業務を社外へ外注するときには、指示書や依頼書を作成します。ただし、外注指示書は依頼内容によって項目が異なることも多く、毎回作成するのが面倒な書類でもあるのです。
そのため、「外注指示書を作らなければならないが、書き方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、外注指示書・作業依頼書の書き方やコツ、テンプレートを中心に紹介します。
- 外注指示書や作業依頼書の書き方が分からない
- 外注指示書・作業依頼書が効率的に作れるテンプレートを探している
- 他社へ依頼した業務の内容をうまく管理できておらず悩んでいる
という担当者の方はこの記事を参考にすると、外注指示書・作業依頼書をスムーズに作れるようになるうえ、簡単に書類を管理できる方法も見つかります。
目次
外注指示書・作業依頼書とは
外注指示書・作業依頼書は、指示内容や納期などを詳細にまとめた書類のことで、外注先の業者は書類の内容に沿って仕事をします。
要点が分かりやすい指示書であれば、外注先と認識がズレることがないので、何度も訂正や確認の連絡をする手間もかかりません。
さらに、外注依頼書を提出するときには、依頼内容を確認する「要件定義書」が送られてくる場合があります。要件定義書があることで、依頼会社と外注先の会社との認識を確実にすり合わせることができるのです。
【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方
ここからは、外注指示書・作業依頼書の書き方をご紹介します。以下の内容をチームで共有すると、情報に抜け漏れのない外注指示書が誰でも簡単に作成できます。
(1)業務目的を記載する
まずは、業務の目的を記載しましょう。
何を目的としている依頼なのかを外注先が把握できていなければ、認識の齟齬によるトラブルに発展する恐れがあります。そこで、目的を明示すれば、どのような背景で外注されたのかを受注先が認識でき、認識の統一が取れるのです。
目的を記載するときには、自社の事情を細かく知らない他社が見ても内容が分かるように、具体的に説明しましょう。
(2)指示内容を記載する
次に、指示内容を記載しましょう。
たとえば、自社ホームページの作成を依頼する場合は「問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を備え付けたい」など、外注先の会社がイメージできるように記載します。
また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を載せたりすればよりイメージしやすくなるのです。このように、指示が分かりやすくなるように、細部まで詳細に記載する必要があります。
(3)開始日・納期を記載する
次に、納期も忘れずに伝えましょう。
契約期間によって料金の変動が発生するため、開始日と納期を明確化することは重要です。
また、納期までに希望したものが100%の出来で仕上がるとは限りません。したがって、余裕をもった納期を伝えて、イレギュラーな事態にも対応できるようにしましょう。
(4)見積りを記載する
最後に、正確な見積もりも記載しましょう。
また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのか」についても記載すれば、金銭面でのトラブルを回避できます。
<一覧表あり>外注指示書・作業依頼書で必要な項目
外注指示書・作業依頼書は、以下の項目を含めて記載しましょう。
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件名・契約者名 |
外注を依頼する件名や、契約者の情報を記録します。 |
依頼内容 |
具体的な作業内容や期間、契約区分などを記載します。とくに、期間は「開始日」「完了日」のいずれも細かく記載しましょう。 |
発注金額・支払い条件 |
外注する金額や、支払い条件を記載しましょう。 |
特記事項 |
補足事項がある場合は、特記事項の欄を作成します。 |
外注先と受注先で認識の齟齬によるトラブルを発生させないためには、作業内容を具体的に記載することが重要です。
外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ
ここでは、外注指示書・作業依頼書で押さえるべきコツを紹介します。以下の内容を踏まえて、正しく書類を作成しましょう。
(1)指示要件を明確に記載する
はじめに、指示要件を明確に記載することが挙げられます。
指示要件が明確でない場合、誤った認識で委託業務が進められてしまいトラブルになりかねません。したがって、無事に依頼を完遂してもらうために、指示要件は必ず明確にしましょう。
(2)スケジュールを詳細に記載する
次に、スケジュールを詳細に記載することもコツのひとつです。
たとえば、「提出日は〇月〇日」だけでは納期を指すのか、一次的な締切を指すのかが分かりません。
そのため、「〇月〇日を一次納期とする。また、達成率は60%以上であること」というように明示して、互いの認識がズレないようにしましょう。
(3)外注指示書のテンプレートを活用する
最後に、外注指示書・作業依頼書はテンプレートを使って作成しましょう。
テンプレートを使えば、重要な項目が抜け漏れる心配はありません。また、「どのようなレイアウトにするか」や「どの項目が必要か」などを検討する時間も不要です。
このように、テンプレートは抜け漏れのリスクを抑えられたり、作成時間を短縮したりできるメリットがあります。
ワード・エクセル対応!外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート4選
以下では、外注指示書・作業依頼書を効率よく作成できる4つのテンプレートを紹介します。テンプレートはそのままでも使えますが、独自の項目を追記したい場合は自社に適したフォーマットに修正しましょう。
ビジネステンプレート
こちらはビジネステンプレートが提供する、外注指示書の雛形です。
シンプルな縦型のデザインで、業界・業種問わず利用できるレイアウトになっています。
CloudSign(クラウドサイン)
こちらはCloudSignが提供する、外注指示書の雛形です。
CloudSignでは、自社で使っている外注指示書の雛形をPDFファイルで保存して、書類の送信時に呼び出すことができます。ただし、無料登録が必要な点に注意しましょう。
テンプレデポ
こちらはテンプレデポが提供する、社外向けの作業依頼書の雛形です。
「○○御中」と記載されており、先方と直接やり取りできるフォーマットになっています。また、シンプルな構成になっているため、自社に合った形式に編集しやすいテンプレートを探している場合に最適です。
王の嗜み
こちらは王の嗜みが提供する、業務依頼書の雛形です。
依頼関係や依頼内容を項目ごとに記載できる仕様になっているため、作業依頼書としても利用することができます。また、Excel・Word・PDF形式に対応しており、自社に合ったファイル形式を選べる点もポイントです。
【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは
以下では、外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法を紹介します。
テンプレートで外注指示書や作業依頼書を簡単に作成できても、書類データが管理できていなければ「どこにあるか分からず依頼内容が確認できない」事態になりかねません。そのため、作成だけでなく管理にも気を配る必要があるのです。
そこで、「あらゆる情報をストックできるツール」を導入すれば、書類データを一か所に集約できます。ただし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、かえって管理が煩雑になってしまいます。
したがって、自社で導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも迷わずに使えるほど簡単なツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはExcelやWordを簡単に添付でき、「フォルダ」で案件ごとに見やすく整理できます。また、高性能な「検索機能」が備わっているので、あとから情報を見返したいときにも簡単に目的のノートを探し出せます。
あらゆる書類を見やすく簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ
これまで、外注指示書・作業依頼書の書き方とコツを中心に紹介しました。
外注指示書・作業依頼書は、指示内容やスケジュールを具体的に記載することが重要です。ただし、外注指示書をWordやExcelで作成して社内サーバーで管理していると、どこに保存されているのか分からない」状態になってしまいます。
そこで、ITツールを導入して「直感的に書類を見つけられる仕組み」を整えましょう。ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくないメンバーは使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選ぶべきです。
結論、すぐに導入すべきなのは、わずかな操作で欲しい社内情報にアクセスでき、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、外注指示書をはじめとした書類管理の悩みを解消しましょう。