業務マニュアルがあれば各メンバーの作業のクオリティを一定にできるうえ、教育の手間も削減可能です。しかし、マニュアルは作成して終わりではなく継続的に運用されなければなりません。そのためには、「わかりやすいマニュアル」の作成が求められるのです。
 
とはいえ、マニュアル作成のノウハウがなく、伝わりやすいマニュアルを作成する方法がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、実際のマニュアル制作事例4選や業務マニュアルの作成手順を中心にご紹介します。
 
  • マニュアルの作成ノウハウが不足しているので、実際の制作事例を参考にしたい
  • 自社の定型業務における作業クオリティのばらつきを解消したい
  • マニュアルの作成だけでなく、継続的な運用も実現したい
という方はこの記事を参考にすると、実際の事例を参考にしながらわかりやすいマニュアルを作成・管理できるようになります。


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5ステップでできるマニュアルの作成手順

ここでは、マニュアル作成を進めるための5つの手順をご紹介します。マニュアル作成に必要以上の時間をかけないためにも、以下の手順を押さえましょう。

業務内容の把握

まず、対象業務を行っている担当者にヒアリングするなどして業務内容を把握します。
 
担当者にヒアリングすれば業務の課題や改善点を洗い出せるため、マニュアルをスムーズに作成可能になります。また、担当者が独自のノウハウを持っていても、ヒアリングによって「マニュアルの記載と実際の作業が異なる」といったトラブルを回避できるのです。
 
加えて、実際に作業を行ってみるのもおすすめです。マニュアル作成を行ううえで該当業務に全く携わったことがなければ、マニュアルに記載する業務フローのイメージが掴みにくくなってしまうからです。
 
このように、マニュアルを作成する前に担当者へヒアリングしたり実際に作業を行ったりして、業務の全容を確実に把握しておきましょう。

業務フローの整理

対象となる業務内容を把握したら、業務フローを整理します。
 
いきなりマニュアル作成に取りかからず、フローチャート(業務の流れ図)として書き出して整理すると、不要な業務や非効率的な業務を発見しやすくなります。そのため、業務フローは作成時間を短縮できるだけでなくマニュアルの質も向上させられるのです。
 
仮に「マニュアル作成後に不要な業務が見つかった」といったケースが起きれば、訂正や社員への説明に多くの時間がかかってしまいます。このような事態を防ぐためにも、必ず事前に業務フローを整理しておきましょう。

マニュアルの作成

業務内容の確認と業務フローの整理が終わったら、実際にマニュアルを作成します。
 
マニュアル作成にあたって、まず「どのような業務内容か」を一目でわかりやすくするために、業務の流れを目次として簡潔に記載しましょう。一方で、各業務に関する説明は詳細に記載しなければなりません。
 
また、説明を記載する際は注意ポイントや担当者の声などを補足として加えると、より具体的なイメージを掴みやすいマニュアルに仕上がります。さらに、視認性を上げるために文字の色や大きさを変えたり、箇条書きを活用したりするのも効果的です。

マニュアルの仮運用

作成したマニュアルは仮運用が必要です。
 
マニュアルは閲覧した全員が同じ方法で作業を行い、同じ成果が出せなければなりません。そのため、一度実際の部署でマニュアルを仮運用して作業を行い、マニュアルに対するフィードバックを受けましょう。
 
マニュアルの仮運用によるフィードバックを受ければ、「作業内容に誤りがないか」はもちろん「誰でもスムーズに作業を行えるか」も確認できます。また、マニュアルの記載漏れにも早期に気づけるようになるのです。

マニュアルの改善

仮運用で得たフィードバックをもとに、マニュアルの改善も行います。
 
フィードバックで指摘された改善点は、マニュアルの信憑性を高めるためにも早急な修正が必要です。また、修正を加えたマニュアルは再度フィードバックを受けて、内容の抜け漏れやわかりづらい記載がないのを確認したうえで本導入しましょう。
 
とはいえ、本導入後も定期的な見直しや改善は欠かせません。マニュアルを継続的に運用するためにも、常に情報更新を行うべきなのです。
 
関連記事: 【制作事例付き】業務マニュアルの作成手順と作成ポイントを解説!
 
関連記事: 業務マニュアルの作り方とは?メリットから注意点までを解説!


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業務マニュアル作成のポイントとは

ここでは、マニュアル作成ポイントをご紹介します。不備の無い業務マニュアルを作成するためにも、以下のポイントを必ず把握しましょう。

読み手の立場に立ってマニュアルを作成する

業務マニュアルの作成時にまず意識すべきなのが、読み手の立場に立つ点です。
 
業務マニュアルの作成時にありがちなのが、「わざわざ詳細な説明をする必要がない」という主観的な想定による説明不足です。読み手によって知識量は異なるため、主観で記載すると特定の社員しか理解できない、使いづらいマニュアルとなってしまいます
 
誰でもわかりやすいマニュアルを作成するためには、「読み手ははじめてその業務に触れる」想定でマニュアルを作成しなければなりません。そのため、「専門用語はなるべく減らす」「曖昧な表記にしない」といった読み手に対する考慮が必要なのです。

マニュアル作成のスケジュールを立てる

マニュアル作成を行う際は、具体的な期限を設定して、どのように内容を組み立てていくかをスケジュール化します。
 
スケジュールを立てなければ期限までに作成できなかったり、内容不備があるマニュアルとなったりしかねません。しかし、具体的なスケジュールを立てると期限からの逆算ができるため、タスク漏れを防ぎながら効率的にマニュアルを作成可能になるのです。
 
ただし、メンバーによってキャパシティの個人差があるため、スケジュールは実現可能な範囲で立てましょう。

フローチャートを活用する

マニュアル作成時にはフローチャートの活用も効果的です。
 
読み手がマニュアル自体の目的や業務の全体像を把握できると、「最も優先すべき業務は何か」が理解できるだけでなく、次に必要な業務の先読みも可能になります。そのため、業務の流れが複雑でも、シンプルかつスムーズに作業を進められるのです。
 
したがって、「どの業務から着手すべきかわからない」となって業務全体の遅れを招かないためにも、フローチャートを積極的に活用しましょう。

フォーマットを利用する

マニュアルの作成負担を軽減するには、フォーマットの利用も不可欠です。
 
社内共通のマニュアル作成フォーマットがあれば、業務内容に変更や追加があった場合でも瞬時にマニュアルの編集や新規のマニュアル作成ができます。また、作成者ごとに記載方法のばらつきが出る心配もありません。
 
加えて、フォーマットによってマニュアルの構成やレイアウトをはじめから考える必要がなくなるので、作成負担を大幅に軽減できます。その結果、ほかの重要業務へもより多くリソースを割けるようになるのです。
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用までを解説!ツール・代行サービスも紹介


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マニュアルの制作事例4選

以下では、マニュアルの制作事例を4選ご紹介します。自社に設置したいマニュアルと近い事例を参考にして、効果的なマニュアル運用を実現しましょう。

合同会社アクラス(介護業界)

合同会社アクラスは従業員が50名ほど、訪問介護事業を中心に4つの事業を展開している企業です。
 
同社はもともと、チャットツールのように「タイムライン形式で情報共有できるツール」を使っており、共有した情報が流れ、まったく業務効率が上がらないことに悩みを感じていました。とくに、「患者さんに関する情報」や「マニュアルをはじめとした業務のコアとなる情報」は、流れた状態から探すのにも時間がかかっていたのです。
 
そこで、シンプルに情報をストックした管理ができる情報共有ツールの「Stock」を導入しました。
 
すると、必要なタイミングで情報へとアクセスできるようになり、マニュアルはもちろん「記録」が誰でも直感的に残せるようになったので、業務効率が大幅に向上しました。
 

ワタベウェディング株式会社(ブライダル業界)

ワタベウェディング株式会社は、国内71拠点・海外28拠点を持ち、国内外における挙式サービス事業を手がける企業です。
 
当社はすでにマニュアルを導入していたものの「マニュアルに古い情報が混在している」問題がありました。古い情報を扱っていれば新入社員の教育時にも混乱を招きかねないため、最新の作業内容のみを体系的にまとめたマニュアルが必要になったのです。
 
そこで、誰でも視覚的にわかりやすい「フロー図」を設置して、「フェーズに関わる全ての情報」から「各フェーズで行う業務のみ」に内容を変更しました。
 
こうした取り組みの結果、業務の認識を統一させて新入社員の教育コストを削減に成功しました。また、マニュアルの更新によって最新の業務マニュアルとなったため、内容に関する社員の混乱も解消されたのです。
 

アビームコンサルティング株式会社(グローバルコンサルティングファーム)

アビームコンサルティング株式会社は、国内28拠点を持ち、マネジメントやビジネスプロセス領域におけるコンサルティング事業を手がける企業です。
 
当社では、社内ルールや研修内容の属人化から意思決定の遅れを招いている問題がありました。意思決定の遅れはクライアントからのイメージや企業の信頼をも左右するため、情報管理の属人化を解消すべきだとしたのです。
 
そこで、当社では意思決定のスピード向上による情報管理の属人化を解消するために、制度やプロセス・ツールを刷新しました。また、新しい制度が組織に浸透しやすいように、業務マニュアルとしてルールブックも導入しています。
 
ルールブックは「視覚的にわかりやすく、簡潔な表現」「ゴールへの納得感を構築」を意識して記載されており、社員の新体制への浸透を促進しました。さらに、社内研修やトレーニングにも活用されて、ルールや業務内容の属人化も解消できたのです。
 

ハンモック株式会社(法人向けソフトウェアメーカー)

ハンモック株式会社は、法人向けソフトウェアの開発・販売を手がけるメーカーです。
 
当社では、自社プロダクトのタブレット用手書き文字変換ソフト「TabletForm」のユーザーマニュアルが分かりにくい問題があり、マニュアル内容を刷新すべきだとしました。
 
具体的な取り組みとしては、視覚的にわかりやすいフロー図を用いたり、マニュアルの構成や本文の細部までを見直したりした対策が挙げられます。その結果、よりユーザー目線に立ったマニュアルとなって、顧客満足度を向上させたのです。
 
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!


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業務マニュアルの作成・管理を最も効率化できるツール

以下では、業務マニュアルの作成・管理を最も効率化できるツールをご紹介します。
 
マニュアルを紙で作成・管理していればアップデートに時間がかかるうえ、共有の際に印刷・配布の手間が生じます。マニュアルは作成だけでなく、チーム全員への共有もスムーズに共有されなければ作業の遅れや誤りを招きかねません。
 
そこで、マニュアルの作成から管理を効率化するには「ITツール」の活用が不可欠です。ITツールを使えば業務マニュアルの作成や修正がスピーディーになるほか、マニュアルの内容に変更があってもチーム全員がリアルタイムで確認できるからです。
 
ただし、操作が複雑なツールで社員が適切にマニュアルを作成・管理できなければ意味がありません。このような事態を回避するには、「Stock」のように、非IT企業の社員でも簡単かつ迅速にマニュアルを作成・共有できるツールが必須です。
 
Stockの「ノート」にテキストを直接記載するだけでマニュアルが作成できるほか、チーム全体への共有もリアルタイムで行えます。また、直感的な「フォルダ」で業務や案件ごとにマニュアルを振り分けられるので、目的のマニュアルへも瞬時にアクセス可能です。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Stockを使ったマニュアルの作成例

Stockでマニュアルを作成すれば、誰でも簡単に情報の管理・更新・共有が行えます。
 
「タスク」によってマニュアルのチェックや改定、チーム全員に向けたアナウンスなどをタスク設定できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、Stock上でマニュアルの不足点に関する議論や確認した旨の連絡もリアルタイムで行えるのです。
 

営業マニュアルというノートを作成した画面

 

営業マニュアルノート上でメッセージを開いた画面



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業務マニュアルの事例や作成ポイントまとめ

ここまで、業務マニュアルの活用事例や作成ポイントを中心にご紹介しました。具体的な業務マニュアルの作成ポイントは以下の4つです。
 
  1. 主観的な判断ではなく、読み手の立場に立ってマニュアルを作成する
  2. 余裕を持って作成するために、マニュアル作成のスケジュールを立てる
  3. 業務を俯瞰的に把握するために、フローチャートを活用する
  4. 作成負担を削減するために、フォーマットを利用する
以上のポイントに加えて、マニュアルは作成後定期的にアップデートを行って常に最新状態で管理しなければ継続的に活用されません。また、マニュアルの作成・共有の手間を省くには「ITツール」の活用が不可欠なのです。
 
ただし、選定するツールは必ず「ITリテラシーを問わずに操作可能か」を判断材料にしましょう。たとえば、今回ご紹介したStockを使うと、ITに不慣れな社員でも簡単かつスムーズにマニュアルの作成・管理・更新が行えます
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務マニュアルのあらゆる作業を効率化しましょう。
 
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