業務を外注する際には、効率よく作業を行ってもらうために外注指示書・依頼書を作成します。指示内容を記載すれば、希望と異なる業務をされず、何度も訂正や確認の連絡をするなどの手間もかかりません。
 
しかし、外注指示書は業種や業務の内容によって記載項目が異なるため、書き方を統一させるにはテンプレートが必要になります。また、指示内容を正確に集約するためには、十分な管理体制も整っていなければなりません。
 
とはいえ「書類管理が属人的であるため外注指示書の書き方を統一できず、適切な管理もされていない」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、外注指示書・依頼書の書き方や作成時のコツを中心にご紹介します。
 
  • 外注指示書・依頼書の正しい書き方を把握し、内容不備による認識齟齬を防ぎたい
  • テンプレートを活用して、指示書の作成を効率化したい
  • 指示書に関する情報を一元化し、属人的な管理体制から脱却したい
という方はこの記事を参考にすると、外注指示書・依頼書の正しい書き方を把握でき、テンプレートの導入によって効率的な書類作成が実現できます。


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外注指示書・依頼書とは

外注指示書・依頼書は、外注する業務がある際に指示内容や納期などを詳細にまとめた書類を指します。外注先の業者は依頼書の内容に沿って業務を遂行することになります。
 
また、外注依頼書を外注先の会社に提出する際は、依頼書に記載された内容を確認する書類である「要件定義書」を受け取る場合があります。要件定義書を通して、依頼会社と外注先の会社との認識をより確実にすり合わせられるからです。
 
このように、外注指示書・依頼書によって綿密な確認のもとでの業務外注が可能になり、希望する業務との認識齟齬を起こすリスクが軽減されるのです。


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外注指示書・依頼書の書き方

以下では、外注指示書・依頼書の書き方をご紹介します。正しい書き方を把握し、チームでの共有を徹底しましょう。

業務目的の記載

外注指示書でまず記載するのが、業務の目的です。
 
業務内容を記載しても、何を目的として行う業務であるかを外注先が把握できていなければ、「成果物が希望とは異なっていた」などのトラブルに発展する恐れがあります。
 
したがって、外注先に希望通り業務を遂行してもらうためにも、必ず外注依頼書の最初の部分に業務の目的を明確に記載し、お互いの目的意識を共通させましょう。

指示内容の記載

指示内容の記載も、外注指示書・依頼書には欠かせないものとなります。
 
たとえば、自社のホームページの作成を依頼する場合は「どのページからでも問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を挿入したい」など、指示内容は外注先の会社がイメージしやすいように記載します。
 
また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を掲載したりすれば、より明確にイメージの共有ができます。このように、指示内容はわかりやすく、かつ細部まで詳細に記載する必要があるのです。

業務完了日の記載

業務完了日についても忘れずに記載しましょう。
 
業務完了日の明確な記載がなければ、外注先の会社が業務を遂行するペースを掴みづらくなり、作業の遅延や停滞を招く原因になります。
 
また、一度の提出のみで希望した成果物が完成するとは限りません。したがって納期の遅れを防ぐためにも、業務完了日は余裕を持って決めるようにしましょう。

報酬の記載

事前の相見積もりなく業務を外注する場合は、報酬の記載も必須です。
 
外注に出せる上限金額や下限金額など、報酬について記載しておけば、外注先の会社が「不都合な条件ではないか」を判断できるため、スムーズな意思決定を促せるのです。
 
また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのかどうか」についても必ず記載すれば、より確実に金銭面でのトラブルを回避できます。


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外注指示書・依頼書を書く際のコツ

以下では、外注指示書・依頼書を書く際のコツをご紹介します。内容不備による認識齟齬を防ぐためにも、確実に把握しましょう。

指示要件は明確に記載する

外注指示書・依頼書を書く際のコツとしてまず重要なのが、指示要件の明確な記載です。
 
指示要件が明確でなければ認識齟齬のリスクが発生し、希望とは異なる内容のもとで業務が遂行されるといった事態を招きかねません。
 
したがって、無事に依頼内容を完遂してもらうためにも、業務の目的・記載内容・成果のイメージといった指示要件は必ず明確に記載しましょう。

スケジュールは詳細に記載する

スケジュールを詳細に記載することも、外注指示書・依頼書を書く際のコツです。
 
たとえば「提出日は〇月〇日」という文言だけでは、業務の完了日を指すのか、あるいは一次的な締め切り日を指すのかの判断が難しくなります。
 
そのため、「〇月〇日を第1締め切り日とする。また、業務の達成率は60%以上であること」のように、スケジュールは解説を含めるなどして詳細に記載し、完了日についてお互いの理解に差異が生まれないようにしましょう。

外注指示書のテンプレートを活用する

外注指示書・依頼書を書く際は、テンプレートの活用も効果的です。
 
テンプレートに沿って書類を作成すれば、重要項目に関しても抜け漏れなく正確に記載できます。また、「レイアウトをどのようにするか」「どのような項目を記載すべきか」を検討する時間もかかりません。
 
このように、テンプレートの活用は抜け漏れが発生するリスクを抑えられたり、作成時間を短縮できたりといったメリットがあります。そのため、効率的な外注指示書・依頼書の作成に最適なのです。


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外注指示書・依頼書を効率よく作成できるテンプレート3選

以下では、外注指示書・依頼書を効率よく作成できるテンプレートを3つご紹介します。そのままの利用もできますが、Excel形式のファイルとなるので自社オリジナルにアレンジも可能です。

ビジネステンプレート

ビジネステンプレートのテンプレート画像
 
こちらはビジネステンプレートの外注指示書に関するテンプレートです。
 
シンプルな縦型のデザインで、業界・業種を問わず利用できるレイアウトになっています。また、白黒印刷にも対応が可能です。
 

CLOUDSIGN(クラウドサイン)

クラウドサインのテンプレート画像
 
こちらはクラウドサインの外注指示書に関するテンプレートです。
 
クラウドサインでは、自社で利用している外注指示書の雛形をPDFファイルで保存し、テンプレートとして書類の送信時に呼び出すことができます。ただし、無料登録が必要な点に注意しましょう。
 

bizroute(ビズルート)

ビズルートのテンプレート画像
 
こちらはビズルートの外注指示書に関するテンプレートです。
 
ビジネス書類のテンプレートが豊富に備わっており、書類ごとに書き方についての解説があるため、誰でも簡単に作成が可能です。
 


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簡単に外注指示書・依頼書の管理を効率化する方法

以下では、簡単に外注指示書・依頼書の管理を効率化する方法についてご紹介します。
 
外注指示書の作成プロセスを効率化しても、属人的な書類管理によって「目的の書類の管理場所がわからず、情報をスムーズに取り出せない」状態では意味がありません。情報の確認が遅くなるほど業務スピードが低下し、共通認識が取りづらくなるからです。
 
このような事態を回避するためにも、書類の作成だけでなく管理も効率化すべきです。しかし、膨大な情報を書類で管理するのは抜け漏れなどのリスクが高くなるので、正しい情報管理を効率的に行うためにもITツールを使った管理をしましょう
 
ただし、操作が複雑であると社員のITリテラシーがツールに及ばず逆効果となるため、非IT企業の社員でも簡単に操作できる、「Stock」のような管理ツールの導入一択です。シンプルな操作性で「書類の管理場所がわからない」というストレスを解消します。
 
Stockの「ノート」に直接テキストを記載しながら外注指示書を作成可能なうえ、任意のメンバーへそのまま情報共有できます。また、「フォルダ」では作成したノートをわかりやすく振り分けられるため、目的の書類をスムーズに取り出せます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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外注指示書・依頼書の書き方と作成時のコツまとめ

これまで、外注指示書・依頼書の書き方と作成時のコツを中心にご紹介してきました。
 
外注指示書は外注先に業務内容を的確に伝え、依頼主と外注先の会社との認識齟齬を避けるために欠かせません。そのため、正しい書き方やコツを押さえて、認識齟齬の原因となる記載漏れなどを防ぐ必要があるのです。
 
また、紙媒体での書類管理では破損や紛失のリスクがあるほか、属人的な管理もされやすく、書類の捜索に時間がかかるというデメリットがあるのです。外注先とのトラブルを起こさないためにも、アナログで煩雑な書類管理からは脱却すべきです。
 
今回ご紹介したStockを活用すれば、ITに不慣れな社員でもすぐに効率的な書類管理を実現できます。実際に非IT企業を中心に100,000社以上が導入し、情報共有を効率化しています。
 
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