書類による管理では、以下のデメリットがありました。
- 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す必要がある
- 紛失や経年劣化のリスクがある
- 文書の保管における物理的な場所が必要となる
しかし、紙で管理している文書を電子化すれば、データ化された文書はすべてITツールのなかで管理されます。紙媒体と比較すると大幅に管理を効率的にできることからも今日のトレンドとなっているのです。
文書管理の電子化における6つのメリット
ここでは、文書管理を電子化によって得られるメリットを解説します。文書管理の電子化に必要なITツールの導入時までに、以下のメリットが適切に社内に浸透していることが重要です。
情報共有が効率化する
文書管理を電子化すると情報共有のスピードが向上し、口頭や紙を使った共有よりも効率化できます。
文書管理が紙の場合は、共有スペースへ保管されている文書以外は個人のキャビネットやフォルダへ属人的に管理がされています。そのため、チームで情報共有をする際、書類を持つ社員の帰社を待ったり文書をコピーして情報共有したりする手間が発生してしまうのです。
しかし、文書の内容がITツール内でデータとなっていれば、各メンバーのPC経由で情報共有ができます。テキストとして情報を残せるのはもちろん、相手の時間や場所を問わずに共有可能な点もポイントです。
必要な情報へのアクセス性が向上する
ITツールを使って文書を電子化すれば、文書へすぐにアクセスできるようになります。
紙で文書を管理している企業では、決められた保管場所に書類をまとめて管理しているケースが大半なため、過去の資料が必要になったときには保管場所へ直接いかなければなりません。また、管理している書類の数が増えてくると保管場所を複数作らなければならないなどの問題が発生してしまうのです。
一方、電子化された書類のファイルは「フォルダ」など、ツールによって整理できる機能を使ってわかりやすく管理ができます。さらに、キーワードを入力するだけで該当の情報を探し出せる点もメリットのひとつです。
作業効率の向上
参考書類を見つけるための時間を割けるので、作業効率の向上も見込めます。
抱えているタスクに関する文書が多い場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるため、タスクの進捗に悪影響を及ぼします。しかし、電子化によって文書の検索や確認にかかる時間を削減できるので、作業効率が向上します。
そのため、文書の電子化は社内情報を管理するだけではなく「日々の業務に書類が多く関わる業務」でも効果を発揮するのです。
印刷コストの削減
管理する文書がすべて電子化されると、紙に印刷する必要がなくなります。
従来の管理方法では毎回書類を印刷しなければならず、その印刷にかかるインクの費用もかかります。とくに、印刷コストはオフィスの「4大コスト」とも言われるうちのひとつでもあるため、電子化によって印刷関連の経費削減ができると大きなコストメリットがあると言えます。
社内文化として紙でのやりとりが浸透している場合は、文書管理の電子化によって「どれだけの印刷コストが削減されるか」にも注目しましょう。
環境問題への取り組み
文書管理の電子化を行うことは環境問題にも大きく貢献しています。
電子化によって紙の印刷によって起こる二酸化炭素の発生を抑えられるのはもちろん、今日話題となっているSDGsの活動にも貢献できることからも、「環境問題に配慮をしている企業」というイメージの定着にもつながります。
そのため、社内の紙によるアナログな管理を効率化するだけではなく、「企業ブランドの向上」という副次的効果も見込めると言えます。
紛失などのセキュリティリスクの低減
電子化された文書は紙として持ち歩く必要がないので、書類の紛失によるセキュリティリスクを抑えられます。
紙での管理が浸透している場合は、社外に文書を持ち出す際に紛失や盗難のリスクが伴います。しかし、電子化された文書は「セキュリティの高いITツール」を活用して管理するので、情報漏えいのリスクが抑えられるのです。
ただし、ITツールによってセキュリティの強固さは異なるため、各ITツールの「セキュリティに関する情報」が自社のポリシーとマッチしているかの確認は必須です。したがって、「Stock」のような、最高水準のセキュリティを持つ情報管理ツールで文書の電子化を推進するのがおすすめです。
文書管理の電子化におけるデメリット
文書管理を電子化することによる、以下2つのデメリットもあります。あらかじめ発生リスクのあるデメリットを押さえておくと、紙から電子化への移行もスムーズになります。
業務フローが変更される
紙からの移行による従来の業務フローが変更され、慣れるまでに時間がかかる点がデメリットです。
電子化された文書のデータはITツールを用いて管理するので、なかには困惑し慣れるまでに時間がかかる社員が出ることは避けられません。また、新しい業務フローを社員へ落とし込む教育コストが発生するため、業務遂行に遅れが出てしまう可能性もあります。
そのため、業務フローの変更があってもすぐに業務フローが浸透させられるように、教育コストがかからないITツールを選定し、文書管理の電子化を進めましょう。
社内で抵抗感が発生する可能性がある
これまでずっと紙による管理を行なってきた場合、文書管理の電子化に抵抗感が発生する可能性もあります。
業務効率化を目的としても急に電子管理に移行すると、社内で「新たな作業フローを覚えられない」、「電子化された文書より紙の文書の方が見やすい」などの抵抗感が発生する可能性があるのです。
このように、紙の文書の扱いに慣れていた社員にとっては突然新しい管理方法に移行すると宣言されても、従来の方法のまま業務を行いたい社員も多いです。したがって、いきなり全社へと浸透させるのではなく、まずは部署・チーム単位のスモールスタートで推進していくのがおすすめです。
文書管理の電子化における注意点
文書管理を電子化する際には1988年に施工された電子帳簿保存法、2005年に施工されたe-文書法を考慮すべき点に注意です。e-文書法と電子帳簿保存法の簡単な違いは以下のようになります。
| 扱う書類の種類 | 承認の必要性 | |
|---|---|---|
| 電子帳簿保存法 |
財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書 |
申請、認可が必要 |
| e-文書法 |
商法や税法で保管が義務づけられている文書 |
不要 |
また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。
- 電子帳簿保存法
真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など
- e-文書法
見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること
電子化した文書を簡単に管理できるツール
以下では、電子化した文書を誰でも簡単に管理できるツールを紹介します。
文書管理において、すでに社内にある文書を電子化しただけでは業務効率化へは結びつきません。電子化された文書が「正しく管理されること」ではじめて、必要な文書の検索時間が短縮できたり、情報共有がスムーズに行えたりするメリットを得られるのです。
そのため、電子化した文書をファイルにして各社員のPCへ属人的に保管するのではなく、ITツールを活用し全社で電子化を推進していきましょう。ただし、今まで紙での管理が一般的であった社内に「有名で多機能なツール」を導入しても混乱の原因となります。
したがって、「初めてITツールを使う人でもストレスのない」ツールが必須です。たとえば、非IT企業の社員でも導入即日で活用できる「Stock」のような情報共有ツールが求められます。
Stockの「ノート」にテキストはもちろん画像や文書を貼り付けて管理可能、かつPCとは違う直感的な「フォルダ」で文書をわかりやすく管理できます。また、文書だけではなく社内すべての情報を一元管理できるので、ほかの業務へ横展開可能な点もポイントです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
文書管理の電子化におけるメリット・デメリットまとめ
ここまで文書管理の電子化のメリットやデメリット、文書管理の電子化における注意点を中心に解説しました。
文書管理を電子化すると、業務効率化がメインとなるさまざまなメリットを得られますが、ITツールが必要になります。そのため、デメリットも正しく把握しておかなければメリットを得る前にデータ化への移行が頓挫してしまう可能性があるのです。
頓挫するケースのほとんどが「電子化のメリットを最優先した結果、社内のリテラシーがツールに追いつかず、社内で強烈な抵抗感が発生した」場合です。したがって、文書管理の電子化に必要なITツールは「リテラシーを問わず誰でも使える」ものを選びましょう。
今回紹介したStockは65歳以上の社員でも簡単に使えるうえ、文書管理に必要な機能が過不足なく備わった情報管理ツールです。非IT企業を中心に120,000社以上が導入し、文書管理だけでなく情報管理のストレスをも解消しています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で文書管理を電子化し、業務効率化のメリットを最大限獲得しましょう。
