会社全体の業務効率を向上するための方法として、業務の手順を具体的に説明した「手順書(マニュアル)」の作成が挙げられます。手順書に最も効率的な作業手順を示すことで、誰でも無駄なく仕事ができるのです。
 
しかし、「一から手順書を作るのは大変なので、手順書の作成が後回しになっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Word・Excel・PowerPointの手順書テンプレートや3つのデメリットをご紹介します。
 
  • 誰でも質の高い仕事ができる状態にしたいが、手順書の作り方が分からない
  • Word・Excel・PowerPointといった簡単なツールで手順書を作成したい
  • テンプレートを使って手順書の作成を短時間で済ませたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、テンプレートを活用して短時間で手順書を作成する方法が分かります。


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Wordの作業手順書テンプレート

以下では、Wordの作業手順書テンプレートをご紹介します。

シンプルなテンプレート

シンプルなWordの手順書テンプレートのイメージ画像

こちらは、Wordを使ったシンプルな手順書のテンプレートです。テキストの記入だけでなく、図や写真の挿入も想定された構成になっています。
 
ただし、見出しの挿入や目次の更新は手作業する必要があり、テンプレートのダウンロード前に手順を学習しておかなければなりません。

シンプルな手順書テンプレートの詳細はこちら

表紙・目次付きのテンプレート

表紙・目次がついたWordの手順書テンプレートのイメージ画像

こちらは、表紙・目次がついたWordの手順書テンプレートです。モノクロ・グリーン・ブルーの3色のデザインが用意されているのが特徴です。
 
“見出し”、”要点”、”引用”などの項目が既に用意されているため付け足す必要がない一方で、自社で作りたい手順書に合わない可能性もあります

表紙・目次付きの手順書テンプレートの詳細はこちら



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Excelの作業手順書テンプレート

以下では、Excelの作業手順書テンプレートをご紹介します。

写真付きのテンプレート

写真が付いたExcelの手順書テンプレートのイメージ画像

こちらは、作業ごとの写真を挿入できる手順書のテンプレートです。写真と文章の説明を対応させることで、作業の流れが分かりやすくなるという特徴があります。
 
しかし、作業ごとに手順書を作成しなければならないため、Excelファイルが増えて管理が面倒な点がデメリットです。

写真付きの手順書テンプレートの詳細はこちら

見出しが整理されたテンプレート

見出しが整理されたExcelの手順書テンプレートのイメージ画像

こちらは、見出しが整理されたExcelの手順書テンプレートです。手順を示した番号や字下げなどによって、あらかじめ見出しが整理されているのが特徴です。
 
ただし、「作業の工数が多いとスクロールする回数が増えて見づらい」、「内容を修正した際に古いものとの違いが分かりにくい」といった問題が発生する可能性もあります。

見出しが整理された手順書テンプレートの詳細はこちら



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PowerPointの作業手順書テンプレート

以下では、PowerPointの作業手順書テンプレートをご紹介します。

シンプルなテンプレート

シンプルなPowerPointの手順書テンプレートのイメージ画像

こちらは、PowerPointを使ったシンプルな作業手順書のテンプレートです。
 
このテンプレートを利用すれば、画像や文字を入力するだけですぐに手順書が完成します。ただし、1ページに挿入可能な画像の数は1枚・2枚・4枚からしか選択できないため、注意が必要です。

シンプルな作業手順書テンプレートの詳細はこちら

A4サイズのテンプレート

A4サイズになっているPowerPointの手順書テンプレートのイメージ画像

こちらは、PowerPointによるA4サイズの作業手順書テンプレートです。事前に目次や見出しが設定されています。
 
見出しより細かい構成は設定されておらず、また、目次は手動更新が必要です。したがって、利用者には自社仕様にカスタマイズするITリテラシーが求められます

A4サイズの作業手順書テンプレートの詳細はこちら



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手順書のテンプレートを利用する3つのデメリット

以下では、手順書のテンプレートを利用する3つのデメリットについて解説します。配布されているテンプレートを利用すれば短時間で手順書を作成できますが、一方で以下のデメリットがあることも考慮しなければなりません。

(1)抜け漏れのリスク

1つ目のデメリットは、手順書に抜け漏れが発生するリスクがあることです。
 
テンプレートはあらかじめ見出しの数や画像を挿入できるスペースが設定されていることがほとんどです。その結果、作業内容を決められたスペースに収めようとして、情報の不足が発生する可能性があります。
 
手順書の作成者が自ら見出しの数や画像のスペースを編集する方法もありますが、手間がかかって「結局テンプレートを使わないほうが早い」という判断になりかねません。

(2)スマホからは確認しづらい

2つ目のデメリットは、Word・Excel・PowerPointはスマホから確認しづらい点です。
 
Word・Excel・PowerPointの手順書をそのままスマホで開こうとすると、レイアウトがずれて読みづらくなることがあります。PDF化すれば解消できますが、原本とPDFの両方を管理するのは面倒です。
 
したがって、スマホやタブレットなどのからアクセスしづらいWord・Excel・PowerPointを使ったテンプレートは、作業中にパソコンを開けない業務には向いていないと言えます。

(3)ファイルの共有が面倒

3つ目のデメリットは、ファイルの共有が面倒な点です。
 
Word・Excel・PowerPointの手順書を社員に共有するには、メールやチャットツールを経由しなければなりません。また、手順の変更があるとその都度更新して共有し直す必要があります。
 
以上のように共有に手間がかかるのを防止するために、手順書の作成・共有が1つで完結する「Stock」のようなツールを導入すべきなのです。


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テンプレートのデメリットを解消するためには?

以下では、テンプレートのデメリットを解消するツールをご紹介します。
 
Word・Excel・PowerPointのテンプレートを使うと、項目が決められているので「内容の抜け漏れ」が起こる可能性があります。逆に、Wordなどで手順書を自作するのは「手間がかかる」うえに、作成には「スキルが必要」です。
 
また、そもそもファイル形式はスマホから確認しづらく、別ツールから共有する必要があります。したがって、手順を管理する場合には「誰でも簡単に手順書を作成・閲覧・共有できるツール」を導入すべきなのです。
 
結論、手順書の作成・共有に最適なツールは、65歳の社員でも使いこなせるほど簡単で、かつファイル共有の手間がかからない「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にあらかじめ作成した「テンプレート」を呼び出すと、簡単に形式的な手順書を作成できます。作成後は「メッセージ」で周知できるため、メールやチャットツールを経由する必要はありません。また、マルチデバイスにも対応しています。

最も簡単に手順書を作成・共有できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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手順書のテンプレートまとめ

ここまで、Word・Excel・PowerPointの手順書テンプレートや3つのデメリットを中心にご紹介しました。
 
テンプレートを使えば短時間で手順書を作成できますが、情報の抜け漏れが発生しやすいことがデメリットです。また、Word・Excel・PowerPointのファイルはスマホから確認しづらく、メールやチャットツールで共有する手間もかかります。
 
したがって、「手順書を簡単に作成でき、かつ共有まで完結するツール」の導入が最適だと言えます。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは誰でもすぐに使いこなせるほど簡単で、さらに共有にも手間がかからないツールです。また、マルチデバイスに対応しており、時間や場所を問わず手順書を確認できます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して手順書を作成・共有し、誰でも無駄なく仕事ができる環境を整えましょう。