業務の流れやノウハウを共有して業務を効率的に進めるために、ほとんどの企業でマニュアルが作成されます。
 
しかし、「マニュアルの項目が増えて分かりにくい」「マニュアルを読まない人がいて業務が円滑に進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、見やすいマニュアルの作成ポイントや、マニュアルを業務に浸透させるための5つの運用ルールを中心にご紹介します。
 
  • わかりやすいマニュアルをつくって、誰でも効率的に作業できるようにしたい
  • 効果が実感できるようなマニュアルをつくりたい
  • マニュアルを定着させて、業務の質にばらつきが出ないようにしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、作成したマニュアルを確実に業務効率化につなげる運用方法が分かります。


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マニュアルとは

以下では、マニュアルの必要性やガイドラインとの違いについて解説します。マニュアルの役割に適さない項目を取り入れて読みづらくなるのを防ぐために、以下の内容を確認して、マニュアルに何を書くべきか整理しましょう。

マニュアルの必要性

マニュアルとは「業務の標準化のために作成される手順書」のことです。
 
マニュアルを作成して、最適な業務の流れやコツを可視化することで、全員の業務の質やスピードを一定水準まで引き上げられます
 
また、マニュアルを作る過程で社員の持つ業務ノウハウが引き出されて共有されるため、誰でも質の高い仕事ができるようになります。つまり、マニュアルは業務効率化に必須の資料なのです。

ガイドラインとの違い

ガイドラインとは「目指すべきゴールや指針」のことです。
 
一方、マニュアルには「ガイドラインで示された指針に従って、具体的にどのような行動をするか」が示されます。ガイドラインは読んだあとの行動は個人によって異なりますが、マニュアルを読めば誰もが同じ行動ができるのです。
 
つまり、マニュアルとガイドラインは「内容が具体的かどうか」という点で異なります。したがって、マニュアルを作成する際には「誰が読んでも分かるほど具体的に示せているか」に注意すべきだと言えます。


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見やすいマニュアルの作成ポイント

以下では、見やすいマニュアルの書き方のポイントを解説します。誰が読んでも分かる具体的なマニュアルにするために、以下のポイントを重視して作成しましょう。

業務の全体像を示す

業務の全体像が分かるマニュアルを作成しましょう。
 
全体像の作り方としては、業務のプロセスを図形や矢印で表した「フローチャート」を添付する方法があります。また、業務の目安時間や品質などの水準も併せて示すことで、業務の流れを具体的にイメージできるのです。
 
とくに、新入社員や中途社員などはじめて業務を遂行する人は業務に慣れるためにマニュアルを参照する機会が多いと言えます。したがって、流れをつかみやすいように全体像を示す必要があるのです

判断基準を示す

マニュアルには、業務に必要な判断基準を明示しましょう。
 
マニュアルに明確な判断基準を示すことで、社員間で発生する業務の進め方のばらつきを低減できます。また、新入社員が判断を求めて上司に何度も質問する必要がなくなるため、教育コストが削減されます。
 
全員がスムーズに業務を進められるように、一目で分かる判断基準を記載しましょう。

業務ノウハウを記載する

社員が業務を通して得た知識・経験などの「ノウハウ」をマニュアルに記載することで、社員の業務効率の向上が期待できます。
 
ベテラン社員や優秀な社員のノウハウが記載されたマニュアルをもとに業務を進めれば、全社員が高い水準で業務を遂行できるのです。
 
ノウハウは発信しなければ属人化してしまいます。したがって、誰でも効率的に高品質な成果を生み出せるように、ノウハウをマニュアルとして保管し共有する必要があるのです。


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マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルール

以下では、マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルールをご紹介します。「マニュアルを作成したが、上手く活用できない」という状況を防止するために以下の運用ルールを実施しましょう。

(1)マニュアルの管理者を決める

スムーズにマニュアルを運用するために、マニュアルの管理者を決めましょう。
 
マニュアルの管理者の役割は、定期的にマニュアルの内容を確認し、必要に応じて修正を呼びかけることです。マニュアルを常に最新の状態に保つのに必須の役割だと言えます
 
社内のマニュアル管理者が1人だけでは負担が偏ってしまうため、チームや部署単位で管理者を定めましょう。

(2)定期的なヒアリングを実施する

マニュアルを利用する社員に定期的なヒアリングを実施しましょう。
 
マニュアルに不足している情報があったり、実務で作業内容の変更があったりすると、誰もマニュアルを読まなくなる可能性があります。
 
したがって、業務に役立つマニュアルにするためには、現場の細かな変化を感知しなければなりません

(3)業務の改善点をマニュアルに反映させる

業務の変更点や改善点が発生したら、迅速にマニュアルへ反映させましょう。
 
マニュアルの内容と実際の業務との乖離を最小限にするために、社員から収集したフィードバックは迅速にマニュアルへ反映させなければなりません。
 
しかし、マニュアルを紙やエクセルで管理していると、記入するためにわざわざファイルを開く手間がかかります。したがって、簡単にマニュアルへアクセスし編集できる「Stock」のようなITツールによるマニュアル運用が最適です。

(4)更新後のマニュアルをすぐに共有する

業務の改善点などを反映させた新しいマニュアルは、すぐにメンバーへ共有しましょう。
 
メンバーへの共有が遅れると、古いマニュアルを参照することによるミスが発生したり、社員間で業務の進め方にばらつきが出たりする可能性があるのです。
 
最新のマニュアルをもとに業務を進められるように、更新後はすぐに共有することを徹底しましょう。

(5)更新前のマニュアルは保存しておく

マニュアルを更新したあとも、更新前のマニュアルは保存しておきましょう。
 
古いマニュアルを完全に削除すると「更新内容が分かりづらい」「急遽、古い機材を利用することになったが利用方法が分からない」といった問題が発生する可能性があります。
 
そのため、更新前のマニュアルも保存しなければならないのです。しかし、更新のたびに新しいファイルを作成するのは手間がかかります。したがって、更新後でも編集履歴から古いバージョンを確認・復元できる「Stock」がマニュアルの運用に最適です。


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【責任者必見】マニュアルの運用におすすめのツール

以下では、マニュアルの運用におすすめのツールをご紹介します。
 
業務の流れやノウハウを記載したマニュアルは、社員の業務効率の向上に役立つものです。しかし、業務に浸透させて実際に生産性を高めるためには、マニュアルの適切な運用が必須だと言えます。
 
たとえば、変更点をすぐにマニュアルに反映させて更新後にすぐに共有しなければ、マニュアルに即した業務遂行は実現しにくいのです。したがって、マニュアルの更新・共有に手間がかからないITツールを導入しなければなりません。
 
結論、マニュアルの運用に最適なツールは、スピーディーにマニュアルを更新・共有できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」でマニュアルを作成しましょう。マニュアルの作成や更新の際は、ノートに紐づいた「メッセージ」でメンバーに周知でき、「編集履歴」を使えば過去のバージョンとの差分の確認が可能です。

最も簡単にマニュアルを管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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見やすいマニュアルの運用ルールまとめ

ここまで、マニュアルの作成ポイントや業務に浸透させるための5つの運用ルールを中心にご紹介しました。
 
誰が見ても分かるマニュアルにするために、業務の全体像・判断基準・ノウハウを記載しましょう。ただし、役立つ情報が記載されていても、誰にも読まれず業務に定着していないマニュアルでは意味がありません。
 
管理担当者を決め、社員からの定期的なフィードバックをもとに改善を重ねるという運用プロセスを踏むことで、マニュアルを業務に浸透できるのです。
 
したがって、今回ご紹介したStockのように簡単にマニュアルを更新・共有できるツールを用いてマニュアルを運用することが求められるのです。
 
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