業務の内容や流れを共有するために、多くの企業でマニュアルが活用されています。マニュアルを作ってノウハウを蓄積すれば、効率よく人材を育成できるだけでなく、業務品質を均一化して、ノウハウの属人化を防げるのです。
しかし、「マニュアルを作成したものの、社内にうまく浸透しない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすいマニュアルの作成ポイントや5つの運用ルールを中心にご紹介します。
- マニュアルの運用ルールを定めて、業務で効果的に活用したい
- 分かりやすく見やすいマニュアルを作りたい
- マニュアルを簡単に作成・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを上手く運用する方法が分かり、実際の業務に役立てられます。
目次
マニュアルとは
ここでは、マニュアルの必要性やほかの用語との違いを解説します。以下を参考にマニュアルの意義を把握して、目的に合った分かりやすい内容にしましょう。
マニュアルの必要性
マニュアルは、「業務の標準化のためにつくられる手順書」を指します。
マニュアルを作成して、最適な仕事の流れやコツを可視化することで、従業員の業務の質を一定水準まで引き上げられます。また、作成過程で従業員のノウハウ（専門的な知識、経験に基づく情報）を引き出せるため、最適な仕事のやり方を社内で共有できるのです。
このように、マニュアルは業務の質の均一化や属人化の防止だけでなく、作業の効率化にも効果的です。
ルールとの違い
ルールとは、「守らなければならない規則」を指します。
一方、マニュアルには「やらなければならないこと」が示されており、業務クオリティを一定に保つために必要です。したがって、マニュアルのなかにルールを記載すれば、規則を踏まえてスムーズに作業を進められます。
ガイドラインとの違い
ガイドラインは、「目指すべきゴールや指針」を指します。
一方、マニュアルには「ガイドラインの指針に従ううえで取るべき行動」が具体的に示されています。ガイドラインを読んだあとの行動は個人によって異なりますが、マニュアルを読めば誰もが同じ行動を取れるのです。
すなわち、マニュアルとガイドラインは具体性が異なります。したがって、マニュアルをつくるときは、「誰が読んでも分かるほど具体的に示されているか」を確認しましょう。
【見本あり】上手い人も実践！見やすいマニュアルの作成ポイント
ここでは、マニュアルの書き方のポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、下記画像のような見やすいマニュアルを作れるので必見です。
（1）業務の全体像を示す
大前提として、業務の全体像が分かるマニュアルを作成しましょう。
業務の全体像を示すことで、はじめて業務に取り組む人でも明確なイメージを持って作業を進められるようになります。たとえば、大まかな作業の流れを太字にして、作業ごとの細かなプロセスを字下げすると、全体像が掴みやすいです。
このように、読み手に配慮したマニュアルを作れば「マニュアルを作成したものの、業務に活用されない」事態を防げます。
（2）図や画像を添付する
図や画像を添付すると、視覚的に分かりやすいマニュアルになります。
図や画像を使えば、読み手がマニュアルの内容を直感的に把握できるうえ、より作業をイメージしやすくなります。一方、テキストのみが淡々と羅列されているマニュアルは、読みづらい印象を与えかねません。
したがって、マニュアルには適度に図や画像を挿入して、より分かりやすく作業内容を記載しましょう。
（3）業務ノウハウを記載する
従業員が業務から得た知識・経験などの「ノウハウ」をマニュアルに記載することも重要です。
業務ノウハウをマニュアルに集約すれば、従業員の経験の有無に関わらず、業務の質を一定に保てます。また、実際の業務に携わった担当者の声を反映できるので、より実践的で分かりやすい内容になるのです。
したがって、マニュアルを作成するうえでは、必ず現場の声をもとにノウハウを記載しましょう。
マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルール
ここでは、業務マニュアルを浸透させる5つの運用ルールを紹介します。「会社でマニュアルをつくったが、活用できていない」という状況をなくすために以下の運用ルールを守りましょう。
（1）マニュアルの管理者を決める
スムーズにマニュアルを運用するために、管理者を決めましょう。
管理者の役割は、定期的にマニュアルの内容を確認し、必要に応じて情報の修正を呼びかけることです。管理者を決めておくことで、マニュアルが放置され、情報が陳腐化する事態を防げます。
マニュアルを社内に浸透させるためには、業務に活用できる有効な情報を記載する必要があるので、必ず管理者を決めて定期的に情報を更新しましょう。
（2）定期的なヒアリングを実施する
マニュアルを利用する従業員には、定期的なヒアリングを実施しましょう。
マニュアルに必要な情報が載っていなかったり、表現が分かりづらかったりすると、誰も読まなくなる可能性があります。そのため、現場の従業員の意見をもとに、マニュアルを定期的に改善する必要があるのです。
また、ヒアリング内容は早急に反映させ、常に使いやすいマニュアルとすることを心掛けましょう。
（3）業務の改善点をマニュアルに反映させる
業務の変更点や改善点が発生したら、迅速にマニュアルへ反映させましょう。
マニュアルと実務に乖離があると、実際の業務に活用できずに放置されてしまいます。そのため、業務内容に変更が生じたら、すぐにマニュアルへ反映させる必要があるのです。
しかし、マニュアルを紙で作ると修正・共有に手間がかかるほか、Excelの場合も、修正するたびに最新のバージョンを管理する手間がかかります。したがって、修正した内容がリアルタイムで共有される「ナレカン」のようなITツールを活用しましょう。
（4）更新後のマニュアルをすぐに共有する
業務の改善点を反映させた最新のマニュアルは、すぐにメンバーへ共有しましょう。
メンバーへの共有が遅れると、古いマニュアルを参照したことで作業ミスが発生したり、従業員間で認識にズレが生じたりする恐れがあります。
そのため、最新のマニュアルをもとに業務を進められるように、更新後はすぐに共有することを徹底しましょう。
（5）更新前のマニュアルも保存しておく
マニュアルを更新したあとも、更新前のマニュアルは保存しておきましょう。
古いマニュアルを完全に削除すると「急遽、古い機材を用いることになったが使い方が分からない」といった問題が発生する可能性があります。したがって、更新前のマニュアルは、いつでも確認できるように管理しましょう。
ただし、古いマニュアルと最新版のマニュアルを別々で管理する場合、ファイル名などを工夫する必要があります。なぜなら、両者の区別がつかなければ、古いマニュアルを最新版と誤って認識してしまい、作業ミスにつながるからです。
そこで、編集履歴が自動で記録される「ナレカン」のようなツールを使えば、管理に手間をかけることなく、すぐに古いマニュアルを確認できます。
【必見】マニュアルの作成に最適なツールとは
以下では、マニュアルの作成に最適なツールをご紹介します。
マニュアルの運用ルールを策定すれば、マニュアルの陳腐化を防ぎ、社内に上手く浸透させられます。ただし、ExcelやWordの場合、ファイル管理が煩雑になりやすいため、目的のマニュアルを探すのが面倒になり、結果として放置されるケースが多いです。
したがって、マニュアルの作成には「目的の情報をすぐに見つけられるツール」を選びましょう。ただし、マニュアルは社内の全メンバーが閲覧するので、「誰でも簡単に使える操作性か」も必須の選定ポイントです。
したがって、自社が導入すべきなのは、メールを使える方なら誰でも簡単にマニュアルを作成・更新・共有できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にマニュアルを作成すれば、自動でメンバーに共有されます。また、記事は「フォルダ」で見やすく管理可能なうえ、タグやファイル名で絞り込める精度の高い検索機能を備えているので、目的のマニュアルにすぐにアクセスできるのです。
最も簡単にマニュアルを管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
マニュアルを作成するときに役立つテンプレート
こちらは、Excelで使える作業手順マニュアルのテンプレートです。
冒頭に大まかな作業内容を太字で示し、詳細な作業手順を階層ごとに字下げして記述するレイアウトなので、作業の全体像が把握しやすいです。また、「作成日」に加えて「更新日」の記入欄があるので、情報が最新のものかどうかを確認できます。
ただし、Excelでマニュアルを作成すると、スマートフォンで画面が見づらい点がデメリットがあります。したがって、現場に立って各々がマニュアルを確認する場合は、マルチデバイスに対応している「ナレカン」のようなITツールの利用がおすすめです。
見やすいマニュアルの運用ルールまとめ
ここまで、マニュアルの作成ポイントや浸透させる5つの運用ルールをご紹介しました。
見やすいマニュアルをつくるには、「業務の全体像」「判断基準」「ノウハウ」を記載する必要があります。また、情報が陳腐化してマニュアルが放置されてしまう事態を防ぐためには、日ごろから適切に管理しなければなりません。
そこで、マニュアルをはじめとした社内のナレッジは「ナレッジ管理専用のツール」を使って管理して、作成後に閲覧・修正しやすい環境を整えましょう。とくに、大企業の場合、管理するマニュアルが増えるので、情報を細かく整理する「フォルダ」が必須です。
結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単にマニュアルを運用できるナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを効果的に活用しましょう。
