作業を標準化して業務効率を高めたり、教育や引継ぎを円滑に進めたりするために、マニュアルは必要不可欠です。
しかし、内容が整理されておらず読みにくいうえ、マニュアルの管理方法が確立していないので「そもそも読まれているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを体系化すべき理由や体系化の方法、おすすめの管理ツールを中心にご紹介します。
- 分かりやすいマニュアルを作りたいが、方法が分からない
- マニュアルの全体構成が乱れて読みづらいので整理したい
- 各種の業務マニュアルを一か所にまとめて管理しやすくしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、体系化された見やすいマニュアルを作成でき、業務の標準化に役立てられます。
目次
【わかりやすく解説】体系化の意味とは
以下では「体系化と構造化の違い」や「マニュアルの体系化の意味」をわかりやすく解説します。それぞれの認識がメンバー間で異なるとトラブルに発展する可能性もあるので注意しましょう。
体系化と構造化の違い
体系化は「個々の物をひとつにまとめること」と言い換えられます。たとえば、業務体系図などを作成して、個人の業務を一連の作業としてまとめる際には”業務の体系化”という言葉が使われます。
一方、類義語である構造化は「物事を要素ごとに分解し、全体を整理すること」を指します。つまり、問題を要素ごとに分解してから、全体を捉えるときの表現は”問題の構造化”です。
結論として、体系化と構造化は「物事をまとめるのか、あるいは分解して整理するのか」という点で異なっているのです。
マニュアルの体系化とは
マニュアルの体系化は、大きく「マニュアル内容の体系化」と「マニュアル管理の体系化」の2つの要素に分けられます。
マニュアル内容の体系化とは、マニュアルを業務内容ごとに区分して、分かりやすく整理することです。一方、マニュアル管理の体系化とは、社内に分散している各業務のマニュアルを一か所に集めて管理することを指します。
以上、”内容”と”管理方法”という2つの観点からマニュアルを体系化すると、分かりやすく、迅速に閲覧可能な仕組みができるのです。
マニュアルを体系化すべき理由とは
以下では、マニュアルを体系化すべき理由について解説します。内容・管理方法ともに整理されていなければ以下のような問題が発生するため、体系化する必要があるのです。
マニュアルの内容
マニュアルの内容を体系化すべき理由は「マニュアルの区分を明らかにして、必要な情報へたどりつきやすくするため」です。
たとえば、仮に「経理マニュアル」内の業務項目を分けずに記載した場合、「伝票入力」や「受注処理」などの情報がどこにあるのか分かりません。そのため、全体像がすぐに掴めるように、複雑な情報を階層や項目で分ける必要があります。
そこで、マニュアルの内容を体系化すれば、業務情報が整理されて、目的の情報を簡単に確認できるようになります。したがって、誰でも同じ品質で業務を進めることができるうえ、属人化の防止にもつなげられるのです。
マニュアルの管理
マニュアル管理を体系化すべき理由は「マニュアルを閲覧・更新する手間を削減するため」です。
たとえば、マニュアルを業務ごとにExcelファイルで管理していると、更新するたびに該当ファイルを探し出す手間がかかり面倒です。そこで、すべてのマニュアルを一か所にまとめれば、ストレスなく管理できるので、ノウハウの蓄積・共有を促進できます。
しかし、複数業務に従事している場合、ひとつのファイルにすべてのマニュアルを掲載するのは困難だと言えます。したがって、業務ごとに分けたマニュアルを一元管理できる「Stock」のようなツールが体系化に最適です。
マニュアルの体系化に成功した具体的な事例
ここでは、マニュアルの体系化に成功した具体的な事例をご紹介します。他社の成功事例を把握して、自社のマニュアルをスムーズに体系化するためのヒントを得ましょう。
株式会社ビット・トレード・ワンでは、顧客から案件を同時受注するため、案件情報を管理するためのツールが必要でした。しかし、「チャットツール」や「ファイルサーバー」を導入しても定着せず、複数の案件情報を上手く管理できない課題があったのです。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入して、情報を簡単に管理しました。また、「強力な検索機能」や「あらゆる情報をストックできるノート」を使って、複数案件を同時進行しても、情報を散在させずにすぐにアクセスできる仕組みを整えたのです。
その結果、顧客管理だけでなく「業務フロー」や「顧客対応マニュアル」もストレスなく管理できるようになりました。
【業務の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ
以下では、マニュアルの内容を体系化する5ステップをご紹介します。以下の手順を踏めば、必要な情報へすぐにたどりつける「体系化されたマニュアル」を作成できます。
ステップ1. 業務を洗い出す
まずは、マニュアル化の対象となる業務を洗い出しましょう。
たとえば、新入社員向けのマニュアルを作成する場合は基本業務を、中堅以上の社員向けのマニュアルならば日常業務を洗い出します。
業務の対象者によって内容や理解の容易さが変化するため、業務の洗い出しでは「誰がマニュアルを使うのか」を考慮する必要があるのです。
ステップ2. 業務を体系化する
次に、洗い出した業務を体系化させます。業務の体系化は「業務の項目を定義→業務の階層構造を整理」という順序で進めます。
ここでは、洗い出した業務を大・中・小の3つの階層構造に分類しましょう。たとえば、営業部では「製品A（大分類）⇒見積処理（中分類）⇒見積書作成（小分類）」という階層に分けられます。
以上のように、業務の項目を定義してから階層構造を整理することで、業務プロセスを体系化できるのです。
ステップ3. 業務を標準化する
業務の体系を示せたら、次に具体的な業務の流れを標準化しましょう。
ここでは、対象業務の担当者にヒアリングを実施して、実際の業務の流れや内容を分析・整理します。標準化した業務を表す際には、フローチャート（業務工程を図形や矢印で示したもの）の活用が有効です。
業務の標準化では、業務に従事する人が直感的に業務フローを分かるようにすることが大切です。
ステップ4. マニュアルを設計する
次に、マニュアルの目次やデザイン・レイアウトを設計しましょう。
マニュアルの目次には、情報を整理するだけでなく社員が求める情報を見つけやすくする役割もあります。そのため、社員の視点に立って「業務の目的別」に設計する必要があるのです。
また、デザインやレイアウトはあらかじめルールを決めておくのがおすすめです。たとえば、文字サイズや写真の位置などを決めておくと、統一感のあるマニュアルになります。
ステップ5. 内容を作成する
最後に、詳細を記載してマニュアルを完成させます。
ここでは、設定した目次に従って業務項目を配置し、標準化した詳細な業務の流れを記入します。さらに、単に業務内容を示すだけでなく、ベテラン社員や優秀な社員が持つ知識・経験をノウハウとして記載しましょう。
ノウハウを記載することで、誰でも質の高い仕事ができるようになるのです。また、マニュアルが完成したら対象者へ配布して仮運用し、改善点に関するフィードバックを受けつつ更新しなければなりません。
【管理の体系化】使いやすいおすすめのマニュアル作成・管理ツール
以下では、使いやすいおすすめのマニュアル作成・管理ツールをご紹介します。
マニュアルの管理方法としては、WordやExcelなどのファイル管理が挙げられます。しかし、WordやExcelでの管理は、マニュアルが必要なたびに該当のファイルを探す手間がかかって面倒です。
必要な情報へアクセスしにくい状況では、作成したマニュアルが読まれなくなる恐れがあります。したがって、「簡単にマニュアルを作成でき、シンプルな階層で分類・管理可能なツール」が必須です。
結論、マニュアルの作成・管理に最適なのは、非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単に使いこなせるほどシンプルなマニュアル作成・管理ツール「Stock」一択です。
Stockに部門や業務ごとの「フォルダ」を作成し、各フォルダ内であらゆる情報をストックできる「ノート」へマニュアルを記載しましょう。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を利用すればマニュアルのテーマが混ざらずに周知できるため、確認漏れも防げます。
最も簡単に社内マニュアルを作成・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【比較表】おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選
ここでは、おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選の比較表をご紹介します。
| Stock【一番おすすめ】 | Dojo | tebiki | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
ITに不慣れな方でも直感的にマニュアルを作成・管理できる |
対象のアプリを操作するだけで操作内容を自動取得できる |
簡単に動画マニュアルを作成できる |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、操作内容を自動取得する機能はない |
UIが使いづらい |
動作が重くなる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問い合わせ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
「tebiki」の詳細はこちら |
操作に手間がかかるツールでは、マニュアルの運用が社内に定着しません。そのため、体系化したマニュアルを効果的に活用するには「すべての社員がストレスなくマニュアルを作成・管理できるツール」を導入する点が重要です。
マニュアルの体系化の具体的な事例とおすすめの管理ツールまとめ
ここまで「マニュアルの体系化の具体的な事例」や「最適な管理ツール」を中心にご紹介しました。
マニュアルを体系化すると、マニュアルの区分が明らかになり、必要な情報へたどりつきやすくなります。また、マニュアルの閲覧・更新にかかる手間を省くには「マニュアルの管理」自体を体系化しなければなりません。
さらに、マニュアルを適切に管理していれば、より簡単に体系化できるようになります。とくに、最もスムーズに体系的なマニュアル管理を実現するには「複雑な階層構造がなく、マニュアルの並びが分かりやすい管理ツール」が必須です。
したがって、マニュアルを体系化するには、「フォルダ」と「ノート」で誰でもシンプルにマニュアルを作成・管理できるツール『Stock』が最適です。
無料登録も1分で完了するので。ぜひ「Stock」で体系的にマニュアルを作成・管理し、誰でも効率的で質の高い仕事ができる環境を整えましょう。
