業務の進め方や質を統一させるための説明書・マニュアルを作成する際に、使い始めるハードルが低いWordを選ぶ企業があります。
 
しかし、「Wordで説明書やマニュアルを作りたいが、どうすれば読みやすくなるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Wordによる説明書の作り方やテンプレートを中心にご紹介します。
 
  • 機器の取扱説明書や業務手順のマニュアルを作成して配布したい
  • マニュアルや手順書をいつでも見られるようにデータ化したい
  • 説明書を短時間で作成したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、説明書を簡単に作成・共有する方法が分かり、作業時間の短縮や作業の質の向上に役立てられます。


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Wordによる説明書の作り方

以下では、Wordで説明書を作る方法をご紹介します。内容に抜け漏れが生じたり、読みにくい説明書になったりするのを防ぐためには、以下の手順で説明書を作成しましょう。

(1)作業を洗い出す

まずは、説明書に記載すべき業務を洗い出しましょう。さらに、それぞれの業務について主に以下の内容を現場社員にヒアリングします。
 
  • 業務の目的
  • 業務の最も効率的な手順
  • 業務に必要なもの
  • 業務ノウハウ
業務ノウハウとは、社員が業務を通して得た経験や知識を指します。説明書にノウハウを記載すると、新人や経験が浅い社員でも質の高い仕事ができるようになるのです。

(2)構成を考える

次に、説明書の構成を考えます。
 
ここでは、はじめに洗い出した業務内容を「時系列」に並べましょう。それぞれの業務を時系列に並べることで、仕事の全体像がつかみやすくなります。
 
また、業務ごとの具体的な手順は「目的別」に記載します。作業手順を目的別に並べれば、必要な情報が探しやすくなる効果があるのです。
 
以上のように、読みやすい構成にするためには「説明書を読む社員は誰なのか」「いつ、どのようなシーンで利用するのか」などを具体的にイメージするのがコツです。

(3)内容を記入して共有する

最後に、詳細な内容を記載してメンバーに共有しましょう。
 
あらかじめ設定した構成をもとに、テキストや画像を使って読みやすい説明書を作成しましょう。また、表紙や目次のページを作成すると、どこに何が書いてあるか分かりやすくなります
 
説明書が完成したら校正を依頼し、その後メールやチャットツールを利用して社員に共有します。ベテラン社員から新人まで幅広い層からコメントを集めて、必要に応じて内容を修正しましょう。


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Wordで見やすい説明書を作成するコツ

以下では、Wordで見やすい説明書を作成するコツをご紹介します。見づらい説明書では誰も利用したいと思わないので、担当者は必見です。

見出しや目次を設定する

社員が必要な情報にたどり着きやすくするために、見出しや目次を設定しましょう。以下が、Wordで見出しや目次を作成する手順です。

<見出しの設定方法>

まずは、見出しにしたいテキストの範囲を以下の画像のように選択して、[ホーム]タブの[見出し1]をクリックします。
 

見出しにする部分を選択している画面

見出しボタンを押した画面

以下の画像のように、選択したテキストが見出しの仕様になっていたら完了です。
 

見出しの設定が完了した画面

<目次の設定方法>

目次を設定するには、以下の画像のように、目次にしたい項目をあらかじめ見出しとして設定しておく必要があります。
 

目次用の見出しを入力した画面

見出しの設定ができたら、目次を挿入したい部分にカーソルを合わせて[参考資料]タブの[目次]を選択し、[自動作成の目次2]をクリックします。
 

参考資料タブの目次を選択した画面

目次の自動設定をクリックした画面

以下のように目次が挿入されていたら完了です。
 

目次の設定が完了した画面

図や画像を挿入する

説明書に図や画像を挿入すると、作業をイメージしやすくなるメリットがあります。Wordで画像を挿入するには、以下の画像のように[挿入]タブから[画像]を選択し、[このデバイス]をクリックしましょう。
 

目次の設定が完了した画面

 
機器の扱い方を撮影して貼付したり、Excelの操作方法をスクリーンショットで撮影して貼付したりと、さまざまな用途に活用できます。

テンプレートを用意する

見やすい説明書を作成するには、ネット上で配布されているテンプレートを活用する方法もあります。
 
一部のテンプレートには、あらかじめ目次や見出しが定められています。そのため、一から自分で作成する手間が省けるうえに、読みやすい説明書を作成できると言えるのです。
 
ただし、テンプレートの枠内に収めようとして情報が抜け漏れたり、説明書のファイルが増え管理が面倒になったりする可能性も考慮しなければなりません。


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Wordの説明書のテンプレートサイト

以下では、Wordの説明書を配布しているテンプレートサイトをご紹介します。無料・有料の区別やテンプレートの様式に注意が必要です。

bizroute

bizrouteのトップ画像

こちらのサイトでは、Wordのマニュアルテンプレートをダウンロードできます。
 
ただし、1つのファイルにすべての内容をまとめなければならないため、業務が多い場合はページ数が増えすぎてしまうので注意しましょう。

bizrouteの詳細はこちら

SILAND・JP

SILAND・JPのトップ画像

こちらのサイトでは、Wordのマニュアル作成用テンプレートをダウンロードできます。本文だけでなく目次や表紙も付いた構成です。
 
ただし、目次を手動で入力しなければならなかったり、図形と文字の位置は自分で調整する必要があったりするので手間がかかります。

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Wordの説明書を用いる4つのデメリット

以下では、Wordの説明書を用いる4つのデメリットを解説します。Wordは使い始めるハードルが低い反面、作成後に不便を感じることが多いと言えます。

(1)共有に手間がかかる

1つ目のデメリットは、説明書の共有に手間がかかることです。
 
Wordで作成した説明書をメンバーに共有するには、チャットツールやメールに添付して送信しなければなりません。そのため、該当のチャットやメールがほかのメッセージに流されてしまう可能性があります。
 
以上のように、Wordの説明書は「作成後すぐに共有できない」「共有したファイルが流されて、見落とされる可能性がある」ため、全社員が確実に把握できるようにするには手間と時間がかかるのです。

(2)スマホからは確認しづらい

2つ目のデメリットは、Wordの説明書はスマホから確認しづらいことです。
 
パソコンで作成したWordの文書をスマホで閲覧しようとすると、レイアウトが崩れて文章が読みづらくなることがあります。
 
したがって、パソコンを開けない”現場作業”や”外回り業務”に関連する説明書は、Word以外の手段で作成するのが良いと言えます。

(3)更新しても気づきにくい

3つ目のデメリットは、説明書を更新しても気づきにくいことです。
 
Wordファイルを編集した場合は、更新したことをメールやチャットツールなどで報告して、最新のファイルを共有し直すのが一般的です。しかし、ほかのメッセージに流されて気づかない可能性があります。
 
更新の確認漏れが起こりやすい状態ではミスが生じかねないため、Wordは説明書の作成手段として最適とは言えないのです。

(4)ファイルの管理が面倒

4つ目のデメリットは、説明書のファイル管理が面倒なことです。
 
複数の業務で説明書を作成する場合「どこに何の説明書があるか」を把握しておかなければなりません。また、情報を更新したあとは、基本的に古いファイルを残して新しいファイルを作成するため、更新のたびにファイルが増えてしまいます
 
以上のように、Wordで説明書を作成すると、ファイル管理やバージョン管理が面倒なのです。したがって、各種の説明書を1か所で管理でき、かつバージョン管理も簡単な「Stock」のようなツールで管理するのが最適だと言えます。


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Wordの説明書のデメリットを解消するには?

以下では、Wordの説明書のデメリットを解消する方法をご紹介します。
 
Wordで説明書を作成すると、社員へ配布・更新するためにはメールやチャットツールを経由する手間がかかります。また、業務ごとの説明書ファイルの管理やバージョン管理は面倒です。
 
以上のようなWordのデメリットを解消するためには「説明書の作成と共有が1つで完結し、かつすべての説明書を一元管理できるツール」の導入が必須です。
 
結論、自社で説明書を適切に運用したい場合には、説明書の作成・共有に必要な機能に過不足がなく、すべての情報をまとめて管理できる「Stock」一択です。
 
Stockに業務ごとのフォルダを作成し、各フォルダ内の「ノート」に説明書を作成しましょう。また、あらかじめ「テンプレート」を用意すれば、ノートに呼び出すことで説明書の作成時間を短縮でき、バージョン管理は「編集履歴」が残るので不要です。

最も簡単に説明書を作成・管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Wordによる説明書の作り方やデメリットまとめ

ここまで、Wordによる説明書の作り方やデメリット、説明書の運用に最適なツールを中心にご紹介しました。
 
Wordで説明書を作成すると「どこに何の説明書を保存したか分からない」状態になる可能性があります。また、更新のたびに新しいファイルを作ってメール等で送信しなければなりません。
 
したがって、「作成した説明書をすぐに共有でき、さらにすべての説明書をまとめて管理可能なツール」の導入が必須です。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは直感的な操作で簡単に説明書を作成できるうえに、社内共有や一元管理も可能なツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して最新の説明書やマニュアルを共有し、業務の効率や質の向上につなげましょう。