作業指示書によって作業の必要事項を網羅的に伝えたり、作業のノウハウやコツを蓄積したりできるため、毎回口頭で同じ指示を出す工数が削減されます。また、作業の理解度や作業内容の判断基準のばらつきを防ぐことも可能です。
 
しかし、「作業指示書を作成したものの、チームに書類を見ないメンバーがいるため指示書のメリットを生かせていない」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、作業指示書を見ない人の傾向や、指示書の確認を徹底させるための方法を中心にご紹介します。
 
  • チームに作業指示書を見ないメンバーがいるものの、正確な原因がわからない
  • 作業指示書の作成に当たり、確認を徹底させるための方法を把握したい
  • チーム全体へ効率的に作業指示書を確認させたい
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人の傾向を把握して確認を徹底させることができ、指示書のメリットを最大限に生かせられます。


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作業指示書を見ない人の傾向

以下では、作業指示書を見ない人の傾向をご紹介します。傾向を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するうえでの改善点も見つけやすくなります。

指示書に記載されている専門用語や作業の意味を理解していない

作業指示書を見ない人の傾向としてまず挙げられるのが、指示書に記載されている専門用語や作業の意味を理解していないことです。
 
指示書に記載された用語や作業の意味を理解していなければ、意味をかみ砕くのに時間がかかるストレスから指示書を見なくなる可能性があります。
 
そのため、用語の言い換えが可能であれば簡単な用語にしたり、どうしても専門用語を用いる場合は、適宜脚注などを用いて簡潔な説明を記載したりといった工夫をしましょう。

記載内容に複数の解釈が発生する

記載内容に複数の解釈が生まれていることも、作業指示書を見ない人の傾向です。
 
曖昧な言い回しや語句のかかり方の紛らわしさがあると、人によって捉え方が異なり、正しい順序で仕事が遂行されない可能性が高くなります。そして、作業指示書を作成しても読まれないという結果に繋がってしまうのです。
 
したがって、複数の解釈によって閲覧者の誤解を招かないためにも、誰が見てもわかりやすい表現方法になっているか十分注意しましょう。

チームで適切に共有されていない

作業指示書を見ない人は、チームでの情報共有が適切にされていないことも挙げられます。
 
たとえば、社外に常駐していたり在宅勤務をしていたりするメンバーが多い場合、アナログな方法で情報共有をしていては、メンバーによって指示書の伝達スピードに差が出てしまいます。また、ツールを用いてデジタルに管理している場合でも、重要度で棲み分けをしないまま一方的に共有をしても正しく伝わりません。
 
そのため、アナログな共有をしている場合は、「Stock」のような情報共有に特化したツールを使う必要があります。また、ツールを使った共有でも、共有サーバー(1台を複数人でシェアできるサーバー)を扱っている場合は、フォルダへ対象書類のリンクを貼るなどの工夫をしましょう。


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作業指示書を見ないことによるデメリットとは

以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。チームへの悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。

作業の全貌が把握できない

作業指示書を見ないデメリットとしてまず挙げられるのが、作業の全貌を把握できないことです。
 
作業指示書を見なければ作業全体がどれほどのボリュームであるかがつかめず、作業ノウハウの可視化や蓄積もできません。また、最悪の場合、間違った作業方法によって指示内容とは異なる成果物になる恐れもあるのです。
 
このように、作業の全貌を把握できないと、現場とのミスマッチなどのトラブルを招き、チーム全体に悪影響を及ぼすことになります。

手順が人によって異なる

手順が人によって異なってしまうのも、作業指示書を見ないデメリットです。
 
指示書を見なければ各自が好きなように業務を進めてしまうため、「指示通りに的確な業務ができているか」の判断が困難になります。
 
また、各自で作業手順が異なれば、作業にミスがあった場合でも指摘が難しくなるため、同じミスを繰り返してしまう危険もあるのです。

後任への引継ぎ時に手間がかかる

後任への引継ぎ時に手間がかかるのも、指示書を見ないデメリットになります。
 
作業指示書を見ていなければ、部署異動などで担当業務の引き継ぎをしてもらう際にスムーズな説明ができません。また、実際の担当者が業務プロセスを歪曲して伝えてしまい、指示者の意図と異なる内容が伝達される恐れもあります。
 
その結果、作業内容の要点が正確に伝わらず、後任の社員に間違った作業をされてしまう可能性もあるのです。
 
したがって、後任への引継ぎ時に正確かつスムーズな作業内容の説明をさせるためにも、作業指示書は必ず確認することを教育しましょう。


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作業指示書を徹底させる方法とは

以下では、作業指示書を徹底させる方法についてご紹介します。指示書のメリットを最大限生かすためにも、確実に押さえましょう。

閲覧者の立場に立つ

作業指示書を徹底させるためにまず重要なのが、閲覧者の立場に立つことです。
 
作成者のみが指示内容を理解できるのでは意味がありません。作業担当者が必ずしも作業内容に精通しているとは限らないからです。そのため、専門用語を用いて作業内容を説明する場合は解説を設けたり、初心者でも理解しやすい記載をしたりしましょう。
 
このように、指示書作成の際は閲覧者の立場に立ち、「誰が見てもわかりやすい内容であるか」を吟味すれば指示書の確認を徹底させられます。

目次だけで作業内容を想定できるようにする

目次だけで作業内容を想定可能にするのも、作業指示書を徹底させるうえで有効です。
 
早急に終わらせるべき作業がある場合は、作業の記述箇所をスムーズに見つける必要があります。また、目次だけでなく全体の構成から作業内容を想定しやすくするのも、担当者の「やるべき作業内容が見つけられない」というストレスを解消するうえで効果的です。
 
このように、担当者が一目で作業内容を想定できるキーワードが目次や構成に含まれていれば、指示書の未確認を防げるのです。

目的を明記する

作業指示書を徹底させるには、目的を明記することも欠かせません。
 
作業をどのような目的で行うのかがわからなければ、作業工程の必要性も把握しづらくなります。そこで、目的を明記すれば、成果を得るために重要な作業のみを判別でき、作業内容もイメージしやすくなるのです。
 
したがって、指示内容の確認を徹底させて効率よく作業を行ってもらうためにも、作業の目的は必ず明記しましょう。

効率的に書類を共有できる環境構築をする

効率的に書類を共有できる環境構築も、作業指示書を徹底させるうえで必須です。
 
作業指示書の共有手段としては、多くの企業でメールやWord、Excelが使用されています。しかし、ファイル形式で共有されるため、内容の確認には逐一ファイルを開いて確認しなければならず、更新ミスも発生しやすいです。
 
このように、チーム全体への書類共有がスムーズに行えない「WordやExcelでの情報共有」は、指示書を見ないメンバーが発生する原因になるのです。
 
したがって、指示書を未確認であるメンバーを出さないためにも、必ずチーム全体に瞬時に作業指示書を共有できる環境構築をしましょう。具体的には、面倒なファイル共有のストレスを解消しながら、情報共有が効率化できる「ITツール」を使うのがおすすめです。


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作業指示書の作成・管理を効率化できるツール

以下では、作業指示書の作成・管理を効率化できるツールについてご紹介します。
 
伝わりやすい指示書を作成しても管理体制が非効率であれば、チームへスムーズな共有ができず指示書も見られないため、作成・管理を同時に効率化しなければなりません。
 
このような事態を回避するには、書類をチーム全体へ共有できる管理体制を構築すべきです。しかし、メールやWord、Excelのような管理体制ではスムーズな共有ができないため、書類の作成・管理の効率化にはITツールの導入・運用一択になります。
 
ただし、「知名度があるから安心」のような定性的な判断でのツール選定は、社員のITリテラシーがツールに及ばない恐れもあるためおすすめできません。したがって、非IT企業の社員でも簡単に作成指示書の作成・管理ができる「Stock」のような「誰でも簡単に使いこなせるツール」が必須です。
 
Stockの「ノート」で指示書を作成すると任意のメンバーへ共有可能なほか、「フォルダ」では案件ごとに振り分けて管理されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」から、指示書を見ないメンバーが発生しないように確認を徹底する旨も送信できるのです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チームが作業指示書を見ない傾向と徹底させる方法まとめ

これまで、チームが作業指示書を見ない傾向と、指示書の確認を徹底させる方法を中心にご紹介してきました。
 
作業指示書を見るよう徹底させるには、「いかに伝わりやすく作成するか」を注視し、チーム全員に書類共有ができる環境を整える必要があります。そのためにも、作業指示書を見ない人の傾向を把握して有効な対策を実践しましょう。
 
また、メールなど瞬時に全体へ共有できない「アナログな方法」で指示書を管理していると、メンバーが指示書を見ない原因となります。つまり、指示書をはじめとした情報共有の効率化には指示書を共有できる管理体制、すなわちツールの活用が必須になるのです。
 
今回ご紹介したStockは、ITに不慣れな65歳以上の社員でも簡単に書類管理ができ、チーム全体へのスムーズな情報共有を実現します。そのシンプルな操作性から、現在非IT企業を中心に100,000社以上が導入し、情報共有のストレスを解消しています。
 
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